不在時に仕事を委任する

内容

不在にする前に通知を設定してタスクを委任する方法。また、戻ったときにすばやく状況を把握する方法も学びます。

必要なもの

10 分

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このチュートリアルの内容

同僚への通知 作業の準備と割り当て 作業の管理

1  同僚への通知

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不在の詳細を共有する

上司にメールを送信したり、チームメイトに簡単なメッセージを送信したりするなど、相手に応じてコミュニケーション ツールを選択します。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左上にある「メールを作成」アイコン をクリックします。
3. [宛先] に宛先を追加します。次の項目に宛先を追加することもできます。
   • [Cc] と [Bcc]
   • メッセージを作成する際に、テキスト欄に「+」または「@」記号に続けて連絡先の名前を入力して宛先を追加することもできます。
4. 件名を追加します。
5. メッセージを入力します。
6. ページの下部にある [送信] をクリックします。

ヒント: 個人の宛先やラベルを使用して作成した連絡先のグループを追加するには、[宛先] をクリックします。

他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには

1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
2. [チャット] セクションに相手の名前が表示されていない場合は、チャットを開始アイコン をクリックします。
3. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
   • 組織外のユーザーに 1 対 1 のメッセージを送信するには、相手のメールアドレスを入力します。
4. メッセージを送信する相手をクリックします。
5. メッセージを入力してから、送信アイコン をクリックします。

グループの会話を開始するには:

1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
2. [チャット] で既存のグループの会話をクリックし、メッセージを入力 送信アイコン をクリックします。
3. [チャット] タブにグループの会話が表示されない場合は、「チャットを開始」アイコン [グループの会話を開始] をクリックします。
4. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
5. 完了アイコン をクリックします。
6. メッセージを入力してから、送信アイコン をクリックします。

カレンダーに不在日を追加する

不在にする場合は、Google カレンダーを更新して不在予定を同僚が把握できるようにします。

不在にする期間を指定すると、その間の会議への招待をすべて自動的に辞退できます。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. カレンダー上で、不在にする最初の日付をクリックします。
3. [不在] をクリックします。
4. 不在にする日付をすべて選択します。時間を指定することもできます。
5. （省略可）定期的に繰り返す不在の予定をスケジュール設定するには、選択した日時の下の [繰り返さない] の横にあるプルダウン メニューをクリックし、繰り返す間隔を選択します。
6. （省略可）辞退の設定を変更し、辞退メッセージを編集します。
7. [保存] をクリックします。

会議を辞退する、または会議のスケジュールを再設定する

会議に参加しない場合や、会議の日程変更が必要な場合は、ゲストに不在を伝えるメールを送信するか、会議のスケジュールを再設定します。

ゲストにメモを送信するには:

1. カレンダー上の予定をクリックします。
2. [未定] の横で、上向き矢印 [メモを追加] をクリックします。
3. メモの内容を入力します。
   ヒント: [参加しますか？] の横で、出欠確認に対する返答を選択することもできます。
4. [保存] をクリックします。

注: ゲストが 200 人を超える予定または終日の予定を除き、すべてのゲストが新しい日時を提案できます。

会議のスケジュールを再設定するには:

注: 予定の主催者から編集権限を付与されている場合は、新しい日時を提案せずに直接予定を変更することができます。

1. カレンダー上の予定をクリックします。
2. [未定] の横で、上向き矢印  [新しい時間を提案] をクリックします。
3. 別の日時を選択します。
   ヒント: 日時を提案する際にメッセージを追加することも可能です。
4. [提案を送信] をクリックします。

不在通知を設定する

同僚に不在を伝えるため、Gmail でメールの自動返信を設定します。

不在通知の有効と無効を切り替えるには:

注: アカウントが作成されてから少なくとも 24 時間経過していないと、不在通知は使用できません。

1. Gmail を開きます。
2. 右上にある設定アイコン [すべての設定を表示] をクリックします。
3. [不在通知] までスクロールし、[不在通知 ON] または [不在通知 OFF] を選択します。
4. 不在通知をオンにした場合は、不在になる日付を入力してメッセージを追加します。次に、不在通知を受け取る相手を選択します。
5. 下部の [変更を保存] をクリックします。

2  作業の準備と割り当て

引き継ぎドキュメントを作成する

Google ドキュメントまたは Google ドライブで引き継ぎドキュメントを作成します。自分が不在になることを説明し、作業を引き継ぐ担当者の連絡先とプロジェクトの関連ファイルを一覧にまとめます。

1. パソコンで Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのいずれかのホーム画面を開きます。
2. 作成アイコン をクリックします。

テンプレートからドキュメントを作成することもできます。

同僚を検索する

プロジェクトを引き継ぐにあたり、組織内のレビュー担当者やマネージャーなども探す必要がある場合は、Google Cloud Search で検索することができます。

1. cloudsearch.google.com から Cloud Search にログインします。

   Cloud Search をご利用でないアカウントではログインできません。詳細
2. ユーザーを名前で検索します。
3. 結果カードからメールを送信するには、ユーザーのメールアドレスをクリックします。
4. その他の連絡方法または指示系統情報を得るには、ユーザー名をクリックしてプロフィール情報ページを開きます。
5. プロフィール情報ページで、ユーザーへの連絡方法をクリックします。
   • メールを送信するには、メールアイコン  または相手のメールアドレスをクリックします。
   • 会議を設定するには、スケジュール アイコン  をクリックします。
   • チャットするには、ハングアウト アイコン をクリックします。
   • ビデオ通話を開始するには、ビデオ通話アイコン をクリックします。
6. プロフィール情報ページを開いて、ユーザーのマネージャーまたは直属の部下に連絡するには、マネージャーまたは部下の名前をクリックします。

同僚にタスクを割り当ててファイルを共有する

プロジェクト計画でタスクを割り当てるには:

1. ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
2. コメント追加アイコン をクリックします。
3. ボックスにコメントを入力します。
4. （省略可）特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号（+）の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
5. （省略可）コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

注: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

特定のユーザーとファイルまたはフォルダを共有するには:

1. 共有するファイルを選択します。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. [ユーザーやグループと共有] に、共有相手のメールアドレスを入力します。

   注: 組織でビジターとのドキュメント共有がオンになっている場合は、Google アカウントを持っていないユーザーを招待して、Google ドライブのファイルやフォルダを共同で編集することができます。詳しくは、ドキュメントをビジターと共有するをご覧ください。

4. ファイルに対するユーザーの権限を変更する場合は、下矢印アイコン [閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、[編集者] をクリックします。
5. 通知を送信するかどうかを選択します。
   • ファイルを共有した相手に通知する場合は、[通知] チェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
   • 共有した相手に通知しない場合は、[通知] チェックボックスをオフにします。
6. [共有] または [送信] をクリックします。

ファイルまたはフォルダへのリンクを共有するには:

1. ドライブで、共有するファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン  を選択します。

   ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドで、上部にある [共有] をクリックします。

   注: 自分がオーナーであるか、自分に編集権限があるファイルのみを共有できます。

2. （省略可）共有相手の権限を指定するには、組織名の下にある [変更] をクリックします。
   • 権限を変更するには、右にある下矢印アイコン  をクリックして [閲覧者]、[コメント可]、または [編集者] をクリックします。
   • 組織外とのリンクの共有を許可するには、組織名の横にある下矢印 [公開] をクリックします。

     注: このオプションが表示されない場合は、管理者にお問い合わせください。

3. [リンクをコピー] をクリックします。
4. [完了] をクリックします。
5. リンクをメール、ウェブサイトなどの共有する場所に貼り付けます。

誰が作業を引き継ぐのかを説明する

連絡する相手を決めたら、メールを作成するか、メッセージを送信します。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左上にある「メールを作成」アイコン をクリックします。
3. [宛先] に宛先を追加します。次の項目に宛先を追加することもできます。
   • [Cc] と [Bcc]
   • メッセージを作成する際に、テキスト欄に「+」または「@」記号に続けて連絡先の名前を入力して宛先を追加することもできます。
4. 件名を追加します。
5. メッセージを入力します。
6. ページの下部にある [送信] をクリックします。

ヒント: 個人の宛先やラベルを使用して作成した連絡先のグループを追加するには、[宛先] をクリックします。

3 作業の管理

不在中に作業の状況を確認する

場合によっては、不在中でもメールやダイレクト メッセージで定期的にプロジェクト進捗の確認が必要です。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左上にある「メールを作成」アイコン をクリックします。
3. [宛先] に宛先を追加します。次の項目に宛先を追加することもできます。
   • [Cc] と [Bcc]
   • メッセージを作成する際に、テキスト欄に「+」または「@」記号に続けて連絡先の名前を入力して宛先を追加することもできます。
4. 件名を追加します。
5. メッセージを入力します。
6. ページの下部にある [送信] をクリックします。

ヒント: 個人の宛先やラベルを使用して作成した連絡先のグループを追加するには、[宛先] をクリックします。

他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには

1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
2. [チャット] セクションに相手の名前が表示されていない場合は、チャットを開始アイコン をクリックします。
3. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
   • 組織外のユーザーに 1 対 1 のメッセージを送信するには、相手のメールアドレスを入力します。
4. メッセージを送信する相手をクリックします。
5. メッセージを入力してから、送信アイコン をクリックします。

グループの会話を開始するには:

1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
2. [チャット] で既存のグループの会話をクリックし、メッセージを入力 送信アイコン をクリックします。
3. [チャット] タブにグループの会話が表示されない場合は、「チャットを開始」アイコン [グループの会話を開始] をクリックします。
4. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
5. 完了アイコン をクリックします。
6. メッセージを入力してから、送信アイコン をクリックします。

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