สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้มีดังนี้
| วิธีตั้งค่าการแจ้งเตือนและมอบหมายงานก่อนลางาน รวมถึงวิธีติดตามงานอย่างรวดเร็วเมื่อกลับมาทำงาน |
สิ่งที่ต้องมี
10 นาที
บัญชี Google Workspace หากยังไม่มี ให้เริ่มช่วงทดลองใช้ 14 วันได้เลย
ในบทแนะนำนี้
|
1 แจ้งเพื่อนร่วมงาน |
ขยายทั้งหมด | ยุบทั้งหมดยุบทั้งหมด |
เลือกเครื่องมือสื่อสารตามบุคคลที่จะติดต่อด้วย (เช่น เลือกส่งอีเมลถึงหัวหน้าหรือส่งข้อความด่วนถึงเพื่อนร่วมทีม)
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- คลิกเขียน
ที่ด้านซ้ายบน
- เพิ่มผู้รับในช่อง "ถึง" นอกจากนี้คุณยังเพิ่มผู้รับด้วยวิธีต่อไปนี้ได้ด้วย
- ในช่อง "สำเนา" และ "สำเนาลับ"
- เมื่อเขียนข้อความ ให้พิมพ์เครื่องหมาย "+" หรือ "@" แล้วตามด้วยชื่อของผู้ที่คุณติดต่อในช่องข้อความ
- เพิ่มเรื่อง
- เขียนข้อความ
- คลิกส่งที่ด้านล่างของหน้า
เคล็ดลับ: หากต้องการเพิ่มผู้รับรายบุคคลและกลุ่มรายชื่อติดต่อที่คุณสร้างป้ายกำกับติดเอาไว้ ให้คลิกถึง:
วิธีส่งข้อความส่วนตัวถึงผู้อื่น
- ไปที่ Google Chat หรือบัญชี Gmail ของคุณ
- หากไม่พบชื่อในส่วน "แชท" ให้คลิกเริ่มแชท
- ป้อนชื่อหรืออีเมล คำแนะนำจะปรากฏขึ้นขณะที่ป้อนข้อความ
- หากต้องการส่งข้อความแบบ 1:1 ถึงบุคคลภายนอกองค์กร ให้ป้อนอีเมลแของบุคคลนั้น
- คลิกคนที่ต้องการส่งข้อความถึง
- ป้อนข้อความแล้วคลิกส่ง
วิธีเริ่มการสนทนากลุ่ม
- ไปที่ Google Chat หรือบัญชี Gmail ของคุณ
- ในส่วน "แชท" ให้คลิกการสนทนากลุ่มที่มีอยู่ จากนั้นป้อนข้อความ
คลิกส่ง
- หากการสนทนากลุ่มไม่ได้อยู่ในส่วน "แชท" ให้คลิกเริ่มแชท
- ป้อนชื่อหรืออีเมล คำแนะนำจะปรากฏขึ้นขณะที่ป้อนข้อความ
- คลิกเสร็จสิ้น
- ป้อนข้อความแล้วคลิกส่ง
คลิกส่ง หากลางาน ให้อัปเดต Google ปฏิทินเพื่อให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณไม่ได้เข้างาน
เมื่อระบุว่าลางาน ปฏิทินจะปฏิเสธการประชุมทั้งหมดในช่วงเวลานั้นโดยอัตโนมัติ
- เปิด Google ปฏิทินในคอมพิวเตอร์
- คลิกวันแรกที่คุณจะลางานที่ด้านบนของปฏิทิน
- คลิกลางาน
- เลือกวันที่คุณจะลางาน โดยคุณสามารถระบุเวลาได้ด้วย
- ไม่บังคับ: หากต้องการกำหนดเวลากิจกรรมลางานที่เกิดซ้ำ ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงถัดจาก "ไม่เกิดซ้ำ" ที่อยู่ใต้วันและเวลาที่เลือก
เลือกความถี่
- ไม่บังคับ: เปลี่ยนการตั้งค่าการปฏิเสธและแก้ไขข้อความปฏิเสธ
- คลิกบันทึก
เลือกความถี่คุณต้องปฏิเสธหรือกำหนดเวลาการประชุมใหม่ด้วย คุณจะส่งโน้ตถึงผู้เข้าร่วมเพื่อแจ้งการลางานหรือกำหนดเวลาการประชุมใหม่ได้
ส่งโน้ตถึงผู้เข้าร่วม
- คลิกกิจกรรมในปฏิทิน
- คลิกลูกศรลง
- ใส่โน้ต
เคล็ดลับ: คุณสามารถเลือกการตอบกลับถัดจาก "ไป" ได้ด้วย - คลิกบันทึก
หมายเหตุ: ผู้เข้าร่วมทุกคนจะเสนอเวลาใหม่ได้ ยกเว้นกิจกรรมที่มีผู้เข้าร่วมมากกว่า 200 คนหรือกิจกรรมตลอดทั้งวัน
วิธีกำหนดเวลาการประชุมใหม่
หมายเหตุ: หากผู้จัดกิจกรรมให้สิทธิ์คุณแก้ไขกิจกรรม คุณจะกำหนดเวลาใหม่ได้โดยตรงโดยไม่ต้องเสนอ
- คลิกกิจกรรมในปฏิทิน
- คลิกลูกศรลง
- เลือกเวลาหรือวันอื่น
เคล็ดลับ: คุณสามารถเพิ่มข้อความในเวลาที่เสนอได้ด้วย - คลิกส่งข้อเสนอ
ตั้งค่าอีเมลตอบกลับอัตโนมัติสำหรับข้อความขาเข้าใน Gmail เพื่อให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณลางาน
วิธีเปิดหรือปิดการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ
หมายเหตุ: หากต้องการใช้การช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ บัญชีของคุณต้องมีอายุอย่างน้อย 24 ชั่วโมง
- เปิด Gmail
- ที่ด้านขวาบน ให้คลิกการตั้งค่า
ดูการตั้งค่าทั้งหมด
- เลื่อนลงไปที่การช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ แล้วเลือกใช้งานการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติหรือไม่ใช้งานการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ
- หากเปิดการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ ให้ป้อนวันที่ที่ไม่ได้ใช้และเพิ่มข้อความ จากนั้นเลือกบุคคลที่ควรได้รับการตอบกลับ
- คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ด้านล่าง
2 เตรียมและมอบหมายงาน |
สร้างเอกสารการส่งผ่านงานใน Google เอกสารหรือ Google ไดรฟ์ โดยเขียนอธิบายว่าคุณลางาน แสดงรายชื่อติดต่อของผู้ที่ทำงานแทน และระบุไฟล์โครงการที่เกี่ยวข้อง
นอกจากนี้คุณยังทำสิ่งต่อไปนี้ได้ด้วย
หากจะส่งมอบโครงการและต้องการค้นหาบุคคลอื่นในองค์กร เช่น ผู้ตรวจสอบหรือผู้จัดการ คุณจะค้นหาบุคคลเหล่านั้นได้ใน Google Cloud Search
-
ลงชื่อเข้าใช้ Cloud Search ได้ที่ cloudsearch.google.com
หากคุณไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้ได้ บัญชีของคุณจะไม่มี Cloud Search เรียนรู้เพิ่มเติม
- ค้นหาผู้คนจากชื่อ
- ในบัตรผลการค้นหา ให้คลิกอีเมลของบุคคลที่ต้องการเพื่อส่งอีเมล
- หากต้องการดูตัวเลือกการติดต่ออื่นๆ หรือข้อมูลสายบังคับบัญชาเพิ่มเติม ให้คลิกชื่อบุคคลที่ต้องการเพื่อเปิดหน้าข้อมูลโปรไฟล์
- ในหน้าข้อมูลโปรไฟล์ ให้คลิกวิธีที่ต้องการใช้ติดต่อ
- หากต้องการส่งอีเมล ให้คลิกอีเมล
หรืออีเมลของบุคคลนั้น
- หากต้องการจัดประชุม ให้คลิกกำหนดการ
- หากต้องการแชท ให้คลิก Hangout
- หากต้องการเริ่มวิดีโอคอล ให้คลิกวิดีโอคอล
- หากต้องการส่งอีเมล ให้คลิกอีเมล
- หากต้องการเปิดหน้าข้อมูลโปรไฟล์และติดต่อผู้จัดการหรือผู้ใต้บังคับบัญชาของบุคคลนั้น ให้คลิกชื่อผู้จัดการหรือผู้ใต้บังคับบัญชา
วิธีมอบหมายงานในแผนโครงการ
- เลือกข้อความที่ต้องการแสดงความคิดเห็นในเอกสาร ชีต หรือสไลด์
- คลิกเพิ่มความคิดเห็น
- ป้อนความคิดเห็นในช่อง
- (ไม่บังคับ) หากต้องการส่งงานหรือความคิดเห็นไปยังบุคคลที่ต้องการโดยตรง ให้ป้อนเครื่องหมายบวก (+) ตามด้วยอีเมลของบุคคลดังกล่าว โดยคุณจะเพิ่มผู้คนกี่คนก็ได้ตามต้องการ ซึ่งแต่ละคนจะได้รับอีเมลที่มีความคิดเห็นของคุณและลิงก์ไปยังไฟล์ดังกล่าว
- (ไม่บังคับ) หากต้องการให้สิทธิ์แสดงความคิดเห็นกับบุคคลที่ต้องการ ให้เลือกช่องให้สิทธิ์กับ
- คลิกแสดงความคิดเห็นหรือให้สิทธิ์
หมายเหตุ: หากไฟล์มีความคิดเห็นถึงจํานวนสูงสุดแล้ว คุณจะทําสําเนาไฟล์ได้โดยไม่ต้องคัดลอกความคิดเห็นใดๆ
วิธีแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์กับบุคคลที่ต้องการ
- เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
- คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
- ในส่วนแชร์กับผู้คนและกลุ่ม ให้ป้อนอีเมลที่ต้องการแชร์ด้วย
หมายเหตุ: ถ้าองค์กรเปิดการแชร์กับผู้เข้าชมไว้ คุณจะเชิญผู้ที่ไม่มีบัญชี Google มาทำงานร่วมกันในไฟล์และโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์ได้ โปรดดูหัวข้อแชร์เอกสารกับผู้เข้าชม
- หากต้องการแก้ไขสิ่งที่ผู้อื่นมีสิทธิ์ดำเนินการใดกับไฟล์ ให้คลิกลูกศรลงทางด้านขวา
- เลือกแจ้งบุคคลอื่น
- หากต้องการแจ้งให้บุคคลอื่นทราบว่าคุณแชร์ไฟล์กับบุคคลนั้น ให้เลือกช่องแจ้งเตือนพวกเขา หากเลือกที่จะแจ้งให้คนอื่นทราบ ระบบจะรวมที่อยู่อีเมลแต่ละบัญชีที่คุณป้อนไว้ในอีเมล
- หากไม่ต้องการแจ้งบุคคลอื่น ให้ยกเลิกการเลือกช่องแจ้งเตือนพวกเขา
- คลิกแชร์หรือส่ง
วิธีแชร์ลิงก์ไปยังไฟล์หรือโฟลเดอร์
- คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่ต้องการแชร์แล้วเลือกแชร์
คลิกแชร์ในเอกสาร ชีต หรือสไลด์ที่ด้านบน
หมายเหตุ: คุณจะแชร์ได้เฉพาะไฟล์ที่คุณเป็นเจ้าของหรือมีสิทธิ์แก้ไขเท่านั้น
- (ไม่บังคับ) หากต้องการระบุสิ่งที่ผู้ใช้ดำเนินการกับไฟล์ได้เมื่อคุณแชร์ ให้คลิกเปลี่ยนใต้ชื่อองค์กร ดังนี้
- หากต้องการเปลี่ยนสิทธิ์ ให้คลิกลูกศรลง
ทางด้านขวา แล้วเลือกผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือเอดิเตอร์
- หากต้องการอนุญาตให้แชร์ลิงก์กับภายนอกองค์กรได้ ให้คลิกลูกศรลงข้างชื่อองค์กร
หมายเหตุ: หากคุณไม่เห็นตัวเลือกนี้ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบ
- คลิกคัดลอกลิงก์
- คลิกเสร็จสิ้น
- วางลิงก์ในอีเมล บนเว็บไซต์ หรือที่ใดก็ตามที่ต้องการแชร์
เมื่อกำหนดได้แล้วว่าจะให้ติดต่อใคร ให้เขียนอีเมลหรือส่งข้อความแจ้งผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- คลิกเขียน
- เพิ่มผู้รับในช่อง "ถึง" นอกจากนี้คุณยังเพิ่มผู้รับด้วยวิธีต่อไปนี้ได้ด้วย
- ในช่อง "สำเนา" และ "สำเนาลับ"
- เมื่อเขียนข้อความ ให้พิมพ์เครื่องหมาย "+" หรือ "@" แล้วตามด้วยชื่อของผู้ที่คุณติดต่อในช่องข้อความ
- เพิ่มเรื่อง
- เขียนข้อความ
- คลิกส่งที่ด้านล่างของหน้า
เคล็ดลับ: หากต้องการเพิ่มผู้รับรายบุคคลและกลุ่มรายชื่อติดต่อที่คุณสร้างป้ายกำกับติดเอาไว้ ให้คลิกถึง:
3 ติดตามงาน |
ในระหว่างที่ลางาน คุณอาจต้องตรวจสอบเป็นครั้งคราวว่าโครงการดำเนินไปอย่างไรโดยส่งอีเมลหรือข้อความส่วนตัว (DM)
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- คลิกเขียน
- เพิ่มผู้รับในช่อง "ถึง" นอกจากนี้คุณยังเพิ่มผู้รับด้วยวิธีต่อไปนี้ได้ด้วย
- ในช่อง "สำเนา" และ "สำเนาลับ"
- เมื่อเขียนข้อความ ให้พิมพ์เครื่องหมาย "+" หรือ "@" แล้วตามด้วยชื่อของผู้ที่คุณติดต่อในช่องข้อความ
- เพิ่มเรื่อง
- เขียนข้อความ
- คลิกส่งที่ด้านล่างของหน้า
เคล็ดลับ: หากต้องการเพิ่มผู้รับรายบุคคลและกลุ่มรายชื่อติดต่อที่คุณสร้างป้ายกำกับติดเอาไว้ ให้คลิกถึง:
วิธีส่งข้อความส่วนตัวถึงผู้อื่น
- ไปที่ Google Chat หรือบัญชี Gmail ของคุณ
- หากไม่พบชื่อในส่วน "แชท" ให้คลิกเริ่มแชท
- ป้อนชื่อหรืออีเมล คำแนะนำจะปรากฏขึ้นขณะที่ป้อนข้อความ
- หากต้องการส่งข้อความแบบ 1:1 ถึงบุคคลภายนอกองค์กร ให้ป้อนอีเมลแของบุคคลนั้น
- คลิกคนที่ต้องการส่งข้อความถึง
- ป้อนข้อความแล้วคลิกส่ง
วิธีเริ่มการสนทนากลุ่ม
- ไปที่ Google Chat หรือบัญชี Gmail ของคุณ
- ในส่วน "แชท" ให้คลิกการสนทนากลุ่มที่มีอยู่ จากนั้นป้อนข้อความ
- หากการสนทนากลุ่มไม่ได้อยู่ในส่วน "แชท" ให้คลิกเริ่มแชท
- ป้อนชื่อหรืออีเมล คำแนะนำจะปรากฏขึ้นขณะที่ป้อนข้อความ
- คลิกเสร็จสิ้น
- ป้อนข้อความแล้วคลิกส่ง
Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง