Wilt u verbonden en productief blijven als u op afstand werkt? Ga naar Thuiswerken met Google Workspace .

Werk delegeren wanneer u niet op kantoor bent

Wilt u meer uit Google-apps halen op het werk of op school?  Meld u aan voor een kosteloze proefperiode voor Google Workspace

Alles uitvouwen  |  Alles sluitenAlles sluiten

" "1  Collega's op de hoogte brengen

1.1 Afwezigheidsgegevens delen

Kies een communicatiemiddel op basis van degene met wie u correspondeert. Stuur bijvoorbeeld een e-mail naar uw baas of een kort bericht naar teamgenoten.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Opstellen "". Mogelijk ziet u Opstellen "".
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm sluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verstuurt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het versturen van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Versturen van e-mails ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

Een privéchat sturen naar iemand:

  1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
  2. Als de naam nog niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten "".
  3. Vul een naam of e-mailadres in. U ziet suggesties terwijl u typt.
    • Als u een 1:1-chat naar iemand buiten uw organisatie wilt sturen, vult u het e-mailadres van die persoon in.
  4. Klik op de persoon naar wie u een bericht wilt sturen.
  5. Typ een bericht en klik op Verzenden "".


Een groepsgesprek starten:

  1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
  2. Klik onder Chat op een bestaand groepsgesprek. Typ een bericht and then klik op Verzenden "".
  3. Als het groepsgesprek niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten ""and then Groepsgesprek starten.
  4. Vul een naam of e-mailadres in. U ziet suggesties terwijl u typt.
  5. Klik op Gereed "".
  6. Typ een bericht en klik op Verzenden "".

Een bericht sturen naar een groep

1.2 Datums toevoegen aan uw agenda waarop u afwezig bent

Update uw Google Agenda als u niet op kantoor bent, zodat collega's weten dat u afwezig bent.

  1. Klik in het agendaraster op de eerste dag dat u afwezig bent.
  2. Klik op Out-of-office en selecteer een periode.
  3. (Optioneel) Als u wilt uitleggen dat u afwezig bent, voert u in het gedeelte Weigeringsbericht een bericht in.
  4. Kies een optie in het gedeelte Zichtbaarheid:
    • Openbaar
    • Standaardzichtbaarheid
    • Privé
  5. Klik op Opslaan. Nieuwe en bestaande meetings in deze periode worden automatisch geweigerd.

Markeren wanneer u out-of-office bent

1.3 Vergaderingen annuleren of verzetten

U moet ook meetings annuleren of opnieuw plannen. U kunt uw gasten een bericht sturen om uw afwezigheid te verklaren of een meeting opnieuw te plannen.

Een vergadering annuleren en een bericht sturen naar gasten:

  1. Klik op de afspraak.
  2. Klik rechtsonder op de pijl-omhoog "" en kies een optie.
    • Opmerking toevoegen: Voer uw bericht in, wijzig eventueel uw reactie op de afspraak en klik op Verzenden.
    • Een andere tijd voorstellen: Kies links de dag en tijd, voeg eventueel een bericht toe en klik op Voorstel verzenden.

Opmerking: Alle gasten kunnen een nieuwe tijd voorstellen, behalve voor afspraken met meer dan 200 gasten of afspraken die de hele dag duren.

Een vergadering opnieuw plannen:

Opmerking: Als de organisator van de afspraak u bewerkingsrechten heeft gegeven voor de afspraak, kunt u de afspraak meteen opnieuw plannen, zonder een nieuwe tijd te hoeven voorstellen.

  1. Klik op de afspraak in het agendaraster in Agenda.
  2. Ga naar het gedeelte Deelnemen? en klik op de pijl-omhoog "" and then Andere tijd voorstellen.
  3. Selecteer in het gedeelte Je voorstel een andere tijd of dag en voeg een bericht toe.
  4. Klik op Voorstel verzenden.

Opmerking: Als de organisator van de afspraak u bewerkingsrechten heeft gegeven voor de afspraak, kunt u de afspraak meteen opnieuw plannen, zonder een nieuwe tijd te hoeven voorstellen.

Reageren op een agenda-afspraak

1.4 Een automatisch antwoord instellen

Stel in Gmail een automatisch antwoord op inkomende berichten in, zodat collega's weten dat u niet beschikbaar bent.

Uw automatische antwoord aan- of uitzetten:

Opmerking: Als u automatische antwoorden wilt gebruiken, moet uw account minstens 24 uur oud zijn.

  1. Open Gmail.
  2. Klik rechtsboven op Instellingen ""and thenAlle instellingen bekijken.
  3. Ga naar Automatisch antwoord en selecteer Automatisch antwoord ingeschakeld of Automatisch antwoord uitgeschakeld.
  4. Als u het automatisch antwoord inschakelt, voert u de datums in waarop u afwezig bent en voegt u een bericht toe. Selecteer vervolgens wie een antwoord moet krijgen.
  5. Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

Een automatisch antwoord instellen

" "2  Werk voorbereiden en toewijzen

2.1 Een transitiedocument maken

Maak een transitiedocument in Google Documenten of Google Drive. Leg uit dat u niet op kantoor bent, vermeld wie uw taken overnemen en voeg links toe naar relevante projectbestanden.

Kies een optie:

  • Klik in Documenten op Maken "".
  • Klik in Drive op Nieuw. Plaats naast Google Documenten de muisaanwijzer op de pijl-rechts "" en klik op Leeg document of Op basis van template.
Nieuwe documenten maken
2.2 Zoeken naar collega's

Als u een project overhandigt en andere mensen in uw organisatie zoekt, zoals controleurs of beheerders, kunt u in Google Cloud Search naar mensen zoeken.

  1. Log in bij Cloud Search via cloudsearch.google.com.

    Als u niet kunt inloggen, maakt uw account geen gebruik van Cloud Search. Meer informatie.

  2. Zoek iemands naam.
  3. Als u een e-mail wilt verzenden, klikt u op de resultatenkaart op het e-mailadres van de persoon.
  4. Als u andere contactopties of meer rapportagegegevens wilt bekijken, klikt u op de naam van de persoon om de pagina met profielgegevens te openen. 
  5. Klik op de pagina met profielgegevens op de manier waarop u contact wilt opnemen met de persoon:
    • Als u een e-mail wilt verzenden, klikt u op E-mail "" of op het e-mailadres van de persoon.
    • Als u een meeting wilt instellen, klikt u op Plannen "".
    • Als u wilt chatten, klikt u op Hangouts "".
    • Als u een videogesprek wilt starten, klikt u op Videogesprek Videocamera.
  6. Als u de pagina met profielgegevens wilt openen en contact wilt opnemen met de manager of ondergeschikten van de persoon, klikt u op de naam van de manager of ondergeschikte.
2.3 Taken toewijzen en bestanden delen met collega's

Taken toewijzen in het projectplan:

  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen "".
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen


Een bestand of map delen met specifieke mensen:

  1. Selecteer het bestand dat u wilt delen.
  2. Klik op Delen of Delen "".
  3. Voer onder Delen met mensen en groepen het e-mailadres in waarmee u het bestand wilt delen.

    Opmerking: Als delen met bezoekers is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u iemand uitnodigen die geen Google-account heeft om samen te werken in uw Google Drive-bestanden en -mappen. Zie Documenten delen met bezoekers.

  4. Als u wilt wijzigen wat mensen met het bestand kunnen doen, klikt u rechts op de pijl-omlaag ""and thenKijker, Reageerder of Bewerker.
  5. Kies ervoor om mensen op de hoogte te brengen:
    • Als u mensen wilt laten weten dat u een bestand met ze heeft gedeeld, vinkt u het vakje aan voor Mensen op de hoogte brengen. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail gestuurd naar alle e-mailadressen die u invoert.
    • Als u mensen niet op de hoogte wilt brengen, haalt u het vinkje weg voor Mensen op de hoogte brengen.
  6. Klik op Delen of Verzenden.


Een link naar een bestand of map delen:

  1. Klik in Drive met de rechtermuisknop op het bestand dat of de map die u wilt delen en selecteer Delen Delen.

    Klik bovenaan in Documenten, Spreadsheets of Presentaties op Delen.

    Opmerking: U kunt alleen bestanden delen waarvan u de eigenaar bent of waarvoor u bewerkingsrechten heeft.

  2. (Optioneel) Als u wilt opgeven wat mensen met een bestand kunnen doen als u het deelt, klikt u onder de naam van uw organisatie op Wijzigen:
    • Als u de rechten wilt wijzigen, klikt u rechts op de pijl-omlaag "" en selecteert u Kijker, Reageerder of Bewerker.
    • Als u wilt toestaan dat de link buiten uw organisatie wordt gedeeld, klikt u naast de naam van uw organisatie op de pijl-omlaag ""and thenOpenbaar.

      Opmerking: Als u deze optie niet ziet, neemt u contact op met uw beheerder.

  3. Klik op Link kopiëren.
  4. Klik op Gereed.
  5. Plak de link in een e-mail, op een website of op een andere plek waar u deze wilt delen.

Bestanden delen in Drive

2.4 Uitleggen wie uw werk gaat overnemen

Nadat u heeft vastgesteld met wie u contact moet opnemen, kunt u een e-mail opstellen of een bericht sturen naar belanghebbenden.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Opstellen "". Mogelijk ziet u Opstellen "".
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm sluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verstuurt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het versturen van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Versturen van e-mails ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

" "3  Werk bijhouden

3.1 Werk controleren wanneer u weg bent

Als u afwezig bent, moet u mogelijk af en toe via e-mail of een privéchat controleren wat de voortgang van projecten is.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Opstellen "". Mogelijk ziet u Opstellen "".
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm sluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verstuurt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het versturen van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Versturen van e-mails ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

Een privéchat sturen naar iemand:

  1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
  2. Als de naam nog niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten "".
  3. Vul een naam of e-mailadres in. U ziet suggesties terwijl u typt.
    • Als u een 1:1-chat naar iemand buiten uw organisatie wilt sturen, vult u het e-mailadres van die persoon in.
  4. Klik op de persoon naar wie u een bericht wilt sturen.
  5. Typ een bericht en klik op Verzenden "".


Een groepsgesprek starten:

  1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
  2. Klik onder Chat op een bestaand groepsgesprek. Typ een bericht and then klik op Verzenden "".
  3. Als het groepsgesprek niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten ""and then Groepsgesprek starten.
  4. Vul een naam of e-mailadres in. U ziet suggesties terwijl u typt.
  5. Klik op Gereed "".
  6. Typ een bericht en klik op Verzenden "".

Een bericht sturen naar een groep

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?
Zoeken
Zoekopdracht verwijderen
Zoeken sluiten
Google-apps
Hoofdmenu
Zoeken in het Helpcentrum
false