Conseils pour utiliser des étapes IA dans les flux

L'une des fonctionnalités les plus puissantes de Google Workspace Studio consiste à vous permettre de facilement intégrer Gemini à vos flux. Dans un flux, Gemini peut vous aider à analyser, rédiger ou rechercher des informations automatiquement, ainsi qu'à déterminer si un flux doit s'exécuter. Toutefois, il peut être difficile de savoir quelle étape convient le mieux à votre cas d'utilisation. Cette page aborde les sujets suivants :

• Utiliser des étapes IA
• Étapes IA générales
• Étapes d'action IA

Vérifier votre type de compte

• Comptes scolaires : si vous utilisez un compte scolaire et que vous avez moins de 18 ans, vous ne pouvez pas accéder aux fonctionnalités d'IA dans Workspace Studio. Si une personne partage un flux contenant des étapes IA avec vous, ces étapes sont supprimées lorsque vous ouvrez le flux.
• Comptes personnels : vous devez participer à Google Workspace Experiments pour utiliser les flux dans Workspace Studio. Vous ne pouvez pas partager de flux avec d'autres utilisateurs. En savoir plus

Utiliser des étapes IA

Quel que soit le type d'étape IA que vous utilisez, voici quatre clés pour réussir :

1. Fournissez du contexte dans votre prompt. Gemini ne connaît pas les autres étapes de votre flux. Les prompts tels que "Rédige une réponse professionnelle à l'e-mail" ne fonctionneront pas, car Gemini ne sait pas de quel e-mail vous parlez.
   • Faites référence à des données des étapes précédentes et à des fichiers spécifiques : pour les étapes IA avec des prompts ouverts, comme "Demander à Gemini" et "Décider", ajoutez du contexte à votre prompt pour obtenir de meilleurs résultats. Vous pouvez ajouter des variables provenant d'étapes précédentes, des liens vers des fichiers Drive spécifiques ou d'autres sites Web. En savoir plus sur les bonnes pratiques concernant les prompts
   • Autorisez les sources de données Google Workspace : par défaut, Gemini peut faire référence au Web, ainsi qu'à tout contenu auquel vous avez accès dans Google Workspace et les intégrations connectées. Pour empêcher Gemini d'accéder à vos données personnelles ou à celles de votre organisation, sélectionnez Web uniquement. En savoir plus sur les sources de Gemini
2. Accédez à la réponse de Gemini en ajoutant une variable à une étape ultérieure. La réponse de Gemini ou d'un Gem est disponible sous forme de variable associée à l'étape optimisée par l'IA. Vous pourrez l'ajouter dans les étapes ultérieures de votre flux pour l'utiliser dans un message, un document, une feuille ou un autre prompt adressé à Gemini.
3. Utilisez plusieurs étapes IA dans un flux. Transmettez des informations d'une étape IA à une autre à l'aide de variables. Par exemple, vous pouvez utiliser le Gem Générateur d'argumentaire de vente dans Demander à un Gem pour analyser une réponse à un formulaire, une étape Extraire pour identifier les questions dans une réponse ouverte, une étape Demander à Gemini pour rédiger un e-mail à l'aide de la réponse du Gem et des questions extraites afin d'obtenir plus de contexte, et une étape Demander à Gemini pour créer l'objet de votre message.
4. Utilisez des étapes d'action IA, si nécessaire. Même si vous pouvez utiliser Demander à Gemini pour presque tous les types de prompts, Workspace Studio propose des étapes IA optimisées pour certaines actions, comme l'extraction d'informations à partir de texte, la synthèse d'idées et d'informations, ou la rédaction de textes adaptés à des scénarios spécifiques. En savoir plus sur les étapes d'action IA

Étapes IA générales

Utilisez ces étapes agentiques de base de la même façon qu'avec Gemini dans Workspace.

Nom	Utilisation recommandée
Demander à Gemini	Idéal pour les demandes d'ordre général ou la génération de texte. Exemples : Effectuer une recherche rapide sur le Web concernant l'entreprise d'une personne qui a envoyé un formulaire ou vous a contacté Résumer l'état d'un projet en fonction des dernières notes de réunion et du document de suivi Écrire un poème sur l'importance de finaliser l'ordre du jour d'une réunion avant de l'envoyer aux participants Remarques : Pour les tâches courantes de rédaction, de synthèse et d'extraction, vous pouvez gagner du temps en créant des prompts à l'aide d'étapes d'action IA. En savoir plus sur les étapes d'action IA Format de la réponse : choisissez Texte ou Liste pour définir le mode d'affichage de la réponse de Gemini. Si vous sélectionnez "Liste", vous pouvez utiliser chaque élément un par un avec une étape "Répéter pour chaque". Regardez cette vidéo pour découvrir comment utiliser une boucle pour traiter individuellement les éléments d'une liste dans Google Workspace Studio.
Demander à un Gem	Si vous avez besoin de l'expertise agentique d'un Gem, qu'il soit prédéfini ou que vous l'ayez créé vous-même. Exemples : Demander au Gem Générateur d'argumentaire de vente de générer des idées à partir d'un formulaire de réponse à une enquête client Utiliser un Gem personnalisé ancré dans vos fichiers pour générer du contenu en réponse à la demande d'un responsable ou d'un client Regardez cette vidéo pour découvrir comment utiliser les Gems dans Google Workspace Studio.

Contrôler les sources que Gemini peut utiliser

Lors des étapes Demander à Gemini et Demander à un Gem, vous pouvez choisir les sources que Gemini peut utiliser pour générer une réponse. Vous pouvez sélectionner, au choix :

• Recherche Web pour autoriser Gemini à effectuer des recherches sur le Web
• Espace de travail pour autoriser Gemini à effectuer des recherches dans le contenu Workspace auquel vous avez accès

Par défaut, Gemini est autorisé à utiliser le Web, ainsi que toutes les données issues de Workspace et des intégrations associées auxquelles vous avez accès. Voici des exemples de contenus :

• Vos messages Gmail et Chat
• Fichiers dont vous êtes propriétaire ou qui sont partagés avec vous dans Drive
• Votre agenda
• Contenu provenant d'intégrations associées, comme les projets Asana, les audiences Mailchimp et Salesforce

À propos de la confidentialité et des paramètres de contrôle

• Comptes personnels : pour contrôler vos données, activez ou désactivez Fonctionnalités intelligentes et personnalisation dans vos paramètres Gmail.
• Comptes professionnels ou scolaires : votre administrateur gère ces paramètres pour vous.
• Partage de données : pour éviter le partage involontaire de vos données personnelles ou de celles de votre organisation, vous ne devez choisir cette option pour vos flux que si la réponse de Gemini est envoyée à vous-même ou à des destinataires de confiance. Pour les flux qui partagent la réponse de Gemini en externe, vérifiez la réponse dans votre brouillon ou votre document protégé avant de la partager manuellement.

Étapes d'action IA

Ces étapes spécialisées intègrent des prompts optimisés et vous aident à fournir du contexte pour obtenir des résultats optimaux. Dans certains cas, elles peuvent effectuer des actions que Gemini ou un Gem ne sont pas encore capables de réaliser.

Nom	Utilisation recommandée
Décider	Si vous souhaitez que votre flux ne s'exécute que lorsque certaines conditions subjectives ou complexes sont remplies. Exemples : E-mails d'une personne en colère Fichiers ajoutés à un dossier et portant sur un thème spécifique Réponses avec commentaires positifs aux questions d'un formulaire L'étape "Décider" vous permet de spécifier plusieurs conditions à la fois, ce qui vous offre un contrôle avancé sur le comportement de votre flux.
Extraire	Si vous souhaitez extraire des informations spécifiques d'un texte. Exemples : Numéro de commande Numéro de téléphone Adresse physique Tâches
Résumer	Si vous souhaitez obtenir les points clés d'un texte. Exemples : Fil de discussion Informations à partir d'une feuille Contenu d'un document Demande personnalisée Avec les options prédéfinies, il vous suffit de fournir le contenu à résumer. Vous pouvez également donner à Gemini des instructions supplémentaires sur le contenu ou le format du résumé.
Résumer les e-mails non lus	Demander à Gemini ne permet pas de savoir si un message a été lu ou non. Utilisez plutôt cette étape pour obtenir un résumé de vos e-mails non lus sur une période spécifique. C'est un excellent moyen d'évaluer et de hiérarchiser les demandes que vous recevez dans Gmail.