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优化 Gmail 收件箱的妙招

Google Workspace 高效办公指南

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过滤和排序技巧

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自动为邮件添加标签并进行整理

使用 Gmail 的过滤器和标签自动管理收到的电子邮件。

  • 自动为客户反馈或项目相关邮件加标签
  • 自动归档想要日后阅读的邮件(例如简报)并加标签
  • 标记 VIP 电子邮件。
  • 归档通知
了解操作方法

第 1 步:创建标签

  1. 在计算机上,前往 Gmail
  2. 在左侧向下滚动,然后点击显示更多标签
  3. 点击创建新标签
  4. 为您的标签命名。
  5. 点击创建

访问左侧标签

访问 Gmail 帮助中心,了解详情

第 2 步:创建自动为电子邮件加标签的过滤器

  1. 点击顶部搜索框中的向下箭头
  2. 输入字词以搜索符合条件的特定邮件。例如,如要过滤来自某个账号的电子邮件,并为这些邮件加标签,请在发件人字段中,输入相应电子邮件地址。
  3. 在搜索窗口的底部,点击创建过滤器
  4. 滚动到应用标签:,然后选择标签。
  5. 点击创建过滤器

访问 Gmail 帮助中心,了解详情

 

 

自动归档要发送的邮件

如果您在 Gmail 中发送了不需要回复的邮件,只需点击一下即可发送和归档该邮件。但是,您必须先在 Gmail 设置中启用发送并归档按钮。

了解操作方法

启用“发送并归档”按钮

  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标  接着点击 查看所有设置
  3. 滚动到发送并归档部分,然后选择在回复中显示“发送并归档”按钮
  4. 点击保存更改
  5. 打开您要回复的电子邮件,然后点击回复
  6. 撰写回复邮件,然后点击发送 +

 

 

忽略不相关的电子邮件会话

如果您加入的 Gmail 会话与您不再有关联,可以忽略该会话。“忽略”功能会将会话中日后的回复移出您的收件箱,以便您专注于重要的邮件。

在 Gmail 帮助中心了解操作方法

 

 

将电子邮件延后

对于包含日期和时间的确认电子邮件,您可以将这类邮件延后,等到需要查看时再显示。电子邮件会在您选择的时间重新出现在收件箱顶部,这一时间可以是明天、下周或是今晚。

  • 在办理入住前找到酒店的确认邮件
  • 提前一天获取 Google 日历活动提醒

将电子邮件置于“已延后”部分,然后设置提醒以便日后打开

了解操作方法
  1. 在计算机上,前往 Gmail
  2. 将光标指向电子邮件。
  3. 点击右侧的“延后”图标
  4. 选择在稍晚的日期和时间接收该邮件。

要延后多封邮件,请选择相应邮件,然后点击顶部的“延后”图标

 

 

在收件箱中过滤日历邀请

在收件箱中收到了不需要的 Google 日历回复?您可以让 Gmail 自动对日历回复进行过滤,从而保持收件箱整洁。

了解操作方法

为日历回复设置过滤器

  1. 打开 Gmail
  2. 点击顶部搜索框中的“显示搜索选项”图标
  3. 收件人字段中,输入您的电子邮件地址。
  4. 包含字词旁边,输入 invite.ics OR invite.vcs
  5. 勾选带有附件复选框。
  6. 点击创建过滤器
  7. 勾选应用标签复选框并选择一个标签,系统会自动整理收到的活动回复邮件。
  8. 勾选跳过收件箱(将其归档)复选框可将回复邮件移出您的收件箱。您无需担心,以后如有需要,您仍可以查看相应邮件。
  9. 点击创建过滤器

 

 

使用适用于组织或学校的高级 Gmail 过滤器

在组织中使用 Gmail 时,您可以使用多种实用的过滤器。

  • 为来自组织外部人员的电子邮件加标签
  • 为来自管理员的电子邮件加标签
  • 过滤收件箱中的推广电子邮件

了解操作方法并获取更多示例:适用于组织或学校的 Gmail 过滤器

按类别整理电子邮件

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将推广电子邮件或社交电子邮件移至相应标签

如果用户希望将不太相关的电子邮件(例如社交动态和推广邮件)从主要收件箱中移除,那么设置标签式收件箱是很好的做法。简洁的主要收件箱有助于您专注于重要事项。标签会显示在收件箱顶部,您可以在不同标签之间快速切换。

了解操作方法

启用默认标签

为您想移出主要收件箱的电子邮件启用相应标签。例如,如果您启用“推广”标签,则 Gmail 会将收件箱中现有的所有推广电子邮件移至“推广”标签下。此外,系统会直接将所有新的推广邮件发送到“推广”标签下。

  1. 在电脑上打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标 设置 接着点按 查看所有设置
  3. 点击顶部的收件箱
  4. 在“收件箱类型”部分,选择默认
  5. 在“类别”部分,勾选所需类别旁边的复选框。
    • 如要在“主要”类别中显示加了星标的邮件,请勾选“将已加星标的邮件归入‘主要’类别”旁边的复选框。
    • 如要允许在“推广”类别中优先显示重要的推广邮件,请勾选“在‘推广’标签页中启用重要推广电子邮件分类功能”旁边的复选框。
  6. 点击页面底部的保存更改

启用电子邮件标签以将邮件移出主要收件箱

训练标签

如果电子邮件出现在错误的标签中,您可以进行移动。您可以将电子邮件拖动到想使用的标签下。

提示:要提醒自己后续跟进其他标签中的电子邮件,请为该邮件加注星标 以便其同时显示在您的“主要收件箱”标签中。

通过将电子邮件移至正确的标签,以训练“标签显示”收件箱

访问 Gmail 帮助中心,了解详情

 

 

使用优先收件箱将电子邮件分入到不同部分

选择“优先收件箱”设置后,您的电子邮件会自动分入三个部分:重要而且未读、已加星标和其他邮件。

选择“优先收件箱”即可将重要邮件与其他电子邮件区分开

了解操作方法

启用优先收件箱

  1. 在计算机上,前往 Gmail
  2. 若要配置收件箱,请点击右上方的“设置”图标 设置
  3. 在“收件箱类型”部分,选择优先收件箱
  4. 若要自定义优先收件箱设置,请点击自定义
  5. 选择您想要显示的收件箱部分 接着点按 保存更改

重新排列现有部分

  1. 在计算机上,前往 Gmail
  2.  点击右上角的“设置”图标  接着点击 查看所有设置
  3. 点击顶部的收件箱
  4. 进入收件箱部分,然后点击您要更改的部分旁边的选项
  5. 选择您要使用的新部分。
    注意“其他邮件”部分始终显示在最后。
  6. 点击页面底部的保存更改
对“收件箱部分”重新排序

训练优先收件箱

Gmail 会利用多种信号来确定哪些邮件应自动被标记为重要邮件,包括:

  • 收件人是谁,以及您向对方发送电子邮件的频率
  • 您打开了哪些电子邮件
  • 您回复了哪些电子邮件
  • 您经常在电子邮件中读到的关键字
  • 您对哪些电子邮件加注了星标,归档或删除了哪些电子邮件

要了解某封电子邮件为何被标记为重要邮件,请将光标悬停在“重要邮件标记”图标 上。

注意:如果某封电子邮件被标记为重要邮件,但您觉得不该这样,请点击“重要邮件标记”图标  进行更改。这还可帮助 Gmail 了解您认为哪些电子邮件是重要的。

训练 Gmail 来排定邮件的优先顺序

访问 Gmail 帮助中心,了解详情

 

 

向优先收件箱添加标签部分

如果您选择了“优先收件箱”设置,则可以根据您的某个标签(例如来自我的管理员)额外创建一个部分。

了解操作方法

第 1 步:启用优先收件箱

  1. 在计算机上,前往 Gmail
  2. 若要配置收件箱,请点击右上方的“设置”图标 设置
  3. 在“收件箱类型”部分,选择优先收件箱
  4. 若要自定义优先收件箱设置,请点击自定义
  5. 选择您想要显示的收件箱部分 接着点按 保存更改

第 2 步:创建基于标签的部分

准备工作:创建标签。

  1. 在计算机上,前往 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标  接着点击 查看所有设置
  3. 点击顶部的收件箱
  4. 在要添加标签的收件箱部分旁边,点击选项添加部分
  5. 点击更多选项
  6. 点击您想使用的标签。您可以搜索标签名称。
  7. 点击保存更改

Create a label based section.

 

 

为标签创建单独的收件箱

您可以创建单独的基于标签的收件箱,然后在撰写或阅读电子邮件时添加正确的标签。这样,系统就会将这些电子邮件和相应回复放入对应标签的收件箱中。

如要练习如何让收件箱保持空白状态,请针对以下各个标签分别创建一个收件箱:

  • 行动 - 需要立即处理的问题
  • 后续跟进 - 需要进一步开展协作才能处理的问题
  • 稍后 - 不需要立即处理的问题

上午留出 30 分钟,对收件箱进行分类。立即回复 5 分钟内可以处理完的任何电子邮件,并应用行动标签。对于所有其他内容,请应用后续跟进稍后标签,以便将邮件移至相应的收件箱待随后处理。

了解操作方法

第 1 步:根据所需收件箱创建标签

  1. 在计算机上,前往 Gmail
  2. 在左侧向下滚动,然后点击显示更多标签
  3. 点击创建新标签
  4. 为您的标签命名。
  5. 点击创建

第 2 步:为标签创建收件箱

请按照 Gmail 帮助中心中的步骤创建收件箱。对于搜索条件,输入 label:<标签名称>。

如要使用空白收件箱,请使用以下每个搜索条件创建一个单独的收件箱:

  • label:行动
  • label:后续跟进
  • label:稍后

第 3 步:阅读电子邮件时应用标签

如要为空白的收件箱应用您创建的标签,请执行以下操作:

  1. 在计算机上,前往 Gmail
  2. 阅读每封邮件时,点击顶部的“标签”图标
  3. 选择以下某个标签:行动后续跟进稍后

立即回复带有行动标签的电子邮件,并在随后空闲时查看其他收件箱。

Apply a label to email in your inbox.

管理多个账号

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轻松切换 Gmail 账号

如果您拥有多个电子邮件账号(例如工作账号和个人账号),那么您无需退出即可轻松切换账号。方法就是在计算机上将您所有的账号添加为个人资料,然后通过快速切换个人资料来切换账号。

了解操作方法

在网页上添加和切换账号(Chrome 浏览器)

  1. 在计算机上打开 Chrome。
  2. 点击右上角的“个人资料”图标 个人资料
  3. 点击添加
  4. 如果您选择同步到自己的 Google 帐号,您的个人资料名称将会自动成为您的帐号名称。
  5. 选择名称、照片和配色方案。

如果您选择在 Chrome 中开启同步功能以将新的个人资料同步到 Google 帐号,您已保存的书签、历史记录、密码及其他设置将会自动同步。

注意:如果您不确定自己当前使用的是哪个账号,请点击您的姓名,系统会在顶部显示您的个人资料。

通过 Gmail 添加和切换账号

  1. Gmail 中,点击上方角落的您的个人资料照片,然后点击添加帐号
  2. 登录您的其他帐号。
  3. 点击右上角的姓名,然后选择其他个人资料以切换帐号。

 

 

通过一个收件箱管理多个账号

如果您拥有多个电子邮件账号,可以将 Gmail 设置为从任何账号发送邮件,这样就无需在不同账号收件箱之间切换。

电子邮件收件人会在发件人字段中看到您所选择的地址。

  • 使用面向客户的别名(例如 sales@solarmora.com)回复客户电子邮件,而不使用常规工作电子邮件地址(例如 cassy@solarmora.com)。
  • 在个人收件箱中使用工作电子邮件地址回复工作电子邮件。
  • 在一个收件箱中管理多个账号。

在 Gmail 帮助中心了解操作方法

 

 

为其他账号创建单独的收件箱

如果您拥有多个电子邮件账号,并且想要单独管理各账号,则可以为每个地址分别创建一个收件箱。

了解操作方法

请按照 Gmail 帮助中心中的步骤执行以下操作:

  1. 通过其他地址或别名发送邮件
  2. 为该地址或别名创建另一个收件箱。对于搜索条件,输入 to:<您的姓名>@<您的电子邮件>.com。

发送到该地址的邮件会递送到您的自定义收件箱。

 

 

管理多个签名

是否需要在公司内部或外部电子邮件中使用不同的签名?您可以在 Gmail 中创建多个不同签名。下次撰写电子邮件时,只需选择带有想使用的签名的模板即可。

了解操作方法

创建签名

  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标  接着点击 查看所有设置
  3. 常规标签页中,滚动到签名,然后点击新建
  4. 为您的签名命名,然后点击创建
    此名称不是您的实际签名,而是签名模板的名称。
  5. 在右侧的文本框中,添加您的签名文本。
  6. 使用格式栏设置文本颜色、添加链接和图片。
  7. 点击底部的保存更改

在“设置”中创建新签名

选择邮件签名

提示:如果您想在写电子邮件时更改签名,请点击窗口底部的“插入签名”图标 钢笔
签名并保存

让您的徽标和签名并排显示

在 Google 文档中添加签名和徽标:

  1. On your computer, open a Google Doc.
  2. Click Insert接着点击Table and create a 2x1 table.
  3. (Optional) To resize the table columns so that the column with the name is smaller than the column with the logo, drag the table border to the right.
  4. In the left cell, click Insert接着点击Image and insert your logo.
  5. In the right cell, enter your signature.
  6. Click Format接着点击Table接着点击Table properties.
  7. Click Color and change the table border to white.
  8. Click Edit接着点击Select all.
  9. Click Edit接着点击Copy.

 

在 Gmail 中上传签名和徽标:

  1. 打开 Gmail,然后按照创建签名中的第 2 步到第 4 步操作。
  2. 在右侧的文本框中,右键点击接着点击粘贴
  3. 点击底部的保存更改

访问 Gmail 帮助中心,了解详情

 

 

为电子邮件地址创建变体

您可以为电子邮件地址创建变体,从而在当前收件箱中接收发送到相应地址的所有邮件。只需在当前地址的 @ 符号前加上加号 (+) 和任意字词。发送到您当前地址或带有加号的任何变体地址的邮件都将递送到您当前的收件箱。然后,您可以设置过滤器来根据地址转送或处理邮件。

如果您的 Google Workspace 电子邮件地址是 cassy@solarmora.com,则可以执行以下操作:

  • 使用 cassy+news@solarmora.com 注册接收简报。
  • 让潜在客户通过 cassy+questions@solarmora.com 与您联系。
  • 允许团队成员通过 cassy+urgent@solarmora.com 向您发送紧急邮件。

然后,您就可以轻松找到发送到每个地址的邮件或为它们添加标签

了解操作方法

第 1 步:创建地址的变体

只需在当前地址的 @ 符号前加上加号 (+) 和任意字词。

例如,如果您的电子邮件地址是 cassy@solarmora.com,则您可以使用 cassy+news@solarmora.com 或 cassy+urgent@solarmora.com。

第 2 步:根据地址自动整理收到的邮件

设置过滤器,让系统根据地址自动为邮件添加标签并进行整理。

例如,过滤器可自动将发送到 cassy+news@solarmora.com 的所有简报进行归档,并应用新闻标签。当您想阅读这些简报时,只需点击标签列表中的新闻即可找到相应内容。

  1. 打开 Gmail
  2. 点击顶部搜索框中的“显示搜索选项”图标
  3. 收件人下方,输入任务专用的电子邮件地址,例如 cassy+news@solarmora.com。
  4. 点击创建过滤器
  5. 选择您希望 Gmail 对这些邮件执行的操作,如归档,应用标签和标记为重要邮件。
  6. 点击创建过滤器

 

 

委托他人访问电子邮件

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管理与群组共享的电子邮件账号

如果您希望让多个用户通过一个共享的电子邮件账号进行协作,则可以创建 Google 群组,让群组成员管理该账号。

  • 将某个会话的管理职责分配给自己或其他群组成员
  • 根据分配对象搜索会话
  • 将会话标记为已完成

了解如何将群组用作协作收件箱

 

 

授权他人访问您的收件箱

如果您希望允许一位或多位用户阅读、发送或删除电子邮件,可以向对方授予委托的访问权限。您可以将受托人的姓名用作发件人,也可以使用自己的姓名。

了解操作方法
  1. 点击右上角的“设置”图标  接着点击 设置
  2. 点击帐号和导入
  3. 在“授权以下用户访问我的帐号”部分,点击添加其他帐号


    注意
    :您的单位可能会限制电子邮件委托。如果您没有看到此设置,请与您的 G Suite 管理员联系

  4. 输入您要添加的用户的电子邮件地址,然后点击下一步
  5. 点击发送电子邮件以授予访问权限

访问 Gmail 帮助中心,了解详情


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