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不在時に仕事を委任する

企業向けの Google Workspace チュートリアル
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""内容

不在にする前に通知を設定してタスクを委任する方法。また、戻ったときにすばやく状況を把握する方法も学びます。

必要なもの

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このチュートリアルの内容

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同僚への通知 作業の準備と割り当て 作業の管理
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1  同僚への通知


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1.1 不在の詳細を共有する

上司にメールを送信したり、チームメイトに簡単なメッセージを送信したりするなど、相手に応じてコミュニケーション ツールを選択します。

1 Gmail を開きます。
2 左側の [作成] をクリックします。
3 (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、上隅の全画面表示アイコン "" または全画面表示を終了アイコン 全画面表示を終了 をクリックします。
4 宛先と件名を追加します。
5 メッセージを入力します。作成中でまだ送信していないメールは、左側の [下書き] に自動保存されます。
6 (省略可)添付ファイルを追加します。ドライブ内のファイルを添付する場合は Insert file using Drive、写真を添付する場合は Insert image をクリックします。
7 [送信] をクリックします。

ヒント: メールの送信を取り消すには、ウィンドウの下部にある [取り消し] をクリックします。このオプションはわずかな期間だけ表示されますが、その表示時間は変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご確認ください。

上の 1~7 の手順を行う際に受信トレイとメールの中でクリックする場所を示す図

他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには

  1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
  2. [チャット] セクションに相手の名前が表示されていない場合は、チャットを開始アイコン "" をクリックします。
  3. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
    • 組織外のユーザーに 1 対 1 のメッセージを送信するには、相手のメールアドレスを入力します。
  4. メッセージを送信する相手をクリックします。
  5. メッセージを入力してから、送信アイコン "" をクリックします。


グループの会話を開始するには:

  1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
  2. [チャット] で既存のグループの会話をクリックし、メッセージを入力 次の操作 送信アイコン "" をクリックします。
  3. [チャット] タブにグループの会話が表示されない場合は、「チャットを開始」アイコン "" 次の操作 [グループの会話を開始] をクリックします。
  4. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
  5. 完了アイコン "" をクリックします。
  6. メッセージを入力してから、送信アイコン "" をクリックします。

グループにメッセージを送信する

1.2 カレンダーに不在日を追加する

不在にする場合は、Google カレンダーを更新して不在予定を同僚が把握できるようにします。

  1. カレンダー グリッドで、不在になる最初の日付をクリックします。
  2. [不在] をクリックし、期間を選択します。
  3. (省略可)不在であることを説明するには、[辞退メッセージ] にメッセージを入力します。
  4. [公開設定] で、下記のいずれかのオプションを選択します。
    • 公開
    • デフォルトの公開設定
    • 非公開
  5. [保存] をクリックします。不在期間中にスケジュール設定されている会議への招待は、自動的にすべて辞退されます。

不在にする日を設定する

1.3 会議を辞退する、または会議のスケジュールを再設定する

会議に参加しない場合や、会議の日程変更が必要な場合は、ゲストに不在を伝えるメールを送信するか、会議のスケジュールを再設定します。

会議を辞退し、ゲストにメモを送信するには:

  1. 予定をクリックします。
  2. 右下にある下矢印 "" をクリックし、オプションを選択します。
    • メモを追加 - メッセージを入力し、必要に応じて予定への返信を変更して [送信] をクリックします。
    • 新しい時間を提案 - 左側で曜日と時間を選択し、必要に応じてメッセージを追加して [提案を送信] をクリックします。

注: ゲストが 200 人を超える予定または終日の予定を除き、すべてのゲストが新しい日時を提案できます。

会議のスケジュールを再設定するには:

注: 予定の主催者から編集権限を付与されている場合は、新しい日時を提案せずに直接予定を変更することができます。

  1. カレンダーのカレンダー グリッドで予定をクリックします。
  2. [参加しますか?] に移動して、下矢印アイコン "" 次に [新しい時間を提案] をクリックします。
  3. [日時の提案] で別の時刻または日付を選択して、メッセージを入力します。
  4. [提案を送信] をクリックします。

カレンダーの予定に返信する

1.4 不在通知を設定する

同僚に不在を伝えるため、Gmail でメールの自動返信を設定します。

不在通知の有効と無効を切り替えるには:

注: アカウントが作成されてから少なくとも 24 時間経過していないと、不在通知は使用できません。

  1. Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン "" 次に [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. [不在通知] までスクロールし、[不在通知 ON] または [不在通知 OFF] を選択します。
  4. 不在通知をオンにした場合は、不在になる日付を入力してメッセージを追加します。次に、不在通知を受け取る相手を選択します。
  5. 下部の [変更を保存] をクリックします。

不在通知を設定する

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2  作業の準備と割り当て


 
2.1 引き継ぎドキュメントを作成する

Google ドキュメントまたは Google ドライブで引き継ぎドキュメントを作成します。自分が不在になることを説明し、作業を引き継ぐ担当者の連絡先とプロジェクトの関連ファイルを一覧にまとめます。

次の手順を行います。

  • ドキュメントで、作成アイコン "" をクリックします。
  • ドライブで [新規] をクリックし、[Google ドキュメント] の横にある右矢印 "" にカーソルを合わせて [空白のドキュメント] または [テンプレートから] をクリックします。
新しいドキュメントを作成する
2.2 同僚を検索する

プロジェクトを引き継ぐにあたり、組織内のレビュー担当者やマネージャーなども探す必要がある場合は、Google Cloud Search で検索することができます。

  1. cloudsearch.google.com から Cloud Search にログインします。

    Cloud Search をご利用でないアカウントではログインできません。詳細

  2. ユーザーを名前で検索します。
  3. 結果カードからメールを送信するには、ユーザーのメールアドレスをクリックします。
  4. その他の連絡方法または指示系統情報を得るには、ユーザー名をクリックしてプロフィール情報ページを開きます。
  5. プロフィール情報ページで、ユーザーへの連絡方法をクリックします。
    • メールを送信するには、メールアイコン "" または相手のメールアドレスをクリックします。
    • 会議を設定するには、スケジュール アイコン "" をクリックします。
    • チャットするには、ハングアウト アイコン "" をクリックします。
    • ビデオ通話を開始するには、ビデオ通話アイコン ビデオカメラ をクリックします。
  6. プロフィール情報ページを開いて、ユーザーのマネージャーまたは直属の部下に連絡するには、マネージャーまたは部下の名前をクリックします。
2.3 同僚にタスクを割り当ててファイルを共有する

プロジェクト計画でタスクを割り当てるには:

  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
  2. コメント追加アイコン "" をクリックします。
  3. ボックスにコメントを入力します。
  4. (省略可)特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
  5. (省略可)コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
  6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

コメント ボックスを開いてテキストを入力する際に他のユーザーに割り当てることも可能


特定のユーザーとファイルまたはフォルダを共有するには:

  1. 共有するファイルを選択します。
  2. [共有] または共有アイコン "" をクリックします。
  3. [ユーザーやグループと共有] に、共有相手のメールアドレスを入力します。

    : 組織でビジターとのドキュメント共有がオンになっている場合は、Google アカウントを持っていないユーザーを招待して、Google ドライブのファイルやフォルダを共同で編集することができます。詳しくは、ドキュメントをビジターと共有するをご覧ください。

  4. ファイルに対するユーザーの権限を変更する場合は、下矢印アイコン "" 次に [閲覧者]、[閲覧者(コメント可)]、[編集者] をクリックします。
  5. 通知を送信するかどうかを選択します。
    • ファイルを共有した相手に通知する場合は、[通知] チェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
    • 共有した相手に通知しない場合は、[通知] チェックボックスをオフにします。
  6. [共有] または [送信] をクリックします。


ファイルまたはフォルダへのリンクを共有するには:

  1. ドライブで、共有するファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン 共有 を選択します。

    ドキュメントスプレッドシート、またはスライドで、上部にある [共有] をクリックします。

    注: 自分がオーナーであるか、自分に編集権限があるファイルのみを共有できます。

  2. (省略可)共有相手の権限を指定するには、組織名の下にある [変更] をクリックします。
    • 権限を変更するには、右にある下矢印アイコン "" をクリックして [閲覧者]、[コメント可]、または [編集者] をクリックします。
    • 組織外とのリンクの共有を許可するには、組織名の横にある下矢印 "" 次に [公開] をクリックします。

      注: このオプションが表示されない場合は、管理者にお問い合わせください。

  3. [リンクをコピー] をクリックします。
  4. [完了] をクリックします。
  5. リンクをメール、ウェブサイトなどの共有する場所に貼り付けます。

ドライブでファイルを共有

2.4 誰が作業を引き継ぐのかを説明する

連絡する相手を決めたら、メールを作成するか、メッセージを送信します。

1 Gmail を開きます。
2 左側の [作成] をクリックします。
3 (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、上隅の全画面表示アイコン "" または全画面表示を終了アイコン 全画面表示を終了 をクリックします。
4 宛先と件名を追加します。
5 メッセージを入力します。作成中でまだ送信していないメールは、左側の [下書き] に自動保存されます。
6 (省略可)添付ファイルを追加します。ドライブ内のファイルを添付する場合は Insert file using Drive、写真を添付する場合は Insert image をクリックします。
7 [送信] をクリックします。

ヒント: メールの送信を取り消すには、ウィンドウの下部にある [取り消し] をクリックします。このオプションはわずかな期間だけ表示されますが、その表示時間は変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご確認ください。

上の 1~7 の手順を行う際に受信トレイとメールの中でクリックする場所を示す図

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3  作業の管理


 
3.1 不在中に作業を確認する

場合によっては、不在中でもメールやダイレクト メッセージで定期的にプロジェクト進捗の確認が必要です。

1 Gmail を開きます。
2 左側の [作成] をクリックします。
3 (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、上隅の全画面表示アイコン "" または全画面表示を終了アイコン 全画面表示を終了 をクリックします。
4 宛先と件名を追加します。
5 メッセージを入力します。作成中でまだ送信していないメールは、左側の [下書き] に自動保存されます。
6 (省略可)添付ファイルを追加します。ドライブ内のファイルを添付する場合は Insert file using Drive、写真を添付する場合は Insert image をクリックします。
7 [送信] をクリックします。

ヒント: メールの送信を取り消すには、ウィンドウの下部にある [取り消し] をクリックします。このオプションはわずかな期間だけ表示されますが、その表示時間は変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご確認ください。

上の 1~7 の手順を行う際に受信トレイとメールの中でクリックする場所を示す図

他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには

  1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
  2. [チャット] セクションに相手の名前が表示されていない場合は、チャットを開始アイコン "" をクリックします。
  3. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
    • 組織外のユーザーに 1 対 1 のメッセージを送信するには、相手のメールアドレスを入力します。
  4. メッセージを送信する相手をクリックします。
  5. メッセージを入力してから、送信アイコン "" をクリックします。


グループの会話を開始するには:

  1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
  2. [チャット] で既存のグループの会話をクリックし、メッセージを入力 次の操作 送信アイコン "" をクリックします。
  3. [チャット] タブにグループの会話が表示されない場合は、「チャットを開始」アイコン "" 次の操作 [グループの会話を開始] をクリックします。
  4. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
  5. 完了アイコン "" をクリックします。
  6. メッセージを入力してから、送信アイコン "" をクリックします。

グループにメッセージを送信する

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