Delegowanie zadań, gdy jesteś poza biurem

Czego się nauczysz

Ustawianie powiadomień i przekazywanie zadań przed opuszczeniem biura. Szybkie nadrabianie zaległości po powrocie do pracy.

Co będzie Ci potrzebne

10 minut

Konto  Google Workspace account — jeszcze go nie masz? Rozpocznij 14-dniowy okres próbny.

W tym samouczku

Powiadamianie współpracowników Przygotowywanie i przypisywanie zadań Śledzenie zadań

1. Powiadamianie współpracowników

Rozwiń wszystko  |  Zwiń wszystkoZwiń wszystko

Udostępnianie szczegółów dotyczących nieobecności w biurze

Wybierz narzędzie do komunikacji w zależności od tego, z kim korespondujesz. Możesz na przykład wysłać e-maila do szefa lub krótką wiadomość do członków zespołu.

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. W lewym górnym rogu kliknij Utwórz .
3. W polu „Do” dodaj adresatów. Możesz ich także dodać:
   • w polach „DW” i „UDW”;
   • podczas tworzenia wiadomości ze znakiem „+” lub „@wzmianką” i nazwą kontaktu w polu tekstowym.
4. Dodaj temat.
5. Wpisz wiadomość.
6. Na dole strony kliknij Wyślij.

Wskazówka: aby dodać pojedynczych adresatów i grupy kontaktów utworzone za pomocą etykiet, kliknij Do:.

Wysyłanie wiadomości na czacie do jednej osoby:

1. Otwórz Google Chat lub konto Gmail.
2. Jeśli nazwy nie ma jeszcze w sekcji „Czat”, kliknij Rozpocznij czat .
3. Wpisz nazwę lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
   • Aby wysłać wiadomość 1:1 do osoby spoza organizacji, wpisz jej adres e-mail.
4. Wybierz osobę, do której chcesz wysłać wiadomość.
5. Wpisz wiadomość, a potem kliknij Wyślij .

Rozpoczynanie rozmowy grupowej:

1. Otwórz Google Chat lub swoje konto Gmail.
2. W sekcji „Czat” kliknij istniejącą rozmowę grupową, wpisz wiadomość  kliknij Wyślij .
3. Jeśli rozmowy grupowej nie ma w sekcji „Czat”, kliknij Rozpocznij czat   Rozpocznij rozmowę grupową.
4. Wpisz nazwę lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
5. Kliknij Gotowe .
6. Wpisz wiadomość, a potem kliknij Wyślij .

Dodawanie dni poza biurem do kalendarza

Jeśli jesteś poza biurem, zaktualizuj Kalendarz Google, aby współpracownicy wiedzieli, że nie ma Cię w pracy.

Jeśli wskażesz, że jesteś poza biurem, kalendarz będzie automatycznie odrzucał spotkania wyznaczone na ten czas.

1. Otwórz Kalendarz Google na komputerze.
2. U góry kalendarza kliknij pierwszy dzień, w którym nie będzie Cię w biurze.
3. Kliknij Poza biurem.
4. Wybierz daty, kiedy będziesz poza biurem. Możesz też określić godzinę.
5. Opcjonalnie: aby zaplanować cykliczne wydarzenie Poza biurem, pod wybraną datą i godziną kliknij menu obok opcji „Nie powtarza się”  wybierz częstotliwość.
6. Opcjonalnie: zmień ustawienia odrzucania i wiadomość odrzucającą spotkanie.
7. Kliknij Zapisz.

Anulowanie i przekładanie spotkań

Musisz też odrzucić lub przełożyć wszystkie spotkania. Możesz wysłać notatkę do uczestników, aby wyjaśnić swoją nieobecność lub przełożyć spotkanie.

Wysyłanie notatki do gości:

1. Kliknij wydarzenie w kalendarzu.
2. Obok opcji „Być może” kliknij strzałkę w górę   Dodaj notatkę.
3. Wpisz notatkę.
   Wskazówka: obok opcji „Bierzesz udział?” możesz też wybrać odpowiedź.
4. Kliknij Zapisz.

Uwaga: każdy gość może zaproponować inny termin. Nie dotyczy to wydarzeń z ponad 200 gośćmi i wydarzeń całodniowych.

Przekładanie spotkania:

Uwaga: jeśli organizator wydarzenia przyznał Ci uprawnienia do jego modyfikowania, możesz je samodzielnie przełożyć bez proponowania nowego terminu.

1. Kliknij wydarzenie w kalendarzu.
2. Obok opcji „Być może” kliknij strzałkę w górę   Zaproponuj inny termin.
3. Wybierz inną godzinę lub dzień.
   Wskazówka: do proponowanej godziny możesz też dodać wiadomość.
4. Kliknij Wyślij propozycję.

Konfigurowanie wiadomości o nieobecności

W Gmailu skonfiguruj automatyczną odpowiedź na wiadomości przychodzące, by współpracownicy wiedzieli o Twojej niedostępności.

Włączanie i wyłączanie wiadomości o nieobecności:

Uwaga: aby skorzystać z wiadomości o nieobecności, Twoje konto musi istnieć od co najmniej 24 godzin.

1. Otwórz Gmaila.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia   Zobacz wszystkie ustawienia.
3. Przewiń w dół do pozycji Wiadomość o nieobecności i wybierz Wiadomość o nieobecności włączona lub Wiadomość o nieobecności wyłączona.
4. Po włączeniu wiadomości o nieobecności wpisz daty swojej nieobecności i dodaj wiadomość. Następnie określ, kto powinien otrzymać odpowiedź.
5. Na dole strony kliknij Zapisz zmiany.

2. Przygotowywanie i przypisywanie zadań

Tworzenie dokumentu przekazania

Utwórz dokument przekazania w Dokumentach Google lub na Dysku Google. Wyjaśnij, że nie ma Cię w biurze, wymień osoby, które przejęły Twoje zadania, i wskaż odpowiednie pliki związane z projektem.

1. Na komputerze otwórz ekran główny Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji lub Formularzy Google.
2. Kliknij Utwórz .

Możesz też utworzyć dokument na podstawie szablonu.

Wyszukiwanie współpracowników

Jeśli przekazujesz projekt i chcesz znaleźć inne osoby w organizacji, takie jak recenzenci lub menedżerowie, możesz je wyszukać w Google Cloud Search.

1. Zaloguj się w Cloud Search na cloudsearch.google.com.

   Jeśli nie możesz się zalogować, oznacza to, że Twoje konto nie ma dostępu do Cloud Search. Więcej informacji
2. Wyszukaj imię i nazwisko osoby.
3. Aby wysłać e-maila, na karcie wyników kliknij adres e-mail osoby.
4. Aby uzyskać dostęp do innych możliwości kontaktu lub dodatkowych informacji o zależnościach służbowych, kliknij nazwisko tej osoby w celu otwarcia jej strony z informacjami profilowymi. 
5. Na stronie z informacjami profilowymi wybierz, jak chcesz skontaktować się z tą osobą:
   • Aby wysłać e-maila, kliknij Wyślij e-maila  lub kliknij adres e-mail tej osoby.
   • Aby skonfigurować spotkanie, kliknij Zaplanuj .
   • Aby rozpocząć czat, kliknij Hangout .
   • Aby rozpocząć rozmowę wideo, kliknij Rozmowa wideo .
6. Aby otworzyć stronę z informacjami profilowymi i skontaktować się z menedżerem lub bezpośrednimi podwładnymi tej osoby, kliknij nazwisko menedżera lub podwładnego.

Przypisywanie zadań i udostępnianie plików współpracownikom

Przypisywanie zadań w planie projektu:

1. W Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach wybierz tekst, który chcesz skomentować.
2. Kliknij Dodaj komentarz .
3. Wpisz swój komentarz w polu.
4. Aby skierować zadanie lub komentarz do określonej osoby, wpisz znak plus (+) oraz jej adres e-mail. Możesz dodać dowolną liczbę osób. Każda osoba otrzyma e-maila z komentarzem i linkiem do pliku.
5. (Opcjonalnie) Aby przypisać komentarz do danej osoby, zaznacz pole Przypisz do.
6. Kliknij Skomentuj lub Przypisz.

Uwaga: po osiągnięciu maksymalnej liczby komentarzy do pliku możesz utworzyć jego kopię bez kopiowania komentarzy.

Udostępnianie pliku lub folderu wybranym użytkownikom:

1. Wybierz plik, który chcesz udostępnić.
2. Kliknij Udostępnij lub Udostępnij .
3. W sekcji Udostępnij innym osobom i grupom wpisz adres e-mail użytkownika, któremu chcesz udostępnić plik.

   Uwaga: jeśli w organizacji jest włączone udostępnianie plików gościom, możesz zaprosić kogoś, kto nie ma konta Google, do współpracy nad plikami i folderami na Twoim Dysku Google. Zobacz Udostępnianie dokumentów użytkownikom.

4. Aby określić, co inne osoby mogą zrobić z Twoim plikiem, po prawej stronie kliknij strzałkę w dół   Przeglądający, Komentator lub Edytor.
5. Wybierz opcję powiadamiania innych osób:
   • Jeśli chcesz powiadomić inne osoby o udostępnieniu im pliku, zaznacz pole Powiadom innych. Jeśli wyślesz takie powiadomienie, każdy wpisany adres e-mail będzie widoczny w tej wiadomości.
   • Jeśli nie chcesz powiadamiać innych osób, odznacz pole Powiadom innych.
6. Kliknij Udostępnij lub Wyślij.

Udostępnianie linku do pliku lub folderu:

1. Na Dysku kliknij prawym przyciskiem myszy plik lub folder, który chcesz udostępnić, i wybierz Udostępnij .

   W Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach u góry kliknij Udostępnij.

   Uwaga: pliki możesz udostępniać tylko wtedy, gdy jesteś ich właścicielem lub gdy masz uprawnienia do ich edycji.

2. (Opcjonalnie) Aby określić, co inne osoby mogą zrobić z udostępnionym przez Ciebie plikiem, pod nazwą organizacji kliknij Zmień:
   • Aby zmienić uprawnienia, po prawej stronie kliknij strzałkę w dół  i wybierz Przeglądający, Komentator lub Edytor.
   • Aby zezwolić na udostępnianie linku poza organizację, obok jej nazwy kliknij strzałkę w dół   Publiczny.

     Uwaga: jeśli nie widzisz tej opcji, skontaktuj się z administratorem.

3. Kliknij Skopiuj link.
4. Kliknij Gotowe.
5. Wklej link w e-mailu, na stronie lub w dowolnym miejscu, w którym chcesz go udostępnić.

Wyjaśnianie, kto przejmuje Twoje zadania

Gdy ustalisz, z kim chcesz się skontaktować, napisz e-maila lub wyślij wiadomość do zainteresowanych osób.

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. W lewym górnym rogu kliknij Utwórz .
3. W polu „Do” dodaj adresatów. Możesz ich także dodać:
   • w polach „DW” i „UDW”;
   • podczas tworzenia wiadomości ze znakiem „+” lub „@wzmianką” i nazwą kontaktu w polu tekstowym.
4. Dodaj temat.
5. Wpisz wiadomość.
6. Na dole strony kliknij Wyślij.

Wskazówka: aby dodać pojedynczych adresatów i grupy kontaktów utworzone za pomocą etykiet, kliknij Do:.

3. Śledzenie zadań

Sprawdzanie postępów w pracy podczas nieobecności

W trakcie nieobecności od czasu do czasu może być konieczne sprawdzanie postępów w projektach przez e-mail lub czat.

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. W lewym górnym rogu kliknij Utwórz .
3. W polu „Do” dodaj adresatów. Możesz ich także dodać:
   • w polach „DW” i „UDW”;
   • podczas tworzenia wiadomości ze znakiem „+” lub „@wzmianką” i nazwą kontaktu w polu tekstowym.
4. Dodaj temat.
5. Wpisz wiadomość.
6. Na dole strony kliknij Wyślij.

Wskazówka: aby dodać pojedynczych adresatów i grupy kontaktów utworzone za pomocą etykiet, kliknij Do:.

Wysyłanie wiadomości na czacie do jednej osoby:

1. Otwórz Google Chat lub konto Gmail.
2. Jeśli nazwy nie ma jeszcze w sekcji „Czat”, kliknij Rozpocznij czat .
3. Wpisz nazwę lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
   • Aby wysłać wiadomość 1:1 do osoby spoza organizacji, wpisz jej adres e-mail.
4. Wybierz osobę, do której chcesz wysłać wiadomość.
5. Wpisz wiadomość, a potem kliknij Wyślij .

Rozpoczynanie rozmowy grupowej:

1. Otwórz Google Chat lub swoje konto Gmail.
2. W sekcji „Czat” kliknij istniejącą rozmowę grupową, wpisz wiadomość  kliknij Wyślij .
3. Jeśli rozmowy grupowej nie ma w sekcji „Czat”, kliknij Rozpocznij czat   Rozpocznij rozmowę grupową.
4. Wpisz nazwę lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
5. Kliknij Gotowe .
6. Wpisz wiadomość, a potem kliknij Wyślij .

_{Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.}