Google Workspace Studio で最初のフローを作成する

Google Workspace Studio をご利用いただけるのは、所属先の組織が対応している場合に限られます。生成 AI 機能を使用するには、Google アカウントで Gemini の使用が許可されている必要があります。

学校用アカウントでログインしていて 18 歳未満の場合、Workspace Studio の AI 機能は使用できません。AI の手順を含むエージェントが共有された場合、エージェントを開くとそれらの手順は削除されます。

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目次

• フローの構成要素
• AI を使用してフローを作成する
• テンプレートを使って始める
• カスタムフローを手動で作成する

フローの構成要素

Workspace Studio では、フローを作成して Google Workspace サービス全体で日常の定型的なタスクを自動化します。フローはイベントまたはスケジュールに基づいて開始され、一連のアクションを自動的に実行します。フローは主に次の 3 つの部分で構成されています。

• スターター: フローを開始するイベントまたはスケジュールです。たとえば、特定のユーザーからメール メッセージを受信したときや、毎週月曜日の午前 9 時などです。
• 手順: フローが開始後に実行するアクションです。ほとんどのフローには複数の手順があります。たとえば、Gemini に、アクション アイテムの抽出、返信の下書き、ドキュメントへのコンテンツの追加を依頼します。
• 変数: 各手順には変数があります。これは、後の手順で使用できる情報の動的なプレースホルダです。たとえば、プロンプトに対する Gemini の回答、フローを開始したメッセージの送信者、フォームの回答などです。変数について詳しくは、Workspace Studio ヘルプセンターをご覧ください。

AI を使用してフローを作成する

Workspace Studio で AI を使用してフローを生成できます。フローの処理内容と実行タイミングを入力するだけです。Gemini は、適切なスターターと手順をまとめ、コンテンツのドラフトを作成します。有効にする前に編集できます。

1. パソコンで https://studio.workspace.google.com にアクセスします。
2. [Gemini にタスクを説明] ボックスに、フローに実行させたいことの詳細な説明を入力します。
   • 適切な例: 「[e-mail] からメールを受信したら、Google Chat で通知して」
   • 悪い例: 「[e-mail] からのメールを処理して」
3. [作成] をクリックします。
   • Gemini がフローのステップを生成します。
     • 各ステップが正しいことを確認します。
     • ステップの編集、並べ替え、削除、追加が可能です。
4. メールの件名など、前のステップの情報が必要なステップがある場合は、変数を追加します。フローで変数を使用してデータを渡す方法をご覧ください。
5. 省略可: フローをオンにする前に、フローが正しく機能することを確認するには、[テスト実行] [開始] をクリックします。
   • これにより、フローがすぐに実行され、出力を確認できます。
   • すべてが正常に動作すると、「実行完了」というメッセージが表示されます。
6. 編集が完了したら、[有効にする] をクリックします。

テンプレートを使って始める

テンプレートは、一般的なタスク用にすでに構築されているフローです。ほとんどの場合、適切な情報を得るにはなんらかの入力が必要です。必要に応じて手順を追加または削除できます。

1. パソコンで https://studio.workspace.google.com にアクセスします。
2. [おすすめ] ページで、利用可能なテンプレートを確認します。目標でフィルタできます。
3. 使用するスタイルをクリックします。
   • フローエディタが開き、すべてのステップがすでに作成されています。
4. フローの開始タイミングを構成するには、[スターター] の下のステップをクリックします。
5. テンプレートには、フローが実行するタスクであるステップも含まれています。
   • 各ステップをクリックすると、設定を確認してカスタマイズできます。多くの場合、特定のフォルダやドキュメントを選択したり、変数を使用してスターターから情報を追加したりする必要があります。フローで変数を使用してデータを渡す方法をご覧ください。
   • 赤い点が付いているステップがある場合は、必須情報が不足しています。不足している情報を入力するには、ステップをクリックします。
   • 利用可能なスターターとステップの一覧については、Workspace Studio のスターターとステップに関するガイドをご覧ください。
6. フローをさらにカスタマイズするには、ステップを追加、削除、並べ替えます。
   • ステップの順序を変更するには:
     1. ステップのその他アイコン をクリックします。
     2. 移動するには、[上に移動] または [下に移動] 矢印を使用します。
7. 省略可: フローをオンにする前に、フローが正しく機能することを確認するには、[テスト実行] [開始] をクリックします。
   • これにより、フローがすぐに実行され、出力を確認できます。
   • すべて正常に動作すると、「実行完了」というメッセージが表示されます。
8. 編集が完了したら、[有効にする] をクリックします。

カスタムフローを手動で作成する

フローをゼロから構築するには、独自のスターターと手順を選択します。

1. パソコンで https://studio.workspace.google.com にアクセスし、[新しいフロー] をクリックします。
2. [スターター] をクリックして、フローを起動するイベントまたはスケジュールを選択します。
3. [ステップを選択] をクリックして、フローが実行するタスクを選択します。
4. ページ上部の鉛筆アイコン をクリックして、フローに名前を付けます。
5. 省略可: フローをオンにする前に、フローが正しく機能することを確認するには、[テスト実行] [開始] をクリックします。
   • これにより、フローがすぐに実行され、出力を確認できます。
   • すべて正常に動作すると、「実行完了」というメッセージが表示されます。
6. 編集が完了したら、[有効にする] をクリックします。

詳しくは、Studio ヘルプセンターをご覧ください