正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

Google Workspace 實務應用:適合非營利機構的 10 大秘訣

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工欲善其事,必先利其器。Google Workspace for Nonprofits 專為符合特定資格的非營利機構提供,可協助這些機構提升溝通效率,隨時隨地協同合作,同時確保資料安全無虞,並享有 24 小時全年無休的支援服務。在 Gmail、日曆、雲端硬碟等工具的協助下,貴機構可以專注於提高影響力,不必為 IT 管理作業多費工夫。此外,從這個版本升級至 G Suite Business 或 G Suite Enterprise 還能獲得折扣優惠。詳情請參閱啟用 Google Workspace for Nonprofits

各種裝置和報告等物品

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將資源集中整理保存藍色分隔線

您是否常常找不到四處散落的重要文件?不妨將您的檔案遷移到雲端硬碟共用雲端硬碟,輕鬆與其他員工、志工、董事會成員和捐款者共用檔案。只要短短幾秒,就能在雲端硬碟中找到特定內容的文件或資料夾。

操作說明

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製作及展示吸引人的簡報藍色分隔線

找不到適合納入重要簡報的圖片和資料嗎?不妨使用試算表簡報中的「探索」功能查看格式建議、圖表和資料分析,或是資料相關問題的解答。如果您是與遠端團隊成員合作,可以在 Google Meet 視訊會議中分享您的螢幕畫面來展示您的想法,甚至還能錄製會議內容以便之後傳送給其他人。

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讓您的募款提案吸引更多人注意 藍色分隔線

使用文件建立有效的補助金提案。新增圖片或嵌入地圖,讓提案的外觀和風格更顯專業。您可以共用文件,並且透過指定目標註解獲得同事即時的意見回饋。您再也不需要保留好幾份草稿,只要使用修訂版本記錄,即可查看做出變更的使用者、變更的時間,還可以隨時還原成先前的版本。最後,您可以直接將提案匯出為 PDF 檔案,塑造俐落的外觀和風格。

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文件

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串聯位於不同時區的工作團隊 藍色分隔線

您可以在日曆中建立團隊日曆,然後與同事、志工和董事會成員共用,方便大家協調彼此的時間。您也可以透過 Google Meet 與遠方的人面對面交流,藉此維持緊密的人際關係。此外,只要善用與 Google Workspace 產品無縫整合的行動服務,即使出門在外,也能即時掌握工作動態。

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絕不錯過重要郵件 藍色分隔線

您的收件匣是否充滿許多未讀郵件呢?只要使用 Gmail 的篩選器和標籤,即可依照寄件者和內容整理來信,不再錯過有關補助金提案、捐款者或核心計畫作業的電子郵件。最後,您還可以使用 Gmail 中的範本節省回覆一般郵件的時間。

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Gmail

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協助新進同仁或志工順利加入工作行列 藍色分隔線

您每次都必須重新規劃新進員工或志工的培訓流程嗎?使用協作平台就能建立內部或外部網站,代管所有相關資訊並與新進同仁共用。透過雲端硬碟嵌入 Google 文件。擷取聯絡資訊或在表單中認證培訓完成資格。將新進人員新增到相關的網路論壇 (財務、志工等),授予他們特定角色可存取的資料和電子郵件名單。

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讓志工招募流程及溝通更為順暢 藍色分隔線

如果您需要為即將舉辦的活動招募志願者,不妨使用表單建立問卷以便取得資訊。您可以在自己的網站上張貼表單,也可以傳送表單連結以收集回應。將表單回應匯出試算表即可篩選資料並分析趨勢。最後再使用網路論壇為志工建立一個新群組,方便溝通與協作。您可以使用協作平台建立志工網站,並在傳送歡迎電子郵件時附上網站連結。

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隨時隨地訓練員工和志工 藍色分隔線

如果您必須訓練各地的員工,可以使用協作平台架設訓練網站,將所有訓練資源集中於一處。您可以將所有培訓相關教材、組織政策和其他文件儲存在雲端硬碟或共用雲端硬碟中,然後在訓練網站中嵌入檔案。您可以透過 Google Meet 在全球安排即時訓練課程,省下時間和差旅成本;還能錄製培訓內容並發布到 YouTube 頻道,供志工群觀賞。

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在人員離職時保留貴機構的檔案 藍色分隔線

員工或志工離職會造成您的困擾,因為您會無法存取對方所擁有的補助金計畫、資料或報告?不妨使用共用雲端硬碟建立公用空間,方便其他團隊輕鬆儲存、搜尋及共用內容。這樣一來,即使有人員離職,資料依然會保存在共用雲端硬碟中。

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共用雲端硬碟

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部署端到端行銷活動 藍色分隔線

使用文件建立行銷活動總覽,並與內部業務相關人員共用。然後發布您的郵件。符合資格的非營利機構可以參與 Grants 廣告計畫,這項計畫會透過 Google Ads 提供實物廣告。您可以設定 YouTube 並發布影片,說明您的非營利機構宗旨。您也可以透過嵌入表單鼓勵成員分享各種創新的想法,在貴機構的協作平台頁面上宣傳您的廣告活動。

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