Google Workspace Studio 最強大的功能之一，就是能輕鬆將 Gemini 整合至工作流程。在工作流程中，Gemini 可以自動分析、撰寫、研究，甚至判斷是否應執行工作流程。但要瞭解哪一個步驟最適合您的用途，可就沒那麼簡單。本頁面說明以下內容：
如果您是使用學校帳戶登入，且未滿 18 歲，就無法在 Workspace Studio 中使用任何 AI 功能。如果有人與您共用含有 AI 步驟的流程，當您開啟流程時，系統會移除這些步驟。
如何使用 AI 步驟
無論使用哪個 AI 步驟，都請留意以下 4 個成功祕訣：
- 在要求中提供脈絡資訊。Gemini 不知道工作流程中的其他步驟。如果提示詞是「撰寫專業的電子郵件回覆」，系統會無法運作，因為 Gemini 不知道您指的是哪封電子郵件。
- 參照先前步驟的資料和特定檔案：如果 AI 步驟涉及開放式提示詞 (例如「問問 Gemini」和「決定」)，請在提示詞中加入脈絡資訊，以獲得更貼近需求的結果。您可以新增先前步驟中的變數、特定雲端硬碟檔案的連結或其他網站。進一步瞭解提示詞最佳做法。
- 允許使用 Google Workspace 資料來源：根據預設，Gemini 可以參考網頁資料，以及您在 Google Workspace 和已連結的整合服務中，可存取的所有內容。如要禁止 Gemini 存取貴組織的資料，請選擇「僅限網頁資料」。進一步瞭解 Gemini 來源。
- 在後續步驟中新增變數，存取 Gemini 的回覆。Gemini 或 Gem 的回覆會以與 AI 輔助步驟相關聯的變數提供。您可以在工作流程的後續步驟中新增變數，以便在訊息、文件、工作表或對 Gemini 的其他要求中使用。
- 在工作流程中使用多個 AI 步驟。您可以使用變數在 AI 步驟之間傳遞資訊。舉例來說，您可以在「問問 Gem」中使用「銷售提案企劃專員」Gem 分析表單回覆、使用「擷取」步驟找出開放式回覆中的任何問題、使用「問問 Gemini」步驟，根據 Gem 回覆和擷取的問題取得額外脈絡資訊，草擬電子郵件訊息，並使用「問問 Gemini」步驟建立訊息的主旨行。
- 視情況使用 AI 動作步驟。雖然可以使用「問問 Gemini」來執行幾乎所有類型的要求，但 Workspace Studio 提供的 AI 步驟最適合處理特定動作，例如從文字中擷取資訊、摘要說明想法和洞察資料，或針對特定情境撰寫文字。進一步瞭解 AI 動作步驟。
一般 AI 步驟
使用這些基本代理步驟的方法，與在 Gemini in Workspace 中操作相同。
| 名稱 | 支援的裝置 |
|---|---|
| 問問 Gemini |
適用情境：一般查詢或文字生成需求。 例如：
提示：如要執行常見的草擬、摘要和擷取工作，建議改用 AI 動作步驟，節省構思提示詞的時間。進一步瞭解 AI 動作步驟。 |
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問問 Gem
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需要用到 Gem 的代理專業時，無論是預先建構的 Gem，還是您自有的 Gem，都能助您一臂之力。 例如：
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控管 Gemini 可用的來源
在「問問 Gemini」和「問問 Gem」步驟中，您可以選擇 Gemini 可用來生成回覆的來源。可用的選項如下：
- 網頁搜尋：允許 Gemini 搜尋網頁
- Workspace：您可存取的 Workspace 內容。
根據預設，Gemini 可以使用網頁，以及您可存取的任何 Workspace 和已連結的整合資料。這類內容包括：
- Gmail 和 Chat 訊息
- 您擁有或與您共用的雲端硬碟檔案
- 您的日曆
- 任何已連結整合服務的內容，例如 Asana 專案、Mailchimp 目標對象和 Salesforce
為避免意外分享貴組織的資料，請僅在您或信任的收件者會收到 Gemini 回覆時，再為工作流程選擇這個選項。如果工作流程會與外部分享 Gemini 的回覆內容，請先檢查草稿或受保護文件中的回覆，再手動分享。
AI 動作步驟
這些專門步驟內建最佳化要求，可協助您提供脈絡資訊，獲得最佳結果。在某些情況下，甚至可以執行 Gemini 或 Gem 尚無法執行的動作。
| 名稱 | 支援的裝置 |
|---|---|
|
做決定 |
希望工作流程只在符合特定主觀或複雜條件時執行。 例如：
您可以一次指定多項條件，精細控管工作流程的行為。 |
|
擷取 |
想從文字中擷取特定詳細資料或資訊。 例如：
|
|
摘要 |
想從文字中擷取重點。 例如：
使用預先定義的選項時，您僅需提供要摘要的內容。您也可以視需要提供更多指令給 Gemini，說明摘要內容或格式。 |
|
總結未讀郵件 |
由於「問問 Gemini」無法判斷郵件是否已讀取，不妨改用這個步驟，取得特定時間範圍內未讀郵件的摘要。 若想評估透過 Gmail 收到的要求並排定優先順序，這就非常有用。 |