Consejos para usar pasos de IA en flujos

Una de las funciones más potentes de Google Workspace Studio es que puedes incorporar fácilmente Gemini a tus flujos. En un flujo, Gemini puede ayudar a analizar, escribir o investigar automáticamente, o incluso determinar si un flujo debe ejecutarse. Sin embargo, puede ser difícil saber qué paso es el más adecuado para tu caso práctico. En esta página se explica lo siguiente:

• Cómo usar pasos de IA
• Pasos generales de IA
• Pasos de acción de IA

Si has iniciado sesión con una cuenta de centro educativo y eres menor de 18 años, no puedes usar ninguna función de IA en Workspace Studio. Si se comparte contigo un flujo que contiene pasos de IA, esos pasos se eliminarán cuando abras el flujo.

Cómo usar pasos de IA

Independientemente del paso de IA que sigas, estas son las 4 claves para el éxito:

1. Aporta contexto en tu solicitud. Gemini no conoce los demás pasos de tu flujo. Las peticiones como "Escribe una respuesta profesional al correo" no funcionarán porque Gemini no sabe a qué correo te refieres.
   • Hacer referencia a datos de pasos anteriores y archivos específicos: en los pasos de IA con peticiones abiertas, como "Pregunta a Gemini" y "Decide", añade contexto a tu petición para obtener mejores resultados. Puedes añadir variables de pasos anteriores, enlaces a archivos de Drive específicos u otros sitios web. Consulta más información sobre las prácticas recomendadas para las peticiones.
   • Permitir fuentes de datos de Google Workspace: de forma predeterminada, Gemini puede consultar la Web, así como todo el contenido al que puedes acceder en Google Workspace y las integraciones conectadas. Para evitar que Gemini acceda a los datos de tu organización, elige Solo web. Consulta más información sobre las fuentes de Gemini.
2. Accede a la respuesta de Gemini añadiendo una variable en un paso posterior. La respuesta de Gemini o de un Gem está disponible como variable asociada al paso basado en IA. Puedes añadirlo en pasos posteriores de tu flujo para usarlo en un mensaje, un documento, una hoja de cálculo u otra petición a Gemini.
3. Usar más de un paso de IA en un flujo. Transfiere información de un paso de IA a otro con variables. Por ejemplo, puedes usar el Gem Creador de propuestas de venta en Pregunta a un Gem para analizar una respuesta de formulario, usar un paso Extraer para buscar preguntas en una respuesta abierta, usar un paso Pregunta a Gemini para redactar un mensaje de correo con la respuesta del Gem y las preguntas extraídas para añadir contexto, y usar un paso Pregunta a Gemini para crear un asunto para el mensaje.
4. Usa pasos de acción de IA cuando proceda. Aunque puedes usar Pregunta a Gemini para casi todos los tipos de peticiones, Workspace Studio tiene pasos de IA optimizados para determinadas acciones, como extraer información de texto, resumir ideas y estadísticas, o escribir texto para situaciones concretas. Consulta más información sobre los pasos de las acciones de IA.

Pasos generales de IA

Sigue estos pasos fundamentales de la misma forma que lo harías en Gemini en Workspace.

Nombre	Dispositivos admitidos
Pregunta a Gemini	Ideal para consultas generales o necesidades de generación de texto. Por ejemplo: Haz una búsqueda rápida en la Web sobre la empresa de una persona que haya enviado un formulario o se haya puesto en contacto contigo. Resumir el estado de un proyecto en función de las últimas notas de la reunión y de la hoja de cálculo de seguimiento. Escribe un poema sobre la importancia de actualizar la agenda de una reunión para enviársela a los participantes. Nota: Para las tareas habituales de redacción, resumen y extracción, puedes ahorrar tiempo al crear peticiones usando pasos de acciones de IA. Consulta más información sobre los pasos de las acciones de IA.
Pregúntaselo a un Gem	Cuando necesites la experiencia agéntica de un Gem, ya sea uno predefinido o uno de los tuyos. Por ejemplo: Pídele al Creador de propuestas de venta que genere ideas a partir de un formulario de intereses de un cliente. Usa un Gem personalizado basado en tus archivos para generar el contenido que necesites a partir de una solicitud de un interesado.

Controlar qué fuentes puede usar Gemini

En los pasos Preguntar a Gemini y Preguntar a un Gem, puedes elegir qué fuentes puede usar Gemini para generar una respuesta.Tienes las siguientes opciones:

• Búsqueda web para permitir que Gemini busque en la Web
• Workspace para el contenido de Workspace al que tengas acceso.

De forma predeterminada, Gemini puede usar la Web, así como cualquier dato de Workspace y de integraciones conectadas al que tengas acceso. Entre ese contenido se incluye lo siguiente:

• Tus mensajes de Gmail y Chat
• Archivos de tu propiedad o que se hayan compartido contigo en Drive
• Tu calendario
• Contenido de las integraciones vinculadas, como proyectos de Asana, audiencias de Mailchimp y Salesforce

Para evitar que los datos de tu organización se compartan sin querer, solo debes elegir esta opción para los flujos en los que tú u otros destinatarios de confianza reciban la respuesta de Gemini. En el caso de los flujos que compartan la respuesta de Gemini de forma externa, revisa la respuesta en el borrador o en el documento protegido antes de compartirla manualmente.

Pasos de acciones de IA

Estos pasos especializados tienen solicitudes optimizadas integradas y te ayudan a proporcionar contexto para obtener los mejores resultados. En algunos casos, pueden hacer cosas que Gemini o un Gem aún no pueden hacer.

Nombre	Dispositivos admitidos
Decidir	Cuando quieras que tu flujo se ejecute solo cuando se cumplan determinadas condiciones subjetivas o complejas. Por ejemplo: Mensajes de correo con tono enfadado Archivos añadidos a una carpeta que tratan sobre un tema concreto Respuestas de formularios con comentarios positivos Decidir te permite especificar muchas condiciones a la vez, lo que te da un control sofisticado sobre el comportamiento de tu flujo.
Extraer	Cuando quieras extraer detalles específicos o información de un texto. Por ejemplo: Número de pedido Número de teléfono Dirección física Tareas
Resumir	Cuando quieras obtener los puntos clave de un texto. Por ejemplo: Una conversación de correo Estadísticas de una hoja Contenido del documento Una solicitud personalizada Con las opciones predefinidas, solo tienes que proporcionar el contenido que quieras resumir. Si quieres, puedes dar más instrucciones a Gemini sobre lo que quieres que incluya el resumen o sobre su formato.
Resumir correos no leídos	Pregunta a Gemini no puede saber si un mensaje se ha leído o no. En su lugar, sigue este paso para obtener un resumen de los correos no leídos en un periodo concreto. Es una forma estupenda de evaluar y priorizar las solicitudes que recibes a través de Gmail.