Wskazówki dotyczące wykonywania działań z użyciem AI w flowach

Jedną z najważniejszych funkcji Google Workspace Studio jest możliwość łatwego włączenia Gemini do flowów. W przypadku flowa Gemini może automatycznie analizować, pisać, prowadzić badania, a nawet określać, czy flow powinien w ogóle zostać uruchomiony. Trudno jednak określić, które działanie będzie w Twoim przypadku najlepsze. Na tej stronie znajdziesz informacje dotyczące tych kwestii:

• Jak korzystać z działań z użyciem AI
• Ogólne działania z użyciem AI
• Działania dotyczące umiejętności z użyciem AI

Jeśli korzystasz z konta szkolnego i masz mniej niż 18 lat, nie możesz używać żadnych funkcji opartych na AI w Workspace Studio. Jeśli udostępniono Ci przepływ zawierający działania z użyciem AI, zostaną one usunięte po otwarciu przepływu.

Jak korzystać z działań z użyciem AI

Niezależnie od tego, którego działania z użyciem AI użyjesz, pamiętaj o 4 kluczach do sukcesu:

1. Zapewnij kontekst w swojej prośbie. Gemini nie zna innych działań w Twoim agencie. Prompty takie jak „Napisz profesjonalną odpowiedź na e-maila” nie będą działać, ponieważ Gemini nie wie, o którego e-maila chodzi.
   • Korzystaj z danych z wcześniejszych kroków i określonych plików: w przypadku działań z użyciem AI z otwartym promptem, takich jak Zapytaj Gemini, Zapytaj Gema i Zdecyduj, dodaj zmienne, linki do plików na Dysku lub linki do innych stron internetowych, aby zapewnić Gemini odpowiedni kontekst. Więcej informacji o sprawdzonych metodach tworzenia promptów
   • Zezwalaj na korzystanie ze źródeł danych Google Workspace: domyślnie Gemini może odwoływać się do internetu oraz wszystkich treści, do których masz dostęp w Google Workspace i połączonych integracjach. Aby uniemożliwić Gemini dostęp do danych organizacji, wybierz Tylko w wersji internetowej. Więcej informacji o źródłach Gemini
2. Uzyskaj dostęp do odpowiedzi Gemini, dodając zmienną w późniejszym kroku. Odpowiedź Gemini lub Gema jest dostępna jako zmienna powiązana z działaniem opartym na AI. Możesz dodać kolejne kroki w agencie, aby użyć go w wiadomości, dokumencie, arkuszu lub innej prośbie do Gemini.
3. Używaj więcej niż jednego działania z użyciem AI w ramach jednego flowa. Nic prostszego. Przekazuj informacje z jednego działania AI do drugiego za pomocą zmiennych. Możesz na przykład użyć Gema Autor prezentacji sprzedażowych w Zapytaj Gema, aby przeanalizować odpowiedź w formularzu, użyć działania Wyodrębnij, aby znaleźć pytania w odpowiedzi otwartej, użyć działania Zapytaj Gemini, aby utworzyć wersję roboczą e-maila na podstawie odpowiedzi Gema i wyodrębnionych pytań w celu uzyskania dodatkowego kontekstu, oraz użyć działania Zapytaj Gemini, aby utworzyć wiersz tematu wiadomości.
4. W razie potrzeby używaj działań dotyczących umiejętnościami z użyciem AI. Chociaż możesz używać funkcji Zapytaj Gemini w przypadku niemal wszystkich rodzajów próśb, Workspace Studio ma działania z użyciem AI zoptymalizowane pod kątem określonych umiejętności, takich jak wyodrębnianie informacji z tekstu, podsumowywanie pomysłów i statystyk czy pisanie tekstu w określonych scenariuszach. Więcej informacji o działaniach dotyczących umiejętności z użyciem AI

Ogólne działania z użyciem AI

Wykonuj te podstawowe czynności związane z flowem w taki sam sposób jak w Gemini w Workspace.

Nazwa	Urządzenia
Zapytaj Gemini	Jest to najlepsza opcja, gdy masz ogólne pytania lub potrzebujesz wygenerować tekst. Na przykład: Szybko wyszukaj w internecie informacje o firmie osoby, która przesłała formularz lub się z Tobą skontaktowała. Podsumuj stan projektu na podstawie najnowszych notatek ze spotkań i arkusza kalkulacyjnego śledzenia. Napisz wiersz o tym, jak ważne jest aktualizowanie planu spotkania przed wysłaniem go do uczestników. Wskazówka: w przypadku typowych zadań związanych z tworzeniem wersji roboczych, podsumowywaniem i wyodrębnianiem informacji możesz zaoszczędzić czas, używając zamiast tego działań dotyczących umiejętności z użyciem AI. Więcej informacji o działaniach dotyczących umiejętności z użyciem AI
Zapytaj Gema	Jest to dobre rozwiązanie w sytuacji, gdy potrzebujesz specjalistycznej wiedzy flowowej dotyczącej Gema, zarówno gotowego, jak i utworzonego przez siebie. Na przykład: Możesz użyć Gema Autor prezentacji sprzedażowychdo wygenerowania pomysłów na podstawie formularza zgłoszenia zainteresowania klienta. Możesz skorzystać niestandardowego Gema opartego na Twoich plikach, aby generować potrzebne treści na podstawie prośby zainteresowanej osoby.

Określanie, z których źródeł może korzystać Gemini

W działań Zapytaj Gemini i Zapytaj Gema możesz wybrać źródła, których Gemini może używać do generowania odpowiedzi.

Domyślnie Gemini może korzystać z internetu oraz danych Workspace i połączonych integracji, do których masz dostęp. Obejmują one:

• wiadomości z Gmaila i Google Chat;
• pliki, które należą do Ciebie lub zostały Ci udostępnione na Dysku;
• Twój kalendarz;
• treści z połączonych integracji, takich jak projekty Asana, listy odbiorców Mailchimp i Salesforce.

Aby zapobiec przypadkowemu udostępnianiu danych organizacji, wybieraj tę opcję tylko w przypadku flowów, w których odpowiedzi z Gemini otrzymujesz Ty lub zaufani odbiorcy. Nie zalecamy używania tej opcji w przypadku flowów, którzy automatycznie udostępniają odpowiedź z Gemini na zewnątrz. Zamiast tego poproś flowa o umieszczenie odpowiedzi w wersji roboczej lub chronionym dokumencie, a następnie sprawdź wynik i udostępnij go ręcznie.

Możesz też wybrać Tylko internet. Przy tym ustawieniu Gemini może korzystać tylko z publicznych witryn. Jeśli na przykład w prompcie umieścisz link do pliku na Dysku, Gemini nie będzie mieć do niego dostępu.

Działania dotyczące umiejętności z użyciem AI

Te specjalistyczne działania mają wbudowane zoptymalizowane żądania i pomagają zapewnić kontekst, aby uzyskać jak najlepsze wyniki. W niektórych przypadkach mogą one wykonywać czynności, których Gemini lub Gem jeszcze nie potrafią.

Nazwa	Urządzenia
Zdecyduj	Gdy chcesz, aby flow działał tylko wtedy, gdy są spełnione określone subiektywne lub złożone warunki. Na przykład: e-maile o agresywnym tonie; pliki dodane do folderu, które dotyczą określonego tematu; odpowiedzi w formularzu z pozytywną opinią. Funkcja Decide umożliwia określenie wielu warunków jednocześnie, co pozwala na zaawansowane sterowanie zachowaniem flowa.
Rozpakuj	Gdy chcesz wyodrębnić z tekstu konkretne szczegóły lub informacje. Na przykład: Numer zamówienia Numer telefonu Adres pocztowy Działania
Streść	Gdy chcesz uzyskać najważniejsze informacje z tekstu. Na przykład: Wątek e-maila Statystyki z arkusza Treść dokumentu Żądanie niestandardowe W przypadku wstępnie zdefiniowanych opcji musisz tylko podać treść do podsumowania. Możesz też podać Gemini więcej instrukcji dotyczących tego, co ma zawierać podsumowanie lub jaki ma mieć format.
Podsumowanie nieprzeczytanych e-maili	Funkcja Zapytaj Gemini nie może określić, czy wiadomość została przeczytana. Zamiast tego wykonaj ten krok, aby uzyskać podsumowanie nieprzeczytanych e-maili z określonego przedziału czasu. To świetny sposób na ocenianie i nadawanie priorytetów prośbom otrzymywanym w Gmailu.