Déléguer des tâches lorsque vous êtes absent du bureau

Points abordés

Configurer des notifications et déléguer des tâches avant de quitter le bureau Comment rattraper rapidement votre retard lorsque vous revenez au travail après une absence

Voici ce dont vous avez besoin

10 minutes

 Compte Google Workspace — Vous n'en avez pas ? Démarrez dès aujourd'hui votre essai de 14 jours.

Ce tutoriel vous guidera à travers les étapes suivantes

Informer vos collaborateurs Préparer et attribuer le travail Effectuer le suivi des tâches

1 Informer vos collaborateurs

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Partager les informations relatives à votre absence du bureau

Choisissez des outils de communication différents en fonction de votre correspondant. Vous préférerez par exemple vous adresser à votre supérieur par e-mail, tandis que vous enverrez des messages instantanés aux membres de votre équipe.

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. Au bas de la page, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

Envoyer un message privé à une personne :

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Si le nom ne figure pas encore dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion .
3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
   • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
4. Cliquez sur la personne à qui le message est destiné.
5. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

Pour démarrer une conversation de groupe :

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe, saisissez un message  cliquez sur Envoyer .
3. Si la conversation de groupe ne figure pas dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion   Démarrer une conversation de groupe.
4. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
5. Cliquez sur OK .
6. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

Ajouter des dates d'indisponibilité à votre agenda

Si vous vous absentez du bureau, actualisez votre agenda Google afin d'informer vos collègues de votre indisponibilité.

Lorsque vous indiquez que vous êtes absent du bureau, Agenda refuse automatiquement toutes les réunions programmées pendant cette période.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut de votre agenda, cliquez sur la première date à laquelle vous serez absent.
3. Cliquez sur Absent du bureau.
4. Sélectionnez les dates auxquelles vous serez absent. Vous pouvez également indiquer une heure.
5. Facultatif :  choisissez une fréquence.
6. Facultatif : Vous pouvez modifier les paramètres et le message de refus.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Annuler ou reporter des réunions

Veillez également à refuser les invitations ou à reporter les réunions. Vous pouvez écrire aux participants pour les prévenir de votre absence ou repousser une réunion à une date ultérieure.

Envoyer un message aux invités:

1. Cliquez sur l'événement dans votre agenda.
2. À côté de "Peut-être", cliquez sur la flèche vers le haut  Ajouter une note.
3. Saisissez votre note.
   Astuce : Vous pouvez également choisir votre réponse à côté de "Participer".
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Tous les invités peuvent proposer un nouvel horaire, sauf si l'événement rassemble plus de 200 personnes ou dure toute une journée.

Reporter une réunion :

Remarque : Si l'organisateur de l'événement vous a autorisé à le modifier, vous pouvez le replanifier directement sans proposer d'abord de nouvel horaire.

1. Dans votre agenda, cliquez sur l'événement.
2. À côté de "Peut-être", cliquez sur la flèche vers le haut  Proposer un autre horaire.
3. Sélectionnez un jour ou un horaire différent.
   Astuce : Vous avez également la possibilité d'ajouter un message à l'horaire proposé.
4. Cliquez sur Envoyer la proposition.

Configurer une réponse automatique

Dans Gmail, configurez une réponse automatique pour les messages entrants afin d'informer vos collègues de votre indisponibilité.

Activer ou désactiver la réponse automatique :

Remarque : Pour pouvoir utiliser la réponse automatique, vous devez avoir créé votre compte depuis au moins 24 heures.

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Afficher tous les paramètres.
3. Faites défiler la page jusqu'à la section Réponse automatique, puis sélectionnez Réponse automatique activée ou Réponse automatique désactivée.
4. Si vous avez activé la réponse automatique, saisissez les dates de votre absence, puis ajoutez un message. Indiquez ensuite les utilisateurs à qui cette réponse doit être envoyée.
5. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

2 Préparer et attribuer le travail

Créer un document de transition

Créez un document de transition dans Google Docs ou Google Drive : indiquez que vous serez absent du bureau, précisez qui vous remplacera et listez les documents nécessaires à vos projets.

1. Ouvrez l'écran d'accueil de Google Docs, Sheets, Slides ou Forms sur un ordinateur.
2. Cliquez sur Créer .

Vous pouvez également créer un document à partir d'un modèle.

Rechercher des collaborateurs

Si vous devez confier un projet à d'autres membres de votre organisation, comme des réviseurs ou des responsables, vous pouvez les rechercher dans Google Cloud Search.

1. Connectez-vous à Cloud Search à l'adresse suivante : cloudsearch.google.com.

   Si vous n'arrivez pas à vous connecter, cela signifie que Cloud Search n'est pas disponible avec votre compte. En savoir plus
2. Saisissez le nom d'une personne dans le champ de recherche.
3. Dans la fiche de résultats, cliquez sur son adresse e-mail pour lui envoyer un e-mail.
4. Pour obtenir davantage d'options de contact ou d'informations sur ses relations hiérarchiques, cliquez sur le nom de la personne concernée afin d'ouvrir la page d'informations de son profil. 
5. Sur cette page, cliquez sur le moyen de contact que vous voulez utiliser :
   • Pour envoyer un e-mail, cliquez sur E-mail  ou sur l'adresse e-mail de la personne.
   • Pour organiser une réunion, cliquez sur Planifier .
   • Pour démarrer une discussion, cliquez sur Hangout .
   • Pour démarrer un appel vidéo, cliquez sur Appel vidéo .
6. Pour ouvrir la page d'informations du profil du responsable ou des collaborateurs directs de la personne concernée et les contacter, cliquez sur leur nom.

Attribuer des tâches et partager des fichiers avec les collaborateurs

Attribuer des tâches dans le plan du projet :

1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
2. Cliquez sur Ajouter un commentaire .
3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

Partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques :

1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, saisissez l'adresse e-mail de la personne concernée par le partage.

   Remarque : Si le partage avec des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Consultez Partager des documents avec des visiteurs.

4. Pour modifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec votre fichier, cliquez sur la flèche vers le bas Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
5. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
   • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un fichier avec eux, cochez l'option Envoyer une notification. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
   • Si vous ne souhaitez pas avertir les utilisateurs, décochez l'option Envoyer une notification.
6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

Pour partager un lien vers un fichier ou un dossier :

1. Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou sur le dossier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Partager .

   Dans Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur Partager en haut de la page.

   Remarque : Vous ne pouvez partager que les fichiers dont vous êtes le propriétaire ou que vous êtes autorisé à modifier.

2. (Facultatif) Pour définir les actions autorisées lorsque vous partagez votre fichier, cliquez sur Modifier :
   • Pour modifier l'autorisation, cliquez sur la flèche vers le bas   à droite et sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
   • Pour autoriser le partage du lien en dehors de votre organisation, à côté du nom de votre organisation, cliquez sur la flèche vers le bas Public.

     Remarque  : Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur.

3. Cliquez sur Copier le lien.
4. Cliquez sur OK.
5. Collez le lien dans un e-mail, sur un site Web ou à l'emplacement où vous souhaitez le partager.

Indiquer à qui vous confiez votre travail

Une fois que vous savez quelles personnes contacter, rédigez un e-mail à leur intention ou envoyez-leur un message.

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. Au bas de la page, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

3 Effectuer le suivi des tâches

Vérifier la progression du travail pendant votre absence

Pendant votre absence, vous pouvez être amené à vérifier par e-mail ou par message privé si les projets avancent comme prévu.

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. Au bas de la page, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

Envoyer un message privé à une personne :

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Si le nom ne figure pas encore dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion .
3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
   • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
4. Cliquez sur la personne à qui le message est destiné.
5. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

Pour démarrer une conversation de groupe :

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe, saisissez un message  cliquez sur Envoyer .
3. Si la conversation de groupe ne figure pas dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion   Démarrer une conversation de groupe.
4. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
5. Cliquez sur OK .
6. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

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