ما الذي ستتعلمه
| طريقة إعداد الإشعارات وتفويض المهام قبل مغادرة المكتب. وأيضًا، كيفية الاطّلاع على آخر المستجدات سريعًا عند العودة للعمل. |
المتطلبات
| 10 دقائق تقريبًا. |
| رقم حساب Google Workspace. ألا تمتلك حسابًا؟ ابدأ اليوم فترة تجريبية لمدة 14 يومًا. |
في هذا البرنامج التعليمي
|
1 إبلاغ زملائك في العمل |
توسيع الكل | تصغير الكلإغلاق الكل |
يمكنك اختيار أداة التواصل بناءً على المستخدم الذي يتواصل معك (مثلاً، إرسال رسالة إلكترونية إلى رئيسك في العمل أو رسالة سريعة إلى زملائك في الفريق).
- على جهاز الكمبيوتر، انتقِل إلى Gmail.
- في أعلى يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء
.
- في الحقل "إلى"، أضِف المستلمين. يمكنك أيضًا إضافة مستلِمين:
- في الحقلَين "نسخة إلى" و"نسخة مخفية الوجهة"
- عند إنشاء رسالة يحتوي حقل النص فيها على علامة "+" أو إشارة باستخدام "@" متبوعة باسم جهة الاتصال
- أضف موضوعًا.
- اكتب رسالتك.
- في أسفل الصفحة، انقر على إرسال.
معلومة: لإضافة مستلمين فرديين ومجموعات جهات الاتصال التي تم إنشاؤها باستخدام التصنيفات، انقر على إلى:.
إرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم:
- انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
- إذا لم يكن الاسم ضمن "محادثة"، انقر على رمز بدء محادثة
.
- أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر لك الاقتراحات أثناء إدخال النص.
- لإرسال رسالة شخصية إلى مستخدم من خارج مؤسستك، أدخِل عنوان بريده الإلكتروني.
- اختَر المستخدم الذي تريد مراسلته.
- أدخِل رسالة، ثم انقر على رمز الإرسال
.
بدء محادثة جماعية:
- انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
- ضمن "محادثة"، انقر على محادثة جماعية حالية، وأدخِل رسالة
وانقر على رمز الإرسال
- إذا لم تكن المحادثة الجماعية ضمن "محادثة"، انقر على رمز بدء محادثة
- أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر لك الاقتراحات أثناء إدخال النص.
- انقر على رمز الإتمام
.
- أدخِل رسالة، ثم انقر على رمز الإرسال
وانقر على رمز الإرسال في حال كنت خارج المكتب، يمكنك تعديل تقويم Google حتى يعرف زملاء العمل أنك لست في مكان العمل.
عندما تضبط الحالة على "خارج المكتب"، سيرفض التقويم تلقائيًا جميع الاجتماعات خلال تلك الفترة.
- على جهاز الكمبيوتر، افتَح تقويم Google.
- في أعلى التقويم، انقر على التاريخ الأول الذي ستكون فيه خارج المكتب.
- انقر على خارج المكتب.
- اختَر التواريخ التي ستكون فيها خارج المكتب. يمكنك أيضًا تحديد وقت.
- اختياري: لجدولة الأحداث المتكررة بأنّك خارج المكتب، ضمن اليوم والوقت المحددَين، انقر على القائمة المنسدلة بجانب "عدم التكرار"
واختَر فترة التكرار.
- اختياري: غيِّر إعدادات الرفض وعدِّل رسالة الرفض.
- انقر على حفظ.
واختَر فترة التكرار.عليك أيضًا التأكد من رفض أي اجتماعات أو إعادة جدولتها. يمكنك إرسال ملاحظة إلى المدعوين لتوضيح غيابك أو إعادة جدولة اجتماع.
رفض اجتماع وإرسال ملاحظة إلى المدعوين:
- انقر على الحدث في تقويمك.
- بجانب "ربما"، انقر على السهم المتّجه للأعلى
- أدخِل ملاحظتك.
ملاحظة: بجانب "هل تريد الحضور؟"، يمكنك أيضًا اختيار الرد على الدعوة. - انقر على حفظ.
ملاحظة: يمكن لجميع المدعوين اقتراح وقت جديد، باستثناء الأحداث التي تضم أكثر من 200 مدعو أو الأحداث التي تعقد على مدار اليوم.
إعادة جدولة اجتماع:
ملاحظة: في حال منحك منظِّم الحدث الوصول إلى تعديل حدث، يمكنك إعادة جدولة الحدث مباشرةً بدون اقتراح وقت جديد.
- في التقويم، انقر على الحدث.
- بجانب "ربما"، انقر على السهم المتّجه للأعلى
- اختَر وقتًا أو يومًا مختلفًا.
ملاحظة: يمكنك أيضًا إضافة رسالة إلى الوقت المُقترَح. - انقر على إرسال الاقتراح.
في Gmail، يمكنك إعداد ردّ تلقائي على الرسائل الواردة حتى يعرف زملاء العمل أنك غير متاح.
تفعيل المجيب التلقائي أو إيقافه:
ملاحظة: Tلاستخدام المجيب التلقائي، يجب أن يكون قد تم إنشاء حسابك منذ 24 ساعة على الأقل.
- افتَح Gmail.
- في أعلى يسار الشاشة، انقر على رمز الإعدادات
عرض جميع الإعدادات.
- مرّر للأسفل إلى المجيب التلقائي واختَر تفعيل المجيب التلقائي أو إيقاف المجيب التلقائي.
- في حال تفعيل المجيب التلقائي، أدخِل التواريخ التي كنت فيها بعيدًا عن مكتبك وأضِف رسالة. ثم اختَر الشخص الذي يجب أن يحصل على رد.
- في أسفل الصفحة، انقر على حفظ التغييرات.
2 تجهيز العمل وإسناده إلى الزملاء |
يمكنك إنشاء مستند انتقالي في"مستندات Google" أو Google Drive، وتوضيح أنك خارج المكتب، وإدراج جهات الاتصال التي تشرف على عملك، وأي ملفات مشاريع ذات الصلة.
- على الكمبيوتر، افتَح الشاشة الرئيسية في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google أو نماذج Google.
- انقر على رمز الإنشاء
.
.يمكنك أيضًا إنشاء مستند من نموذج.
في حال كنت تسلم مشروعًا وتحتاج إلى البحث عن مستخدمين آخرين في مؤسستك، مثل المراجعين أو المدراء، يمكنك البحث عن المستخدمين في Google Cloud Search.
-
سجِّل الدخول إلى Cloud Search على الرابط التالي cloudsearch.google.com.
إذا لم تتمكن من تسجيل الدخول، فهذا يعني أن حسابك لا يتوفر به Cloud Search. مزيد من المعلومات
- ابحث عن أحد الأشخاص بالاسم.
- في بطاقة النتائج، لإرسال رسالة إلكترونية، انقر على عنوان البريد الإلكتروني للشخص.
- للحصول على خيارات اتصال أخرى أو مزيد من المعلومات عن التسلسل الإداري، انقر على اسم الشخص لفتح صفحة معلومات الملف الشخصي له.
- في صفحة معلومات الملف الشخصي، انقر على الطريقة التي تريد التواصل مع الشخص من خلالها:
- لإرسال رسالة إلكترونية، انقر على رمز البريد الإلكتروني
أو عنوان البريد الإلكتروني للشخص.
- لإعداد اجتماع، انقر على رمز الجدولة
.
- للدردشة، انقر على Hangout
.
- لبدء مكالمة فيديو، انقر على رمز مكالمة الفيديو
.
- لإرسال رسالة إلكترونية، انقر على رمز البريد الإلكتروني
- لفتح صفحة معلومات الملف الشخصي والتواصل مع مدير الشخص أو مرؤوسيه المباشرين، انقر على اسم المدير أو المرؤوس.
تخصيص المهام في خطة المشروع:
- في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
- انقر على رمز إضافة تعليق
.
- أدخِل التعليق في المربع.
- (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
- (اختياري) لإسناد التعليق إلى مستخدم مُحدَّد، ضَع علامة في المربّع الإسناد إلى.
- انقر على تعليق أو إسناد.
ملاحظة: في حال وصل الملف إلى الحد الأقصى لعدد التعليقات، يمكنك إنشاء نسخة من الملف بدون نسخ أي تعليقات.
مشاركة ملف أو مجلد مع مستخدمين مُحدَّدين:
- اختَر الملف الذي تريد مشاركته.
- انقر على مشاركة أو رمز المشاركة
.
- ضمن المشاركة مع المستخدمين والمجموعات، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد مشاركة الملف معه.
ملاحظة: في حال تفعيل مشاركة الزائرين لمؤسستك، يمكنك دعوة مستخدم لا يمتلك حسابًا على Google للتعاون في العمل على ملفاتك ومجلداتك على Google Drive. راجع مشاركة المستندات مع الزوّار.
- لتغيير الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتخاذها على ملفك، على يسار الصفحة، انقر على السهم المتجه للأسفل
- اختَر إشعار المستخدمين:
- إذا كنت تريد إشعار المستخدمين بمشاركتك لملف معهم ، ضَع علامة في المربّع إشعار المستخدمين. في حال إشعار المستخدمين، سيتم تضمين كل عنوان بريد إلكتروني تُدخله في الرسالة الإلكترونية.
- إذا كنت لا تريد إشعار المستخدمين، أزِل العلامة من المربّع إشعار المستخدمين.
- انقر على مشاركة أو إرسال.
مشاركة رابط ينقل إلى ملف أو مجلد:
- في Drive، انقر بزر الماوس الأيمن على الملف أو المجلد الذي تريد مشاركته واختَر "مشاركة"
.
في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، انقر على مشاركة أعلى الصفحة.
ملاحظة: لا يمكنك مشاركة سوى الملفات التي تمتلكها أو لديك الإذن بتعديل محتواها.
- (اختياري) لتحديد ما يمكن للمستخدمين تنفيذه على ملفك عند مشاركته، ضمن اسم مؤسستك، انقر على تغيير:
- لتغيير الإذن، انقر على السهم المتّجه للأسفل
واختَر مُشاهد أو معلِّق أو محرر.
- للسماح بمشاركة الرابط خارج مؤسستك، بجانب اسم مؤسستك، انقر على السهم المتّجه للأسفل
ملاحظة: في حال لم يظهر لك هذا الخيار، يُرجى التواصل مع المشرف.
- انقر على نسخ الرابط.
- انقر على تم.
- الصق الرابط في رسالة إلكترونية أو موقع إلكتروني أو أي مكان تريد مشاركته فيه.
.
بعد تحديد المستخدمين الذين عليك التواصل معهم، يمكنك إنشاء رسالة إلكترونية أو إرسال رسالة إلى الأشخاص المعنيين.
- على جهاز الكمبيوتر، انتقِل إلى Gmail.
- في أعلى يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء
- في الحقل "إلى"، أضِف المستلمين. يمكنك أيضًا إضافة مستلِمين:
- في الحقلَين "نسخة إلى" و"نسخة مخفية الوجهة"
- عند إنشاء رسالة يحتوي حقل النص فيها على علامة "+" أو إشارة باستخدام "@" متبوعة باسم جهة الاتصال
- أضف موضوعًا.
- اكتب رسالتك.
- في أسفل الصفحة، انقر على إرسال.
معلومة: لإضافة مستلمين فرديين ومجموعات جهات الاتصال التي تم إنشاؤها باستخدام التصنيفات، انقر على إلى:.
3 تتبُّع العمل |
أثناء غيابك، قد تحتاج أحيانًا إلى فحص المشاريع من خلال البريد الإلكتروني أو رسالة مباشرة لمعرفة مدى تقدّمها.
- على جهاز الكمبيوتر، انتقِل إلى Gmail.
- في أعلى يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء
- في الحقل "إلى"، أضِف المستلمين. يمكنك أيضًا إضافة مستلِمين:
- في الحقلَين "نسخة إلى" و"نسخة مخفية الوجهة"
- عند إنشاء رسالة يحتوي حقل النص فيها على علامة "+" أو إشارة باستخدام "@" متبوعة باسم جهة الاتصال
- أضف موضوعًا.
- اكتب رسالتك.
- في أسفل الصفحة، انقر على إرسال.
معلومة: لإضافة مستلمين فرديين ومجموعات جهات الاتصال التي تم إنشاؤها باستخدام التصنيفات، انقر على إلى:.
إرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم:
- انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
- إذا لم يكن الاسم ضمن "محادثة"، انقر على رمز بدء محادثة
- أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر لك الاقتراحات أثناء إدخال النص.
- لإرسال رسالة شخصية إلى مستخدم من خارج مؤسستك، أدخِل عنوان بريده الإلكتروني.
- اختَر المستخدم الذي تريد مراسلته.
- أدخِل رسالة، ثم انقر على رمز الإرسال
بدء محادثة جماعية:
- انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
- ضمن "محادثة"، انقر على محادثة جماعية حالية، وأدخِل رسالة
- إذا لم تكن المحادثة الجماعية ضمن "محادثة"، انقر على رمز بدء محادثة
- أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر لك الاقتراحات أثناء إدخال النص.
- انقر على رمز الإتمام
- أدخِل رسالة، ثم انقر على رمز الإرسال
Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.