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Déléguer des tâches lorsque vous êtes absent du bureau

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" "1 Informer vos collaborateurs

1.1 Partager les informations relatives à votre absence du bureau

Choisissez des outils de communication différents en fonction de votre correspondant. Vous préférerez par exemple vous adresser à votre supérieur par e-mail, tandis que vous enverrez des messages instantanés aux membres de votre équipe.

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Nouveau message "". Il se peut que ce soit Nouveau message "" qui s'affiche.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, en haut de page, cliquez sur Plein écran "" ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus

Pour envoyer un message privé à un utilisateur :

  1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
  2. Si le nom ne se trouve pas déjà sous "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion "".
  3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent lorsque vous saisissez du texte.
    • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
  4. Cliquez sur la personne à laquelle vous souhaitez envoyer un message.
  5. Saisissez un message, puis cliquez sur Envoyer "".


Démarrer une conversation de groupe :

  1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
  2. Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe existante, saisissez un message puis cliquez sur Envoyer "".
  3. Si la conversation ne se trouve pas sous "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion ""puis Démarrer une conversation de groupe.
  4. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent lorsque vous saisissez du texte.
  5. Cliquez sur OK "".
  6. Saisissez un message, puis cliquez sur Envoyer "".

Envoyer un message à un groupe

1.2 Ajouter les dates d'indisponibilité à votre agenda

Si vous vous absentez du bureau, actualisez votre agenda Google afin d'informer vos collègues de votre indisponibilité.

  1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur votre premier jour d'absence du bureau.
  2. Cliquez sur Absent du bureau, puis sélectionnez une période.
  3. (Facultatif) Pour expliquer la raison de votre absence, saisissez un message dans la section Message de refus.
  4. Dans la section Visibilité, sélectionnez une option :
    • Public
    • Visibilité par défaut
    • Privé
  5. Cliquez sur Enregistrer. Toutes les réunions existantes et les nouvelles seront automatiquement refusées.

Définir des jours d

1.3 Annuler ou reporter des réunions

Veillez également à refuser les invitations ou à reporter les réunions. Vous pouvez écrire aux participants pour les prévenir de votre absence ou repousser une réunion à une date ultérieure.

Refuser une invitation à une réunion et écrire aux participants :

  1. Cliquez sur l'événement.
  2. En bas à droite, cliquez sur la flèche vers le haut "" et choisissez une option.
    • Ajouter une note : saisissez votre message, modifiez éventuellement votre réponse à l'événement, puis cliquez sur Envoyer.
    • Proposer un nouvel horaire : sur la gauche, sélectionnez la date et l'heure, ajoutez éventuellement un message, puis cliquez sur Envoyer la proposition.

Remarque : Tous les invités peuvent proposer un nouvel horaire, sauf si l'événement rassemble plus de 200 personnes ou dure toute une journée.

Reporter une réunion :

Remarque : Si l'organisateur de l'événement vous a autorisé à le modifier, vous pouvez le replanifier directement sans proposer d'abord de nouvel horaire.

  1. Dans Agenda, cliquez sur l'événement concerné dans la grille de votre agenda.
  2. Accédez à la section Participer ? et cliquez sur la flèche vers le bas "" puis Proposer un nouvel horaire.
  3. Dans la section Votre proposition, sélectionnez une autre date ou une autre heure, puis ajoutez un message.
  4. Cliquez sur Envoyer la proposition.

Répondre à un événement d

1.4 Configurer une réponse automatique

Dans Gmail, configurez une réponse automatique pour les messages entrants afin d'informer vos collègues de votre indisponibilité.

Activer ou désactiver la réponse automatique :

Remarque : Pour pouvoir utiliser la réponse automatique, vous devez avoir créé votre compte depuis au moins 24 heures.

  1. Ouvrez Gmail.
  2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres "" puis Afficher tous les paramètres.
  3. Faites défiler la page jusqu'à la section Réponse automatique, puis sélectionnez Réponse automatique activée ou Réponse automatique désactivée.
  4. Si vous avez activé la réponse automatique, saisissez les dates de votre absence, puis ajoutez un message. Indiquez ensuite les utilisateurs à qui cette réponse doit être envoyée.
  5. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Définir une réponse automatique

" "2 Préparer et attribuer le travail

2.1 Créer un document de transition

Créez un document de transition dans Google Docs ou Google Drive : indiquez que vous serez absent du bureau, précisez qui vous remplacera et listez les documents nécessaires à vos projets.

Choisissez une option :

  • Dans Docs, cliquez sur Créer "".
  • Dans Drive, cliquez sur Nouveau, puis à côté de Google Docs, pointez sur la flèche vers la droite "" et cliquez sur Document vierge ou À partir d'un modèle.
Créer des documents
2.2 Rechercher des collaborateurs

Si vous devez confier un projet à d'autres membres de votre organisation, comme des réviseurs ou des responsables, vous pouvez les rechercher dans Google Cloud Search.

  1. Connectez-vous à Cloud Search à l'adresse suivante : cloudsearch.google.com.

    Si vous n'arrivez pas à vous connecter, cela signifie que Cloud Search n'est pas disponible avec votre compte. En savoir plus

  2. Saisissez le nom d'une personne dans le champ de recherche.
  3. Dans la fiche de résultats, cliquez sur son adresse e-mail pour lui envoyer un e-mail.
  4. Pour obtenir davantage d'options de contact ou d'informations sur ses relations hiérarchiques, cliquez sur le nom de la personne concernée afin d'ouvrir la page d'informations de son profil. 
  5. Sur cette page, cliquez sur le moyen de contact que vous voulez utiliser :
    • Pour envoyer un e-mail, cliquez sur E-mail "" ou sur l'adresse e-mail de la personne.
    • Pour organiser une réunion, cliquez sur Planifier "".
    • Pour démarrer une discussion, cliquez sur Hangout "".
    • Pour démarrer un appel vidéo, cliquez sur Appel vidéo Caméra.
  6. Pour ouvrir la page d'informations du profil du responsable ou des collaborateurs directs de la personne concernée et les contacter, cliquez sur leur nom.
2.3 Attribuer des tâches et partager des fichiers avec les collaborateurs

Attribuer des tâches dans le plan du projet :

  1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
  2. Cliquez sur Ajouter un commentaire "".
  3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
  4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
  5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
  6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

Ouvrez le champ "Commentaire" et saisissez du texte, avec la possibilité d


Partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques :

  1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager ou sur Partager "".
  3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, saisissez l'adresse e-mail de la personne concernée par le partage.

    Remarque : Si le partage avec des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Consultez Partager des documents avec des visiteurs.

  4. Pour modifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec votre fichier, cliquez sur la flèche vers le bas ""puisLecteur, Commentateur ou Éditeur.
  5. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
    • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un fichier avec eux, cochez l'option Envoyer une notification. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
    • Si vous ne souhaitez pas avertir les utilisateurs, décochez l'option Envoyer une notification.
  6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.


Pour partager un lien vers un fichier ou un dossier :

  1. Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou sur le dossier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Partager Partager.

    Dans Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur Partager en haut de la page.

    Remarque : Vous ne pouvez partager que les fichiers dont vous êtes le propriétaire ou que vous êtes autorisé à modifier.

  2. (Facultatif) Pour définir les actions autorisées lorsque vous partagez votre fichier, cliquez sur Modifier :
    • Pour modifier l'autorisation, cliquez sur la flèche vers le bas ""  à droite et sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
    • Pour autoriser le partage du lien en dehors de votre organisation, à côté du nom de votre organisation, cliquez sur la flèche vers le bas ""puisPublic.

      Remarque  : Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur.

  3. Cliquez sur Copier le lien.
  4. Cliquez sur OK.
  5. Collez le lien dans un e-mail, sur un site Web ou à l'emplacement où vous souhaitez le partager.

Partager des fichiers dans Drive

2.4 Indiquer à qui vous confiez votre travail

Une fois que vous savez quelles personnes contacter, envoyez-leur un e-mail ou un message.

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Nouveau message "". Il se peut que ce soit Nouveau message "" qui s'affiche.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, en haut de page, cliquez sur Plein écran "" ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus

" "3 Effectuer le suivi des tâches

3.1 Vérifier la progression du travail pendant votre absence

Pendant votre absence, vous pouvez être amené à vérifier par e-mail ou par message privé si les projets avancent comme prévu.

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Nouveau message "". Il se peut que ce soit Nouveau message "" qui s'affiche.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, en haut de page, cliquez sur Plein écran "" ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus

Pour envoyer un message privé à un utilisateur :

  1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
  2. Si le nom ne se trouve pas déjà sous "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion "".
  3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent lorsque vous saisissez du texte.
    • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
  4. Cliquez sur la personne à laquelle vous souhaitez envoyer un message.
  5. Saisissez un message, puis cliquez sur Envoyer "".


Démarrer une conversation de groupe :

  1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
  2. Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe existante, saisissez un message puis cliquez sur Envoyer "".
  3. Si la conversation ne se trouve pas sous "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion ""puis Démarrer une conversation de groupe.
  4. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent lorsque vous saisissez du texte.
  5. Cliquez sur OK "".
  6. Saisissez un message, puis cliquez sur Envoyer "".

Envoyer un message à un groupe

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