Sie arbeiten mit Kollegen vor Ort und an anderen Standorten zusammen? Dann empfehlen wir Ihnen den Artikel Erfolgreiches Arbeiten in hybriden Arbeitsumgebungen.

Tipps zur Optimierung Ihres Gmail-Posteingangs

Produktivitätsleitfaden für Google Workspace
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Email envelope with messageThemen auf dieser Seite

 

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Tipps zum Filtern und Sortieren

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Nachrichten automatisch mit Labels versehen und sortieren

Sie können eingehende E-Mail-Nachrichten automatisch mit den Filtern und Labels von Gmail verwalten.

  • Kundenfeedback oder projektbezogene Nachrichten automatisch mit Labels versehen
  • Nachrichten, die Sie später lesen möchten, z. B. Newsletter, automatisch archivieren und mit Labels versehen
  • Sie lassen wichtige E-Mails kennzeichnen.
  • Sie archivieren Benachrichtigungen.
Weitere Informationen

Schritt 1: Label erstellen

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Scrollen Sie links nach unten und klicken Sie auf Mehr.
  3. Klicken Sie auf Neues Label erstellen.
  4. Geben Sie einen Namen für das Label ein.
  5. Klicken Sie auf Erstellen.

Auf der linken Seite auf Labels zugreifen

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

Schritt 2: Filter erstellen, um E-Mails automatisch mit Labels zu versehen

  1. Klicken Sie oben im Suchfeld auf den Abwärtspfeil"".
  2. Geben Sie Begriffe ein, um bestimmte Nachrichten zu finden. Wenn Sie z. B. E-Mails von einem Konto filtern und mit einem Label versehen möchten, geben Sie in das Feld Von: die E-Mail-Adresse ein.
  3. Klicken Sie unten im Suchfenster auf Filter erstellen.
  4. Scrollen Sie zu Label anwenden: und wählen Sie ein Label aus.
  5. Klicken Sie auf Filter erstellen.

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

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Gesendete Nachrichten automatisch archivieren

Wenn Sie in Gmail eine Nachricht senden, auf die Sie nicht unbedingt eine Antwort benötigen, können Sie mit nur einem Klick senden und archivieren. Zuerst müssen Sie in den Gmail-Einstellungen die Schaltfläche Senden und archivieren aktivieren.

Weitere Informationen

„Senden und archivieren“ aktivieren

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" "" und dann Alle Einstellungen anzeigen.
  3. Scrollen Sie zu Senden und archivieren und klicken Sie die Option "Senden und archivieren" in Antworten anzeigen an.
  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
  5. Öffnen Sie eine E-Mail, die Sie beantworten möchten, und klicken Sie auf Antworten.
  6. Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Senden+ Archivieren.
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Irrelevante E-Mail-Konversationen ignorieren

Wenn Sie Teilnehmer einer Gmail-Unterhaltung sind, die für Sie nicht mehr relevant ist, können Sie sie ignorieren. Durch das Ignorieren werden E-Mails aus dieser Konversation nicht mehr in Ihrem Posteingang zugestellt. So können Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

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E-Mails zurückstellen und später bearbeiten

Sie können Bestätigungs-E-Mails mit Daten und Uhrzeiten so lange zurückstellen, bis Sie sie wirklich benötigen.In diesem Fall werden die betreffenden E-Mails erst dann wieder oben im Posteingang angezeigt, wenn Sie es möchten, z. B. am gleichen Abend, am nächsten Tag oder nächste Woche.

  • Sie erhalten die E-Mail mit der Reservierungsbestätigung für Ihr Hotel direkt vor dem Einchecken.
  • Sie werden einen Tag vorher an einen Google Kalender-Termin erinnert.

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

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Kalendereinladungen aus dem Posteingang herausfiltern

Antworten aus Google Kalender sollen nicht mehr in Ihrem Posteingang angezeigt werden? Dann lassen Sie sie automatisch von Gmail verschieben. So bleibt der Posteingang aufgeräumt.

Weitere Informationen

Filter für Antworten aus Google Kalender einrichten

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie oben im Suchfeld auf „Suchoptionen anzeigen“ "".
  3. Geben Sie im Feld An Ihre E-Mail-Adresse ein.
  4. Geben Sie neben Enthält die Wörter invite.ics ODER invite.vcs ein.
  5. Klicken Sie das Kästchen Mit Anhang an.
  6. Klicken Sie auf Filter erstellen.
  7. Klicken Sie das Kästchen Label anwenden an und wählen Sie das gewünschte Label aus, um eingehende Nachrichten mit Terminantworten automatisch zu sortieren.
  8. Klicken Sie das Kästchen Posteingang überspringen (Archivieren) an, um Antwortnachrichten aus dem Posteingang zu verschieben. Sie können sie jederzeit wieder einblenden.
  9. Klicken Sie auf Filter erstellen.
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Erweiterte Gmail-Filter für Unternehmen oder Bildungseinrichtungen verwenden

Es gibt mehrere nützliche Filter, wenn Sie Gmail in einer Organisation verwenden.

  • E-Mails von Personen außerhalb Ihrer Organisation mit Labels versehen
  • E-Mails von Ihrem Vorgesetzten mit Labels versehen
  • Werbe-E-Mails aus dem Posteingang herausfiltern

Weitere Informationen und Beispiele: Gmail-Filter für Unternehmen bzw. Bildungseinrichtungen

E-Mails in Kategorien organisieren.

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Werbe-E-Mails oder E-mails sozialer Netzwerke auf Tabs verschieben

Ein Posteingang mit Tabs eignet sich hervorragend für Nutzer, die weniger relevante E-Mails, z. B. Benachrichtigungen aus sozialen Netzwerken und Werbung, aus ihrem primären Posteingang verschieben möchten. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Die Tabs werden oben im Posteingang angezeigt, sodass Sie schnell von einem Tab zum anderen wechseln können.

Weitere Informationen

Standard-Tabs aktivieren

Aktivieren Sie die Tabs für die E-Mails, die nicht in Ihrem primären Posteingang erscheinen sollen. Wenn Sie beispielsweise den Tab "Werbung" aktivieren, werden alle Werbe-E-Mails, die sich in Ihrem Posteingang befinden, auf diesen Tab verschoben. Alle neu eingehenden Werbenachrichten werden automatisch dort eingeordnet.

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ Einstellungen und dann Alle Einstellungen aufrufen.
  3. Klicken Sie auf den Tab Posteingang.
  4. Wählen Sie im Bereich „Art des Posteingangs“ die Option Standard aus. Hinweis: Wenn Sie alle Tabs ausblenden wollen, wählen Sie eine andere Art des Posteingangs aus.
  5. Klicken Sie im Bereich „Kategorien“ die Kästchen der Tabs an, die angezeigt werden sollen. Hinweis: Sie können keine neuen Tabs erstellen, nur bereits vorhandene Tabs ein- oder ausblenden.
  6. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie dann auf Änderungen speichern.

Tabs aktivieren, damit E-Mails aus dem primären Posteingang verschoben werden

Tabs trainieren

Sollte eine E-Mail aus Versehen im falschen Tab landen, können Sie sie manuell in den richtigen Tab verschieben. Ziehen Sie sie mit der Maus auf den gewünschten Tab.

Tipp: Damit Sie E-Mails in anderen Tabs nicht aus dem Blick verlieren, können Sie sie mit einem Stern Markieren markieren. So markierte Nachrichten werden sowohl in ihrem eigentlichen Tab als auch auf dem Tab "Allgemein" angezeigt.

Posteingang mit Tabs trainieren: E-Mail in den richtigen Tab verschieben

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

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E-Mails mithilfe des sortierten Eingangs in Bereiche aufteilen

Wenn Sie die Einstellung "Sortierter Eingang" aktivieren, werden Ihre E-Mails automatisch in drei Bereiche verschoben: "Wichtig und ungelesen", "Markiert" und "Alles andere".

Mit dem sortierten Eingang wichtige E-Mails von anderen trennen

Weitere Informationen

Sortierten Eingang aktivieren

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Um Ihren Posteingang zu konfigurieren, klicken Sie rechts oben auf das Symbol für Einstellungen Einstellungen.
  3. Wählen Sie im Abschnitt „Art des Posteingangs“ die Option Sortierter Eingang aus.
  4. Wenn Sie die Einstellung für den sortierten Eingang anpassen möchten, klicken Sie auf Anpassen 
  5. Wählen Sie die Posteingangsbereiche aus, die angezeigt werden sollen, und dann Änderungen speichern.

Die Reihenfolge der vorhandenen Bereiche ändern

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2.  Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" "" und dann Alle Einstellungen anzeigen.
  3. Klicken Sie oben auf Posteingang.
  4. Rufen Sie die Bereiche des Posteingangs auf und klicken Sie neben dem Bereich, den Sie ändern möchten, auf Optionen.
  5. Wählen Sie den Bereich aus, der angezeigt werden soll.
    Hinweis: Der Bereich "Alles andere" wird immer zuletzt angezeigt.
  6. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.
Abschnitte im Posteingang neu anordnen

Sortierten Eingang trainieren

In Gmail werden Nachrichten anhand einer Reihe von Kriterien als wichtig markiert, unter anderem:

  • An wen Sie E-Mails senden und wie oft Sie dieser Person E-Mails senden
  • Welche E-Mails Sie öffnen
  • Welche E-Mails Sie beantworten
  • Schlüsselwörter in E-Mails, die Sie normalerweise lesen
  • Welche E-Mails Sie markieren, archivieren oder löschen

Wenn Sie wissen möchten, warum eine Nachricht als wichtig eingestuft wurde, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Wichtigkeitsmarkierung Importance marker, um sich den Grund dafür anzeigen zu lassen.

Hinweis: Wenn eine bestimmte Nachricht fälschlicherweise als wichtig eingeordnet wurde, können Sie die Einstufung korrigieren, indem Sie auf die Wichtigkeitsmarkierung Importance marker klicken. So lernt das Programm, welche E-Mails Ihnen wichtig sind.

Gmail trainieren, damit Nachrichten priorisiert werden

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

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Dem sortierten Eingang einen Bereich „Labels“ hinzufügen

Wenn Sie die Einstellung „Sortierter Eingang“ auswählen, können Sie optional einen weiteren Abschnitt basierend auf einem Ihrer Labels erstellen, etwa Von meinem Vorgesetzten

Weitere Informationen

Schritt 1: Sortierten Eingang aktivieren

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Um Ihren Posteingang zu konfigurieren, klicken Sie rechts oben auf das Symbol für Einstellungen Einstellungen.
  3. Wählen Sie im Abschnitt „Art des Posteingangs“ die Option Sortierter Eingang aus.
  4. Wenn Sie die Einstellung für den sortierten Eingang anpassen möchten, klicken Sie auf Anpassen 
  5. Wählen Sie die Posteingangsbereiche aus, die angezeigt werden sollen, und dann Änderungen speichern.

Schritt 2: Labelbasierten Bereich erstellen

Vorbereitung: Erstellen Sie das Label. 

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" "" und dann Alle Einstellungen anzeigen.
  3. Klicken Sie oben auf Posteingang.
  4. Klicken Sie neben dem Bereich, für den Sie ein Label erstellen möchten, auf Optionen oder auf Bereich hinzufügen.
  5. Klicken Sie auf Weitere Optionen.
  6. Klicken Sie auf das gewünschte Label. Sie können auch nach einem Labelnamen suchen.
  7. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Create a label based section

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Separaten Posteingang für ein Label erstellen

Sie können einen separaten Posteingang basierend auf einem Label erstellen und das richtige Label hinzufügen, wenn Sie eine E-Mail schreiben oder lesen. So werden Ihre E-Mail und alle Antworten darauf automatisch dem richtigen Posteingang zugeordnet.

Wenn Sie die Leerer-Posteingang-Methode üben möchten, erstellen Sie einen Posteingang für jedes der folgenden Labels:

  • Aktion: E-Mails, die sofort bearbeitet werden müssen
  • Nachbearbeitung: E-Mails, die eine weitere Zusammenarbeit erfordern
  • Später: E-Mails, die nicht sofort bearbeitet werden müssen

Nehmen Sie sich 30 Minuten morgens Zeit, um Ihren Posteingang zu sortieren. Sie antworten jetzt auf jede E-Mail, die weniger als fünf Minuten dauert, und wenden das Label Aktion an. Wenden Sie bei allen anderen Elementen das Label Nachfassen oder Später an, um es in den entsprechenden Posteingang zu verschieben, um es später zu bearbeiten.

Weitere Informationen

Schritt 1: Das Label erstellen, für das Sie einen Posteingang möchten

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Scrollen Sie links nach unten und klicken Sie auf Mehr.
  3. Klicken Sie auf Neues Label erstellen.
  4. Geben Sie einen Namen für das Label ein.
  5. Klicken Sie auf Erstellen.

Schritt 2: Einen Posteingang für das Label erstellen

Folgen Sie der Anleitung in der Gmail-Hilfe, um den Posteingang zu erstellen. Geben Sie für die Suchkriterien label:name of label ein.

Erstellen Sie zur Implementierung eines Leerer-Posteingang einen separaten Posteingang indem Sie folgenden Suchkriterien einzeln nutzen:

  • label:action
  • label:follow-up
  • label:later

Schritt 3: Labels beim Lesen Ihrer E-Mails anwenden

So wenden Sie die erstellten Labels für einen Leerer-Posteingang an:

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Klicken Sie beim Lesen der einzelnen Nachrichten oben auf „Labels“ Label hinzufügen.
  3. Wählen Sie eines der folgenden Labels aus: Aktion, Follow-up oder later.

Antworten Sie jetzt auf die Aktions-E-Mails und sehen Sie später noch einmal in Ihren anderen Posteingängen nach, wenn Sie Zeit haben. 

Apply a label to email in your inbox

Mehrere Konten oder Identitäten verwalten

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Mehrere Signaturen verwalten

Benötigen Sie verschiedene Signaturen für E-Mails innerhalb Ihres Unternehmens und für externe Nachrichten? In Gmail können Sie mehrere unterschiedliche Signaturen erstellen. Bei Ihrer nächsten E-Mail wählen Sie dann einfach die entsprechende Vorlage mit der gewünschten Signatur aus.

Weitere Informationen

Einzelne Signatur erstellen

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" "" und dann Alle Einstellungen anzeigen.
  3. Scrollen Sie auf dem Tab Allgemein zu Signatur und klicken Sie auf Neu erstellen.
  4. Geben Sie der Signatur einen Namen und klicken Sie auf Erstellen.
    Dieser Name ist nicht die eigentliche Signatur, sondern eine Benennung der Signaturvorlage.
  5. Fügen Sie im Textfeld rechts Ihren Signaturtext hinzu.
  6. Über die Formatierungsleiste können Sie Textfarben, Links und Bilder hinzufügen.
  7. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Neue Signatur in den Einstellungen erstellen

Eine Signatur für eine Nachricht auswählen

Tipp: Wenn Sie Ihre Signatur ändern möchten, während Sie eine E-Mail schreiben, klicken Sie unten im Fenster auf "Signatur einfügen" Stift.
Signieren und speichern

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

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Denselben Posteingang für mehrere E-Mail-Adressen nutzen

Sie haben mehrere E-Mail-Konten? Gmail lässt sich so einrichten, dass Sie von jeder Adresse Nachrichten senden können, ohne zwischen den Konten wechseln zu müssen.

Die Empfänger Ihrer Nachrichten sehen als Absender die E-Mail-Adresse, die Sie ausgewählt haben.

  • Sie beantworten E-Mails von Kunden über eine separate Aliasadresse, z. B. vertrieb@solarmora.com, anstatt über Ihre reguläre geschäftliche E-Mail-Adresse erika@solarmora.com.
  • Sie antworten auf geschäftliche E-Mails über Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, aber von Ihrem privaten Posteingang aus.
  • Sie verwalten mehrere Konten in einem Posteingang.

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

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Separaten Posteingang für ein anderes Konto erstellen

Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben, die Sie separat verwalten möchten, können Sie für jede Adresse einen Posteingang erstellen.

Weitere Informationen

Folgen Sie der Anleitung in der Gmail-Hilfe, um Folgendes zu tun:

  1. E-Mails von einer anderen Adresse oder einer Alias-Adresse senden.
  2. Einen weiteren Posteingang für diese Adresse oder den Alias erstellen. Geben Sie als Suchkriterium to:Ihr_Name@Ihre_E-Mail-Adresse.com ein.

E-Mails, die an diese Adresse gesendet werden, werden an Ihren benutzerdefinierten Posteingang zugestellt.

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Varianten einer E-Mail-Adresse in einem Posteingang verwenden

Sie können Varianten Ihrer E-Mail-Adresse erstellen, bei denen alle Nachrichten in Ihrem aktuellen Posteingang zugestellt werden. Fügen Sie einfach ein Plus (+) gefolgt von einem beliebigen Wort vor dem @-Zeichen Ihrer aktuellen E-Mail-Adresse ein. Nachrichten, die an Ihre aktuelle Adresse oder eine Variante mit dem Pluszeichen gesendet werden, gehen alle in Ihrem aktuellen Posteingang ein. Sie können dann Filter einrichten, um die Nachrichten anhand der Adresse weiterzuleiten oder zu bearbeiten. 

Wenn Ihre E-Mail-Adresse für Google Workspace erika@solarmora.com lautet, können Sie z. B. Folgendes tun:

  • Für Newsletter die E-Mail-Adresse erika+neuigkeiten@solarmora.com verwenden
  • Sie richten für potenzielle Neukunden die Kontaktadresse claudia+fragen@solarmora.com ein.
  • Teammitgliedern mitteilen, dringende Fälle an die Adresse claudia+dringend@solarmora.com zu richten.

Sie können dann Nachrichten, die an die einzelnen Adressen gesendet wurden, einfach finden oder mit einem Label versehen.

Weitere Informationen

Schritt 1: Variation Ihrer Adresse erstellen

Fügen Sie einfach ein Plus (+) gefolgt von einem beliebigen Wort vor dem @-Zeichen Ihrer E-Mail-Adresse ein.

Wenn Ihre E-Mail-Adresse beispielsweise claudia@solarmora.com ist, verwenden Sie sich claudia+neuigkeiten@solarmora.com oder claudia+dringend@solarmora.com.

Schritt 2: Eingehende Nachrichten automatisch anhand der Adresse sortieren

Richten Sie einen Filter ein, um Nachrichten anhand der Adresse automatisch mit Labels zu versehen und zu sortieren.

So würden z. B. alle unter erika+neuigkeiten@solarmora.com eingehenden Newsletter mithilfe von Filtern automatisch archiviert werden und das Label Neuigkeiten erhalten. Wenn Sie diese Nachrichten später lesen möchten, klicken Sie einfach in der Liste der Labels auf Neuigkeiten.

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie oben im Suchfeld auf „Suchoptionen anzeigen“ "".
  3. Geben Sie im Feld An die aufgabenspezifische E-Mail-Adresse ein, zum Beispiel claudia+neuigkeiten@solarmora.com.
  4. Klicken Sie auf Filter erstellen.
  5. Wählen Sie aus, wie Gmail mit diesen Nachrichten verfahren soll, zum Beispiel "archivieren", "Labels anwenden" oder "als wichtig markieren".
  6. Klicken Sie auf Filter erstellen.


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