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Gmail の受信トレイを最適化するためのヒント

Google Workspace 生産性向上ガイド
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Email envelope with message目次

 

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フィルタリングと並べ替えのヒント

赤色の線

メールのラベル付けと並べ替えを自動で行う

Gmail のフィルタとラベルを使用すると、受信したメールを自動的に管理できます。

  • お客様のフィードバックやプロジェクト関連のメッセージに自動的にラベルを付ける
  • 後で読むメール(ニュースレターなど)を自動的にアーカイブしてラベルを付ける
  • 重要なメールにフラグを付けます。
  • お知らせをアーカイブします。
詳細

ステップ 1: ラベルを作成する

  1. パソコンで Gmail にアクセスします。
  2. 左側で下にスクロールし、[もっと見る] をクリックします。
  3. [新しいラベルを作成] をクリックします。
  4. ラベル名を入力します。
  5. [作成] をクリックします。

左側のラベルにアクセスする

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

ステップ 2: メールに自動的にラベルを付けるフィルタを作成する

  1. 上部の検索ボックスで下矢印アイコン "" をクリックします。
  2. 特定のメールに一致する検索キーワードを入力します。たとえば、特定のアカウントからのメールをフィルタしてラベルを付けるには、[From] 欄に目的のメールアドレスを入力します。
  3. 検索ウィンドウの下部にある [フィルタを作成] をクリックします。
  4. [ラベルを付ける] までスクロールし、ラベルを選択します。
  5. [フィルタを作成] をクリックします。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

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送信するメールを自動的にアーカイブする

Gmail で送信したメールに返信する必要がない場合は、ワンクリックで送信、アーカイブできます。まず Gmail の設定で [送信とアーカイブ] ボタンを有効にします。

詳細

[送信 & アーカイブ] を有効にする

  1. Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン "" 次に [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. [送信&アーカイブ] までスクロールし、[返信に [送信&アーカイブ] ボタンを表示する] を選択します。
  4. [変更を保存] をクリックします。
  5. 返信するメールを開いて [返信] をクリックします。
  6. メッセージを入力して [送信と アーカイブ] をクリックします。
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自分に関係のないメールのスレッドをミュートする

Gmail の会話が関係なくなった場合は、その会話をミュートします。メールスレッドをミュートすると、それ以降、スレッドへの返信が受信トレイに表示されなくなるため、他の重要なメールに集中できるようになります。

Gmail ヘルプセンターで方法を確認する

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後で確認するようメールをスヌーズする

日時が記載されている確認メールは、後で必要になるまでスヌーズします。明日、来週、今日の夕方など、指定したタイミングになるとメールが受信トレイの最上部にもう一度表示されます。

  • ホテルにチェックインする直前に確認メールを見つけることができます。
  • Google カレンダーの予定のリマインダーを前日に確認できます。

Gmail ヘルプセンターで方法を確認する

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受信トレイでカレンダーの招待状をフィルタする

Google カレンダーの出欠連絡を受信トレイに表示したくない場合、それらのメールを自動的にフィルタして、受信トレイをすっきりと保つことができます。

詳細

カレンダーの出欠連絡用のフィルタを設定する

  1. Gmail を開きます。
  2. 上部の検索ボックスで、検索オプションを表示アイコン "" をクリックします。
  3. [To] にメールアドレスを入力します。
  4. [含む] の欄に、「invite.ics OR invite.vcs」と入力します。
  5. [添付ファイルあり] チェックボックスをオンにします。
  6. [フィルタを作成] をクリックします。
  7. [ラベルを付ける] チェックボックスをオンにしてから、受信メールを自動的に分類するためのラベルを選択します。
  8. [受信トレイをスキップ(アーカイブする)] チェックボックスをオンにして、返信メールが受信トレイに表示されないようにします。非表示にしたメールは、後で必要なときに見ることができます。
  9. [フィルタを作成] をクリックします。
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職場や学校で Gmail の高度なフィルタを使用する

組織で Gmail を使用する場合は、いくつかの便利なフィルタがあります。

  • 組織外のユーザーからのメールにラベルを付ける
  • 上司からのメールにラベルを付ける
  • 受信トレイからプロモーション メールをフィルタする

詳細とその他の例: 仕事用や学校用の Gmail フィルタ

メールをカテゴリに分類する

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プロモーション メールやソーシャル メールをタブに移動する

タブ形式の受信トレイを設定すると、関連性の低いメール(ソーシャル アップデートやプロモーションなど)をメインの受信トレイから移動したい場合に便利です。受信トレイをすっきりと整理して、重要な業務に集中できます。受信トレイの上部に表示されるタブを使用すれば、タブ間を簡単に移動できます。

詳細

デフォルトのタブを有効にする

メインの受信トレイから移動するメールのタブを有効にします。たとえば、[プロモーション] タブを有効にした場合、既存のプロモーション関連メールがすべて受信トレイから [プロモーション] タブに移動します。新しいプロモーション関連メールは [プロモーション] タブに直接振り分けられるようになります。

  1. パソコンで Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン 設定 次の操作 [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. [受信トレイ] タブをクリックします。
  4. [受信トレイの種類] で、[デフォルト] を選択します。注: すべてのタブを非表示にするには、[デフォルト] 以外の受信トレイの種類を選択します。
  5. [カテゴリ] で、表示するタブのチェックボックスをオンにします。注: 新しいタブを作成することはできません。表示または非表示の指定ができるのは既存のタブのみです。
  6. 下にスクロールし、[変更を保存] をクリックします。

メインの受信トレイから移動するメールの移動先となるタブを有効にする

タブに学習させる

メールが間違ったタブに振り分けられた場合はメールを移動します。目的のタブにメールをドラッグしてください。

ヒント: 別のタブにありフォローアップが必要なメールにスター スターを付ける を付けると、メインのタブにも表示されるようになります。

メールを正しいタブに移動してタブ付き受信トレイに学習させる

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

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優先トレイを使用してメールをセクション分けする

受信トレイの種類として [優先トレイ] を選択すると、重要な未読メール、スター付き、その他のメールの 3 つのセクションにメールが自動で分類されます。

優先トレイを選択して、重要なメールを他のメールと区別する

詳細

優先トレイを有効にするには

  1. パソコンで Gmail にアクセスします。
  2. 受信トレイを設定するには、右上にある設定アイコン 設定 をクリックします。
  3. [受信トレイの種類] で、[優先トレイ] を選択します。
  4. 優先トレイの設定をカスタマイズするには、[カスタマイズ] をクリックします。
  5. 表示する受信トレイのセクション 次に [変更を保存] を選択します。

既存のセクションを並べ替える

  1. パソコンで Gmail にアクセスします。
  2.  右上にある設定アイコン "" 次に [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. 上部にある [受信トレイ] をクリックします。
  4. [受信トレイのセクション] に移動し、変更するセクションの横にある [オプション] をクリックします。
  5. 使用する新しいセクションを選択します。
    : [その他のメール] セクションは常に最後に表示されます。
  6. ページの下部にある [変更を保存] をクリックします。
受信トレイのセクションを並べ替える

優先トレイに学習させる

Gmail では、次のようなさまざまな情報を利用して、重要マークを付けるメールを自動的に判断しています。

  • メールの相手と、その相手にメールを送信する頻度
  • 開封したメール
  • 返信したメール
  • 普段読むメールに含まれるキーワード
  • スターを付けたメール、アーカイブしたメール、削除したメール

メールに重要マークが付いた理由を確認するには、重要マーク Importance marker にカーソルを合わせます。

注: 重要ではないメールに重要マークが付いている場合は、重要マーク Importance marker をクリックして変更してください。ユーザーが変更すると、Gmail は重要なメールを学習します。

メールに優先順位を付けるよう Gmail に学習させる

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

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優先トレイにラベル セクションを追加する

[優先トレイ] 設定を選択すると、必要に応じて、ラベルに基づく別のセクションを作成できます([上司から] など)。

詳細

ステップ 1: 優先トレイを有効にする

  1. パソコンで Gmail にアクセスします。
  2. 受信トレイを設定するには、右上にある設定アイコン 設定 をクリックします。
  3. [受信トレイの種類] で、[優先トレイ] を選択します。
  4. 優先トレイの設定をカスタマイズするには、[カスタマイズ] をクリックします。
  5. 表示する受信トレイのセクション 次に [変更を保存] を選択します。

ステップ 2: ラベルベースのセクションを作成する

始める前に: ラベルを作成します。

  1. パソコンで Gmail にアクセスします。
  2. 右上にある設定アイコン "" 次に [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. 上部にある [受信トレイ] をクリックします。
  4. [受信トレイのセクション] で、ラベルを追加するセクションの横にある [オプション] または [セクションを追加] をクリックします。
  5. [その他のオプション] をクリックします。
  6. 使用するラベルをクリックします。検索してラベル名を探すこともできます。
  7. [変更を保存] をクリックします。

Create a label based section

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ラベル用に個別の受信トレイを作成する

ラベルに基づいて個別の受信トレイを作成しておくと、メールを作成、閲覧する際に正しいラベルを追加できます。そうすれば、そのメールと返信は正しい受信トレイに自動的に振り分けられます。

受信トレイを使わない方法を取るには、次のラベルごとに受信トレイを作成します。

  • 要対応 - 早急に対応する必要があるタスク
  • フォローアップ - フォローアップが必要なタスク
  • 後で - 後まわしにできるタスク

朝、時間を 30 分設けて受信トレイに優先順位を付けます。5 分以内で返信できるメールに返信し、[操作] ラベルを適用します。それ以外の場合は、[フォローアップ] または [後で] のいずれかのラベルを適用して、後で対応するために適切な受信トレイに移動します。

詳細

ステップ 1: 受信トレイにするラベルを作成する

  1. パソコンで Gmail にアクセスします。
  2. 左側で下にスクロールし、[もっと見る] をクリックします。
  3. [新しいラベルを作成] をクリックします。
  4. ラベル名を入力します。
  5. [作成] をクリックします。

ステップ 2: ラベル用に受信トレイを作成する

Gmail ヘルプセンターの手順で受信トレイを作成します。検索条件として「label:[ラベル名]」と入力します。

受信トレイを使わない方法を実装するには、次の各検索条件を使用して個別の受信トレイを作成します。

  • label:action
  • label:follow-up
  • label:later

ステップ 3: メールを確認しながらラベルを付ける

受信トレイを使わないために作成したラベルを適用するには:

  1. パソコンで Gmail にアクセスします。
  2. 各メッセージを読んだら、上部のラベルアイコン ラベル をクリックします。
  3. [操作]、[フォローアップ]、[後で] のいずれかのラベルを選択します。

[操作] のラベルのついたメールに返信して、後で時間のあるときに他の受信トレイを確認します。

Apply a label to email in your inbox

複数のアカウントまたは ID を管理する

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複数の署名を管理する

社内メールと社外メールで、複数の署名を使い分ける必要がある場合は、Gmail では、複数の異なる署名を作成できます。次回メールを新規作成するときは、使用したい署名が含まれているテンプレートを選択します。

詳細

署名を作成する

  1. Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン "" 次に [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. [全般] タブで [署名] までスクロールし、[新規作成] をクリックします。
  4. 署名に名前を付け、[作成] をクリックします。
    この名前は署名テンプレートの名前であり、署名自体の名前ではありません。
  5. 右側のテキスト ボックスに署名テキストを追加します。
  6. 書式設定バーを使用して、テキストの色、リンク、画像を追加します。
  7. 下部の [変更を保存] をクリックします。

[設定] で新しい署名を作成する

メッセージの署名を選択する

ヒント: メールの作成中に署名を変更する場合は、ウィンドウの下部で署名を挿入アイコン ペン をクリックします。
署名して保存する

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

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1 つの受信トレイで複数のメールアドレスからメールを送信する

複数のメール アカウントを持っている場合は、アカウントの受信トレイを切り替えなくても、好きなアカウントからメールを送信できます。

メールを送信した相手には、あなたが送信者として表示するよう選択したアドレスが表示されます。

  • 顧客からのメールに返信する際に、通常の仕事用メールアドレス(cassy@solarmora.com)ではなく顧客向けに別途用意したエイリアス(sales@solarmora.com)を使用できます。
  • 個人用の受信トレイから、仕事用メールアドレスを使用して仕事のメールに返信できます。
  • 1 つの受信トレイで複数のアカウントを管理する

Gmail ヘルプセンターで方法を確認する

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別のアカウント用に個別の受信トレイを作成する

管理するメール アカウントが複数あり、個別に管理する場合は、アドレスごとに受信トレイを作成します。

詳細

Gmail ヘルプセンターの手順は、以下のとおりです。

  1. 別のアドレスまたはエイリアスからメールを送信します
  2. そのアドレスまたはエイリアス用に別の受信トレイを作成します。検索条件として「to:your@youremail.com」と入力します。

そのアドレス宛てのメールはカスタム受信トレイに届きます。

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1 つの受信トレイにさまざまなメールアドレスを登録する

すべてのメールが現在の受信トレイに届く、さまざまなメールアドレスを作成できます。現在のアドレスの @ 記号の前に、プラス記号(+)と任意の文字列を追加します。現在のアドレス、またはプラス記号が付いたアドレスに送信されたメールは、すべて現在の受信トレイに届きます。アドレスに基づいてメールをルーティングまたは処理するようにフィルタを設定します。

Google Workspace のメールアドレスが cassy@solarmora.com の場合:

  • cassy+news@solarmora.com でニュースレターに登録します。
  • cassy+questions@solarmora.com を見込み顧客や既存の顧客の問い合わせ先にします。
  • チームメンバーからの緊急連絡には cassy+urgent@solarmora.com を使用して、受信トレイで目立つようにします。

こうすることで、各アドレスに送信されたメールを簡単に検索したり、ラベルを付けたりすることができます。

詳細

ステップ 1: 別バージョンのアドレスを作成する

メールアドレスの @ 記号の前に、プラス記号(+)と任意の文字列を追加します。

たとえば、メールアドレスが cassy@solarmora.com の場合は、cassy+news@solarmora.com または cassy+urgent@solarmora.com のようにします。

ステップ 2: アドレスに基づいて受信メールを自動的に並べ替える

フィルタを設定し、アドレスに基づいてメールのラベル付けや並べ替えを自動的に行います。

たとえば、ニュースレターに登録している cassy+news@solarmora.com でフィルタを使用して、受信したすべてのニュースレターに自動的に「ニュース」というラベルを付けてアーカイブできます。後でニュースレターを読む時間ができたときに、ラベルのリストで「ニュース」をクリックするとニュースレターを見つけることができます。

  1. Gmail を開きます。
  2. 上部の検索ボックスで、検索オプションを表示アイコン "" をクリックします。
  3. [To] で、タスクごとのメールアドレスを入力します(例: cassy+news@solarmora.com)。
  4. [フィルタを作成] をクリックします。
  5. Gmail によるメールの処理方法(アーカイブする、ラベルを付ける、重要マークを付けるなど)を選択します。
  6. [フィルタを作成] をクリックします。


Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。その他すべての企業名および商品名は、関連各社の商標または登録商標です。

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