Хотите эффективно работать из дома? Прочитайте эту статью.

Как делегировать рабочие задачи на время отсутствия в офисе

Чтобы использовать сервисы Google на работе или в учебном заведении более эффективно,  подпишитесь на бесплатную пробную версию Google Workspace .

Развернуть все  |  Свернуть всеСвернуть все

" "1. Уведомите коллег

1.1. Доведите информацию о своем отсутствии на рабочем месте до всех заинтересованных лиц

Выберите способ связи в зависимости от того, к кому вы обращаетесь: это может быть как электронное письмо руководителю, так и короткое сообщение в чате с коллегами.

1 Откройте Gmail.
2 Слева нажмите "Написать" "". Другой вариант кнопки – "Написать" "".
3 Чтобы изменить размер окна, в правом верхнем углу нажмите "Во весь экран" "" или "Обычное окно" Выйти из полноэкранного режима.
4 Укажите получателя и тему.
5 Введите текст. Начатые письма, которые вы не отправили, сохраняются в папке Черновики слева.
6 Если требуется, прикрепите файлы (например, с Диска Insert file using Drive) или фотографииInsert image.
7 Нажмите Отправить.

Совет. Чтобы отменить отправку письма, внизу окна нажмите Отменить. Этот параметр появляется ненадолго, но время его отображения можно изменить. Подробнее…

Схема пошаговых инструкций с обозначениями от 1 до 7

Как начать прямую переписку

  1. Откройте Google Chat или Gmail.
  2. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" "".
  3. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
    • Чтобы начать переписку 1:1 с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты.
  4. Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
  5. Введите сообщение и нажмите "Отправить" "".


Как начать групповой чат

  1. Откройте Google Chat или Gmail.
  2. В разделе "Чат" нажмите на название существующего группового чата, введите сообщение затем нажмите "Отправить" "".
  3. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" "" затем Начать групповой чат.
  4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
  5. Нажмите на значок "Готово" "".
  6. Введите сообщение и нажмите "Отправить" "".

Отправка сообщения в групповой чат

1.2. Укажите, в какие дни вас не будет

Отметьте в Google Календаре даты, в которые вы будете отсутствовать, чтобы коллеги были в курсе.

  1. В календаре нажмите на первый день своего отсутствия.
  2. Нажмите Нет на рабочем месте и выберите период времени.
  3. Чтобы указать причину своего отсутствия, введите текст в разделе Сообщение при отклонении.
  4. В разделе Приватность выберите нужный параметр:
    • Доступно всем
    • Настройки приватности по умолчанию
    • Доступ ограничен
  5. Нажмите Сохранить. Новые и существующие мероприятия, запланированные на это время, будут автоматически отклоняться.

Указание дней, в которые вы будете отсутствовать на рабочем месте

1.3. Отмените или перенесите встречи

Обязательно убедитесь, что вы отклонили или перенесли все встречи. Отправьте участникам заметку с объяснением причины вашего отсутствия на встрече и/или с просьбой о переносе.

Как отклонить встречу и отправить заметку участникам

  1. Нажмите на мероприятие.
  2. В правом нижнем углу нажмите на стрелку вверх "" и выберите нужный вариант.
    • Добавить примечание: введите сообщение, при необходимости измените ответ на приглашение и нажмите Отправить.
    • Предложить другое время: слева выберите дату и время, при необходимости добавьте сообщение и нажмите Отправить предложение.

Примечание. Предлагать время проведения могут все гости. Исключение составляют мероприятия, включающие более 200 приглашенных или длящиеся весь день.

Как перенести встречу

Примечание. Если организатор мероприятия предоставил вам право вносить изменения, вы можете сразу же изменить время проведения, не предлагая другое время.

  1. В Календаре нажмите на мероприятие один раз.
  2. Перейдите в раздел Вы пойдете? и нажмите на стрелку вниз "" а затем выберите Предложить время.
  3. В разделе Ваше предложение выберите другой день или время и добавьте сообщение.
  4. Нажмите Отправить предложение.

Примечание. Если организатор мероприятия предоставил вам право вносить в него изменения, вы можете сразу же изменить время проведения, не предлагая другое время.

Ответ на приглашение

1.4. Настройте автоответчик

Настройте автоматический ответ на входящие письма в Gmail, чтобы коллеги знали о вашем отсутствии.

Как включить или выключить автоответчик

Примечание. Использование автоответчика возможно не ранее, чем через 24 часа после создания аккаунта.

  1. Откройте Gmail.
  2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" ""а затемВсе настройки.
  3. Найдите раздел Автоответчик и выберите Автоответчик включен или Автоответчик отключен.
  4. Если вы включили автоответчик, укажите период, в течение которого вы будете отсутствовать, и добавьте сообщение. Затем выберите, кто должен получать ответ.
  5. Внизу нажмите Сохранить изменения.

Настройка автоответчика

" "2. Подготовьте рабочие задачи и назначьте их исполнителям

2.1. Создайте документ о передаче дел на время отсутствия

Создайте в Google Документах или на Google Диске документ о передаче дел. Объясните, что вы временно отсутствуете, укажите список людей, которые будут заниматься рабочими задачами вместо вас, и добавьте ссылки на файлы соответствующих проектов.

Выберите нужный вариант:

  • В Документах нажмите на значок "Создать документ" "".
  • На Диске нажмите Создать. Рядом с пунктом Google Документы наведите указатель на стрелку вправо "" и нажмите Создать пустой документ или Использовать шаблон.
Как создавать документы
2.2. Найдите коллег для передачи дел

Если вам требуется найти кого-то из коллег, которому можно передать проект, воспользуйтесь Google Cloud Search.

  1. Войдите в Cloud Search на странице cloudsearch.google.com.

    Если вам не удается войти в Cloud Search, значит этот сервис не поддерживается в вашем аккаунте. Подробнее…

  2. Выполните поиск по имени человека.
  3. Чтобы отправить сообщение по электронной почте, в подсказке с результатами поиска коснитесь адреса человека.
  4. Чтобы узнать, как ещё можно связаться с этим сотрудником, или посмотреть информацию о его руководителе и подчиненных, коснитесь его имени. Откроется страница с информацией профиля. 
  5. На странице с информацией профиля выберите, как именно хотите связаться с этим человеком:
    • Чтобы написать по электронной почте, нажмите на значок "" или на адрес пользователя.
    • Чтобы организовать встречу, нажмите на значок "".
    • Чтобы пообщаться в чате, нажмите на значок "".
    • Чтобы начать видеовстречу, нажмите на значок Видеокамера.
  6. Чтобы открыть страницу с информацией профиля и обратиться к руководителю или подчиненным этого человека, коснитесь имени руководителя или подчиненного.
2.3. Назначьте задачи исполнителям и предоставьте коллегам доступ к файлам

Как назначить задачи в проектном плане

  1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
  2. Нажмите "Добавить комментарий" "".
  3. Введите комментарий в поле.
  4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
  5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
  6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

Откройте окно комментария и введите текст. Вы можете также назначить задачу определенному пользователю.


Как поделиться файлом или папкой с отдельными пользователями

  1. Выберите нужный файл.
  2. Выберите Открыть доступ или нажмите на значок "".
  3. В разделе Предоставьте доступ пользователям и группам укажите адрес электронной почты соответствующего пользователя или группы.

    Примечание. Если в организации включен гостевой доступ, можно приглашать пользователей, у которых нет аккаунта Google, для совместной работы над файлами и папками на Google Диске. Подробнее…

  4. Чтобы указать, что могут делать с файлом пользователи, выберите для них уровень доступа. Для этого справа нажмите на стрелку вниз ""а затем Читатель, Комментатор или Редактор.
  5. Укажите, уведомлять ли пользователей о предоставлении доступа к файлу.
    • Если вы хотите уведомить пользователей, установите флажок Уведомить пользователей. Уведомления получат все пользователи, чьи электронные адреса вы ввели.
    • Чтобы не уведомлять пользователей, снимите флажок Уведомить пользователей.
  6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.


Как предоставить доступ к файлу или папке по ссылке

  1. На Диске нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку, доступ к которой хотите предоставить, и выберите "Открыть доступ" Поделиться.

    В Документах, Таблицах или Презентациях в верхней части страницы нажмите Настройки доступа.

    Примечание. Вы можете предоставить доступ к файлам, только если они принадлежат вам или у вас есть права на их редактирование.

  2. (Необязательно.) Чтобы указать, что могут делать с файлом другие пользователи после того, как вы предоставите им доступ, под названием организации нажмите Изменить и выполните описанные ниже действия.
    • Чтобы изменить уровень разрешений, справа нажмите на стрелку вниз "" и выберите Читатель, Комментатор или Редактор.
    • Если вы планируете отправлять ссылку пользователям за пределами вашей организации, рядом с ее названием нажмите на стрелку вниз ""а затемВсе в Интернете.

      Примечание. Если вы не видите такого варианта, обратитесь к администратору.

  3. Нажмите Копировать ссылку.
  4. Нажмите Готово.
  5. Вставьте ссылку в письмо или опубликуйте в Интернете.

Предоставление доступа к файлам на Диске

2.4. Оповестите заинтересованных лиц о том, кто взял на себя ваши рабочие задачи

Выяснив, с кем из ключевых сотрудников вам нужно связаться, отправьте им электронное письмо или сообщение в чате.

1 Откройте Gmail.
2 Слева нажмите "Написать" "". Другой вариант кнопки – "Написать" "".
3 Чтобы изменить размер окна, в правом верхнем углу нажмите "Во весь экран" "" или "Обычное окно" Выйти из полноэкранного режима.
4 Укажите получателя и тему.
5 Введите текст. Начатые письма, которые вы не отправили, сохраняются в папке Черновики слева.
6 Если требуется, прикрепите файлы (например, с Диска Insert file using Drive) или фотографииInsert image.
7 Нажмите Отправить.

Совет. Чтобы отменить отправку письма, внизу окна нажмите Отменить. Этот параметр появляется ненадолго, но время его отображения можно изменить. Подробнее…

Схема пошаговых инструкций с обозначениями от 1 до 7

" "3. Следите за выполнением задач

3.1. Контролируйте выполнение задач в ваше отсутствие

Находясь за пределами офиса, вы можете время от времени проверять, как продвигаются проекты, с помощью электронной почты или прямой переписки в чате.

1 Откройте Gmail.
2 Слева нажмите "Написать" "". Другой вариант кнопки – "Написать" "".
3 Чтобы изменить размер окна, в правом верхнем углу нажмите "Во весь экран" "" или "Обычное окно" Выйти из полноэкранного режима.
4 Укажите получателя и тему.
5 Введите текст. Начатые письма, которые вы не отправили, сохраняются в папке Черновики слева.
6 Если требуется, прикрепите файлы (например, с Диска Insert file using Drive) или фотографииInsert image.
7 Нажмите Отправить.

Совет. Чтобы отменить отправку письма, внизу окна нажмите Отменить. Этот параметр появляется ненадолго, но время его отображения можно изменить. Подробнее…

Схема пошаговых инструкций с обозначениями от 1 до 7

Как начать прямую переписку

  1. Откройте Google Chat или Gmail.
  2. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" "".
  3. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
    • Чтобы начать переписку 1:1 с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты.
  4. Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
  5. Введите сообщение и нажмите "Отправить" "".


Как начать групповой чат

  1. Откройте Google Chat или Gmail.
  2. В разделе "Чат" нажмите на название существующего группового чата, введите сообщение затем нажмите "Отправить" "".
  3. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" "" затем Начать групповой чат.
  4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
  5. Нажмите на значок "Готово" "".
  6. Введите сообщение и нажмите "Отправить" "".

Отправка сообщения в групповой чат

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?
Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
false