Sich nach Abwesenheit auf den neuesten Stand bringen

Lerninhalte

So nutzen Sie die Google Workspace-Funktionen, um nach Ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz schnell wieder produktiv zu werden.

Voraussetzungen

10 Minuten

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In dieser Anleitung

Benachrichtigungen und Abwesenheitsnotiz zurücksetzen Sehen, was Sie verpasst haben Mit der Arbeit beginnen

1 Benachrichtigungen und Abwesenheitsnotiz zurücksetzen

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1.1 Google Workspace-Benachrichtigungen wieder aktivieren

Wenn Sie die Benachrichtigungen für die Google Workspace-Dienste während Ihrer Abwesenheit deaktiviert haben, schalten Sie sie wieder ein.

So aktivieren Sie Terminbenachrichtigungen in Google Kalender:

1. Klicken Sie in Google Kalender auf "Einstellungen" Einstellungen.
2. Klicken Sie links unter Allgemein auf Benachrichtigungseinstellungen.
3. Klicken Sie auf Benachrichtigungen und wählen Sie eine Option aus:
   • Aus
   • Desktopbenachrichtigungen
   • Benachrichtigungen
4. Optional: Wenn Sie durch einen Ton auf eingehende Benachrichtigungen aufmerksam gemacht werden möchten, klicken Sie das Kästchen Benachrichtigungstöne abspielen an.
5. Optional: Um Ihre Benachrichtigungen zu verwalten, klicken Sie links auf Ihren Kalender Andere Benachrichtigungen.
6. Klicken Sie neben den einzelnen Optionen auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Keine oder E-Mail aus.

So aktivieren oder deaktivieren Sie Benachrichtigungen in Google Chat:

Für Nachrichten in Google Chat:

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ Alle Einstellungen aufrufen.

3. Klicken Sie oben auf den Tab Chat und Meet.

Zu den Gmail-Einstellungen

4. Klicken Sie neben „Chateinstellungen“ auf Chateinstellungen verwalten.
5. Wenn Sie Benachrichtigungen für Google Chat-Nachrichten aktivieren möchten, klicken Sie unter „Desktop-Benachrichtigungen“ das Kästchen neben „Chatbenachrichtigungen erlauben“ an.

Für Chatnachrichten in Gmail:

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ Alle Einstellungen aufrufen.

3. Klicken Sie oben auf den Tab Chat und Meet.

Zu den Gmail-Einstellungen

4. Klicken Sie neben „Chateinstellungen“ auf Chateinstellungen verwalten.
5. Wenn Sie Benachrichtigungen für Google Chat-Nachrichten aktivieren möchten, klicken Sie unter „Desktop-Benachrichtigungen“ das Kästchen neben „Chatbenachrichtigungen erlauben“ an.

Abwesenheitsnotiz deaktivieren

Hinweis: Um die Abwesenheitsnotiz zu verwenden, muss Ihr Konto mindestens 24 Stunden alt sein.

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Alle Einstellungen anzeigen.
3. Scrollen Sie nach unten zu Abwesenheitsnotiz und klicken Sie auf Abwesenheitsnotiz aktiviert oder auf Abwesenheitsnotiz deaktiviert.
4. Geben Sie ggf. einen Zeitraum, einen Betreff und eine Nachricht ein. Wählen Sie dann aus, wer die Notiz erhalten soll.
5. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

2 Sehen, was Sie verpasst haben

Auf neue Besprechungseinladungen antworten

Wenn Sie eine Einladung zu einem Termin erhalten, sehen diese in Ihrem Kalender. Haben Sie die E-Mail-Benachrichtigungen abonniert, werden Sie auch per E-Mail informiert. In Gmail können Sie in der E-Mail auf die Einladung antworten.

So antworten Sie auf Einladungen:

1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin.
2. Klicken Sie unten neben Teilnehmen? auf Ja, Nein oder Vielleicht.

Tipp: Wenn Sie über Gmail auf eine Einladung reagieren möchten, öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie neben Teilnehmen? auf Ja, Nein oder Vielleicht. 

Alle Gäste können eine neue Uhrzeit vorschlagen, außer bei Terminen mit mehr als 200 Gästen und ganztägigen Terminen.

Checkliste für Aufgaben nach dem Urlaub erstellen

So erstellen Sie eine Aufgabe aus einer E-Mail:

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie rechts auf „Tasks“ .
3. Suchen Sie nach der E-Mail, die Sie als Aufgabe speichern möchten.
4. Ziehen Sie die E-Mail per Drag-and-drop in die Seitenleiste.
5. Wenn Sie ein Datum und eine Uhrzeit hinzufügen möchten, klicken Sie auf Datum/Uhrzeit.

Prüfen, ob wichtige To-do-Elemente vorhanden sind

Sie sollten sichergehen, dass Ihnen keine wichtigen Änderungen an Google Drive-Dateien oder Elementen aus To-do-Listen in anderen Google Workspace-Diensten wie Google Tasks entgangen sind. Auf diesen Dienst können Sie über Google Kalender und Gmail zugreifen.

In Google Drive behalten Sie den Überblick über die Änderungen an Elementen, die dort erstellt oder hochgeladen wurden. Sie können auch bestimmte Informationen zu Ihren Dateien und Ordnern sehen. Wählen Sie einfach eine Datei oder einen Ordner aus und klicken Sie auf „Informationen“ .

So rufen Sie den Tab „Aktivitäten“ in Drive auf:

Behalten Sie den Überblick darüber, welche Änderungen an Ihren Dateien in Google Drive vorgenommen wurden und wer diese gemacht hat. Sie werden möglicherweise Änderungen bemerken, wenn jemand:

• In einer Datei bearbeitet oder kommentiert
• eine Datei oder einen Ordner umbenennt,
• eine Datei oder einen Ordner verschiebt oder entfernt,
• eine neue Datei in einen Ordner hochlädt oder
• ein Element freigibt bzw. dessen Freigabe aufhebt.

Wichtig:Der Versionsverlauf für Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen unterscheidet sich vom Verlauf für PDF-Dateien, Bilder und andere in Google Drive gespeicherte Dateien. Weitere Informationen zum Überarbeitungsverlauf von Google-Dateien

So rufen Sie den Tab „Details“ in Drive auf:

1. Klicken Sie in Google Drive im Aktivitätenbereich oben auf Details, um sich Informationen und Änderungen anzeigen zu lassen, darunter:

   • Dateityp und -eigentümer
   • Ordnergröße und Anzahl der Elemente
   • Wer die Datei erstellt sowie zuletzt geändert und geöffnet hat

2. Klicken Sie auf "Bearbeiten" , um eine Beschreibung hinzuzufügen.

Tasks in einem Webbrowser aufrufen:

In einigen Google Workspace-Apps können Sie in der Seitenleiste Aufgaben hinzufügen.

1. Öffnen Sie Gmail, Google Kalender, Google Chat, Google Drive oder eine Datei in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
   • Wichtig: Wenn Sie die Tasks App nicht sehen können, klicken Sie auf den Pfeil rechts unten auf dem Bildschirm, um den Bereich zu maximieren.
2. Klicken Sie rechts auf „Tasks“ .

Tipp: In Gmail-Projektbereichen können Sie Gruppenaufgaben erstellen, zuweisen, bearbeiten, erledigen und löschen.

Änderungen an Ihren Dateien prüfen

So rufen Sie einen Überblick der Änderungen auf:

1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie links auf Meine Ablage.
3. Klicken Sie rechts oben auf „Info“ .
4. Wählen Sie eine Option aus.
   • Um die letzten Änderungen zu sehen, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
     1. Klicken Sie auf Aktivitäten.
     2. Scrollen Sie rechts nach unten.
   • Wenn Sie die Aktivitäten für eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner ansehen möchten, klicken Sie auf die Datei oder den Ordner.

So rufen Sie frühere Versionen auf und stellen sie wieder her:

1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
2. Klicken Sie auf Datei  Versionsverlauf Versionsverlauf ansehen.
3. Wenn Sie eine frühere Version der Datei öffnen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitstempel. Unterhalb des Zeitstempels sehen Sie Folgendes:
   • Namen der Personen, die das Dokument bearbeitet haben
   • Eine Farbe neben dem Namen jeder Person. Die einzelnen Überarbeitungen werden in der Farbe der Person dargestellt, die sie vorgenommen hat.
4. Optional: Klicken Sie auf Diese Version wiederherstellen, um das aktuelle Dokument auf den angezeigten Stand zurückzusetzen.

3. Mit der Arbeit beginnen

Auf wichtige und anstehende Aufgaben prüfen

Wenn Sie sich über aktuelle, wichtige Aufgaben oder anstehende Pläne informieren möchten, senden Sie eine E-Mail an Ihr Team oder kontaktieren Sie Ihre Kollegen über Hangouts Chat.

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie links oben auf Schreiben.
3. Geben Sie die Empfänger in das Feld „An“ ein. Wenn Sie möchten, können Sie weitere Empfänger in die Felder „Cc“ und „Bcc“ eingeben.
   • Wenn Sie einen vorgeschlagenen Empfänger ausblenden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf sein Profilbild und dann auf Vorschlag ausblenden.
   • Wenn Sie einen ausgeblendeten vorgeschlagenen Empfänger suchen möchten, geben Sie seinen Namen ein und klicken Sie auf Ausgeblendete Vorschläge anzeigen.
4. Geben Sie einen Betreff ein.
5. Schreiben Sie Ihre Nachricht.
   • Wenn Sie eine Nachricht verfassen, können Sie auch Empfänger hinzufügen, indem Sie ein Pluszeichen „+“ oder das Zeichen „@“ und den Namen des Kontakts in das Textfeld eingeben.
6. Klicken Sie unten in der Nachricht auf Senden.

Tipp: Wenn Sie einzelne Empfänger und Kontaktgruppen hinzufügen möchten, die Sie mit Labels erstellt haben, klicken Sie auf An:.

So senden Sie eine Direktnachricht:

1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
2. Wenn der Name noch nicht unter „Chat“ angezeigt wird, klicken Sie auf „Chat starten“ .
3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
   • Wenn Sie eine Direktnachricht an Nutzer außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse der entsprechenden Person ein.
4. Wählen Sie die Person aus, der Sie eine Nachricht senden möchten.
5. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ .

So starten Sie eine Gruppenunterhaltung:

1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
2. Klicken Sie unter „Chat“ auf eine vorhandene Gruppenunterhaltung und geben Sie eine Nachricht ein  klicken Sie auf „Senden“ .
3. Wenn die Gruppenunterhaltung nicht unter „Chat“ aufgeführt ist, klicken Sie auf „Chat starten“   Gruppenunterhaltung starten.
4. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
5. Klicken Sie auf „Fertig“ .
6. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ .

Übergangsdokument prüfen

Falls Sie für die Zeit Ihrer Abwesenheit ein Übergabedokument für Ihre Kollegen erstellt haben, können Sie dort nachsehen, ob es Aktualisierungen oder Änderungen enthält.

1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie links auf Meine Ablage.
3. Klicken Sie rechts oben auf „Info“ .
4. Wählen Sie eine Option aus.
   • Um die letzten Änderungen zu sehen, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
     1. Klicken Sie auf Aktivitäten.
     2. Scrollen Sie rechts nach unten.
   • Wenn Sie die Aktivitäten für eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner ansehen möchten, klicken Sie auf die Datei oder den Ordner.

Projektplan auf Aktualisierungen prüfen

Sie möchten wissen, welche Aufgaben Ihnen zugewiesen wurden oder an einem bestimmten Tag fällig sind? Dann erstellen Sie einfach eine Filteransicht in Google Tabellen.

	Klicken Sie auf Daten  Filteransichten  Neue Filteransicht erstellen.
	Klicken Sie links oben in das Feld neben Name und geben Sie einen Namen ein.
	Klicken Sie auf die Pfeile in den Spaltenüberschriften und wählen Sie Optionen zum Sortieren und Filtern der Daten aus.
	Optional: Um einen Link zur Filteransicht zu senden, kopieren Sie die URL und fügen Sie den kopierten Link in eine E-Mail ein.
	Klicken Sie rechts oben auf "Schließen" , um die Filteransicht zu schließen. Sie wird automatisch gespeichert.

 

 

 

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