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要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

技术支持提示

Google Workspace 高效办公指南

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想为您的企业带来 Google Workspace 高级功能?

立即试用 Google Workspace!

 

 

设置支持服务请求系统

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让同事使用 Google 表单提交请求

创建一个表单(供用户填写以请求支持),并添加问题(例如问题描述)、报告问题的人,以及优先级。您可以将所有回复自动发送到电子表格,以便跟踪支持请求并按优先级进行过滤。

了解操作方法

 

 

使用 Gmail 收集和回复请求

在 Gmail 中将支持人员添加为某一账号的受托人,以便他们监控和回复收到的问题。支持人员可以通过电子邮件别名(如 it-support@<您的公司>.com)回复邮件,而不是通过个人的电子邮件地址。

了解操作方法

为 Gmail 账号添加受托人

准备工作:请您的管理员为支持地址创建 Gmail 账号

  1. 在计算机上,使用支持团队账号登录 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标 接着点击查看所有设置
  3. 点击账号和导入账号标签页。
  4. 授权以下用户访问我的账号旁边,点击添加其他账号
  5. 输入您想要添加为受托人的支持人员的电子邮件地址。
  6. 点击下一步 接着点击 发送电子邮件以授予访问权限

受托人会收到电子邮件,供他们进行确认。他们确认请求后,最长可能需要 24 小时您才会在账号中看到受托人。

如果受托人无法访问账号,请检查管理员是否已停用要求用户在下次登录时更改密码的选项。

注意:电子邮件邀请一周后会失效。

过滤紧急电子邮件请求

您可以在 Gmail 中为重要电子邮件请求添加标签,以免无法在收件箱中找到它们。例如,您可以设置一个过滤器,让系统为包含“紧急”一词的请求添加“紧急”标签。或者,对于请求级别属于最高优先级的客户,您可以将他们的电子邮件标记为“重要邮件”。

了解如何在 Gmail 中为邮件添加标签以及对邮件进行排序

 

 

跟踪请求和任务

要及时了解每个人正在处理的工作,您可以在表格中跟踪团队的支持请求。请创建跟踪电子表格并与您的团队共享。所有人都可以更新自己的支持请求并查看最新信息。您还可以指定重要性级别来过滤支持请求并确定其优先级。

了解如何在 Google 表格中设置项目

 

 

创建支持网站

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为同事创建内部网站

您可以使用协作平台为您的组织创建支持网站。您可以添加常见问题解答、帮助视频、联系信息,支持表单等。

了解如何创建网站

 

 

为客户创建公开网站

如果您需要功能更强大或更高级的网站,则可以使用 Google Cloud 和 App Engine。在发布网站前,您可以创建模拟环境网站进行测试。App Engine 会将所有已发布版本归档,以便您激活不同的版本。您还可以在不同版本之间拆分流量。您可以在一段时间内逐步发布功能,或对比网站的不同版本。

了解App Engine 概览

 

 

将常见问题解答和说明放在共享云端硬盘中

将您的所有手册、笔记、说明和帮助视频都保存在共享云端硬盘中。共享云端硬盘中的文件属于团队而不是个人。即使有团队成员离开,文件也会保留在原处,因此您的团队成员可以继续共享信息并完成工作。

了解如何开始使用共享云端硬盘

 

 

提供支持和培训

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创建预约安排

重要提示:预约安排取代了预约空档。详细了解预约空档的变更

您可以通过预约安排功能在 Google 日历中更好地管理空闲时间。

通过预约安排,您可以:

  • 创建和共享预约页面,方便他人与您预约时间。
  • 在日历中查看已有的预约和您的日程。

创建预约空档

了解操作方法

 

 

远程培训用户

为技术支持团队推出新的流程或软件后,您可以使用幻灯片演示文稿让团队成员了解最新动态。您可以使用 Google Meet 向观众远程演示内容,并运行问答会话来确保问题得到解答。

了解如何在视频会议期间进行展示

 

 

随时随地开展工作

当您离开办公桌时,仍然可以在手机或平板电脑上查看电子邮件,与他人聊天,以及处理文件。只需下载相应 Google 应用。您所做的任何更改都会自动同步到网络和您的所有设备上,因此无论身处何方,您始终可以查看最新版本。

了解如何在移动设备上获取 Google Workspace 应用

 

 

了解操作方法


“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。

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