Consejos para servicios profesionales

Las empresas de servicios consiguen una reputación intachable gracias a una colaboración eficaz, tanto interna como con sus clientes.

En los cinco consejos que se incluyen a continuación se mencionan ejemplos de la vida real sobre cómo los líderes del sector trabajan estrechamente con los clientes, crean equipos leales, solucionan problemas gracias a la colaboración, simplifican la gestión de proyectos y contratan a los mejores profesionales para obtener éxito a largo plazo.

Secciones de esta página

• Colabora más estrechamente con tus clientes
• Haz que todo el mundo se sienta parte del equipo
• Soluciona problemas de forma creativa a través de una colaboración más activa
• Simplifica la gestión de proyectos y la comunicación del equipo
• Mejora la selección y la incorporación de personal

               

¿Te gustaría usar funciones avanzadas de Google Workspace en tu empresa?

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Colabora más estrechamente con tus clientes

Para colaborar de forma más eficaz con sus clientes en la nube, la galardonada agencia de publicidad M&C Saatchi recurrió a Google Workspace. Esta agencia utiliza Google Drive para guardar enormes archivos de diseños en un solo lugar, lo que permite que los miembros del equipo y revisores de clientes editen o añadan comentarios sin tener que transferir los archivos. Cuando se acerca la fecha de la presentación, utilizan Presentaciones de Google; de esta forma, un autor principal diseña el esquema y, según les conviene, los demás completan sus diapositivas.

¿Quieres ayudar a todos los miembros de tu empresa a colaborar estrechamente con los clientes? Guarda y comparte archivos de hasta 5 TB y colabora en documentos, hojas de cálculo y presentaciones con las potentes funciones de edición colaborativa de Google.

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Añade archivos a Drive

Si usas un ordenador, puedes subir archivos a carpetas privadas o compartidas desde drive.google.com o desde el propio ordenador.

1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo   Subir archivo o Subir carpeta.
3. Elige el archivo o la carpeta que quieras subir.

Añadir archivos a una unidad compartida

Debes tener al menos acceso de colaborador

1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
2. A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas y, luego, haz doble clic en una de ellas.
3. Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo.
4. Haz clic en el tipo de archivo o carpeta que quieras crear o subir desde tu ordenador. 

Todos los archivos que subas son propiedad del equipo y no se eliminan de la unidad compartida aunque la abandones.

Crear una presentación

1. Abre la pantalla de inicio de Presentaciones en Presentaciones de Google.
2. Arriba a la izquierda, en "Crear una presentación", haz clic en Nueva . Al hacerlo, se abrirá una presentación nueva.

También puedes crear presentaciones desde la URL slides.google.com/create.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Drive

 

 

Haz que todo el mundo se sienta parte del equipo

Rentokil Initial cuenta con seis líneas de negocio repartidas por más de 60 países, lo que ha hecho que algunos de sus empleados se sientan desconectados de sus compañeros de trabajo. Google Workspace ha ayudado a cambiar la cultura de la empresa al facilitar el contacto entre sus miembros. Ahora los equipos utilizan Drive y Google Sites para compartir información valiosa sobre ellos mismos y sobre su trabajo. Con Grupos de Google, los empleados en prácticas tienen su propio grupo en el que compartir experiencias sobre el trabajo.

"Poder compartir información online nos ayuda a ser una organización más centrada en las personas y con unas relaciones sociales más sólidas, y esto ayuda a retener a los empleados y fomentar la cultura del trabajo".

—Peter Shorney, director de operaciones de TI internacionales, Rentokil Initial

Caso de éxito

Rentokil Initial

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Compartir un archivo

1. En un ordenador, ve a Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
2. Haz clic en el archivo que quieras compartir.
3. Haz clic en Compartir .

Añadir archivos a una unidad compartida

Debes tener al menos acceso de colaborador

1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
2. A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas y, luego, haz doble clic en una de ellas.
3. Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo.
4. Haz clic en el tipo de archivo o carpeta que quieras crear o subir desde tu ordenador. 

Todos los archivos que subas son propiedad del equipo y no se eliminan de la unidad compartida aunque la abandones.

Nota: Puedes almacenar y acceder a los archivos de tu ordenador con Google Drive para ordenadores. Consulta el artículo sobre cómo instalar Drive para ordenadores.

Crear un sitio web

1. Elige una opción:

   • En la parte superior de la página principal de Sites, haz clic en En blanco. Si quieres elegir una plantilla, haz clic en Galería de plantillas y selecciona la que quieras.
   • En Google Drive, haz clic en Nuevo MásGoogle Sites.
2. En la parte superior izquierda, escribe un nombre de documento para tu sitio y pulsa Intro.

Compartir un archivo de Google con un grupo

1. Crea un documento en Google Drive o abre uno que ya tengas.
2. En el archivo, haz clic en Compartir.
3. En el campo Invitar a personas, introduce la dirección del grupo.
4. Selecciona el nivel de acceso que quieres dar al grupo: Puede editar, Puede comentar o Puede ver.
5. Haz clic en Listo.

 

 

Soluciona problemas de forma creativa a través de una colaboración más activa

PricewaterhouseCoopers (PwC), una de las mayores empresas de consultoría del mundo, se dedica a resolver problemas empresariales, pero incluso a ellos les costaba implementar procesos de colaboración eficaces hasta que empezaron a utilizar Google Workspace. Ahora, los equipos de PwC colaboran más, son más creativos y se sienten más motivados que antes. Por ejemplo, los empleados han podido evitar entre dos y cinco horas de reuniones de seguimiento a la semana resolviendo problemas de forma colaborativa mediante Documentos.

La fortaleza de una empresa es el conocimiento de todas y cada una de las personas que trabajan en ella. Con Google Workspace, puedes transformar tu plantilla de empleados: de trabajar de forma aislada a adoptar una actitud abierta, de dedicarse solo a sus propias tareas a implicarse en todo el proceso, y de centrarse en la productividad individual a centrarse en el trabajo en equipo. Utiliza Sites para compartir información valiosa con tus empleados, y Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google para colaborar en tiempo real desde cualquier parte del mundo.

"Al dar a nuestros equipos las herramientas adecuadas para colaborar, les ofrecemos una forma novedosa de crear contenido y competir. Con las herramientas de Google Workspace, nuestros equipos son más participativos, productivos y móviles. Asimismo, como resultado de todas estas iniciativas, estamos aportando más valor a nuestros clientes a una mayor velocidad".

—Deborah Bothun, directora de Comunicaciones, Medios y Ocio de EE. UU., PwC

Caso de éxito

PwC

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Crear un documento

Para crear un documento:

1. En un ordenador, abre la pantalla de inicio de Documentos en docs.google.com.
2. Arriba a la izquierda, en "Crear un documento", haz clic en el icono para crear uno en blanco .

También puedes crear documentos desde la URL docs.google.com/create.

Crear sitios web de equipos

1. Elige una opción:

   • En la parte superior de la página principal de Sites, haz clic en En blanco. Si quieres elegir una plantilla, haz clic en Galería de plantillas y selecciona la que quieras.
   • En Google Drive, haz clic en Nuevo MásGoogle Sites.
2. En la parte superior izquierda, escribe un nombre de documento para tu sitio y pulsa Intro.

Añadir comentarios en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones

1. Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación en tu ordenador.
2. Resalta el texto, las imágenes, las celdas o las diapositivas que quieras comentar.
3. Para añadir un comentario, haz clic en Añadir comentario  en la barra de herramientas.
4. Escribe tu comentario.
5. Haz clic en Comentar.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

 

Simplifica la gestión de proyectos y la comunicación del equipo

Grass Roots es una empresa de mejora del rendimiento que se basa en una excelente colaboración y comunicación para ganarse la confianza de sus clientes. Cuando los sistemas antiguos no pudieron seguir el ritmo, Google Workspace revolucionó la forma en que sus equipos trabajan juntos. Ahora, los empleados comparten y actualizan los informes de proyectos, plazos, calendarios, presupuestos y documentos de trabajo online en tiempo real. Se pueden comunicar fácilmente por correo electrónico, mensajería instantánea o videoconferencia utilizando sus ordenadores portátiles y dispositivos móviles.

¿Quieres simplificar la gestión de los proyectos y aumentar la productividad? Con Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, puedes colaborar en tu trabajo, y con Calendar, todo el mundo seguirá la misma agenda. También puedes mejorar Google Workspace con cientos de aplicaciones de terceros integradas que están disponibles en Google Workspace Marketplace.

"Para muchos de nuestros empleados, Google Workspace está revolucionando el trabajo en equipo y en los proyectos. Los equipos están más organizados porque todo, incluidos los plazos, los presupuestos y los informes de evolución, se almacena de forma transparente y con las últimas actualizaciones disponibles online".

—Danny Attias, director de sistemas de información de Grass Roots

Caso de éxito

Grass Roots

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Crear calendarios de equipo

Solo puedes crear calendarios nuevos desde un navegador, no desde la aplicación de Google Calendar. Cuando se cree el calendario, lo verás en el navegador y en la aplicación.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. A la izquierda, junto a "Otros calendarios", haz clic en Añadir otros calendarios   Crear un calendario.
3. Añade el nombre y la descripción del calendario.
4. Haz clic en Crear calendario.
5. Si quieres compartir tu calendario, haz clic en él en la barra izquierda y selecciona Compartir con determinadas personas.

Compartir el calendario con tu equipo

1. En un ordenador, abre Google Calendar. No es posible compartir calendarios desde la aplicación Google Calendar.
2. Busca la sección "Mis calendarios" en el lateral izquierdo de la página. Para mostrarla, haz clic en la flecha hacia abajo .
3. Coloca el cursor sobre el nombre del calendario que quieres compartir y haz clic en Más Configurar y compartir.
4. En la sección "Compartir con determinadas personas", haz clic en Añadir personas.
5. Añade la dirección de correo electrónico de una persona o un grupo de Google. Utiliza el menú desplegable para ajustar la configuración de sus permisos.Más información sobre los permisos de acceso
6. Haz clic en Enviar.
7. El destinatario tendrá que hacer clic en el enlace del correo para añadir el calendario a su lista. Más información sobre cómo añadir el calendario de otra persona

Nota: Para compartir un calendario que no te pertenece, debes pedir al propietario que te conceda permiso "Hacer cambios y gestionar el uso compartido".

Chatear con colaboradores en un archivo de Google

1. Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación en tu ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Mostrar chat . Esta función no está disponible si eres la única persona que está viendo el archivo.
   1. Nota: Si hay muchos colaboradores en el archivo, en la parte superior derecha, a la derecha de los avatares, aparecerá un círculo azul que muestra el número de colaboradores adicionales. Haz clic en el círculo azul Unirme al chat .
3. Escribe un mensaje en el cuadro del chat.
4. Cuando termines, haz clic en Cerrar en la esquina superior derecha de la ventana del chat.

Nota: En los chats de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones de Google, se incluyen a todos los usuarios que estén viendo el archivo. Los chats no se guardan.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Calendar

 

 

Mejora la selección y la incorporación de personal

Cuando la agencia multinacional de contratación de personal Randstad quiso modernizar sus soluciones de colaboración y correo electrónico, eligió Google Workspace. Las herramientas integradas de Google permiten a los empleados de 4500 oficinas colaborar para encontrar un puesto de trabajo a 500.000 personas al día. El cambio a Google Workspace fue fácil, puesto que muchos empleados de Randstad ya utilizaban herramientas de Google, como Gmail, Calendar, Drive y Google Meet.

Puedes utilizar Google Workspace para captar a las personas más idóneas e incorporarlas a la empresa con rapidez, incluso cuando tengas que elegir entre una gran cantidad de candidatos repartidos en distintas ubicaciones. Utiliza archivos compartidos en Documentos para crear en equipo la descripción perfecta de un puesto de trabajo, o para poner a prueba las habilidades de redacción o programación de un candidato en tiempo real. Con Hojas de cálculo, puedes hacer un seguimiento del proceso de selección, y con Meet, hacer entrevistas de grupo a distancia u ofrecer una propuesta fabulosa a tu mejor candidato.

"Contamos con un equipo de empleados jóvenes y expertos en la Web y nos han transmitido que están bastante familiarizados con las herramientas de Google y que también quieren utilizarlas en el trabajo".

—Martijn Nykerk, asesor sénior del grupo de TI, Randstad

Caso de éxito

Randstad

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Comentar un documento

1. Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación en tu ordenador.
2. Resalta el texto, las imágenes, las celdas o las diapositivas que quieras comentar.
3. Para añadir un comentario, haz clic en Añadir comentario  en la barra de herramientas.
4. Escribe tu comentario.
5. Haz clic en Comentar.

Hacer sugerencias en un documento

1. En un ordenador, abre un documento en Documentos de Google.
   • Selecciona el texto que quieras cambiar. Aparecerá un botón en el margen derecho. Haz clic en Sugerir cambios .
   • Si no ves la opción Sugerencias  en la barra de herramientas, elige una de estas opciones:
     • En la parte superior derecha, haz clic en Edición .
     • En el menú desplegable, selecciona Sugerencias .
     • Haz clic en Solicitar permiso para editar.
     • Pídele al propietario del archivo que lo comparta contigo como comentador o editor.
2. Edita el documento.
   • Tu cambio se mostrará en otro color. Si eliminas algo, se quedará tachado.
   • Si quieres dar más información, haz clic en tu sugerencia y escribe un comentario. Después, haz clic en Responder.
3. El propietario del archivo recibirá un correo electrónico sobre tus sugerencias y podrá elegir entre aceptarlas o rechazarlas.

Crear un plan de proyecto en Hojas de cálculo

1. En Google Drive, haz clic en  Nuevo  Hojas de cálculo de Google  Hoja de cálculo en blanco.
2. Haz clic en Hoja de cálculo sin título e introduce el nuevo título del plan de proyecto.
3. Añade encabezados de columna. Por ejemplo, si quieres hacer un seguimiento de las tareas de un proyecto, podrías incluir columnas para el propietario de la tarea, la fecha de entrega, el estado y los comentarios.
4. Añade contenido a la hoja para realizar un seguimiento del plan de proyecto. Cuando compartas la hoja, otras personas también podrán añadir contenido.

Iniciar videollamadas

1. ​Ve a Google Meet.
2. Haz clic en Nueva reunión.
3. Selecciona una opción:
   • Crear una reunión para más tarde:
     • Para compartir los detalles de una reunión futura, copia su enlace y compártelo con los participantes.
     • Para iniciar la reunión directamente con este enlace, pégalo en un navegador o introdúcelo en el campo "Introduce un código o enlace" y haz clic en Unirme.
   • Iniciar una reunión al instante: crea una reunión y únete a la reunión directamente. 
   • Programar en Google Calendar: para programar una reunión, se te dirigirá a Google Calendar.

Nota: Los usuarios de Google Workspace Essentials no pueden programar reuniones en Google Calendar.

_{Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.}