在流程中使用 AI 步骤的提示

Google Workspace Studio 最强大的功能之一是，您可以轻松地将 Gemini 集成到流程中。在流程中，Gemini 可以帮助自动分析、撰写、研究，甚至确定流程是否应该运行。但您可能很难确定哪个步骤最适合您的使用场景。本页将介绍以下内容：

• 如何使用 AI 步骤
• 通用 AI 步骤
• AI 操作步骤

• If you're signed in with a school account and are under 18, you can’t use any AI features in Workspace Studio. If a flow containing AI steps is shared with you, those steps will be removed when you open the flow.
• When someone copies your shared flow, any steps that require approval will prompt the new owner when their flow runs. Learn how approvals work when you share a flow.

如何使用 AI 步骤

无论您使用哪个 AI 步骤，以下 4 个关键要素都能帮助您取得成功：

1. 在请求中提供背景信息。Gemini 不了解流程中的其他步骤。“撰写一封专业的邮件回复”之类的提示将无法正常运行，因为 Gemini 不知道您指的是哪封邮件。
   • 引用之前步骤中的数据和特定文件：对于具有开放式提示的 AI 步骤（例如“问问 Gemini”和“做出决定”），请在提示中添加背景信息，以便获得更理想的结果。您可以添加之前步骤中的变量、指向特定云端硬盘文件的链接或其他网站。详细了解提示最佳实践。
   • 允许使用 Google Workspace 数据源：默认情况下，Gemini 可以参考网络以及您在 Google Workspace 和关联的集成服务中可以访问的所有内容。如需阻止 Gemini 访问您组织的数据，请选择仅限网络。详细了解 Gemini 来源。
2. 在后续步骤中添加变量，以访问 Gemini 的回答。Gemini 或 Gem 的回答可作为与 AI 赋能的步骤关联的变量。您可以在流程的后续步骤中添加此变量，以便在消息、文档、工作表或向 Gemini 发出的其他请求中使用它。
3. 在流程中使用多个 AI 步骤。使用变量将信息从一个 AI 步骤传递到另一个 AI 步骤。例如，您可以使用向 Gem 提问中的推介点子王 Gem 来分析表单回复，使用提取步骤在开放式回答中查找任何问题，使用问问 Gemini步骤根据 Gem 回复和提取的问题起草邮件，以提供更多背景信息，并使用问问 Gemini步骤为邮件创建主题行。
4. 在适当的情况下使用 AI 操作步骤。虽然您可以使用“问问 Gemini”功能来处理几乎所有类型的请求，但 Workspace Studio 具有针对特定操作（例如从文本中提取信息、总结想法和分析洞见，或针对特定场景撰写文本）优化的 AI 步骤。详细了解 AI 操作步骤。

通用 AI 步骤

这些基本智能体步骤与您在 Workspace 中的 Gemini 中的操作相同。

名称	支持的设备
问问 Gemini	最适合用于一般查询或文本生成需求。 例如： 快速进行网页搜索，查找提交表单或与您联系的人员所在的公司。 根据最新的会议记录和跟踪电子表格，总结项目的状态。 写一首关于更新会议日程重要性的诗词，并发送给参会者。 提示：对于常见的起草、总结和提取任务，您可以使用 AI 操作步骤来节省撰写提示的时间。详细了解 AI 操作步骤。
问问 Gem	当您需要 Gem 的智能体专业知识时，无论是预构建的 Gem 还是您自己的 Gem。 例如： 让推介点子王 Gem 根据客户兴趣表单生成推介创意。 使用基于您的文件构建的自定义 Gem，根据利益相关方的要求生成所需的内容。

控制 Gemini 可以使用的来源

在问问 Gemini和向 Gem 提问步骤中，您可以选择 Gemini 可用于生成回答的来源。具体选项有：

• 网页搜索，可允许 Gemini 搜索网页
• Workspace，用于搜索您有权访问的 Workspace 内容。

默认情况下，Gemini 可以使用网络，以及您有权访问的任何 Workspace 和已关联集成数据。这些内容包括：

• 您的 Gmail 邮件和聊天消息
• 云端硬盘中您拥有的文件或他人与您共享的文件
• 您的日历
• 任何所关联集成中的内容，例如 Asana 项目、Mailchimp 受众群体和 Salesforce

为防止组织数据被意外共享，您只应在您或可信的接收者会收到 Gemini 回答的流程中选择此选项。对于会向外部分享 Gemini 回答的流程，请在手动分享之前查看草稿或受保护文档中的回答。

AI 操作步骤

这些专门的步骤内置了优化的请求，可帮助您提供背景信息以获得最佳结果。在某些情况下，它们可以执行 Gemini 或 Gem 目前无法执行的操作。

名称	支持的设备
决定	当您希望流程仅在满足某些主观或复杂条件时运行时。 例如： 语气愤怒的邮件 添加到文件夹中与特定主题相关的文件 包含正面反馈的表单回答 借助“决定”，您可以一次指定多个条件，从而对流的行为进行精细控制。
解压	当您想从文本中提取具体细节或信息时。 例如： 订单编号 电话号码 实际地址 待办项
总结	当您想从文本中获取数据洞见时。 例如： 邮件会话串 Google 表格中的数据洞见 文档内容 自定义请求 使用预定义选项时，您只需提供要总结的内容。您可以选择性地向 Gemini 提供更多有关总结内容或格式的说明。
总结未读邮件	“问问 Gemini”功能无法判断邮件是已读还是未读。您可以使用此步骤获取特定时间范围内未读邮件的摘要。 这是评估通过 Gmail 收到的请求并确定其优先级的绝佳方式。