專業服務適用的訣竅

對於提供專業服務的公司而言，奠定良好口碑的秘訣就是不論在公司內部或是與客戶之間都能夠有效合作。

以下的 5 項秘訣來自於客戶的實際經驗談，您可從中瞭解業界龍頭們如何與客戶密切合作、打造向心力十足的團隊、合作解決問題、簡化專案管理以及招募人才，達到長遠的成功目標。

本頁面提供下列問題解決方法：

• 與客戶密切合作
• 讓每個人覺得自己是團隊的一分子
• 經由協同合作，以更有創意的方式解決問題
• 簡化專案管理和團隊通訊
• 讓人才招募與新手培訓更有效率

               

想讓貴公司使用進階 Google Workspace 功能嗎？

立即試用 Google Workspace！

 

 

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與客戶密切合作

為了以更有效率的方式在雲端與客戶協作，屢獲獎項肯定的廣告代理商 M&C Saatchi 選擇使用 Google Workspace。這家公司使用雲端硬碟將大型的設計檔案集中於一處，讓團隊成員和客戶端的審校人員無需傳輸檔案，就能夠編輯檔案或加上註解。而在快要繳交簡報時，則使用 Google 簡報進行作業：由一位主要作者來規劃整個流程，隨後再由其他人分別在方便的時候完成自己負責的投影片。

想要讓公司員工能夠以更輕鬆的方式與客戶密切合作嗎？Google 可讓您儲存及共用多達 5 TB 的檔案，同時更提供豐富的協作編輯功能，不論是文件、試算表或簡報，都能夠進行協作。

操作說明

將檔案新增至雲端硬碟

使用電腦時，你可以從 drive.google.com 或從桌面上傳檔案。檔案上傳位置可以是私人或共用資料夾。

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 依序按一下左上方的 [新增] [檔案上傳] 或 [資料夾上傳]。
3. 選擇您要上傳的檔案或資料夾。

在共用雲端硬碟中新增檔案：

您至少必須具備協作者權限才能執行下列操作。

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 按一下左側的「共用雲端硬碟」，然後在其中一個共用雲端硬碟上按兩下。
3. 按一下左上角的「新增」。
4. 按一下你要建立的檔案類型或資料夾，或從你的電腦上傳。

您新增的所有檔案都由小組成員共同擁有，即使您退出共用雲端硬碟，您的檔案仍會保留下來。

建立簡報

1. 在 Google 簡報中開啟簡報主畫面。
2. 在左上角的「開始建立新簡報」之下，按一下「新增」圖示 ，即可建立並開啟新簡報。

您也可以前往 https://slides.google.com/create 建立新的簡報。

詳情請造訪 Google 雲端硬碟說明中心

 

 

讓每個人覺得自己是團隊的一分子

Rentokil Initial 旗下共有六大業務，營運範圍遍及全球 60 個以上的國家/地區，因此有一些員工會覺得與同事之間有疏離感。Google Workspace 讓員工之間的溝通交流更簡便，協助改變了企業文化。各團隊現在可使用雲端硬碟和協作平台，分享各種與自身和工作相關的實用資訊。此外，剛入行的社會新鮮人也可以透過網路論壇，在自己的群組中分享工作經驗。

「線上分享協助我們成為更個人化也更具社交性的機構，這對於員工留任意願和工作文化來說都相當重要。」

— Rentokil Initial 全球 IT 營運經理 Peter Shorney

客戶經驗談

Rentokil Initial

操作說明

共用檔案

1. 在電腦上前往 Google 雲端硬碟、文件、試算表或簡報。
2. 按一下要共用的檔案。
3. 按一下「共用」圖示 。

在共用雲端硬碟中新增檔案：

您至少必須具備協作者權限才能執行下列操作。

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 按一下左側的「共用雲端硬碟」，然後在其中一個共用雲端硬碟上按兩下。
3. 按一下左上角的「新增」。
4. 按一下你要建立的檔案類型或資料夾，或從你的電腦上傳。

您新增的所有檔案都由小組成員共同擁有，即使您退出共用雲端硬碟，您的檔案仍會保留下來。

注意：如要在電腦上儲存及存取檔案，請使用 Google 雲端硬碟電腦版。請參閱「安裝雲端硬碟電腦版」。

建立協作平台

1. 選擇下列任一做法：

   • 在 Google 協作平台首頁中，按一下頂端的「空白」，或是點選「範本庫」並選取一個範本。
   • 在 Google 雲端硬碟中，依序按一下「新增」「更多」「Google 協作平台」。
2. 在左上方輸入網站的文件名稱，然後按下 Enter 鍵。

與群組共用 Google 檔案

1. 在 Google 雲端硬碟中建立檔案，或是開啟現有文件。
2. 在檔案中按一下 [共用]。
3. 在 [邀請使用者] 欄位中輸入群組地址。
4. 選取您要授予群組的權限類別：[可以編輯]、[可以註解] 或 [可以檢視]。
5. 按一下「完成」。

 

 

經由協同合作，以更有創意的方式解決問題

PricewaterhouseCoopers® (PwC) 是全球最大的顧問公司之一，核心業務就是解決企業問題。但即便是這類公司，在實作有效的協作流程時也曾面臨瓶頸，直到他們採用了 Google Workspace 問題才迎刃而解。現在，PwC 內部的各個團隊都遠比過去更具協作能力、靈感與創意十足。舉例來說，使用 Google 文件後，員工們可以共同合作提早解決問題，再也不用每星期召開 2 到 5 小時的狀態彙整會議。

企業的實力有賴於員工所積累的知識，因此使用 Google Workspace 可讓您全面改造工作環境，從封閉轉為開放、由工作導向邁入合作導向，並且將重心從個人生產力轉為團隊合作。您可以利用協作平台分享各種深入分析資訊，而 Google 文件、試算表和簡報還可讓您無論在世界上的哪一個角落，都能夠即時協作。

「我們為各團隊提供最適用的協作工具後，能夠協助他們以前所未有的方式發想創意及展開競爭。而有了 Google Workspace 工具，我們的團隊現在更具合作能力、生產力和行動力，我們也因此能夠更迅速地為客戶帶來豐厚利潤。」

— PwC 美國地區娛樂、媒體和通訊部門主管 Deborah Bothun

客戶經驗談

PwC

操作說明

建立文件

如何建立新文件：

1. 在電腦上前往 docs.google.com 開啟 Google 文件主畫面。
2. 在左上方的「開始建立新文件」底下，按一下「空白」圖示 。

你也可以前往 docs.google.com/create 建立新文件。

建立團隊網站

1. 選擇下列任一做法：

   • 在 Google 協作平台首頁中，按一下頂端的「空白」，或是點選「範本庫」並選取一個範本。
   • 在 Google 雲端硬碟中，依序按一下「新增」「更多」「Google 協作平台」。
2. 在左上方輸入網站的文件名稱，然後按下 Enter 鍵。

在 Google 文件、試算表和簡報中新增註解

1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
2. 選取您要加註的文字、圖片、儲存格或投影片。
3. 如要新增註解，請按一下工具列中的「新增註解」圖示 。
4. 輸入註解內容。
5. 按一下「註解」。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

 

 

簡化專案管理和團隊通訊

Grass Roots 這間公司以協助提升企業成效為主要業務，必須仰賴出色的合作和溝通能力才能贏得客戶的信任。當原有系統無法跟上公司發展的腳步時，Google Workspace 徹底改變了團隊的合作方式。現在，員工可以在線上即時共用及更新專案報表、時間表、行事曆、預算和工作文件。此外，員工也能夠使用自己的筆記型電腦和行動裝置，透過電子郵件、即時通訊或視訊會議輕鬆與同事保持聯繫。

想要簡化專案管理並提升生產力嗎？使用 Google 文件、試算表和簡報有助於協作工作，而 Google 日曆可讓大家遵循同一份時間表。您也可以前往 Google Workspace Marketplace，其中提供了數百種整合式第三方應用程式，可讓您強化 Google Workspace 的功能。

「對我們的許多員工來說，Google Workspace 正在徹底改變他們的團隊和專案作業方式。小組作業更加井然有序，因為包括時間表、預算和進度報表在內，所有的資料都開放透明地儲存在一處，而且隨時提供最新資訊，可供所有人線上瀏覽。」

— Grass Roots 資訊長 Danny Attias

客戶經驗談

Grass Roots

操作說明

建立團隊日曆

你無法使用 Google 日曆應用程式建立新的日曆，只能透過瀏覽器執行這項操作。日曆建立完成後，你就可以透過瀏覽器和應用程式查看日曆。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 在左側的「其他日曆」旁，依序按一下「新增其他日曆」圖示   [建立新日曆]。
3. 輸入日曆名稱和說明。
4. 按一下 [建立日曆]。
5. 如果要與別人共用日曆，請在左側導覽列中點選這個日曆，然後選取 [與特定使用者共用日曆]。

與團隊成員共用日曆

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。你無法透過 Google 日曆應用程式與別人共用日曆。
2. 在畫面左側找出「我的日曆」部分。如要展開這部分，請按一下「向下箭頭」圖示 。
3. 將游標懸停在想要共用的日曆上方，然後依序按一下「更多」圖示 「設定和共用」。
4. 在「與特定使用者共用日曆」之下，按一下「新增邀請對象」。
5. 新增邀請對象或 Google 群組的電子郵件地址，並使用下拉式選單調整權限設定。進一步瞭解存取權限。
6. 按一下「傳送」。
7. 收件者必須點選電子郵件內的連結，才能把你的日曆加入自己的日曆清單。瞭解如何新增他人的日曆。

提示：如要共用不屬於自己的日曆，你必須要求擁有者授予「進行變更並管理共用設定」權限。

在 Google 檔案中與協作者進行即時通訊

1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
2. 按一下右上方的「顯示即時通訊」圖示 。如果當下只有您存取檔案，將無法使用這項功能。
   1. 提示：如果檔案有多個協作者，系統會在畫面右上方的顯示圖片右方顯示一個藍色圓圈，標示其他協作者的數量。依序按一下藍色圓圈 「加入即時通訊」圖示 。
3. 在即時通訊方塊中輸入您要傳送的訊息。
4. 輸入完畢後，按一下即時通訊視窗右上角的「關閉」圖示 。

注意：查看檔案的所有人均可加入 Google 文件、試算表和簡報的所有即時通訊。系統不會自動儲存即時通訊的內容。

詳情請造訪 Google 日曆說明中心

 

 

讓人才招募與新手培訓更有效率

跨國人力仲介公司 Randstad 希望打造現代化的電子郵件和協作解決方案，因此選擇了 Google Workspace。Google 的整合式工具讓分布在 4,500 間分公司的員工得以順利合作，每天為超過 500,000 人安排職務。改用 Google Workspace 也相當簡單，因為 Randstad 有許多員工早已在使用 Gmail、日曆、雲端硬碟和 Google Meet 等 Google 工具。

貴公司可以運用 Google Workspace 吸引人才加入並且迅速予以培訓，即便要透過各地的廣大求職人才庫進行挑選也沒有問題。您可以透過共用的 Google 文件合作撰寫完美的職務說明，或者即時測試求職者的寫作或編碼技巧。您也可以透過試算表追蹤面試管道狀態，並且使用 Meet 進行遠距團隊面試，或者為最出色的求職者提供誘人的工作機會。

「我們擁有一批年輕且熟悉網路的員工，而我們收到的意見是他們很熟悉 Google 工具…而且他們也想在工作時使用這些工具。」

— Randstad IT 事業群資深顧問 Martijn Nykerk

客戶經驗談

Randstad

操作說明

在文件中加註

1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
2. 選取您要加註的文字、圖片、儲存格或投影片。
3. 如要新增註解，請按一下工具列中的「新增註解」圖示 。
4. 輸入註解內容。
5. 按一下「註解」。

在文件中提出建議

1. 使用電腦在 Google 文件中開啟文件。
   • 選取您要變更的文字。右邊界隨即顯示一個按鈕。按一下「建議編輯」圖示 。
   • 如果工具列上沒有顯示「建議」圖示 ，請選擇下列其中一種做法：
     • 按一下右上角的「編輯」圖示 。
     • 從下拉式選單選取「建議」圖示 。
     • 按一下 [要求編輯權限]。
     • 要求檔案擁有者與你共用文件，並授予加註者或編輯者的權限。
2. 編輯文件。
   • 系統會以新的顏色顯示你變更的內容，您刪除的內容則會以橫線劃除。
   • 如要新增更多詳細資訊，請按一下您的建議並輸入註解內容，然後按一下 [回覆]。
3. 檔案擁有者會收到電子郵件通知，內含您提出的建議，並可決定是否要接受。

在 Google 試算表中建立專案計畫

1. 在 Google 雲端硬碟中，依序點選 [ 新增] [Google 試算表] [空白試算表]。
2. 按一下 [無標題的試算表]，然後為專案計畫輸入新標題。
3. 新增欄標題。舉例來說，如果您要追蹤專案的各項工作，可以在其中加入工作負責人、到期日、狀態和註解的資料欄。
4. 在工作表中新增內容，用來追蹤專案計畫。在您與他人共用工作表之後，其他使用者也可以在其中新增內容。

發起視訊會議

1. 前往 Google Meet。
2. 按一下 [新建會議]。
3. 選擇下列任一做法：
   • 建立日後的會議：
     • 如要提供日後會議的詳細資料，請複製會議連結並分享給參與者。
     • 如要直接透過此連結發起會議，只需在瀏覽器中貼上連結，或在「輸入代碼或連結」欄位中輸入連結 按一下 [加入] 即可。
   • 發起即時會議：建立新會議並直接加入。
   • 在 Google 日曆中安排會議：如果選擇安排會議，系統會將你導向 Google 日曆。

提示：Google Workspace Essentials 使用者無法在 Google 日曆中安排會議。

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}