Delegowanie zadań, gdy jesteś poza biurem

Chcesz lepiej wykorzystywać możliwości aplikacji Google w pracy lub w szkole? Zarejestruj się, by skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej Google Workspace

Czego się nauczysz

Ustawianie powiadomień i przekazywanie zadań przed opuszczeniem biura. Szybkie nadrabianie zaległości po powrocie do pracy.

Co będzie Ci potrzebne

Około 10 minut.

Konto  Google Workspace – jeszcze go nie masz? Już dzisiaj rozpocznij bezpłatny 14-dniowy okres próbny.

W tym samouczku

Powiadamianie współpracowników Przygotowywanie i przypisywanie zadań Śledzenie zadań

1. Powiadamianie współpracowników

Rozwiń wszystko  |  Zwiń wszystkoZamknij wszystko

1.1 Udostępnianie szczegółów dotyczących nieobecności w biurze

Wybierz narzędzie do komunikacji w zależności od tego, z kim korespondujesz. Możesz na przykład wysłać e-maila do szefa lub krótką wiadomość do członków zespołu.

	Otwórz Gmaila.
	Po lewej stronie kliknij Utwórz.
	(Opcjonalnie) Aby zmienić rozmiar okna, w górnym rogu kliknij opcję Maksymalizuj  lub Wyjdź z trybu pełnoekranowego .
	Dodaj odbiorców i temat.
	Wpisz wiadomość. E-mail, którego zaczniesz pisać, ale nie wyślesz, zostanie automatycznie zapisany w folderze Wersje robocze po lewej stronie.
	(Opcjonalnie) Dodaj załączniki, takie jak pliki na Dysku  lub zdjęcia .
	Kliknij Wyślij.

Wskazówka: aby anulować wysyłanie e-maila, kliknij Cofnij w dolnej części okna. Ta opcja jest widoczna tylko przez chwilę, możesz jednak zmienić czas jej wyświetlania. Zobacz Cofanie wysłania e-maila.

Wysyłanie wiadomości na czacie do jednej osoby:

1. Otwórz Google Chat lub konto Gmail.
2. Jeśli nazwy nie ma jeszcze w sekcji „Czat”, kliknij Rozpocznij czat .
3. Wpisz nazwę lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
   • Aby wysłać wiadomość 1:1 do osoby spoza organizacji, wpisz jej adres e-mail.
4. Wybierz osobę, do której chcesz wysłać wiadomość.
5. Wpisz wiadomość, a potem kliknij Wyślij .

Rozpoczynanie rozmowy grupowej:

1. Otwórz Google Chat lub swoje konto Gmail.
2. W sekcji „Czat” kliknij istniejącą rozmowę grupową, wpisz wiadomość  kliknij Wyślij .
3. Jeśli rozmowy grupowej nie ma w sekcji „Czat”, kliknij Rozpocznij czat   Rozpocznij rozmowę grupową.
4. Wpisz nazwę lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
5. Kliknij Gotowe .
6. Wpisz wiadomość, a potem kliknij Wyślij .

1.2 Dodawanie dni poza biurem do kalendarza

Jeśli jesteś poza biurem, zaktualizuj Kalendarz Google, aby współpracownicy wiedzieli, że nie ma Cię w pracy.

1. W siatce kalendarza kliknij pierwszy dzień, kiedy Cię nie będzie.
2. Kliknij Poza biurem i wybierz przedział czasu.
3. (Opcjonalnie) Aby poinformować, że nie ma Cię w pracy, wpisz wiadomość w sekcji Wiadomość o odrzuceniu.
4. W sekcji Widoczność wybierz opcję:

   • Publiczny
   • Widoczność domyślna
   • Prywatny

5. Kliknij Zapisz. Wszystkie zaproszenia na nowe i istniejące spotkania odbywające się w tym czasie będą automatycznie odrzucane.

1.3 Anulowanie lub przekładanie spotkań

Musisz też odrzucić lub przełożyć wszystkie spotkania. Możesz wysłać notatkę do uczestników, aby wyjaśnić swoją nieobecność lub przełożyć spotkanie.

Odrzucanie spotkania i wysyłanie notatki do gości:

1. Kliknij wydarzenie.
2. W prawym dolnym rogu kliknij strzałkę w dół  i wybierz opcję.

   • Dodaj notatkę – wpisz wiadomość (możesz też zmienić odpowiedź dotyczącą wydarzenia) i kliknij Wyślij.
   • Zaproponuj inny termin – po lewej stronie wybierz dzień i godzinę (możesz też dodać wiadomość), a następnie kliknij Wyślij propozycję.

Uwaga: każdy gość może zaproponować inny termin. Nie dotyczy to wydarzeń z ponad 200 gośćmi i wydarzeń całodniowych.

Przekładanie spotkania:

Uwaga: jeśli organizator wydarzenia przyznał Ci uprawnienia do jego modyfikowania, możesz je samodzielnie przełożyć bez proponowania nowego terminu.

1. W Kalendarzu kliknij raz wydarzenie w siatce kalendarza.
2. Przejdź do sekcji Bierzesz udział? i kliknij strzałkę w dół   Zaproponuj inny termin.
3. W sekcji Twoja propozycja wybierz inną godzinę lub dzień i dodaj wiadomość.
4. Kliknij Wyślij propozycję.

Uwaga: jeśli organizator wydarzenia dał Ci dostęp do modyfikowania wydarzenia, możesz przełożyć je bezpośrednio bez proponowania nowego terminu.

1.4 Konfigurowanie wiadomości o nieobecności

W Gmailu skonfiguruj automatyczną odpowiedź na wiadomości przychodzące, by współpracownicy wiedzieli o Twojej niedostępności.

Włączanie i wyłączanie wiadomości o nieobecności:

Uwaga: aby skorzystać z wiadomości o nieobecności, Twoje konto musi istnieć od co najmniej 24 godzin.

1. Otwórz Gmaila.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia   Zobacz wszystkie ustawienia.
3. Przewiń w dół do pozycji Wiadomość o nieobecności i wybierz Wiadomość o nieobecności włączona lub Wiadomość o nieobecności wyłączona.
4. Po włączeniu wiadomości o nieobecności wpisz daty swojej nieobecności i dodaj wiadomość. Następnie określ, kto powinien otrzymać odpowiedź.
5. Na dole strony kliknij Zapisz zmiany.

2. Przygotowywanie i przypisywanie zadań

2.1 Tworzenie dokumentu przekazania

Utwórz dokument przekazania w Dokumentach Google lub na Dysku Google. Wyjaśnij, że nie ma Cię w biurze, wymień osoby, które przejęły Twoje zadania, i wskaż odpowiednie pliki związane z projektem.

Wybierz opcję:

• W Dokumentach kliknij Utwórz .
• Na Dysku kliknij Nowy, następnie obok pozycji Dokumenty Google najedź kursorem na strzałkę w prawo i kliknij Pusty dokument lub Z szablonu.

2.2 Wyszukiwanie współpracowników

Jeśli przekazujesz projekt i chcesz znaleźć inne osoby w organizacji, takie jak recenzenci lub menedżerowie, możesz je wyszukać w Google Cloud Search.

1. Zaloguj się w Cloud Search na cloudsearch.google.com.

   Jeśli nie możesz się zalogować, oznacza to, że Twoje konto nie ma dostępu do Cloud Search. Więcej informacji
2. Wyszukaj imię i nazwisko osoby.
3. Aby wysłać e-maila, na karcie wyników kliknij adres e-mail osoby.
4. Aby uzyskać dostęp do innych możliwości kontaktu lub dodatkowych informacji o zależnościach służbowych, kliknij nazwisko tej osoby w celu otwarcia jej strony z informacjami profilowymi. 
5. Na stronie z informacjami profilowymi wybierz, jak chcesz skontaktować się z tą osobą:
   • Aby wysłać e-maila, kliknij Wyślij e-maila  lub kliknij adres e-mail tej osoby.
   • Aby skonfigurować spotkanie, kliknij Zaplanuj .
   • Aby rozpocząć czat, kliknij Hangout .
   • Aby rozpocząć rozmowę wideo, kliknij Rozmowa wideo .
6. Aby otworzyć stronę z informacjami profilowymi i skontaktować się z menedżerem lub bezpośrednimi podwładnymi tej osoby, kliknij nazwisko menedżera lub podwładnego.

2.3 Przypisywanie zadań i udostępnianie plików współpracownikom

Przypisywanie zadań w planie projektu:

1. W Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach wybierz tekst, który chcesz skomentować.
2. Kliknij Dodaj komentarz .
3. Wpisz swój komentarz w polu.
4. Aby skierować zadanie lub komentarz do określonej osoby, wpisz znak plus (+) oraz jej adres e-mail. Możesz dodać dowolną liczbę osób. Każda osoba otrzyma e-maila z komentarzem i linkiem do pliku.
5. (Opcjonalnie) Aby przypisać komentarz do danej osoby, zaznacz pole Przypisz do.
6. Kliknij Skomentuj lub Przypisz.

Uwaga: po osiągnięciu maksymalnej liczby komentarzy do pliku możesz utworzyć jego kopię bez kopiowania komentarzy.

Udostępnianie pliku lub folderu wybranym użytkownikom:

1. Wybierz plik, który chcesz udostępnić.
2. Kliknij Udostępnij lub Udostępnij .
3. W sekcji Udostępnij innym osobom i grupom wpisz adres e-mail użytkownika, któremu chcesz udostępnić plik.

   Uwaga: jeśli w organizacji jest włączone udostępnianie plików gościom, możesz zaprosić kogoś, kto nie ma konta Google, do współpracy nad plikami i folderami na Twoim Dysku Google. Zobacz Udostępnianie dokumentów użytkownikom.

4. Aby określić, co inne osoby mogą zrobić z Twoim plikiem, po prawej stronie kliknij strzałkę w dół   Przeglądający, Komentator lub Edytor.
5. Wybierz opcję powiadamiania innych osób:
   • Jeśli chcesz powiadomić inne osoby o udostępnieniu im pliku, zaznacz pole Powiadom innych. Jeśli wyślesz takie powiadomienie, każdy wpisany adres e-mail będzie widoczny w tej wiadomości.
   • Jeśli nie chcesz powiadamiać innych osób, odznacz pole Powiadom innych.
6. Kliknij Udostępnij lub Wyślij.

Udostępnianie linku do pliku lub folderu:

1. Na Dysku kliknij prawym przyciskiem myszy plik lub folder, który chcesz udostępnić, i wybierz Udostępnij .

   W Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach u góry kliknij Udostępnij.

   Uwaga: pliki możesz udostępniać tylko wtedy, gdy jesteś ich właścicielem lub gdy masz uprawnienia do ich edycji.

2. (Opcjonalnie) Aby określić, co inne osoby mogą zrobić z udostępnionym przez Ciebie plikiem, pod nazwą organizacji kliknij Zmień:
   • Aby zmienić uprawnienia, po prawej stronie kliknij strzałkę w dół  i wybierz Przeglądający, Komentator lub Edytor.
   • Aby zezwolić na udostępnianie linku poza organizację, obok jej nazwy kliknij strzałkę w dół   Publiczny.

     Uwaga: jeśli nie widzisz tej opcji, skontaktuj się z administratorem.

3. Kliknij Skopiuj link.
4. Kliknij Gotowe.
5. Wklej link w e-mailu, na stronie lub w dowolnym miejscu, w którym chcesz go udostępnić.

2.4 Wyjaśnianie, kto przejmuje Twoje zadania

Gdy ustalisz, z kim chcesz się skontaktować, napisz e-maila lub wyślij wiadomość do zainteresowanych osób.

	Otwórz Gmaila.
	Po lewej stronie kliknij Utwórz.
	(Opcjonalnie) Aby zmienić rozmiar okna, w górnym rogu kliknij opcję Maksymalizuj  lub Wyjdź z trybu pełnoekranowego .
	Dodaj odbiorców i temat.
	Wpisz wiadomość. E-mail, którego zaczniesz pisać, ale nie wyślesz, zostanie automatycznie zapisany w folderze Wersje robocze po lewej stronie.
	(Opcjonalnie) Dodaj załączniki, takie jak pliki na Dysku  lub zdjęcia .
	Kliknij Wyślij.

Wskazówka: aby anulować wysyłanie e-maila, kliknij Cofnij w dolnej części okna. Ta opcja jest widoczna tylko przez chwilę, możesz jednak zmienić czas jej wyświetlania. Zobacz Cofanie wysłania e-maila.

3. Śledzenie zadań

3.1 Sprawdzanie postępów w pracy podczas nieobecności

W trakcie nieobecności od czasu do czasu może być konieczne sprawdzanie postępów w projektach przez e-mail lub czat.

	Otwórz Gmaila.
	Po lewej stronie kliknij Utwórz.
	(Opcjonalnie) Aby zmienić rozmiar okna, w górnym rogu kliknij opcję Maksymalizuj  lub Wyjdź z trybu pełnoekranowego .
	Dodaj odbiorców i temat.
	Wpisz wiadomość. E-mail, którego zaczniesz pisać, ale nie wyślesz, zostanie automatycznie zapisany w folderze Wersje robocze po lewej stronie.
	(Opcjonalnie) Dodaj załączniki, takie jak pliki na Dysku  lub zdjęcia .
	Kliknij Wyślij.

Wskazówka: aby anulować wysyłanie e-maila, kliknij Cofnij w dolnej części okna. Ta opcja jest widoczna tylko przez chwilę, możesz jednak zmienić czas jej wyświetlania. Zobacz Cofanie wysłania e-maila.

Wysyłanie wiadomości na czacie do jednej osoby:

1. Otwórz Google Chat lub konto Gmail.
2. Jeśli nazwy nie ma jeszcze w sekcji „Czat”, kliknij Rozpocznij czat .
3. Wpisz nazwę lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
   • Aby wysłać wiadomość 1:1 do osoby spoza organizacji, wpisz jej adres e-mail.
4. Wybierz osobę, do której chcesz wysłać wiadomość.
5. Wpisz wiadomość, a potem kliknij Wyślij .

Rozpoczynanie rozmowy grupowej:

1. Otwórz Google Chat lub swoje konto Gmail.
2. W sekcji „Czat” kliknij istniejącą rozmowę grupową, wpisz wiadomość  kliknij Wyślij .
3. Jeśli rozmowy grupowej nie ma w sekcji „Czat”, kliknij Rozpocznij czat   Rozpocznij rozmowę grupową.
4. Wpisz nazwę lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
5. Kliknij Gotowe .
6. Wpisz wiadomość, a potem kliknij Wyślij .

Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.