Suggerimenti per ottimizzare la Posta in arrivo di Gmail

In questa pagina

• Suggerimenti per filtrare e ordinare le email
• Organizzare le email in categorie
• Gestire più account
• Delegare l'accesso all'email

               

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Suggerimenti per l'ordinamento e i filtri

Etichettare e ordinare automaticamente i messaggi 

I filtri e le etichette di Gmail consentono di gestire le email in arrivo in modo automatico. 

• Etichetta automaticamente il feedback dei clienti o i messaggi relativi al progetto
• Archivia ed etichetta automaticamente i messaggi che vuoi leggere in un secondo momento, ad esempio le newsletter
• Contrassegna le email importanti
• Archivia le notifiche

Scopri come

Passaggio 1: crea un'etichetta

1. Su un computer, apri Gmail.
2. Sul lato sinistro della pagina, scorri verso il basso, quindi fai clic su Altro.
3. Fai clic su Crea nuova etichetta.
4. Dai un nome all'etichetta.
5. Fai clic su Crea.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Gmail.

Passaggio 2: crea un filtro per etichettare automaticamente le email

1. Nella casella di ricerca in alto, fai clic sulla Freccia giù .
2. Inserisci i termini di cui vuoi trovare corrispondenze in messaggi specifici. Ad esempio, per filtrare ed etichettare i messaggi inviati da un account, inserisci nel campo Da: l'indirizzo email.
3. Nella parte inferiore della finestra di ricerca, fai clic su Crea filtro.
4. Fai scorrere fino ad Applica l'etichetta: e scegli un'etichetta.
5. Fai clic su Crea filtro.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Gmail.

 

 

Archiviare automaticamente un messaggio che stai inviando

Se invii un messaggio in Gmail per il quale non vuoi necessariamente ricevere una risposta, puoi inviare e archiviare tutti i messaggi con un solo clic. Prima è necessario attivare il pulsante Invia e archivia nelle impostazioni di Gmail.

Scopri come

Attiva "Invia e archivia"

1. Apri Gmail.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni  Visualizza tutte le impostazioni.
3. Scorri fino alla sezione Invia e archivia e seleziona Mostra il pulsante "Invia e archivia" nella risposta.
4. Fai clic su Salva modifiche.
5. Apri un'email a cui vuoi rispondere e fai clic su Rispondi.
6. Scrivi il messaggio e fai clic su Invia+.

 

 

Disattivare le conversazioni email irrilevanti

Se sei incluso in una conversazione di Gmail che non ti interessa più, disattiva l'audio della conversazione. Se disattivi la conversazione, le future risposte al thread resteranno fuori dalla tua Posta in arrivo, così potrai concentrarti sui messaggi importanti.

Scopri come al Centro assistenza Gmail

 

 

Posticipare un'email a un momento successivo

Posticipa le email di conferma con date e orari, fino a quando ti serviranno esattamente. La tua email tornerà in cima alla tua posta in arrivo quando vorrai: domani, la settimana prossima o anche questa sera. 

• Trova l'email di conferma del tuo hotel un attimo prima del check-in
• Visualizza il promemoria di un evento di Google Calendar il giorno prima

Scopri come

1. Su un computer, apri Gmail. 
2. Vai sull'email.
3. A destra, fai clic su Posticipa .
4. Scegli un giorno e un'ora successivi in cui visualizzare di nuovo l'email.

Per posticipare più messaggi, selezionali. In alto, fai clic su Posticipa .

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Gmail.

 

 

Filtrare gli inviti di Calendar dalla Posta in arrivo

Ricevi risposte di Google Calendar che non vuoi avere nella Posta in arrivo? Lascia che Gmail le filtri automaticamente in modo che la Posta in arrivo sia sempre ordinata.

Scopri come

Configurare un filtro per le risposte di Calendar

1. Apri Gmail.
2. Nella casella di ricerca in alto, fai clic su Mostra opzioni di ricerca .
3. Inserisci il tuo indirizzo email nel campo A.
4. Accanto a Contiene le parole, inserisci invite.ics OR invite.vcs.
5. Seleziona la casella Contiene allegato.
6. Fai clic su Crea filtro.
7. Seleziona la casella Applica l'etichetta e scegli un'etichetta per ordinare automaticamente i messaggi di risposta agli eventi in arrivo.
8. Seleziona la casella Ignora Posta in arrivo (Archivia) per spostare i messaggi di risposta fuori dalla Posta in arrivo. Non ti preoccupare, se necessario, potrai sempre visualizzarli in un secondo momento.
9. Fai clic su Crea filtro.

 

 

Utilizzare i filtri avanzati di Gmail per il lavoro o la scuola 

Quando utilizzi Gmail in un'organizzazione, sono disponibili diversi filtri utili.

• Etichetta le email di persone esterne all'organizzazione 
• Etichetta le email del tuo responsabile
• Filtra le email promozionali dalla Posta in arrivo

Scopri come e altri esempi: filtri di Gmail per il lavoro o la scuola

Organizzare le email in categorie

Spostare le email promozionali o social nelle schede

Configurare una casella di posta a schede è ideale per le persone che vogliono spostare dalla Posta in arrivo principale email meno pertinenti, come promozioni e aggiornamenti social. Una casella di posta principale pulita ti aiuta a concentrarti su ciò che conta di più. Le schede si trovano nella parte superiore della casella Posta in arrivo ed è facile passare dall'una all'altra. 

Scopri come

Attivare le schede predefinite

Attiva le schede per i messaggi che vuoi spostare dalla casella principale. Ad esempio, se attivi la scheda Promozioni, Gmail sposta tutti i messaggi promozionali dalla Posta in arrivo alla scheda Promozioni. I nuovi messaggi promozionali vanno direttamente nella scheda Promozioni.

1. Apri Gmail sul computer.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Visualizza tutte le impostazioni.
3. Fai clic sulla scheda Posta in arrivo.
4. Nella sezione "Stile di casella di posta", seleziona Predefinito. Nota: per nascondere tutte le schede, seleziona un altro stile di casella di posta.
5. Nella sezione "Categorie", seleziona le caselle delle schede da visualizzare. Nota: non puoi creare nuove schede, ma puoi solo mostrare o nascondere quelle esistenti.
6. Scorri fino in fondo, quindi fai clic su Salva modifiche.

Addestrare le schede

Se un messaggio finisce nella scheda sbagliata, puoi spostarlo. Trascina il messaggio nella scheda giusta.

Suggerimento: per ricordarti di riaprire un messaggio presente in un'altra scheda, contrassegnalo come speciale  in modo tale che venga visualizzato anche nella scheda Principale.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Gmail.

 

 

Suddividere le email in sezioni utilizzando la Posta prioritaria 

Se scegli l'impostazione "Posta prioritaria", le email vengono suddivise automaticamente in tre sezioni: Importanti e da leggere, Speciali e Tutto il resto. 

Scopri come

Attivare la Posta prioritaria

1. Su un computer, apri Gmail.
2. Per configurare la Posta in arrivo, fai clic su Impostazioni in alto a destra.
3. Nella sezione "Stile di casella di posta", seleziona Posta prioritaria.
4. Per personalizzare l'impostazione della Posta prioritaria, fai clic su Personalizza. 
5. Scegli le sezioni della Posta in arrivo che vuoi mostrare  Salva modifiche.

Riordinare la sezioni esistenti

1. Su un computer, apri Gmail.
2.  In alto a destra, fai clic su Impostazioni  Visualizza tutte le impostazioni.
3. In alto, fai clic su Posta in arrivo.
4. Vai a Sezioni della Posta in arrivo, quindi fai clic su Opzioni accanto alla sezione che vuoi modificare.
5. Seleziona la nuova sezione che intendi utilizzare.
   Nota: la sezione Tutto il resto viene visualizzata sempre per ultima.
6. Fai clic su Salva modifiche in fondo alla pagina.

Addestrare la Posta prioritaria

Gmail utilizza diversi segnali per decidere quali messaggi contrassegnare automaticamente come importanti, tra cui:

• A chi invii email e con quale frequenza
• Quali email apri
• A quali email rispondi
• Le parole chiave contenute nelle email che leggi di solito
• Quali email aggiungi a Speciali, archivi o elimini

Per vedere perché un'email sia stata contrassegnata come importante, passa il mouse sopra l'indicatore di importanza.

Nota: se un'email è stata contrassegnata come importante ma non ritieni che lo sia, fai clic sull'indicatore di importanza  per effettuare modifiche. Questo aiuta anche Gmail a imparare quali email sono importanti per te.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Gmail.

 

 

Aggiungere una sezione di etichetta alla Posta prioritaria

Se scegli l'impostazione "Posta prioritaria", puoi creare una sezione aggiuntiva in base a una delle tue etichette, ad esempio Dal mio responsabile. 

Scopri come

Passaggio 1: attiva la Posta prioritaria

1. Su un computer, apri Gmail.
2. Per configurare la Posta in arrivo, fai clic su Impostazioni in alto a destra.
3. Nella sezione "Stile di casella di posta", seleziona Posta prioritaria.
4. Per personalizzare l'impostazione della Posta prioritaria, fai clic su Personalizza. 
5. Scegli le sezioni della Posta in arrivo che vuoi mostrare  Salva modifiche.

Passaggio 2: crea una sezione basata sulle etichette

Prima di iniziare: crea l'etichetta. 

1. Su un computer, apri Gmail.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni  Visualizza tutte le impostazioni.
3. In alto, fai clic su Posta in arrivo.
4. Accanto alla sezione della posta in arrivo a cui vuoi applicare l'etichetta, fai clic su Opzioni o Aggiungi sezione.
5. Fai clic su Altre opzioni.
6. Fai clic sull'etichetta che vuoi utilizzare. Puoi trovare l'etichetta cercandone il nome.
7. Fai clic su Salva modifiche.

 

 

Creare una casella di posta separata per un'etichetta

Puoi creare una casella di posta separata in base a un'etichetta, quindi aggiungere l'etichetta corretta quando scrivi o leggi un'email. In questo modo, la tua email e la risposta finiranno automaticamente nella casella di posta corretta.

Per provare il metodo della posta in arrivo zero, crea una casella di posta per ciascuna delle seguenti etichette:

• Azione: problemi che richiedono la tua attenzione immediata
• Follow-up: problemi che richiedono un'ulteriore collaborazione
• Più tardi: problemi che non richiedono la tua attenzione immediata

Riserva 30 minuti al mattino per gestire la posta in arrivo. Rispondi a qualsiasi email che richiede meno di 5 minuti e applica l'etichetta Azione. Per tutto il resto, applica l'etichetta Follow-up o Più tardi per spostarla nella Posta in arrivo appropriata in modo da occupartene in un secondo momento.

Scopri come

Passaggio 1: crea l'etichetta per la casella di posta separata

1. Su un computer, apri Gmail.
2. Sul lato sinistro della pagina, scorri verso il basso, quindi fai clic su Altro.
3. Fai clic su Crea nuova etichetta.
4. Dai un nome all'etichetta.
5. Fai clic su Crea.

Passaggio 2: crea una casella di posta in arrivo per l'etichetta

Per creare la Posta in arrivo, segui i passaggi descritti nel Centro assistenza Gmail. Per i criteri di ricerca, inserisci etichetta:nome dell'etichetta.

Per implementare una posta in arrivo zero, crea una casella di posta separata utilizzando ciascuno di questi criteri di ricerca:

• etichetta:azione
• etichetta:follow-up
• etichetta:più tardi

Passaggio 3: applica le etichette mentre leggi l'email

Per applicare le etichette che hai creato per una posta in arrivo zero:

1. Su un computer, apri Gmail.
2. Mentre leggi ciascun messaggio, fai clic in alto su Etichette .
3. Seleziona una delle seguenti etichette: azione, follow-up o più tardi.

Rispondi subito alle email con etichetta azione e controlla le altre caselle di posta in seguito, quando hai tempo. 

Gestire più account

Passare facilmente da un account Gmail all'altro

Se possiedi più account email, ad esempio quello personale e di lavoro, puoi passare facilmente da un account all'altro senza dover uscire. Aggiungi tutti gli account come profili sul tuo computer, quindi passa rapidamente da un profilo all'altro.

Scopri come

 Aggiungere e cambiare account sul Web (browser Chrome)

1. Apri Chrome sul computer.
2. In alto a destra, fai clic su Profilo .
3. Fai clic su Aggiungi.
4. Se scegli di sincronizzare il tuo Account Google, il nome del tuo profilo sarà automaticamente il nome del tuo account.

5. Scegli un nome, una foto e una combinazione di colori.

Se scegli di attivare la sincronizzazione in Chrome con un Account Google per il nuovo profilo, i tuoi preferiti, la cronologia, le password e altre impostazioni verranno sincronizzati automaticamente.

Nota: se non sai con sicurezza quale account stai utilizzando, fai clic sul tuo nome. L'account in uso corrisponde al primo profilo in alto.

Aggiungere e cambiare account da Gmail

1. In Gmail, nell'angolo in alto, fai clic sulla foto del profilo, quindi fai clic su Aggiungi account.
2. Accedi all'altro account.
3. Nell'angolo in alto a destra, fai clic sul tuo nome e seleziona un altro profilo per passare a un altro account.

 

 

Gestire più account da un'unica casella di posta

Se hai più account email, puoi configurare Gmail in modo che invii messaggi da qualsiasi account senza passare da una casella di posta all'altra.

Le persone a cui invii un'email possono vedere l'indirizzo che hai scelto di includere come mittente.

• Rispondi alle email dei clienti da un alias dedicato ([e-mail]) anziché dal tuo normale indirizzo di lavoro ([e-mail])
• Rispondi alle email di lavoro dal tuo indirizzo professionale direttamente dalla tua casella di posta personale
• Gestisci più account da una sola casella di posta 

Scopri come al Centro assistenza Gmail

 

 

Creare una casella di posta separata per un altro account

Se hai più account email che vuoi gestire separatamente, puoi creare una casella di posta in arrivo per ogni indirizzo.

Scopri come

Segui questi passaggi descritti nel Centro assistenza Gmail:

1. Invia email da un indirizzo o alias diverso.
2. Crea un'altra casella di posta per quell'indirizzo o alias. Per i criteri di ricerca, inserisci a:[e-mail].

La posta inviata a quell'indirizzo verrà recapitata nella tua posta in arrivo personalizzata.

 

 

Gestire più firme

Hai bisogno di utilizzare firme diverse per le email interne o esterne all'azienda? Con Gmail puoi creare più firme diverse. La prossima volta che scriverai un'email, dovrai solo scegliere il modello con la firma che vuoi utilizzare.

Scopri come

Creare ciascuna firma

1. Apri Gmail.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni  Visualizza tutte le impostazioni.
3. Nella scheda Generali, scorri fino a Firma e fai clic su Crea nuova.
4. Inserisci il nome della firma e fai clic su Crea.
   Questo nome non è la tua firma, bensì il nome del modello di firma.
5. Nella casella di testo a destra, aggiungi il testo della firma.
6. Utilizza la barra di formattazione per aggiungere colori, link e immagini al testo.
7. In basso, fai clic su Salva modifiche.

Scegliere una firma per un messaggio

Suggerimento: se vuoi modificare la firma mentre scrivi un'email, fai clic su Inserisci firma  nella parte inferiore della finestra.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Gmail

 

 

 Creare varianti del tuo indirizzo email

Puoi creare varianti del tuo indirizzo email, dove tutti i messaggi arrivano nella Posta in arrivo attuale. Basta aggiungere un segno più (+) e una parola qualsiasi prima del simbolo @ nell'indirizzo attuale. I messaggi inviati al tuo indirizzo attuale o qualsiasi variante con il segno più vengono inclusi nella Posta in arrivo attuale. Puoi quindi configurare i filtri per indirizzare o gestire i messaggi in base all'indirizzo. 

Se il tuo indirizzo email di Google Workspace è [e-mail], puoi:

• Iscriverti a newsletter con l'indirizzo [e-mail]
• Permettere a clienti potenziali o esistenti di contattarti all'indirizzo [e-mail]
• Indicare ai membri del team di mettere in risalto le questioni urgenti nella tua Posta in arrivo scrivendo a [e-mail]

Potrai quindi trovare o etichettare facilmente i messaggi inviati a ciascun indirizzo

Scopri come

Passaggio 1: crea una variante del tuo indirizzo

Basta aggiungere un segno più (+) e una parola qualsiasi prima del simbolo @ nell'indirizzo che utilizzi per l'accesso.

Ad esempio, se il tuo indirizzo email è [e-mail], utilizza [e-mail] o [e-mail].

Passaggio 2: ordina automaticamente i messaggi in arrivo in base all'indirizzo

Configura un filtro per etichettare e ordinare automaticamente i messaggi in base all'indirizzo.

Ad esempio, i filtri possono archiviare e applicare automaticamente l'etichetta News a tutte le newsletter inviate a [e-mail]. Quando avrai tempo per leggerle, potrai trovarle facendo clic su News nell'elenco delle etichette.

1. Apri Gmail.
2. Nella casella di ricerca in alto, fai clic su Mostra opzioni di ricerca .
3. In A, inserisci il tuo indirizzo email specifico per l'attività, ad esempio [e-mail].
4. Fai clic su Crea filtro.
5. Scegli l'azione che verrà eseguita in Gmail per i messaggi in questione, ad esempio archiviare, applicare etichette e contrassegnare come importante.
6. Fai clic su Crea filtro.

 

 

Delegare l'accesso all'email

Gestire un account email condiviso con un gruppo

Se vuoi che più persone collaborino in un account email condiviso, puoi creare un gruppo Google e i membri possono gestire l'account.

• Assegna la responsabilità di una conversazione a te o a un altro membro del gruppo
• Cerca le conversazioni in base agli utenti a cui sono assegnate
• Contrassegna le conversazioni come completate

Scopri come: Utilizzare un gruppo come casella di posta collaborativa

 

 

Concedere a un utente l'accesso alla tua posta in arrivo

Se vuoi consentire a una o più persone di leggere, inviare o eliminare le tue email, puoi assegnare loro l'accesso delegato. Puoi utilizzare il nome del delegato come mittente o utilizzare il tuo nome.

Scopri come

1. In alto a destra, fai clic su Impostazioni  Impostazioni.
2. Fai clic su Account e importazione.
3. Nella sezione Concedi l'accesso al tuo account, fai clic su Aggiungi un altro account.

   
   Nota: la tua organizzazione potrebbe limitare la delega email. Se non vedi questa impostazione, contatta il tuo amministratore di G Suite.

4. Inserisci l'indirizzo email della persona che vuoi aggiungere e fai clic su Passaggio successivo.
5. Fai clic su Invia un'email per concedere l'accesso.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Gmail.

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