テクニカル サポートのための Google Workspace の活用法トップ 10

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通信デバイス

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社内でサポート リクエストを送信できるようにする 青色の線

同僚が Google フォームでサポート リクエストを送信できるようにしましょう。フォームには、問題の詳細、問題の報告者、問題への対応者、優先度などの質問を設定します。得られた回答はすべてスプレッドシートに自動で送ることができるので、サポートケースの追跡や優先度別のフィルタを行えます。

方法

Google フォーム

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2

予約枠を作成する 青色の線

Google カレンダーを使って、サポート担当者の空いている時間を社員に知らせることができます。空いている予約枠をサポート担当者のスケジュールに追加しておけば、サポートケースについての相談がある社員が、その時間枠を予約できます。

方法

Google カレンダー

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3

サポートの割り当てを追跡する 青色の線

サポートの担当者や作業内容を把握するには、チームのサポート リクエストをスプレッドシートで追跡するのが便利です。追跡用のスプレッドシートを作成してチームで共有すれば、各チームメンバーがサポート リクエストを更新したり、最新の情報を確認したりできます。重要度を割り当てて、サポートケースのフィルタリングや優先順位付けを行うことも可能です。

方法

Google スプレッドシート

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4

社内向けのテクニカル サポートサイトを作成する 青色の線

Google サイトを使って組織のサポートサイトを作成することができます。よくある質問、ヘルプ動画、連絡先情報、サポート フォームなどを掲載すると便利です。

方法

Google サイト

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5

顧客向けの公開ウェブサイトを設定する 青色の線

より高度な機能を備えたウェブサイトが必要な場合は、Google Cloud Platform と App Engine を使用できます。ステージング サイトを作成し、公開前にウェブサイトをテストすることもできます。App Engine では、公開したバージョンをすべてアーカイブして保存できるので、複数のバージョンをアクティブにすることができるほか、トラフィックを複数のバージョンに分割することもできます。時間をかけてゆっくりと機能を展開する、あるいはウェブサイトの複数のバージョンを比較するといったことが可能です。

方法

App Engine

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6

ビデオ会議でサポート対応を行う 青色の線

離れた場所にいるユーザーにも、Google Meet のビデオ会議でサポートを提供できます。問題の原因を突き止めるために内蔵のチャット機能を使い、さらに詳しく調査する必要があればその場でビデオ会議を始めることができます。Hangouts Meet はパソコンでもモバイル デバイスでも機能するので、社内でも外出先からでも利用可能です。

方法

Google Meet

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7

サポートの回答や情報を共有ドライブで共有する 青色の線

すべてのマニュアル、メモ、手順書、ヘルプ動画を共有ドライブに保存しましょう。共有ドライブ内のファイルは、個人ではなくチームが所有します。一部のメンバーがいなくなってもファイルはそのまま残るため、チームで引き続き情報を共有して仕事を進めることができます。

方法

共有ドライブ

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8

外出先からでも仕事を進める 青色の線

Google の各種アプリをダウンロードしておけば、オフィス以外の場所でもスマートフォンやタブレットでメールをチェックしたり、チャットにアクセスしたり、ファイルを編集したりすることができます。変更内容は自動的にウェブと他のすべてのデバイスに同期されるので、どこにいても、常に最新の状態を把握できます。

方法

モバイル

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9

離れた場所のユーザーにトレーニングを実施する 青色の線

テクニカル サポートに新たなプロセスやソフトウェアを導入する場合、Google スライドでプレゼンテーションを作成して最新の情報を提供します。Google Meet を使って離れた場所の相手にもプレゼンテーションを行ったり、Q&A セッションで参加者の疑問を解消したりできます。

方法

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10

緊急リクエスト メールをフィルタする 青色の線

Gmail で重要なメールにラベルを付ければ、受信トレイで行方不明になることはありません。たとえば、フィルタの設定で、リクエストに「緊急」という文字が含まれていれば「緊急」というラベルを付けたり、最優先顧客からのリクエスト メールに「重要」というラベルを付けたりすることができます。

方法

Gmail

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