Conseils pour optimiser votre boîte de réception Gmail

Sur cette page

• Conseils pour filtrer et trier les e-mails
• Organiser les e-mails en catégories
• Gérer plusieurs comptes
• Déléguer l'accès à la messagerie

               

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Conseils pour filtrer et trier

Appliquer un libellé aux messages et les trier à l'aide de filtres 

Gérez automatiquement les messages entrants avec les filtres et les libellés de Gmail. 

• Appliquer automatiquement un libellé aux commentaires des clients ou aux messages concernant le projet
• Archiver automatiquement les messages que vous souhaitez lire plus tard, tels que les newsletters, et leur appliquer un libellé
• Signaler les e-mails provenant d'une adresse IP virtuelle
• Archiver les notifications

En savoir plus

Étape 1 : Créez un libellé

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
2. Sur la gauche, faites défiler l'écran vers le bas, puis cliquez sur Plus.
3. Cliquez sur Créer un libellé.
4. Donnez un nom au libellé.
5. Cliquez sur Créer.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

Étape 2 : Créez un filtre qui attribue automatiquement un libellé aux e-mails

1. Dans le champ de recherche situé en haut de page, cliquez sur la flèche vers le bas .
2. Renseignez les champs pour trouver des messages spécifiques. Par exemple, pour filtrer les e-mails provenant d'un compte précis et y ajouter un libellé, saisissez l'adresse e-mail dans le champ De.
3. Au bas de la fenêtre de recherche, cliquez sur Créer un filtre.
4. Cochez l'option Appliquer le libellé : et choisissez un libellé.
5. Cliquez sur Créer un filtre.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

 

 

Archiver automatiquement un message que vous envoyez

Si vous envoyez dans Gmail un message pour lequel vous n'attendez pas nécessairement de réponse, vous pouvez l'envoyer et l'archiver en un seul clic. Pour cela, vous devez activer le bouton Envoyer et archiver dans vos paramètres Gmail.

En savoir plus

Activer le bouton "Envoyer et archiver"

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Afficher tous les paramètres.
3. Faites défiler la page jusqu'à la section Envoyer et archiver, puis sélectionnez l'option Afficher le bouton "Envoyer et archiver" dans la réponse.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
5. Ouvrez un e-mail auquel vous souhaitez répondre, puis cliquez sur Répondre.
6. Rédigez votre message et cliquez sur Envoyer .

 

 

Ignorer les conversations par e-mail qui ne vous intéressent pas

Si vous participez à une conversation Gmail qui ne vous concerne plus, ignorez-la. Cela vous évitera de recevoir de nouveaux messages dans votre boîte de réception et vous pourrez ainsi vous concentrer sur les messages importants.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

 

 

Mettre un e-mail en attente

Pour les e-mails de confirmation avec date et heure, mettez-les en attente jusqu'à l'heure exacte à laquelle vous en aurez besoin. Les e-mails concernés réapparaîtront en tête de liste dans votre boîte de réception le moment venu (à la fin de la journée, le lendemain, ou la semaine suivante, par exemple). 

• Retrouver l'e-mail confirmant la réservation de son hôtel juste avant de s'enregistrer à l'accueil
• Recevez un rappel la veille d'un événement Google Agenda.

En savoir plus

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
2. Passez le pointeur de la souris sur l'e-mail concerné.
3. Sur la droite, cliquez sur Mettre en attente .
4. Sélectionnez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez recevoir à nouveau ce message.

Conseil : Pour mettre plusieurs messages en attente :

1. Sélectionnez les messages de votre choix.
2. En haut, cliquez sur Mettre en attente .
   • Si vous ne trouvez pas l'option "Mettre en attente", cliquez sur Plus Mettre en attente.

Consulter le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

 

 

Filtrer les invitations Agenda dans votre boîte de réception

Vous ne souhaitez pas recevoir les réponses Google Agenda dans votre boîte de réception ? Laissez Gmail les filtrer automatiquement pour conserver une boîte de réception organisée.

En savoir plus

Définir un filtre pour les réponses Agenda

1. Ouvrez Gmail.
2. Dans le champ de recherche situé en haut de la page, cliquez sur Afficher les options de recherche .
3. Dans le champ À, saisissez votre adresse e-mail.
4. À côté de Contient les mots, saisissez invite.ics OR invite.vcs.
5. Cochez l'option Contenant une pièce jointe.
6. Cliquez sur Créer un filtre.
7. Cochez l'option Appliquer le libellé, puis sélectionnez un libellé pour trier automatiquement les messages entrants de réponse à une invitation.
8. Cochez l'option Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver) pour exclure les messages de réponse de votre boîte de réception. Vous pourrez toujours les réafficher plus tard.
9. Cliquez sur Créer un filtre.

 

 

Utiliser les filtres avancés de Gmail dans un cadre professionnel ou scolaire 

Plusieurs filtres peuvent s'avérer utiles lorsque vous utilisez Gmail dans une organisation.

• Ajouter un libellé aux e-mails provenant de personnes externes à votre organisation 
• Ajoutez un libellé aux e-mails de votre responsable.
• Filtrez les e-mails promotionnels dans votre boîte de réception

Pour en savoir plus et découvrir d'autres exemples : Filtres Gmail pour les entreprises et les établissements scolaires.

Organiser les e-mails en catégories

Déplacer les e-mails promotionnels ou de réseaux sociaux vers des onglets

Configurer une boîte de réception à onglets est idéal pour ceux qui souhaitent retirer de leur boîte de réception principale les e-mails moins pertinents, tels que les mises à jour de réseaux sociaux et les promotions. Une boîte de réception principale bien organisée vous permet de vous concentrer sur l'essentiel. Les onglets s'affichent en haut de votre boîte de réception, vous permettant de passer facilement de l'un à l'autre. 

En savoir plus

Activer les onglets par défaut

Activez les onglets en fonction des e-mails que vous voulez retirer de votre boîte de réception principale. Par exemple, si vous activez l'onglet "Promotions", Gmail déplace tous les messages commerciaux présents dans votre boîte de réception vers l'onglet "Promotions". Ainsi, tous les futurs messages commerciaux seront directement acheminés vers l'onglet "Promotions".

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Afficher tous les paramètres.
3. En haut, cliquez sur Boîte de réception.
4. Dans la section "Type de boîte de réception", sélectionnez Par défaut.
5. Dans la section "Catégories", cochez la case à côté d'une catégorie.
   • Pour afficher les messages suivis dans la catégorie "Principale", cochez la case "Inclure les messages suivis dans l'onglet 'Principale'".
   • Pour autoriser les meilleures promotions dans la catégorie "Promotions", cochez la case "Activer le regroupement des meilleures promotions dans l'onglet 'Promotions'".
6. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Optimiser vos onglets

Si un e-mail est acheminé sous le mauvais onglet, vous pouvez le déplacer. Faites-le glisser vers l'onglet souhaité.

Conseil : Si vous souhaitez effectuer le suivi d'un e-mail dans un autre onglet, marquez-le d'une étoile  afin qu'il s'affiche également dans l'onglet "Principale".

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

 

 

Diviser les e-mails en sections à l'aide de la boîte de réception Prioritaire 

Lorsque vous choisissez le paramètre "Prioritaire", vos e-mails sont automatiquement répartis dans trois sections : "Importants et non lus", "Messages suivis" et "Autres messages".  

En savoir plus

Activer la boîte de réception Prioritaire

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
2. Pour configurer la boîte de réception, cliquez sur Paramètres en haut à droite.
3. Dans la section "Type de boîte de réception", sélectionnez Prioritaire.
4. Pour personnaliser les paramètres de la boîte de réception Prioritaire, cliquez sur Personnaliser. 
5. Choisissez les sections de la boîte de réception à afficher  Enregistrer les modifications.

Réorganiser les sections existantes

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2.  En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Afficher tous les paramètres.
3. En haut de la page, cliquez sur Boîte de réception.
4. Accédez à la section Boîte de réception, puis cliquez sur Options à côté de la section que vous souhaitez modifier.
5. Sélectionnez la nouvelle section que vous souhaitez utiliser.
   Remarque : La section "Autres messages" s'affiche toujours en dernier.
6. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Optimiser la boîte de réception Prioritaire

Gmail utilise plusieurs critères pour automatiquement marquer les messages importants :

• Destinataire de l'e-mail et fréquence à laquelle vous contactez cette personne
• E-mails que vous ouvrez
• E-mails auxquels vous répondez
• Mots clés figurant dans les e-mails que vous lisez habituellement
• E-mails pour lesquels vous activez le suivi, que vous archivez ou que vous supprimez

Pour savoir pourquoi un e-mail a été marqué comme important, passez la souris sur le marqueur d'importance .

Remarque : Si un e-mail a été marqué comme important à mauvais escient, cliquez sur le marqueur d'importance  pour le désactiver. Vous permettez ainsi à Gmail de mieux distinguer les e-mails que vous estimez importants.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

 

 

Ajouter une section pour un libellé à la boîte de réception Prioritaire

Si vous choisissez le paramètre "Prioritaire", vous pouvez éventuellement créer une section supplémentaire basée sur l'un de vos libellés, par exemple De mon responsable. 

En savoir plus

Étape 1 : Activez la boîte de réception Prioritaire

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
2. Pour configurer la boîte de réception, cliquez sur Paramètres en haut à droite.
3. Dans la section "Type de boîte de réception", sélectionnez Prioritaire.
4. Pour personnaliser les paramètres de la boîte de réception Prioritaire, cliquez sur Personnaliser. 
5. Choisissez les sections de la boîte de réception à afficher  Enregistrer les modifications.

Étape 2 : Créez une section basée sur les libellés

Avant de commencer : créez le libellé. 

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Afficher tous les paramètres.
3. En haut de la page, cliquez sur Boîte de réception.
4. À côté de la section de la boîte de réception à laquelle vous souhaitez attribuer un libellé, cliquez sur Options ou Ajouter une section.
5. Cliquez sur Autres options.
6. Cliquez sur le libellé que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez rechercher un nom de libellé.
7. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

 

 

Créer une boîte de réception distincte pour un libellé

Vous pouvez créer une boîte de réception distincte basée sur un libellé, puis ajouter le libellé approprié lorsque vous rédigez ou lisez un e-mail. De cette manière, votre message et sa réponse arriveront directement dans la boîte de réception adéquate.

Pour vous entraîner, créez une boîte de réception pour chacun des libellés suivants :

• Action : problèmes nécessitant une attention immédiate
• Suivi : problèmes nécessitant un suivi
• Plus tard : problèmes ne nécessitant pas une attention immédiate

Prévoyez 30 minutes le matin pour trier votre boîte de réception. Répondez immédiatement aux e-mails qui prennent moins de cinq minutes et appliquez-leur le libellé Action. Pour les autres messages, appliquez le libellé Suivi ou Plus tard pour les déplacer vers la boîte de réception appropriée et les traiter ultérieurement.

En savoir plus

Étape 1 : Créez le libellé pour lequel vous voulez une boîte de réception

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
2. Sur la gauche, faites défiler l'écran vers le bas, puis cliquez sur Plus.
3. Cliquez sur Créer un libellé.
4. Donnez un nom au libellé.
5. Cliquez sur Créer.

Étape 2 : Créez une boîte de réception pour le libellé

Pour savoir comment créer votre boîte de réception, consultez le Centre d'aide Gmail. Pour les critères de recherche, saisissez label:nom du libellé.

Pour créer une boîte de réception "zéro", créez une boîte de réception distincte à l'aide de chacun des critères de recherche suivants :

• label:action
• label:suivi
• label:plus tard

Étape 3 : Appliquez des libellés lorsque vous lisez vos e-mails

Pour appliquer les libellés que vous avez créés à une boîte de réception "zéro" :

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. Cliquez sur Libellés  en haut de chaque message lu.
3. Sélectionnez l'un des libellés suivants : action, suivi ou plus tard.

Répondez dès maintenant aux e-mails libellés action et consultez vos autres boîtes de réception plus tard, quand vous aurez un moment. 

Gérer plusieurs comptes

Passer facilement d'un compte Gmail à un autre

Si vous possédez plusieurs comptes de messagerie, tels qu'un compte professionnel et un compte personnel, vous pouvez facilement passer de l'un à l'autre sans avoir à vous déconnecter. Ajoutez tous vos comptes en tant que profils sur votre ordinateur, puis passez rapidement d'un profil à l'autre.

Comment procéder

Ajouter des comptes et changer de compte sur le Web (navigateur Chrome)

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Chrome.
2. En haut à droite, cliquez sur Profil .
3. Cliquez sur Ajouter.
4. Si vous choisissez d'effectuer une synchronisation avec votre compte Google, le nom de votre profil sera automatiquement celui de votre compte.

5. Choisissez un nom, une photo et un jeu de couleurs.

Si vous choisissez d'activer la synchronisation dans Chrome avec un compte Google pour le nouveau profil, vos favoris, votre historique, vos mots de passe et vos autres paramètres seront automatiquement synchronisés.

Remarque : Si vous ne savez pas quel compte vous utilisez actuellement, cliquez sur votre nom d'utilisateur. Le profil s'affiche alors en haut de la page.

Ajouter des comptes et changer de compte depuis Gmail

1. Dans Gmail, cliquez sur votre photo de profil située en haut de la page, puis sur Ajouter un compte.
2. Connectez-vous à votre autre compte.
3. En haut à droite de la page, cliquez sur votre nom d'utilisateur, puis sélectionnez un autre profil pour changer de compte.

 

 

Gérer plusieurs comptes depuis une seule boîte de réception

Si vous avez plusieurs comptes de messagerie, vous pouvez configurer Gmail pour envoyer des messages à partir de n'importe quel compte sans changer de boîte de réception.

Les destinataires de vos e-mails voient l'adresse que vous avez avez choisie dans la liste lors de l'envoi.

• Répondre aux e-mails de clients à l'aide d'un alias ([e-mail]) plutôt qu'avec son adresse professionnelle habituelle ([e-mail])
• Répondre aux e-mails professionnels avec son adresse professionnelle, mais depuis son compte de messagerie personnel.
• Gérer plusieurs comptes dans une seule et même boîte de réception 

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

 

 

Créer une boîte de réception distincte pour un autre compte

Si vous avez plusieurs comptes de messagerie que vous souhaitez gérer séparément, vous pouvez créer une boîte de réception pour chaque adresse.

En savoir plus

Suivez la procédure indiquée dans le centre d'aide Gmail pour :

1. envoyer des e-mails avec une adresse ou un alias différents ;
2. créer une autre boîte de réception pour cette adresse ou cet alias. Pour les critères de recherche, saisissez to:[e-mail].

Les messages envoyés à cette adresse seront placés dans votre boîte de réception personnalisée.

 

 

Gérer plusieurs signatures

Vous avez besoin de signatures différentes en fonction des destinataires de vos e-mails ? Gmail vous permet de créer plusieurs signatures. La prochaine fois que vous rédigerez un e-mail, il vous suffira de choisir le modèle comportant la signature que vous voulez utiliser.

En savoir plus

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Afficher tous les paramètres.
3. Dans l'onglet Général, faites défiler la page jusqu'à Signature, puis cliquez sur Créer.
4. Attribuez un nom à votre signature, puis cliquez sur Créer.
   Ce nom ne constitue pas votre vraie signature, mais le nom du modèle de signature.
5. Dans la zone de texte sur la droite, ajoutez le texte de votre signature.
6. À l'aide de la barre de mise en forme, définissez la couleur du texte, et insérez des liens et des images.
7. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Choisir une signature pour un message

Astuce : Si vous souhaitez modifier votre signature pendant que vous rédigez un e-mail, cliquez sur Insérer une signature .

Faire apparaître votre logo et votre signature côte à côte

Ajoutez votre signature et votre logo dans Google Docs :

1. Ouvrez un fichier Google Docs sur votre ordinateur.
2. Cliquez sur Insertion Tableau, puis créez un tableau 2x1.
3. (Facultatif) Pour redimensionner les colonnes du tableau afin que la colonne du nom soit plus petite que la colonne du logo, faites glisser la bordure du tableau vers la droite.
4. Dans la cellule de gauche, cliquez sur Insertion Image, puis insérez votre logo.
5. Dans la cellule de droite, saisissez votre signature.
6. Cliquez sur Format Tableau Propriétés du tableau.
7. Cliquez sur Couleur, puis mettez la bordure du tableau en blanc.
8. Cliquez sur Modifier Tout sélectionner.
9. Cliquez sur Modifier Copier.

 

Importez votre signature et votre logo dans Gmail :

1. Ouvrez Gmail, puis suivez les étapes 2 à 4 de la section Créer une signature.
2. Dans la zone de texte à droite, effectuez un clic droit Coller.
3. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

 

 

 Créer des variantes de votre adresse e-mail

Vous pouvez créer des variantes de votre adresse e-mail pour lesquelles tous les messages arriveront dans votre boîte de réception actuelle. Ajoutez simplement le signe plus (+), suivi d'un mot, avant le signe "@" dans votre adresse actuelle. Les messages envoyés à cette adresse ou aux variantes avec le signe plus arriveront tous dans votre boîte de réception actuelle. Vous pouvez ensuite configurer des filtres pour acheminer ou traiter les messages en fonction de l'adresse. 

Si votre adresse e-mail Google Workspace est "[e-mail]", vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Vous abonner à des newsletters avec l'adresse "[e-mail]"
• Transmettre l'adresse "[e-mail]" à vos prospects ou clients
• Permettre aux membres de votre équipe de vous avertir de problèmes urgents à l'adresse "[e-mail]"

Vous pouvez ensuite retrouver facilement les messages envoyés à chaque adresse ou leur attribuer un libellé.

En savoir plus

Étape 1 : Créez une variante de votre adresse

Ajoutez simplement le signe plus (+), suivi d'un mot, avant le signe "@" de votre adresse.

Par exemple, si votre adresse e-mail est [e-mail], saisissez [e-mail] ou [e-mail].

Étape 2 : Triez automatiquement les messages entrants en fonction de leur adresse

Configurez un filtre pour appliquer automatiquement un libellé aux messages et les trier en fonction de l'adresse.

Par exemple, si vous êtes abonné à des newsletters avec l'adresse "[e-mail]", un filtre peut automatiquement archiver les messages envoyés à cette adresse et leur appliquer le libellé Actualités. Lorsque vous aurez le temps de lire les newsletters, il vous suffira de cliquer sur Actualités dans la liste des libellés pour les retrouver.

1. Ouvrez Gmail.
2. Dans le champ de recherche situé en haut de la page, cliquez sur Afficher les options de recherche .
3. Dans le champ À, saisissez l'adresse e-mail que vous souhaitez associer à une tâche ("[e-mail]", par exemple).
4. Cliquez sur Créer un filtre.
5. Choisissez l'action Gmail à appliquer à ces messages (archiver, appliquer un libellé, marquer comme important, etc.).
6. Cliquez sur Créer un filtre.

 

 

Déléguer l'accès à la messagerie

Gérer un compte de messagerie partagé avec un groupe

Si vous souhaitez que plusieurs personnes collaborent dans un compte de messagerie partagé, vous pouvez créer un groupe Google. Les membres pourront alors gérer le compte.

• Désignez un membre du groupe ou vous-même comme responsable d'une conversation.
• Recherchez des conversations en fonction des personnes auxquelles elles sont attribuées.
• Marquez des conversations comme terminées.

Pour savoir comment procéder : Utiliser un groupe comme boîte de réception collaborative

 

 

Autoriser un utilisateur à accéder à votre boîte de réception

Si vous souhaitez autoriser une ou plusieurs personnes à lire, envoyer ou supprimer vos e-mails, vous pouvez leur accorder un accès délégué. Vous pouvez utiliser le nom du délégué ou votre propre nom en tant qu'expéditeur.

En savoir plus

1. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Paramètres.
2. Cliquez sur Comptes et importation.
3. Dans la section "Déléguer l'accès à votre compte", cliquez sur Ajouter un autre compte.

   
   Remarque : Votre organisation peut restreindre la délégation de messagerie. Si ce paramètre ne s'affiche pas, contactez votre administrateur G Suite.

4. Saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Étape suivante.
5. Cliquez sur Envoyer un e-mail pour déléguer l'accès.

Consulter le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

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