Werk delegeren wanneer u niet op kantoor bent

Wilt u meer uit Google-apps halen op het werk of op school?  Meld u aan voor een kosteloze proefperiode voor Google Workspace

Alle instructies weergeven | Alle instructies verbergen

" "1  Collega's op de hoogte brengen

1.1 Afwezigheidsgegevens delen

Kies een communicatiemiddel op basis van degene met wie u correspondeert. Stuur bijvoorbeeld een e-mail naar uw baas of een kort bericht naar teamgenoten.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Plus Opstellen.
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm afsluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verzendt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het verzenden van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Verzenden van e-mail ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

Een privéchat sturen naar iemand:

  1. Log in bij Chat of Gmail.
  2. Als u de naam niet onder Chat ziet, klikt u op Mensen, chatruimten en bots zoeken of op Een chat starten "".
  3. Geef een naam of e-mailadres op. Er verschijnen suggesties terwijl u typt.
    Als u een privéchat wilt sturen naar iemand buiten uw organisatie, moet u het volledige e-mailadres van die persoon opgeven.
  4. Selecteer de persoon die u een bericht wilt sturen.
  5. Geef een bericht op and then klik op Sturen "".
    De suggesties omvatten iedereen in uw organisatie, zelfs mensen die geen Chat hebben.


Een groepsgesprek starten:

  1. Log in bij Chat of Gmail.
  2. Klik onder Chat op een groepsnaam en geef een bericht op and then klik op Sturen "".
  3. Als u de groepsnaam niet onder Chat ziet:
    • Klik in Chat op Mensen, chatruimten en bots zoeken and then Groepsgesprek starten.
    • Klik in Gmail onder Chat op Een chat starten ""and then Groepsgesprek starten.
  4. Geef een naam of e-mailadres op. Er verschijnen suggesties terwijl u typt.
  5. Klik op Bericht of Gereed "".
  6. Geef een bericht op and then klik op Sturen "".
    De suggesties omvatten iedereen in uw organisatie, zelfs mensen die geen Chat hebben.

 

Een bericht sturen naar een groep

1.2 Datums toevoegen aan uw agenda waarop u afwezig bent

Update uw Google Agenda als u niet op kantoor bent, zodat collega's weten dat u afwezig bent.

  1. Klik in het agendaraster op de eerste dag dat u afwezig bent.
  2. Klik op Out-of-office en selecteer een periode.
  3. (Optioneel) Als u wilt uitleggen dat u afwezig bent, voert u in het gedeelte Weigeringsbericht een bericht in.
  4. Kies een optie in het gedeelte Zichtbaarheid:
    • Openbaar
    • Standaardzichtbaarheid
    • Privé
  5. Klik op Opslaan. Nieuwe en bestaande meetings in deze periode worden automatisch geweigerd.

Markeren wanneer u out-of-office bent

1.3 Vergaderingen annuleren of verzetten

U moet ook meetings annuleren of opnieuw plannen. U kunt uw gasten een bericht sturen om uw afwezigheid te verklaren of een meeting opnieuw te plannen.

Een vergadering annuleren en een bericht sturen naar gasten:

  1. Klik op de afspraak.
  2. Klik rechtsonder op de pijl-omhoog "" en kies een optie.
    • Opmerking toevoegen: Voer uw bericht in, wijzig eventueel uw reactie op de afspraak en klik op Verzenden.
    • Een andere tijd voorstellen: Kies links de dag en tijd, voeg eventueel een bericht toe en klik op Voorstel verzenden.

Opmerking: Alle gasten kunnen een nieuwe tijd voorstellen, behalve voor afspraken met meer dan tweehonderd gasten of afspraken die de hele dag duren.

Een vergadering opnieuw plannen:

Opmerking: Als de organisator van de afspraak u bewerkingsrechten heeft gegeven voor de afspraak, kunt u de afspraak meteen opnieuw plannen, zonder een nieuwe tijd te hoeven voorstellen.

  1. Klik op de afspraak in het agendaraster in Agenda.
  2. Ga naar het gedeelte Deelnemen? en klik op de pijl-omhoog "" and then Andere tijd voorstellen.
  3. Selecteer in het gedeelte Je voorstel een andere tijd of dag en voeg een bericht toe.
  4. Klik op Voorstel verzenden.

Opmerking: Als de organisator van de afspraak u bewerkingsrechten heeft gegeven voor de afspraak, kunt u de afspraak meteen opnieuw plannen, zonder een nieuwe tijd te hoeven voorstellen.

Reageren op een agenda-afspraak

1.4 Een automatisch antwoord instellen

Stel in Gmail een automatisch antwoord op inkomende berichten in, zodat collega's weten dat u niet beschikbaar bent.

Uw automatische antwoord in- of uitschakelen:

Opmerking: Als u automatische antwoorden wilt gebruiken, moet uw account minstens 24 uur oud zijn.

  1. Open Gmail.
  2. Klik rechtsboven op Instellingen ""and thenAlle instellingen bekijken.
  3. Ga naar Automatisch antwoord en selecteer Automatisch antwoord ingeschakeld of Automatisch antwoord uitgeschakeld.
  4. Als u het automatisch antwoord inschakelt, voert u de datums in waarop u afwezig bent en voegt u een bericht toe. Selecteer vervolgens wie een antwoord moet krijgen.
  5. Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

Een automatisch antwoord instellen

" "2  Werk voorbereiden en toewijzen

2.1 Een transitiedocument maken

Maak een transitiedocument in Google Documenten of Google Drive. Leg uit dat u niet op kantoor bent, vermeld wie uw taken overnemen en voeg links toe naar relevante projectbestanden.

Kies een optie:

  • Klik op de homepage van Documenten, Spreadsheets of Presentaties, boven Leeg, op Maken "" .
  • Klik in Drive op Nieuw and thenGoogle Documenten/Spreadsheets/Presentatiesand thenLeeg document of Op basis van template.
Nieuwe documenten maken
2.2 Zoeken naar collega's

Als u een project overhandigt en andere mensen in uw organisatie zoekt, zoals controleurs of beheerders, kunt u in Google Cloud Search naar mensen zoeken.

  1. Open Cloud Search en voer in het zoekvak de naam van de persoon in.

  2. Selecteer bovenaan de profielkaart van de persoon 'Een gesprek beginnen' "" of 'E-mail' "".

  3. Klik op Leidinggevende om de profielkaart van de manager van deze persoon te bekijken.

  4. Als u een mobiel apparaat gebruikt, tikt u op het telefoonnummer om deze persoon te bellen.

  5. (Optioneel) U kunt ook spreektaal invoeren om te zoeken, zoals telefoonnummer van jane. U ziet dan een antwoordkaart met het telefoonnummer van uw collega Jane. Als er meerdere personen zijn met dezelfde naam, klikt u onder Zoekt u een specifiek persoon? op een andere naam.

Opmerking: U kunt aanvullende contactgegevens en informatie over de manager zien als uw beheerder deze profielgegevens aan gebruikersaccounts heeft toegevoegd.

Opmerking: U kunt aanvullende contactgegevens en informatie over de manager zien als uw beheerder deze profielgegevens aan gebruikersaccounts heeft toegevoegd.

Een persoon zoeken en er contact mee opnemen

2.3 Taken toewijzen en bestanden delen met collega's

Taken toewijzen in het projectplan:

  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen "".
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen


Een bestand of map delen met specifieke mensen:

  1. Selecteer het bestand dat u wilt delen.
  2. Klik op Delen of Delen "".
  3. Voer onder Delen met mensen en groepen het e-mailadres in waarmee u het bestand wilt delen.

    Opmerking: Als delen met bezoekers is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u iemand uitnodigen die geen Google-account heeft om samen te werken in uw Google Drive-bestanden en -mappen. Zie Documenten delen met bezoekers.

  4. Als u wilt wijzigen wat mensen met het bestand kunnen doen, klikt u rechts op de pijl-omlaag ""and thenKijker, Reageerder of Bewerker.
  5. Kies ervoor om mensen op de hoogte te brengen:
    • Als u mensen wilt laten weten dat u een bestand met ze heeft gedeeld, vinkt u het vakje aan voor Mensen op de hoogte brengen. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail gestuurd naar alle e-mailadressen die u invoert.
    • Als u mensen niet op de hoogte wilt brengen, haalt u het vinkje weg voor Mensen op de hoogte brengen.
  6. Klik op Delen of Verzenden.


Een link naar een bestand of map delen:

  1. Klik in Drive met de rechtermuisknop op het bestand dat of de map die u wilt delen en selecteer Delen Delen.

    Klik bovenaan in Documenten, Spreadsheets of Presentaties op Delen.

    Opmerking: U kunt alleen bestanden delen waarvan u de eigenaar bent of waarvoor u bewerkingsrechten heeft.

  2. (Optioneel) Als u wilt opgeven wat mensen met een bestand kunnen doen als u het deelt, klikt u onder de naam van uw organisatie op Wijzigen:
    • Als u de rechten wilt wijzigen, klikt u rechts op de pijl-omlaag "" en selecteert u Kijker, Reageerder of Bewerker.
    • Als u wilt toestaan dat de link buiten uw organisatie wordt gedeeld, klikt u naast de naam van uw organisatie op de pijl-omlaag ""and thenOpenbaar.

      Opmerking: Als u deze optie niet ziet, neemt u contact op met uw beheerder.

  3. Klik op Link kopiëren.
  4. Klik op Gereed.
  5. Plak de link in een e-mail, op een website of op een andere plek waar u deze wilt delen.

Bestanden delen in Drive

2.4 Uitleggen wie uw werk gaat overnemen

Nadat u heeft vastgesteld met wie u contact moet opnemen, kunt u een e-mail opstellen of een bericht sturen naar belanghebbenden.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Plus Opstellen.
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm afsluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verzendt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het verzenden van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Verzenden van e-mail ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

" "3  Werk bijhouden

3.1 Werk controleren wanneer u weg bent

Als u afwezig bent, moet u mogelijk af en toe via e-mail of een privéchat controleren wat de voortgang van projecten is.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Plus Opstellen.
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm afsluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verzendt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het verzenden van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Verzenden van e-mail ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

Een privéchat sturen naar iemand:

  1. Log in bij Chat of Gmail.
  2. Als u de naam niet onder Chat ziet, klikt u op Mensen, chatruimten en bots zoeken of op Een chat starten "".
  3. Geef een naam of e-mailadres op. Er verschijnen suggesties terwijl u typt.
    Als u een privéchat wilt sturen naar iemand buiten uw organisatie, moet u het volledige e-mailadres van die persoon opgeven.
  4. Selecteer de persoon die u een bericht wilt sturen.
  5. Geef een bericht op and then klik op Sturen "".
    De suggesties omvatten iedereen in uw organisatie, zelfs mensen die geen Chat hebben.


Een groepsgesprek starten:

  1. Log in bij Chat of Gmail.
  2. Klik onder Chat op een groepsnaam en geef een bericht op and then klik op Sturen "".
  3. Als u de groepsnaam niet onder Chat ziet:
    • Klik in Chat op Mensen, chatruimten en bots zoeken and then Groepsgesprek starten.
    • Klik in Gmail onder Chat op Een chat starten ""and then Groepsgesprek starten.
  4. Geef een naam of e-mailadres op. Er verschijnen suggesties terwijl u typt.
  5. Klik op Bericht of Gereed "".
  6. Geef een bericht op and then klik op Sturen "".
    De suggesties omvatten iedereen in uw organisatie, zelfs mensen die geen Chat hebben.

 

Een bericht sturen naar een groep

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?