Suggerimenti per utilizzare i passaggi AI nei flussi

Una delle funzionalità più potenti di Google Workspace Studio è la possibilità di integrare facilmente Gemini nei flussi. Se usato in un flusso, Gemini può aiutarti ad analizzare, scrivere, fare ricerche o persino determinare se un flusso deve essere eseguito. Tuttavia, può essere difficile sapere quale passaggio è il migliore per il caso d'uso specifico. Questa pagina tratta i seguenti argomenti:

• Come utilizzare i passaggi AI
• Passaggi AI generali
• Passaggi delle azioni AI

Controlla il tipo di account

• Account della scuola: se utilizzi un account scolastico e hai meno di 18 anni, non puoi usufruire delle funzionalità di AI in Workspace Studio. Se qualcuno condivide con te un flusso con passaggi AI, questi vengono rimossi quando apri il flusso.
• Account personali: per utilizzare i flussi in Workspace Studio, devi avere Google Workspace Experiments. Non puoi condividere i flussi con altre persone. Scopri di più.

Come utilizzare i passaggi AI

Indipendentemente dal passaggio AI che utilizzi, ecco quattro fattori chiave per eseguirli in modo corretto:

1. Fornisci il contesto nella richiesta. Gemini non conosce gli altri passaggi del flusso. Prompt come "Scrivi una risposta professionale all'email" non funzionano perché Gemini non sa a quale email ti riferisci.
   • Fai riferimento ai dati dei passaggi precedenti e a file specifici: per i passaggi AI con prompt aperti, come "Chiedi a Gemini" e "Decidi", aggiungi un contesto al prompt per ottenere risultati migliori. Puoi aggiungere variabili dei passaggi precedenti, link a file di Drive specifici o altri siti web. Scopri di più sulle best practice per i prompt.
   • Consenti le origini dati di Google Workspace: per impostazione predefinita, Gemini può fare riferimento al web, nonché a tutti i contenuti a cui puoi accedere in Google Workspace e alle integrazioni collegate. Per impedire a Gemini di accedere ai tuoi dati personali o a quelli della tua organizzazione, scegli Solo web. Scopri di più sulle fonti di Gemini.
2. Accedi alla risposta di Gemini aggiungendo una variabile in un passaggio successivo. La risposta di Gemini o di un Gem è disponibile come variabile associata al passaggio basato sull'AI. Puoi aggiungerla nei passaggi successivi del flusso per utilizzarla in un messaggio, un documento, un foglio o un'altra richiesta a Gemini.
3. Utilizza più passaggi AI in un flusso. Trasferisci le informazioni di un passaggio AI a un altro con le variabili. Ad esempio, puoi utilizzare il Gem Ideatore pitch di vendita in Chiedi a un Gem per analizzare la risposta di un modulo, utilizzare un passaggio Estrai per trovare eventuali domande in una risposta aperta, utilizzare un passaggio Chiedi a Gemini per creare una bozza di messaggio email utilizzando la risposta del Gem e le domande estratte per un contesto aggiuntivo, nonché utilizzare un passaggio Chiedi a Gemini per creare un oggetto per il messaggio.
4. Utilizza i passaggi delle azioni AI quando appropriato. Anche se puoi utilizzare Chiedi a Gemini per quasi tutti i tipi di richieste, Workspace Studio ha passaggi AI ottimizzati per determinate azioni, come l'estrazione di informazioni dal testo, il riepilogo di idee e approfondimenti o la scrittura di testi per scenari specifici. Scopri di più sui passaggi delle azioni AI.

Passaggi AI generali

Utilizza questi passaggi agentici fondamentali nello stesso modo in cui utilizzi Gemini in Workspace.

Nome	Ideale per
Chiedi a Gemini	Ideale per richieste generiche o esigenze di generazione di testo. Ad esempio: Esegui una rapida ricerca web sull'azienda di una persona che ha inviato un modulo o ti ha contattato. Riassumi lo stato di un progetto in base alle ultime note della riunione e al foglio di lavoro di monitoraggio. Scrivi una poesia sull'importanza di aggiornare l'agenda di una riunione da inviare ai partecipanti. Suggerimento: Per le attività comuni di stesura, riepilogo ed estrazione, puoi risparmiare tempo nella creazione dei prompt utilizzando invece i passaggi delle azioni AI. Scopri di più sui passaggi delle azioni AI. Formato risposta: scegli Testo o Elenco per selezionare la modalità di visualizzazione della risposta di Gemini. Se selezioni "Elenco", puoi utilizzare ogni elemento uno alla volta con un passaggio "Ripeti per ogni elemento". Guarda questo video per scoprire come passare in rassegna un elenco di elementi in Google Workspace Studio.
Chiedi a un Gem	Quando hai bisogno dell'esperienza agentica di un Gem, predefinito o personalizzato. Ad esempio: Chiedi al Gem Ideatore pitch di vendita di generare idee in base a un modulo di interesse del cliente. Utilizza un Gem personalizzato basato sui tuoi file per generare i contenuti di cui hai bisogno in base alla richiesta di uno stakeholder. Guarda questo video per scoprire come utilizzare i Gem in Google Workspace Studio.

Controlla quali fonti può utilizzare Gemini

Nei passaggi Chiedi a Gemini e Chiedi a un Gem, puoi scegliere le fonti che Gemini può utilizzare per generare una risposta. Puoi scegliere tra:

• Ricerca web per consentire a Gemini di eseguire ricerche sul web
• Workspace per i contenuti di Workspace a cui puoi accedere.

Per impostazione predefinita, Gemini può utilizzare il web, nonché tutti i dati di Workspace e delle integrazioni collegate a cui puoi accedere. Questi contenuti includono:

• I tuoi messaggi di Gmail e Chat
• File di tua proprietà o condivisi con te in Drive
• Il tuo calendario
• Contenuti di integrazioni collegate come progetti Asana, segmenti di pubblico Mailchimp e Salesforce

Scopri di più su privacy e controllo

• Account personali: per controllare i tuoi dati, attiva o disattiva l'opzione Funzionalità intelligenti e personalizzazione nelle impostazioni di Gmail.
• Account di lavoro o della scuola: l'amministratore gestisce questi controlli per te.
• Condivisione dei dati: per evitare la condivisione involontaria dei dati della tua organizzazione, seleziona questa opzione solo per i flussi in cui la risposta di Gemini è destinata esclusivamente a te o a destinatari attendibili. Per i flussi che condividono esternamente la risposta di Gemini, configura il flusso in modo che inserisca la risposta in una bozza o in un documento protetto, così da poter esaminare l'output e condividerlo manualmente.

Passaggi delle azioni AI

Questi passaggi specializzati prevedono richieste ottimizzate integrate e sono utili per fornire il contesto al fine di ottenere risultati ottimali. In alcuni casi, possono fare cose che Gemini o un Gem non possono ancora fare.

Nome	Ideale per
Decidi	Quando vuoi che il flusso venga eseguito solo quando vengono soddisfatte determinate condizioni soggettive o complesse. Ad esempio: Messaggi email con un tono arrabbiato File aggiunti a una cartella che riguardano un determinato argomento Risposte a un modulo con feedback positivo "Decidi" consente di specificare più condizioni contemporaneamente, in modo da avere un controllo avanzato sul comportamento del flusso.
Estrai	Quando vuoi estrarre dettagli specifici o informazioni dal testo. Ad esempio: Numero ordine Numero di telefono Indirizzo fisico Attività
Riassumi	Quando vuoi conoscere i punti salienti di un testo. Ad esempio: Un thread di email Approfondimenti di un foglio Contenuti del documento Una richiesta personalizzata Con le opzioni predefinite, devi solo fornire i contenuti da riassumere. Se vuoi, puoi fornire a Gemini ulteriori istruzioni su cosa vuoi che contenga il riassunto o sul suo formato.
Riepiloga le email da leggere	"Chiedi a Gemini" non può sapere se un messaggio è stato letto o meno. Utilizza questo passaggio per ottenere un riepilogo delle email da leggere in un periodo di tempo specifico. È un ottimo modo per valutare e dare la priorità alle richieste che ricevi tramite Gmail.