共用雲端硬碟是 Google 雲端硬碟中的特殊資料夾，可用來儲存、搜尋及存取團隊的檔案。共用雲端硬碟檔案是由整個團隊共同擁有，並不屬於個別成員。即使有成員離開團隊，檔案還是會保留在共用雲端硬碟中，如此一來，您的團隊就可以隨時隨地透過任何裝置共用資訊及處理工作。
共用雲端硬碟的主要功能
- 即便有人離開團隊，檔案和資料夾仍會保留
共用雲端硬碟中的檔案歸貴機構所有，並不屬於個別成員。如果有人離開團隊，而管理員刪除了他們的帳戶，他們在共用雲端硬碟中新增或建立的檔案仍會保留下來。
- 靈活的共用方式
授予共用雲端硬碟中檔案和資料夾存取權的方式有兩種：1) 將使用者或群組新增為共用雲端硬碟成員；2) 成員與非成員共用檔案和資料夾。
- 為會員提供輕鬆一致的共用體驗。共用雲端硬碟會對所有成員顯示相同的內容。 不過，如果您不想公開某些機密資訊，可以在共用雲端硬碟中限制資料夾存取權，控管哪些人可以查看資料夾內容。設定存取限制後，只有您直接設為共用對象的使用者，才能開啟資料夾並存取內容。共用雲端硬碟的其他成員可以看到資料夾名稱，但必須取得存取權才能開啟資料夾。
您可以將群組新增為共用雲端硬碟成員。之後，當使用者加入群組時，Google 網路論壇就會自動將他們加入包含該群組的所有共用雲端硬碟。系統會為成員指派存取層級，藉此控管成員對檔案和共用雲端硬碟的操作。 - 為非成員使用者量身打造共用設定。如果允許，共用雲端硬碟的成員就能與非成員共用個別檔案和資料夾。這個選項可讓您只讓非成員使用者存取需要的內容，而不必將共用雲端硬碟中的所有內容共用。
- 為會員提供輕鬆一致的共用體驗。共用雲端硬碟會對所有成員顯示相同的內容。 不過，如果您不想公開某些機密資訊，可以在共用雲端硬碟中限制資料夾存取權，控管哪些人可以查看資料夾內容。設定存取限制後，只有您直接設為共用對象的使用者，才能開啟資料夾並存取內容。共用雲端硬碟的其他成員可以看到資料夾名稱，但必須取得存取權才能開啟資料夾。
- 外部使用者可在您的共用雲端硬碟中執行動作 (如果貴機構允許的話)
若貴機構允許，只要外部使用者擁有與 Google 帳戶相關聯的電子郵件地址，您就可以將他們加入共用雲端硬碟。在貴機構成員建立的共用雲端硬碟中，任何由外部使用者變更過的內容 (例如編輯、建立或上傳檔案) 都會轉移至貴機構，並由貴機構所擁有。
如果使用者的 Google Workspace 版本不提供共用雲端硬碟，您在加入使用者時，只能授予他們檢視者權限。不過，視資料夾權限而定，您或許可以授予使用者加註或編輯共用雲端硬碟中特定檔案的權限。請參閱「如何將共用雲端硬碟中的資料夾與他人共用」。
- 將共用雲端硬碟同步到您的桌面
您可以在電腦上使用 Google 雲端硬碟電腦版存取共用雲端硬碟。
比較共用雲端硬碟與「我的雲端硬碟」
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我的雲端硬碟 |
共用雲端硬碟 |
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哪些人可以新增檔案？ |
我的雲端硬碟的擁有者。 |
具備協作者以上存取權的成員。 |
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檔案和資料夾的擁有者是誰？ |
建立檔案或資料夾的個人。 |
整個團隊。 |
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我是否可以移動檔案和資料夾？ |
是，您可以在我的雲端硬碟中移動檔案和資料夾。 |
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我可以將檔案同步處理到我的電腦嗎？ |
可以，請使用 Google 雲端硬碟電腦版。 詳情請參閱「雲端硬碟電腦版提供哪些功能？」 |
可以，請使用 Google 雲端硬碟電腦版。 |
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資料如何共用？ |
不同使用者在同個資料夾中可能會看見不同檔案，視使用者對個別檔案的權限而定。資料夾擁有者只能控管「我的雲端硬碟」中的共用資料夾存取權。 |
根據預設，共用雲端硬碟中的所有成員都能查看全部檔案。具備「管理員」存取權的成員可以為共用雲端硬碟中的資料夾設定存取限制，控管哪些使用者可以查看內容。 |
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我可以變更資料夾存取權嗎？ |
可以，您可以在「我的雲端硬碟」中，控管自己擁有的檔案和資料夾存取權。 |
可以，只要您具備資料夾的「管理員」存取權，或是具備「內容管理員」存取權和「允許內容管理員共用資料夾」權限，就可以為資料夾設定存取限制。 |
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刪除的檔案會在垃圾桶中保留多久？ |
移到垃圾桶的檔案和資料夾將在 30 天後遭到永久刪除。您也可以選取「永久刪除」來刪除垃圾桶中的檔案。 |
每個共用雲端硬碟都有專屬的垃圾桶。
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我可以還原檔案嗎？ |
可以，但您必須是該檔案的擁有者。 |
可以，但您必須擁有協作者以上的權限。 |