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Cosa sono i Drive condivisi?

I Drive condivisi sono cartelle speciali su Google Drive che puoi utilizzare per archiviare, cercare e accedere ai file con un team. I file dei Drive condivisi appartengono al team e non ai singoli utenti. Anche se un membro lascia il team, i file rimangono nel Drive condiviso, in modo che il team possa continuare a condividere le informazioni e lavorare ovunque, da qualsiasi dispositivo.

Funzionalità principali dei Drive condivisi

  • I file e le cartelle rimangono attivi dopo che un utente lascia l'organizzazione

    La proprietà dei file che si trovano in un Drive condiviso non è di una persona, ma di tutta l'organizzazione. Quando qualcuno lascia l'account e l'amministratore elimina il suo account, i file che ha aggiunto o creato nei Drive condivisi rimangono memorizzati.

  • Condivisione flessibile

    Puoi concedere l'accesso ai file e alle cartelle nei Drive condivisi in due modi: 1) aggiungendo un utente o un gruppo come membro del Drive condiviso e 2) condividendo membri e file con i non membri.

    1. Condivisione semplice e coerente per i membri. Tutti i membri di un Drive condiviso vedono gli stessi contenuti, quindi non devi sprecare tempo per gestire le richieste di condivisione. Puoi aggiungere un gruppo come membro di un Drive condiviso. Quindi, quando un utente viene aggiunto al gruppo, Google Gruppi lo aggiunge automaticamente a tutti i Drive condivisi che includono il gruppo. Ai membri vengono assegnati livelli di accesso, che controllano ciò che possono fare con i file e con il Drive condiviso.
    2. Condivisione personalizzata per i non membri. Se consentito, i membri di un Drive condiviso possono condividere singoli file e cartelle con i non membri. Questa opzione ti consente di condividere solo gli elementi a cui un non membro deve poter accedere, senza dover condividere tutti i contenuti del Drive condiviso.
  • Le persone esterne possono lavorare nei tuoi Drive condivisi (se consentito dall'organizzazione)

    Puoi aggiungere a un Drive condiviso persone esterne alla tua organizzazione, purché abbiano un indirizzo email associato a un Account Google. Qualsiasi contributo apportato da una persona esterna (ad esempio modifica, creazione o caricamento di un file) all'interno di un Drive condiviso creato da un membro dell'organizzazione viene trasferito all'organizzazione ed è di sua proprietà.

  • Sincronizzare i Drive condivisi con il computer desktop

    Puoi accedere ai Drive condivisi sul computer utilizzando Google Drive per desktop.

Confronto tra i Drive condivisi e Il mio Drive

 

Il mio Drive

Drive condivisi

Chi può aggiungere file?

Il proprietario di Il mio Drive.

Qualsiasi membro con livello di accesso Collaboratore o superiore.

A chi appartengono i file e le cartelle?

Alla persona che ha creato il file o la cartella.

Al team.

Posso spostare file e cartelle?

Sì, puoi spostare file e cartelle in Il mio Drive.

  • Se hai almeno l'accesso Collaboratore puoi spostare i file da Il mio Drive a un Drive condiviso.
  • Se il tuo livello di accesso è almeno Gestore dei contenuti puoi spostare file e cartelle all'interno di un Drive condiviso.
  • Se hai l'accesso Gestore puoi spostare i file all'esterno di un Drive condiviso o tra Drive condivisi.
  • Se vuoi spostare le cartelle da Il mio Drive a un Drive condiviso, contatta l'amministratore.

Posso sincronizzare i file sul mio computer?

Sì, utilizzando Google Drive per desktop.

Per maggiori dettagli, vedi Cosa puoi fare con Drive per desktop.

Sì, utilizzando Google Drive per desktop.

Come funziona la condivisione?

Le persone possono vedere diversi file in una cartella, a seconda delle autorizzazioni di accesso ai singoli file.

Tutti i membri del Drive condiviso vedono tutti i file.

Per quanto tempo i file che elimino rimangono nel Cestino?

I file e le cartelle nel Cestino vengono eliminati definitivamente dopo 30 giorni. Puoi anche eliminare i file nel Cestino selezionando Elimina definitivamente.

Ciascun Drive condiviso dispone del proprio Cestino.

  • I membri con accesso Gestore dei contenuti e superiore possono spostare i file nel Cestino.
  • I file e le cartelle nel Cestino vengono eliminati definitivamente dopo 30 giorni.
  • I membri con accesso Gestore possono eliminare definitivamente i file entro 30 giorni.

Posso ripristinare i file?

Sì, se sei un proprietario del file.

Sì, se hai almeno accesso come Collaboratore.

Utilizzi comuni dei Drive condivisi

  • Progetti: per le persone coinvolte nello stesso progetto.
  • Eventi: per le persone che lavorano per un periodo definito su un evento o un prodotto finale specifico.
  • Modelli: per i file che gli utenti possono copiare e riutilizzare.
  • File utilizzati a livello aziendale: per i file a cui tutti devono accedere, ad esempio le risorse di formazione.
  • File sensibili: per i file altamente sensibili a cui puoi aggiungere ulteriore protezione per limitare l'accesso.

Best practice per i Drive condivisi

1. Inserire file collaborativi o di riferimento nei Drive condivisi: evitare la perdita di dati

Utilizza i Drive condivisi per contenuti destinati a essere utilizzati a livello di organizzazione o di team, ad esempio piani di progetto, risultati delle ricerche o note sulle riunioni del team. Conserva in Il mio Drive i file personali e privati, ad esempio gli appunti individuali, le valutazioni del rendimento e i piani di sviluppo della carriera.

Questo approccio contribuisce a mantenere privati i tuoi contenuti personali e aiuta la tua organizzazione a evitare la perdita di dati. Poiché la tua organizzazione è proprietaria dei file nei Drive condivisi, non un singolo utente, questi file rimangono attivi se l'utente lascia l'organizzazione.

Se ti preoccupa che i membri eliminino file da un Drive condiviso, assicurati che dispongano solo dell'accesso come Collaboratore, Commentatore o Visualizzatore. Questi membri non possono eliminare file.

2. Dare a ogni Drive condiviso un obiettivo o uno scopo chiaro

Crea un Drive condiviso per ogni progetto. Se i file riguardano diversi progetti, crea più Drive condivisi. Questo approccio ti permette inoltre di definire l'accesso dei membri in base a questo scopo.

Ad esempio:

  • Se il Drive condiviso è uno spazio attivo per la collaborazione, concedi ai membri l'accesso come Gestore dei contenuti o Collaboratore in modo che possano aggiornare i contenuti. I gestori dei contenuti possono spostare file e cartelle all'interno di un Drive condiviso o spostare file nel Cestino, ma non possono eliminare i file definitivamente.
  • Se il Drive condiviso è un repository per un progetto completato o contenuti finali: concedi ai membri l'accesso come Commentatore o Visualizzatore, quindi non potrai modificare i contenuti. Puoi anche modificare il nome del Drive condiviso per indicarne lo stato, ad esempio [Archivio] o [Riferimento].

Evita di aggiungere troppi membri. Man mano che il numero di progetti e team aumenta, gestire i contenuti in un singolo Drive condiviso può essere difficile. Se un Drive condiviso diventa difficile da utilizzare perché vengono aggiunti troppi file o cartelle, puoi riorganizzare i contenuti in diversi nuovi Drive condivisi che rappresentino singoli progetti e team funzionali (o interfunzionali).

Quando si è in disaccordo sull'organizzazione, è possibile che il Drive condiviso contenga troppi progetti e team. Puoi riorganizzare il Drive condiviso in due o tre nuovi Drive:

  • Uno che contenga esclusivamente i contenuti "condivisi" e rappresenti un team di progetto interfunzionale
  • Uno (o più) per i contenuti specifici di ciascun team funzionale

3. Utilizzare Google Gruppi per le iscrizioni

I gruppi possono facilitare la gestione dell'appartenenza ai Drive condivisi perché, quando viene aggiunta una persona a un gruppo, la sua iscrizione ai Drive condivisi di cui il gruppo fa parte è automatica. Questo approccio presenta due vantaggi principali:

  1. I nuovi membri dei gruppi hanno lo stesso accesso a file e cartelle dei Drive condivisi dei membri esistenti. Non devi preoccuparti di sapere se ha accesso o meno.
  2. Aumenta la capacità di appartenenza al Drive condiviso. Se aggiungi membri al Drive condiviso singolarmente, puoi aggiungere solo 600 persone. Utilizzando i gruppi, puoi aggiungere fino a 100 gruppi e fino a 50.000 persone.

4. Condivisione responsabile dei contenuti

Per le persone o i gruppi che hanno bisogno di accedere a tutti i file e le cartelle di un Drive condiviso, aggiungili come membri con il livello di accesso appropriato. Se possibile, concedi ai collaboratori l'accesso come gestore o Gestore dei contenuti in modo che non siano limitati nel modo in cui collaborano sul Drive condiviso.

  • Supporta i collaboratori su Google Drive per desktop: se i tuoi collaboratori utilizzano Google Drive per desktop per accedere a file non di Google, ad esempio un file PDF Adobe o un file Microsoft Office, assegna loro l'accesso Gestore dei contenuti. Nota: i membri con accesso Collaboratore possono comunque apportare modifiche offline sul proprio desktop e caricare le versioni aggiornate senza Drive per desktop. Vedi Passare a un'altra versione del file.
  • Utilizza Drive condivisi separati per controllare l'accesso: in alcuni casi, potrebbe essere necessario avere più di un Drive condiviso per lo stesso progetto se hai gruppi distinti di collaboratori con esigenze di accesso diverse. Ad esempio, se lavori a un progetto con un'agenzia esterna. Crea un Drive condiviso per i membri interni del team e un Drive condiviso separato per i collaboratori interni ed esterni. In questo modo, puoi impedire ai membri esterni di accedere ai contenuti solo a uso interno.
  • Utilizza la condivisione di file per limitare l'accesso: se qualcuno ha bisogno di accedere solo a un determinato file o a una determinata cartella di un Drive condiviso, puoi condividere solo quell'elemento e non diventarne membro. Ora i gestori possono condividere le cartelle nei Drive condivisi.

5. Organizzare i Drive condivisi delle cartelle tenendo presente l'accesso

I Drive condivisi sono progettati per una gestione degli accessi facile e flessibile. Quando crei un Drive condiviso contenente cartelle, cerca di fare in modo che il livello di accesso di ogni utente sia appropriato per ogni cartella presente nel Drive. Se non puoi, valuta di riorganizzare alcune cartelle sui loro Drive condivisi.

6. Utilizzare le convenzioni di denominazione

Per aiutare le persone a trovare i Drive condivisi ed evitare conflitti di denominazione nei Drive condivisi, definisci convenzioni di denominazione a livello di organizzazione. Ad esempio:

  • La tua azienda ha reparti di vendita in aree geografiche diverse e crei un Drive condiviso per ogni area di vendita. Per differenziare i Drive condivisi, anteponili all'area geografica o a un'abbreviazione.
  • Puoi indicare lo stato aggiungendo un prefisso, ad esempio [Archivio] a un progetto non più attivo o [In corso] a un progetto attivo.
  • Per distinguere i Drive condivisi esternamente da quelli condivisi esternamente, aggiungi il prefisso [Esterno] o [Interno].

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