เคล็ดลับยอดนิยม 11 ข้อสำหรับการสนับสนุนด้านเทคนิค

               

หากต้องการใช้ฟีเจอร์ขั้นสูงของ Google Workspace สำหรับธุรกิจ

ลองใช้งาน Google Workspace วันนี้

1

เปิดช่องทางให้เพื่อนร่วมงานส่งคำขอรับการสนับสนุน เปิดช่องทางให้เพื่อนร่วมงานส่งคำขอรับการสนับสนุนด้วยฟอร์ม โดยเพิ่มคำถาม เช่น คำอธิบายปัญหา ผู้รายงานปัญหา ผู้จัดการปัญหา และระดับความสำคัญ คุณจะส่งคำตอบทั้งหมดไปยังสเปรดชีตได้โดยอัตโนมัติ เพื่อติดตามประวัติการช่วยเหลือและกรองข้อมูลตามลำดับความสำคัญ ดูวิธีการ ฟอร์ม

2	สร้างช่วงเวลาสะดวกนัดหมายที่จองได้ ใช้ปฏิทินแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าคุณจะว่างเมื่อใด เพิ่มช่วงเวลาที่เปิดให้จองได้ลงในกำหนดการ หากผู้ใดต้องการพบคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ ก็ให้จองนัดหมายได้เลย ดูวิธีการ ปฏิทิน

3

ติดตามงานการสนับสนุน ดูว่าใครกำลังทำอะไรได้โดยติดตามคำขอรับการช่วยเหลือของทีมในชีต สร้างสเปรดชีตติดตามและแชร์กับทีม โดยทุกคนจะอัปเดตคำขอรับการช่วยเหลือและดูข้อมูลล่าสุดได้ และคุณจะกำหนดระดับความสำคัญเพื่อกรองและจัดลำดับความสำคัญให้กรณีช่วยเหลือได้ด้วย ดูวิธีการ ชีต

4

แชร์กล่องจดหมายกับทีมงานฝ่ายสนับสนุน ใน Gmail ให้เพิ่มพนักงานฝ่ายสนับสนุนในฐานะผู้รับมอบสิทธิ์ไปยังบัญชี เพื่อให้พนักงานเหล่านั้นสามารถตรวจสอบและตอบกลับคำถามที่ได้รับ ทั้งนี้การตอบกลับอาจมาจากอีเมลแทนของฝ่ายสนับสนุน เช่น [e-mail] แทนที่จะเป็นอีเมลของบุคคล ดูวิธีการ เพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์ไปยังบัญชี Gmail ก่อนเริ่มต้น: ขอให้ผู้ดูแลระบบสร้างบัญชี Gmail สำหรับใช้เป็นอีเมลฝ่ายสนับสนุน ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้ลงชื่อเข้าใช้บัญชีฝ่ายสนับสนุนใน Gmail ที่ด้านขวาบน ให้คลิกการตั้งค่า ดูการตั้งค่าทั้งหมด คลิกแท็บบัญชีและการนำเข้าหรือบัญชี ถัดจากหัวข้อมอบสิทธิ์การเข้าถึงบัญชีของคุณ ให้คลิกที่เพิ่มบัญชีอื่น  ป้อนอีเมลของบุคลากรฝ่ายสนับสนุนที่คุณต้องการเพิ่มให้เป็นผู้รับมอบสิทธิ์ คลิกขั้นตอนถัดไป ส่งอีเมลเพื่อให้สิทธิ์ในการเข้าถึง ผู้รับมอบสิทธิ์จะได้รับอีเมลขอให้ยืนยัน หลังจากที่ผู้รับมอบสิทธิ์ยืนยันคำขอแล้ว อาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงจึงจะมองเห็นผู้รับมอบสิทธิ์ในบัญชีดังกล่าว  หากมีผู้รับสิทธิ์ที่เข้าถึงบัญชีไม่ได้ ให้ตรวจสอบว่าผู้ดูแลระบบของคุณปิดตัวเลือกให้ผู้ใช้เปลี่ยนรหัสผ่านในการลงชื่อเข้าใช้ครั้งถัดไปอยู่หรือไม่ หมายเหตุ: คำเชิญทางอีเมลจะหมดอายุหลังจากผ่านไป 1 สัปดาห์

5	สร้างเว็บไซต์ฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคภายในองค์กร ใช้ Sitesสร้างเว็บไซต์สนับสนุนให้กับองค์กร เพิ่มคำถามที่พบบ่อย วิดีโอช่วยเหลือ ข้อมูลติดต่อ แบบฟอร์มสนับสนุน และอื่นๆ ดูวิธีการ Sites

6

โฮสต์เว็บไซต์สาธารณะให้กับลูกค้า หากต้องการเว็บไซต์ขั้นสูงหรือเว็บไซต์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถเลือกใช้ Google Cloud และ App Engine ได้ คุณจะสร้างเว็บไซต์สำหรับทดลองใช้เพื่อทดสอบเว็บไซต์ก่อนเปิดตัวอย่างเป็นทางการได้ โดย App Engine จะเก็บเวอร์ชันที่เผยแพร่ทุกเวอร์ชันไว้ถาวร คุณจึงเลือกเปิดใช้งานเวอร์ชันอื่นได้ หรือจะแยกปริมาณการเข้าชมของแต่ละเวอร์ชัน และทยอยเปิดตัวฟีเจอร์ตามช่วงเวลา หรือเปรียบเทียบเว็บไซต์แต่ละเวอร์ชันก็ได้ ดูวิธีการ App Engine

7

ให้การสนับสนุนผ่านการประชุมทางวิดีโอ ให้การสนับสนุนจากระยะไกลด้วยการประชุมทางวิดีโอผ่าน Google Meet คุณจะใช้แชทที่มากับโปรแกรมเพื่อช่วยระบุปัญหาได้ และหากต้องการข้อมูลที่เจาะลึกยิ่งขึ้น ก็เริ่มการประชุมทางวิดีโอนอกกำหนดการได้ทันที เนื่องจาก Meet ทำงานในคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณจึงใช้งานได้ทั้งในสำนักงานและทุกที่ทุกเวลา ดูวิธีการ Google Meet

8	แชร์คำตอบและข้อมูลการสนับสนุนในไดรฟ์ที่แชร์ เก็บคู่มือ โน้ต วิธีการ และวิดีโอช่วยเหลือทั้งหมดไว้ในไดรฟ์ที่แชร์ โดยไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์เป็นของทีม ไม่ใช่ของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง หากสมาชิกออกจากทีม ไฟล์จะยังคงอยู่เช่นเดิม เพื่อให้สมาชิกทีมที่เหลือแชร์ข้อมูลและทำงานให้สำเร็จต่อไปได้ ดูวิธีการ ไดรฟ์ที่แชร์

9	ทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา แม้ไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน คุณก็จะอ่านอีเมล แชท และใช้ไฟล์ได้จากโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต เพียงดาวน์โหลดแอป Google ที่เกี่ยวข้อง การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำจะซิงค์กับเว็บและอุปกรณ์อื่นๆ โดยอัตโนมัติ จึงอัปเดตข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา ดูวิธีการ อุปกรณ์เคลื่อนที่

10	ฝึกอบรมผู้ใช้จากระยะไกล หากนำกระบวนการหรือซอฟต์แวร์ใหม่มาใช้กับฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค ให้ใช้งานนำเสนอในสไลด์เพื่อเตรียมให้ผู้ใช้มีความพร้อมได้อย่างรวดเร็ว คุณจะแสดงงานนำเสนอต่อผู้ชมที่อยู่ห่างไกลได้โดยใช้ Google Meet และตอบคำถามทั้งหมดได้โดยใช้เซสชันถาม & ตอบ ดูวิธีการ สไลด์ Google Meet

11	กรองคำขอเร่งด่วนทางอีเมล ติดป้ายกำกับอีเมลที่สำคัญใน Gmail เพื่อไม่ให้ปะปนกับจดหมายอื่นในกล่องจดหมาย เช่น หากคำขอมีคำว่า "เร่งด่วน" คุณก็จะตั้งตัวกรองให้เพิ่มป้ายกำกับ "เร่งด่วน" ได้ หรือจะติดป้ายกำกับอีเมลของลูกค้าที่คำขอมีความสำคัญอันดับต้นๆ ว่า "สำคัญ" ก็ได้ ดูวิธีการ Gmail