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" "1. Volver a activar las notificaciones de Google Workspace

1.1. Volver a activar las notificaciones de Google Workspace

Si desactivaste las notificaciones de tus servicios de Google Workspace durante tu ausencia, vuelve a activarlas.

Activar las notificaciones de eventos de Google Calendar

  1. En Calendar, haz clic en el icono de rueda dentada Configuración y luego Configuración.
  2. A la izquierda, haz clic en la opción Configuración de los eventos de General.
  3. Haz clic en Notificaciones y selecciona una opción:
    • Desactivadas
    • Notificaciones de escritorio
    • Alertas
  4. (Opcional) Si quieres configurar un sonido para las notificaciones entrantes, activa la casilla Reproducir sonidos de notificaciones.
  5. (Opcional) Para administrar las notificaciones, a la izquierda, haz clic en tu calendario y luego Notificaciones generales.
  6. Junto a cada opción, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y selecciona Ninguna o Correo electrónico.

Gestionar notificaciones de eventos

Activar o desactivar las notificaciones de Google Chat

Notificaciones de mensajes de Chat

  1. Abre Gmail.
  2. En la parte superior, haz clic en tu estadoy luegoAjustes de notificaciones de chat.
  3. En Ordenador, haz clic en la flecha hacia abajo "" y elige una opción:
    • Todos los mensajes: recibe notificaciones de todos los mensajes directos y de todos los mensajes de las salas.
    • Conversaciones nuevas, conversaciones que sigo y mensajes directos: recibe notificaciones de todos los mensajes directos, de todas las conversaciones que sigues y del primer mensaje de todas las conversaciones nuevas.
    • Conversaciones que sigo y mensajes directos: recibe notificaciones de todos los mensajes directos y de las conversaciones que sigues.
    • Solo @menciones y mensajes directos: recibe notificaciones de los mensajes directos y de las @menciones en salas.
    • Desactivadas: desactiva todas las notificaciones.
  4. (Opcional) Si quieres que se oiga un sonido cuando llegue una notificación del chat, marca la casilla Reproducir sonidos de notificaciones.
  5. (Opcional) Para recibir los mensajes entrantes en ventanas emergentes en Gmail, marca la casilla Abrir mensajes nuevos en ventanas emergentes de chat.
  6. (Opcional) Para activar o desactivar las notificaciones por correo electrónico de mensajes no leídos, en Correo electrónico, selecciona Solo @menciones y mensajes directos o Desactivado.

    Los recordatorios por correo electrónico se aplican a los mensajes que no has leído al cabo de 12 horas. No se envían en las menciones.

Notificaciones de mensajes de Chat en Gmail

  1. Abre Gmail.
  2. En la parte superior, haz clic en tu estadoy luegoAjustes de notificaciones de chat.
  3. En Ordenador, haz clic en la flecha hacia abajo "" y elige una opción:
    • Todos los mensajes: recibe notificaciones de todos los mensajes directos y de todos los mensajes de las salas.
    • Conversaciones nuevas, conversaciones que sigo y mensajes directos: recibe notificaciones de todos los mensajes directos, de todas las conversaciones que sigues y del primer mensaje de todas las conversaciones nuevas.
    • Conversaciones que sigo y mensajes directos: recibe notificaciones de todos los mensajes directos y de las conversaciones que sigues.
    • Solo @menciones y mensajes directos: recibe notificaciones de los mensajes directos y de las @menciones en salas.
    • Desactivadas: desactiva todas las notificaciones.
  4. (Opcional) Si quieres que se oiga un sonido cuando llegue una notificación del chat, marca la casilla Reproducir sonidos de notificaciones.
  5. (Opcional) Para recibir los mensajes entrantes en ventanas emergentes en Gmail, marca la casilla Abrir mensajes nuevos en ventanas emergentes de chat.
  6. (Opcional) Para activar o desactivar las notificaciones por correo electrónico de mensajes no leídos, en Correo electrónico, selecciona Solo @menciones y mensajes directos o Desactivado.

    Los recordatorios por correo electrónico se aplican a los mensajes que no has leído al cabo de 12 horas. No se envían en las menciones.

1.2. Desactivar las respuestas automáticas

Nota: Para usar las respuestas automáticas, debes haber creado tu cuenta como mínimo 24 horas antes.

  1. Abre Gmail
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración "" y luego Ver todos los ajustes.
  3. Desplázate hacia abajo, hasta Respuesta automática, y selecciona Respuesta automática activada o Respuesta automática desactivada.
  4. Al activarla, debes indicar en qué fechas estarás fuera y añadir un mensaje. A continuación, selecciona quién debe recibir la respuesta.
  5. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.
Configurar una respuesta automática

" "2 Saber qué ha pasado en tu ausencia

2.1. Revisar si se han recibido mensajes importantes por correo
  1. Abre Gmail.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración "".
  3. En Tipo de bandeja de entrada, haz clic en Predeterminado y elige una opción:
    • Importantes primero
    • No leídos primero
    • Destacados primero

      Nota: Las secciones Importantes, No leídos y Destacados aparecerán en la parte superior de la bandeja de entrada. El resto del correo electrónico aparecerá en la sección Todo lo demás.
  4. (Opcional) Para ocultar el correo electrónico de una sección, junto al encabezado de la sección que quieras ocultar, haz clic en la flecha hacia arriba "".
  5. Para que se vuelva a mostrar el correo electrónico, haz clic en la flecha hacia abajo "".
2.2. Responder a nuevas invitaciones a reuniones

Cuando recibas invitaciones a eventos, aparecerán en tu calendario. Si te has suscrito a las notificaciones por correo electrónico, también recibirás la invitación en tu bandeja de entrada. Puedes responder a la invitación directamente desde el correo si usas Gmail.

Responder a invitaciones

  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento.
  2. En la parte inferior, junto a ¿Asistirás?, haz clic en Sí, No o Quizás.

Nota: Para responder a un evento desde Gmail, abre el correo electrónico y, junto a ¿Asistirás?, haz clic en , en No o en Quizás

Nota: Todos los invitados pueden proponer otra hora, salvo en eventos que tienen más de 200 invitados o duran todo el día.

Responder a eventos de calendario
2.3. Crear una lista de comprobación con las tareas que hay que hacer tras las vacaciones

Crear tareas a partir de correos electrónicos

  1. Abre Gmail y arrastra un correo electrónico a la ventana Tasks. De este modo, se creará una tarea con el asunto del correo electrónico.
  2. En la tarea, aparece un enlace para que puedas volver a abrir fácilmente el mensaje.
Mover conversaciones para crear tareas
2.4. Comprobar si han quedado pendientes elementos importantes

Comprueba que no te hayas perdido ningún cambio importante en algún archivo de Google Drive o en elementos pendientes de otros servicios de Google Workspace, como Tasks en Calendar o Gmail.

Puedes llevar un control de los cambios que se han hecho en elementos que has creado o subido a Drive, así como ver información específica de tus archivos o carpetas. Para ver la actividad de un determinado archivo o carpeta, selecciónalo y haz clic en Información "".

Consultar la actividad de Drive en la pestaña Actividad

Puedes ver qué cambios se han hecho en los elementos de Drive, incluidos:

  • Quién ha subido, copiado, movido o eliminado un elemento.
  • Quién ha compartido o ha dejado de compartir un elemento.
  • Quién ha comentado, editado o cambiado el nombre de un elemento.
  • A qué personas afectó el cambio.


Consultar la actividad de Drive en la pestaña Detalles

  1. En la parte superior del panel Actividad de Drive, haz clic en Detalles para ver información y cambios como, por ejemplo:
    • Tipo de archivo y propietario.
    • Tamaño de la carpeta y número de elementos.
    • Persona que modificó, creó o abrió el elemento por última vez.
  2. Haz clic en Editar "" para añadir una descripción del elemento.

Consultar la actividad de archivos


Usar Tasks en Gmail o Calendar desde navegadores web

Abre Gmail, Calendar, Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones y, a la derecha, haz clic en Tasks Tasks.


En dispositivos Android

  1. Toca Play Store Google Play para abrir Google Play.
  2. Instala la aplicación Tareas.


En dispositivos iOS

Instala la aplicación Tareas en Apple iPhone o iPad.

Haz clic en el lápiz para añadir una tarea

2.5. Revisar los cambios en archivos

Consultar los cambios rápidamente

  1. En Google Drive, abre tu archivo.
  2. Si ha habido cambios en el documento, tienes estas opciones:
    • Junto a la barra de menús, haz clic en Ver últimos cambios.
    • Haz clic en Archivo y luego Ver últimos cambios.
  3. En la parte superior, utiliza las flechas para desplazarte por la lista de cambios. El texto añadido aparece destacado y el texto eliminado, tachado.
  4. (Opcional) Para ver el historial de revisión completo de tu documento, haz clic en Ver historial de revisión en la esquina superior.
  5. (Opcional) Para volver a la vista original, haz clic en la flecha hacia atrás que se muestra en la parte superior.


Consultar o recuperar versiones anteriores

  1. En Google Drive, abre tu archivo.
  2. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona Archivo y luego Historial de versiones y luego Ver el historial de versiones.

    Nota: Necesitas acceso de Propietario o de Editor al archivo.

  3. Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás lo siguiente:
    • Los nombres de las personas que editaron el documento.
    • Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya hecho esa persona aparecerán en ese color.
  4. (Opcional) Puedes restaurar versiones anteriores, ponerles un nombre o copiarlas; solo tienes que hacer lo siguiente:
    • Para convertir una versión anterior en la activa, selecciona Restaurar esta versión.
    • Para dar un nombre a una versión, haz clic en Más "" y luego Poner nombre a esta versión
    • Para crear una copia de una versión anterior, haz clic en Más "" y luego Hacer una copia.

Se puede consultar el historial de versiones desde el menú "Archivo", con la opción "Ver últimos cambios" resaltada arriba a la derecha

" "3. Empezar a trabajar

3.1. Ponerse al día del trabajo importante y de las próximas tareas

Para saber cuáles son las prioridades actuales o los próximos planes, envía un correo electrónico a tu equipo o manda un mensaje de Chat a tus compañeros de trabajo.

1 Abre Gmail.
2 A la izquierda, haz clic en Redactar "". Esta opción también puede presentarse como Redactar "".
3 (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Pantalla completa "" o en Salir de la pantalla completa Salir del modo de pantalla completa.
4 Añade los destinatarios y un asunto.
5 Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
6 (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive Insert file using Drive o fotos Insert image.
7 Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Mapa de las áreas de la bandeja de entrada y el correo donde hay que hacer clic para realizar los pasos del 1 al 7 que se indican arriba


Enviar mensajes directos a personas concretas

  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat "".
  3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
    • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
  4. Haz clic en la persona a la que quieras enviar un mensaje.
  5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".


Iniciar conversaciones de grupo

  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje y luego haz clic en Enviar "".
  3. Si la conversación en grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat ""y luego Iniciar conversación de grupo.
  4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
  5. Haz clic en Listo "".
  6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".

Enviar mensajes a grupos

3.2. Revisar el documento de transición

Si has creado un documento de transición para ayudar a tus compañeros de trabajo mientras estabas fuera de la oficina, comprueba si se han hecho actualizaciones o cambios.

  1. En Google Drive, abre tu archivo.
  2. Si ha habido cambios en el documento, tienes estas opciones:
    • Junto a la barra de menús, haz clic en Ver últimos cambios.
    • Haz clic en Archivo y luego Ver últimos cambios.
  3. En la parte superior, utiliza las flechas para desplazarte por la lista de cambios. El texto añadido aparece destacado y el texto eliminado, tachado.
  4. (Opcional) Para ver el historial de revisión completo de tu documento, haz clic en Ver historial de revisión en la esquina superior.
  5. (Opcional) Para volver a la vista original, haz clic en la flecha hacia atrás que se muestra en la parte superior.

Se puede consultar el historial de versiones desde el menú "Archivo", con la opción "Ver últimos cambios" resaltada arriba a la derecha

3.3. Revisar las actualizaciones del plan de proyecto

¿Quieres ver las tareas que se te han asignado o que deben entregarse en una fecha concreta? Crea una vista de filtro en Hojas de cálculo.

1 En la parte superior, haz clic en Datos y luego Vistas de filtro y luego Crear una nueva vista de filtro.
2 En la esquina superior izquierda, haz clic junto a Nombre y dale un nombre a la vista de filtro.
3 Haz clic en las flechas situadas en los encabezados de columna y selecciona las opciones que quieras para ordenar y filtrar los datos.
4 (Opcional) Para enviar por correo electrónico un enlace a la vista de filtro, copia la URL y pégala en un mensaje.
5  En la parte superior derecha, haz clic en Cerrar "" para cerrar la vista de filtro. Tu filtro se guardará automáticamente al cerrarlo.

Asignación de las instrucciones 1 a 5

 

3.4. Llevar un control de las tareas

Con Tasks, puedes llevar un control de las tareas y los plazos importantes. Para abrir esta herramienta, ve a Gmail o Calendar y, en la parte derecha, haz clic en Tasks " ".

En Tasks, las tareas se organizan en listas. Hay una lista predeterminada a la que puedes añadir tareas, pero también puedes crear tus propias listas.

Crear listas

  1. En la parte superior de la ventana Tasks, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha de menú desplegable y luego Crear lista.
  2. Da un nombre a la lista y haz clic en Listo.


Añadir tareas a listas

  1. En la parte superior de la ventana Tasks, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha de menú desplegable y selecciona la lista a la que quieras añadir una tarea.
  2. Haz clic en Añadir una tarea.
  3. Introduce una tarea. La tarea se irá guardando automáticamente a medida que escribas.


Crear tareas a partir de correos electrónicos

  1. Abre Gmail y arrastra un correo electrónico a la ventana Tasks. De este modo, se creará una tarea con el asunto del correo electrónico.
  2. En la tarea, aparece un enlace para que puedas volver a abrir fácilmente el mensaje.


Crear subtareas: organiza las tareas relacionadas bajo una tarea principal.

Elige una opción:

  • Haz clic con el botón derecho en una tarea y selecciona Añadir una subtarea.
  • En la tarea principal, añade otra tarea y pulsa Ctrl + ] (Windows) o Comando + ] (Mac).
  • Junto a la tarea principal, haz clic en Editar Editar y, en el campo Añadir subtareas, introduce una tarea.

Para que una tarea deje de depender jerárquicamente de otra, haz clic con el botón derecho en ella y selecciona Deshacer sangría. También puedes hacer clic en la subtarea y pulsar Ctrl + [ (Windows) o Comando + [ (Mac).

Crear listas desde el menú Tasks

 


Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.

 

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