เคล็ดลับในการใช้ขั้นตอน AI ในโฟลว์

ฟีเจอร์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดอย่างหนึ่งของ Google Workspace Studio ก็คือคุณผสานรวม Gemini เข้ากับโฟลว์ได้อย่างง่ายดาย ในโฟลว์ Gemini จะช่วยวิเคราะห์ เขียน ค้นคว้า หรือแม้แต่พิจารณาว่าควรเรียกใช้โฟลว์นั้นเลยหรือไม่โดยอัตโนมัติ แต่การจะดูว่าขั้นตอนใดที่เหมาะกับกรณีการใช้งานของคุณก็อาจเป็นเรื่องยาก หน้านี้ครอบคลุมเนื้อหาต่อไปนี้

• วิธีใช้ขั้นตอน AI
• ขั้นตอน AI ทั่วไป
• ขั้นตอนการดำเนินการของ AI

หากคุณลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีโรงเรียนและมีอายุต่ำกว่า 18 ปี คุณจะใช้ฟีเจอร์ AI ใน Workspace Studio ไม่ได้ หากมีการแชร์โฟลว์ที่มีขั้นตอน AI กับคุณ ระบบจะนำขั้นตอนเหล่านั้นออกเมื่อคุณเปิดเวิร์กโฟลว์

วิธีใช้ขั้นตอน AI

ไม่ว่าคุณจะใช้ขั้นตอน AI ใดก็ตาม กุญแจสำคัญ 4 ประการสู่ความสำเร็จมีดังนี้

1. ระบุบริบทในคำขอ Gemini ไม่ทราบเกี่ยวกับขั้นตอนอื่นๆ ในโฟลว์ของคุณ พรอมต์ เช่น "เขียนการตอบกลับอีเมลอย่างเป็นทางการ" จะใช้ไม่ได้เนื่องจาก Gemini ไม่ทราบว่าคุณหมายถึงอีเมลใด
   • อ้างอิงข้อมูลจากขั้นตอนก่อนหน้าและไฟล์ที่เฉพาะเจาะจง: สำหรับขั้นตอน AI ที่มีพรอมต์แบบเปิด เช่น "ขอความช่วยเหลือจาก Gemini" และ "ตัดสินใจ" ให้เพิ่มบริบทลงในพรอมต์เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น คุณเพิ่มตัวแปรจากขั้นตอนก่อนหน้า ลิงก์ไปยังไฟล์ในไดรฟ์ที่เฉพาะเจาะจง หรือเว็บไซต์อื่นๆ ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับพรอมต์
   • อนุญาตแหล่งข้อมูลของ Google Workspace: โดยค่าเริ่มต้น Gemini จะอ้างอิงเว็บ รวมถึงเนื้อหาทั้งหมดที่คุณเข้าถึงได้ใน Google Workspace และการผสานรวมที่เชื่อมต่อ หากต้องการป้องกันไม่ให้ Gemini เข้าถึงข้อมูลขององค์กร ให้เลือกเว็บเท่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแหล่งข้อมูลของ Gemini
2. เข้าถึงคำตอบของ Gemini โดยการเพิ่มตัวแปรในขั้นตอนถัดไป คำตอบจาก Gemini หรือ Gem จะอยู่ในรูปของตัวแปรที่เชื่อมโยงกับขั้นตอนที่ทำงานด้วยระบบ AI คุณสามารถเพิ่มลงในขั้นตอนถัดไปในโฟลว์เพื่อนำไปใช้ในข้อความ เอกสาร ชีต หรือคำขออื่นที่ส่งไปยัง Gemini
3. ใช้ขั้นตอน AI มากกว่า 1 ขั้นตอนในโฟลว์ ส่งข้อมูลจากขั้นตอน AI หนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่งได้โดยใช้ตัวแปร เช่น คุณอาจใช้ Gem นักหาไอเดียการเสนอขายในขอความช่วยเหลือจาก Gem เพื่อวิเคราะห์การตอบกลับแบบฟอร์ม ใช้ขั้นตอนดึงข้อมูลเพื่อค้นหาคำถามในคำตอบแบบปลายเปิด ใช้ขั้นตอนขอความช่วยเหลือจาก Gemini เพื่อร่างข้อความอีเมลโดยใช้คำตอบของ Gem และคำถามที่ดึงข้อมูลมาเพื่อให้ได้บริบทเพิ่มเติม และใช้ขั้นตอนขอความช่วยเหลือจาก Gemini เพื่อสร้างบรรทัดเรื่องให้กับข้อความ
4. ใช้ขั้นตอนการดำเนินการ AI เมื่อเหมาะสม แม้ว่าคุณจะใช้ฟีเจอร์ขอความช่วยเหลือจาก Gemini สำหรับคำขอได้เกือบทุกประเภท แต่ Workspace Studio มีขั้นตอน AI ที่ได้รับการเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับการดำเนินการบางอย่าง เช่น การดึงข้อมูลจากข้อความ การสรุปแนวคิดและข้อมูลเชิงลึก หรือการเขียนข้อความสำหรับสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินการของ AI

ขั้นตอน AI ทั่วไป

ใช้ขั้นตอนที่เป็น Agent พื้นฐานเหล่านี้แบบเดียวกับที่ใช้ใน Gemini ใน Workspace

ชื่อ	เหมาะสำหรับ
ขอความช่วยเหลือจาก Gemini	เหมาะสำหรับกรณีที่คุณมีคำถามทั่วไปหรือต้องการสร้างข้อความ เช่น ค้นหาข้อมูลบนเว็บเกี่ยวกับบริษัทของบุคคลที่ส่งแบบฟอร์มหรือติดต่อคุณอย่างรวดเร็ว สรุปสถานะของโปรเจ็กต์ตามบันทึกการประชุมล่าสุดและสเปรดชีตการติดตาม แต่งบทกวีเกี่ยวกับความสำคัญของการอัปเดตวาระการประชุมเพื่อส่งให้ผู้เข้าร่วม เคล็ดลับ: สำหรับงานร่างจดหมาย สรุป และดึงข้อมูลทั่วไป คุณประหยัดเวลาในการสร้างพรอมต์ได้โดยใช้ขั้นตอนการดำเนินการ AI แทน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินการของ AI
ขอความช่วยเหลือจาก Gem	เมื่อคุณต้องการความเชี่ยวชาญที่เป็น Agent ของ Gem ไม่ว่าจะเป็น Gem ที่สร้างไว้ล่วงหน้าหรือ Gem ของคุณเอง เช่น ให้ Gem นักหาไอเดียการเสนอขายสร้างไอเดียตามแบบฟอร์มแสดงความสนใจของลูกค้า ใช้ Gem แบบกำหนดเองที่อ้างอิงข้อมูลจากไฟล์ของคุณเพื่อสร้างเนื้อหาที่ต้องการตามคำขอจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง

ควบคุมแหล่งข้อมูลที่ Gemini ใช้ได้

ในขั้นตอนขอความช่วยเหลือจาก Gemini และขอความช่วยเหลือจาก Gem คุณเลือกแหล่งข้อมูลที่ Gemini ใช้สร้างคำตอบได้ โดยเลือกจากตัวเลือกต่อไปนี้

• ค้นเว็บ เพื่ออนุญาตให้ Gemini ค้นหาข้อมูลในเว็บ
• Workspace สำหรับเนื้อหา Workspace ที่คุณเข้าถึงได้

โดยค่าเริ่มต้น Gemini จะได้รับอนุญาตให้ใช้เว็บ รวมถึงข้อมูลใดๆ ของ Workspace และข้อมูลการผสานรวมที่เชื่อมต่อที่คุณเข้าถึงได้ เนื้อหาดังกล่าวประกอบด้วย

• ข้อความ Gmail และ Chat
• ไฟล์ที่คุณเป็นเจ้าของหรือไฟล์ที่แชร์กับคุณในไดรฟ์
• ปฏิทินของคุณ
• เนื้อหาจากการผสานรวมที่ลิงก์ไว้ เช่น โปรเจ็กต์ Asana, กลุ่มเป้าหมาย Mailchimp และ Salesforce

คุณควรเลือกตัวเลือกนี้สำหรับโฟลว์ที่ตัวคุณเองหรือผู้รับที่เชื่อถือได้จะได้รับคำตอบจาก Gemini เท่านั้น เพื่อป้องกันการแชร์ข้อมูลขององค์กรโดยไม่ตั้งใจ สำหรับโฟลว์ที่แชร์คำตอบจาก Gemini ภายนอก ให้ตรวจสอบคำตอบในเอกสารฉบับร่างหรือเอกสารที่ได้รับการปกป้องก่อนที่จะแชร์ด้วยตนเอง

ขั้นตอนการดำเนินการของ AI

ขั้นตอนเฉพาะเหล่านี้มีการเพิ่มประสิทธิภาพคำขอในตัว และช่วยให้คุณระบุบริบทเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ในบางกรณี ขั้นตอนเหล่านี้สามารถทำสิ่งต่างๆ ที่ Gemini หรือ Gem ยังทำไม่ได้

ชื่อ	เหมาะสำหรับ
ตัดสินใจ	เมื่อคุณต้องการให้โฟลว์ทำงานเฉพาะเมื่อตรงตามเงื่อนไขที่ซับซ้อนหรือเงื่อนไขที่ขึ้นอยู่กับความคิดเห็นบางอย่าง เช่น ข้อความอีเมลที่มีน้ำเสียงไม่พอใจ ไฟล์ที่เพิ่มลงในโฟลเดอร์ซึ่งเกี่ยวกับหัวข้อหนึ่งๆ การตอบแบบฟอร์มด้วยความคิดเห็นเชิงบวก "ตัดสินใจ" ช่วยให้คุณระบุเงื่อนไขหลายอย่างได้พร้อมกัน ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมลักษณะการทำงานของโฟลว์ได้อย่างละเอียด
แตกข้อมูล	เมื่อต้องการดึงรายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงหรือข้อมูลจากข้อความ เช่น หมายเลขคำสั่งซื้อ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่จริง รายการการทำงาน
สรุป	เมื่อต้องการดูไฮไลต์จากข้อความ เช่น ชุดข้อความอีเมล ข้อมูลเชิงลึกจากชีต เนื้อหาของเอกสาร คำขอที่กำหนดเอง ตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้คุณไม่ต้องทำอะไรมากไปกว่าการระบุเนื้อหาที่จะสรุป คุณจะให้คำสั่งเพิ่มเติมแก่ Gemini เกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการในสรุปหรือรูปแบบของสรุปก็ได้
สรุปอีเมลที่ยังไม่อ่าน	ขอความช่วยเหลือจาก Gemini ไม่สามารถบอกได้ว่าข้อความนั้นถูกอ่านแล้วหรือยังไม่อ่าน แต่ให้ใช้ขั้นตอนนี้เพื่อดูสรุปอีเมลที่ยังไม่อ่านในช่วงเวลาที่ต้องการแทน วิธีนี้เป็นวิธีที่ดีในการประเมินและจัดลำดับความสำคัญของคำขอที่คุณได้รับผ่าน Gmail