受信トレイを最適化するための G Suite 活用法トップ 10

時計、マグ、メールが表示されたノートパソコン

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ラベルやフィルタで自動的に受信トレイを整理する 青色の線

受信トレイを使いやすく整理するために、Gmail で受信メールの自動アーカイブを設定すると、最も重要なメールに注目できるようになります。フィルタを作成すると、メールの削除、スターの付加、メールの転送や、特定の種類のメールが迷惑メールに分類されないようにすることができます。また、受信したメールに、「仕事」、「家族」などのラベルを追加して整理することもできます。このように、フィルタを使用すると、自動でメールにラベルを追加して受信トレイから削除し、後で時間のあるときにまとめて読むことができます。

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送信直後のメールを取り消す 青色の線

送信直後に入力ミスや宛先の間違いに気づいたり、気が変わってメールの送信を取り消したい場合、Gmail の [送信取り消し] 機能を有効にしておくと、送信後 30 秒以内であればメールの送信を取り消すことができます。

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重要なメールを優先して読む 青色の線

受信トレイにあるメールの数が多すぎて、目を通すのに時間がかかっていませんか。Gmail の優先トレイを使うと、優先度の高いメールを他のメールから自動的に区別するので、優先度の高いメールを重視することができます。優先トレイ機能を使うことで、受信トレイが [重要な未読メール]、[スター付き]、[その他のメール] という 3 つのセクションに分けられ、メールの重要度が自動的に判断されて該当するセクションに振り分けられます。重要なメールをハイライト表示することもできます。優先トレイ機能を使い続けると、重要度の予測精度が向上するため、重要なメールに集中できるようになります。

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ToDo リストで重要なタスクを管理する 青色の線

仕事を整理して優先順位を付けるには、Gmail の ToDo リストを使用します。ボタンをクリックするだけで簡単にメールをタスクに変換でき、期限を設定すると自動的にカレンダーに表示され、終了後はタスクに完了済みマークを付けることができます。あらゆるデバイスで、いつでも ToDo リストを最新の状態に保ちます。

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事前作成した返信文を使用して時間を節約する 青色の線

同じメッセージを頻繁に送信することが多い場合には、Gmail の返信定型文を使用して標準メッセージを作成し、時間を節約しましょう。こうすることで、今後同じ内容のメールを送信する際に、毎回同じ情報を入力することなく、事前に作成した返信定型文を使用してメールを作成できます。

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複数の署名を簡単に切り替える 青色の線

Gmail の返信定型文を使用して複数の署名を作成し、フォント、色、写真、リンクなどの情報を署名ごとにカスタマイズできます。

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自分に関係のないメールのスレッドをミュートする 青色の線

興味のなくなった件に関するメールが届き続けている場合は、メールスレッドをミュートすれば以降の返信が自動的にアーカイブされ、受信トレイが整理されます。ミュートされたメールは、必要に応じて後で簡単に見つけたり、ミュートを解除したりできます。

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キーボード ショートカットで時間を節約する 青色の線

時間を節約して能率よく仕事を進めるために、Gmail のキーボード ショートカットを活用すれば、少ないクリック回数で操作することができます。

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送信したメールを受信者が開いた日時を確認する 青色の線

開封確認を設定することで、重要なメールを送信した際に、受信者がメールを開いた日時を確認できます。受信者がメールを開くと、その日時が記載されたメールが届きます。

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新しいアカウントやエイリアスを作成せずに、複数のメールアドレスを業務ごとに使い分ける 青色の線

業務ごとにアカウントやエイリアスを作成したくない場合は、現在のメールアドレスの @ 記号の前に、プラス記号(+)と任意の文字列を付け加えます。このメールアドレスにメールが送信されると、現在のメールアドレスに引き続き送信されます。これにより、目的に応じていくつでもメールアドレスを使い分けることができます(例: ニュースレターの登録には yamada+news@solarmora.com を使用し、緊急の依頼メールには yamada+urgent@solarmora.com を使用する)。

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