Solo puedes usar Google Workspace Studio si tu organización lo permite. Para usar las funciones de IA generativa, tu cuenta de Google debe tener permiso para usar Gemini.
Si has iniciado sesión con una cuenta de centro educativo y eres menor de 18 años, no puedes usar ninguna función de IA en Workspace Studio. Si se comparte contigo un flujo que contiene pasos de IA, esos pasos se eliminarán cuando abras el flujo.
¿Quieres usar funciones avanzadas de Google Workspace en tu empresa?
- Elementos de creación de flujos
- Crear un flujo con IA
- Empezar con una plantilla
- Crear un flujo personalizado manualmente
Elementos de creación de flujos
En Workspace Studio, puedes automatizar las tareas rutinarias diarias en los servicios de Google Workspace creando flujos. Los flujos se inician en función de un evento o una programación y, a continuación, realizan un conjunto de acciones automáticamente. Un flujo tiene tres partes principales:
- Activador: es el evento o la programación que inicia tu flujo. Por ejemplo, cuando recibas un correo de personas concretas o todos los lunes a las 9:00.
- Pasos: son las acciones que lleva a cabo el flujo después de iniciarse. La mayoría de los flujos tienen varios pasos. Por ejemplo, puedes pedirle a Gemini que extraiga las tareas pendientes, que redacte una respuesta o que añada contenido a un documento.
- Variables: cada paso tiene variables, que son marcadores de posición dinámicos para la información que puedes usar en pasos posteriores. Por ejemplo, la respuesta de Gemini a tu petición, el remitente del mensaje que inició el flujo, una respuesta de un formulario, etc. Consulta más información sobre las variables en el Workspace Studio.
Crear un flujo con IA
Puedes usar la IA para generar un flujo en Workspace Studio. Solo tienes que indicar lo que quieres que haga el flujo y cuándo. Gemini combina el mensaje inicial y los pasos adecuados, y redacta el contenido. Después, puedes editarlo antes de activarlo.
- En tu ordenador, ve a https://studio.workspace.google.com.
- En el cuadro "Describe una tarea para Gemini", introduce una descripción detallada de lo que quieres que haga el flujo.
- Buen ejemplo: "Avísame en Google Chat cada vez que reciba un correo de persona@example.com"
- Mal ejemplo: "Gestiona los correos de persona@example.com".
- Haz clic en Crear.
- Gemini genera los pasos del flujo.
- Revisa cada paso para asegurarte de que sea correcto.
- Puedes editar, reordenar, eliminar o añadir pasos.
- Gemini genera los pasos del flujo.
- Si un paso necesita información de un paso anterior, como el asunto de un correo, añade una variable. Consulta cómo usar variables para transferir datos en tu flujo.
- Opcional: Antes de activar el flujo, para asegurarte de que funciona correctamente, haz clic en Ejecución de prueba
Iniciar.
- De esta forma, el flujo se ejecuta inmediatamente para que puedas verificar el resultado.
- Si todo funciona correctamente, verás el mensaje "Ejecución completada".
- Cuando hayas terminado de hacer los cambios, haz clic en Activar.
Iniciar.
Empezar con una plantilla
Una plantilla es un flujo que ya se ha creado para realizar una tarea habitual. La mayoría requieren que proporciones información para que los detalles sean correctos. Puedes añadir o quitar pasos según tus necesidades.
- En tu ordenador, ve a https://studio.workspace.google.com.
- En la página "Descubrir", consulta las plantillas disponibles. Puedes filtrarlos por objetivos.
- Haz clic en la que quieras usar.
- Se abre el editor de flujo con todos los pasos ya creados.
- Para configurar cuándo se inicia el flujo, haz clic en el paso de Activador.
- Tu plantilla también incluye pasos, que son las tareas que realiza el flujo.
- Para revisar y personalizar su configuración, haz clic en cada paso. A menudo, tienes que elegir una carpeta o un documento específicos, o bien añadir información de la plantilla a través de una variable. Consulta cómo usar variables para transferir datos en tu flujo.
- Si ves un paso con un punto rojo, significa que falta información obligatoria. Para rellenar los detalles que faltan, haz clic en el paso.
- Para ver una lista completa de todos los activadores y pasos disponibles, consulta la guía de activadores y pasos de Workspace Studio.
- Para personalizar aún más el flujo, puedes añadir, eliminar o reordenar los pasos.
- Para reordenar un paso, sigue estos pasos:
- En el paso, haz clic en Más
.
- Para moverlo, usa las flechas Mover hacia arriba o Mover hacia abajo.
- En el paso, haz clic en Más
- Para reordenar un paso, sigue estos pasos:
- Opcional: Antes de activar el flujo, para asegurarte de que funciona correctamente, haz clic en Ejecución de prueba
- De esta forma, el flujo se ejecuta inmediatamente para que puedas verificar el resultado.
- Si todo funciona correctamente, verás el mensaje "Ejecución completada".
- Cuando hayas terminado de hacer los cambios, haz clic en Activar.
Crear un flujo personalizado manualmente
Para crear un flujo desde cero, puedes seleccionar el activador y los pasos que quieras.
- En tu ordenador, ve a https://studio.workspace.google.com y haz clic en Nuevo flujo
.
- Haz clic en Activador para elegir qué evento o programación iniciará tu flujo.
- Haz clic en Elige un paso y selecciona la tarea que realizará el flujo.
- En la parte superior de la página, haz clic en el lápiz
para asignar un nombre al flujo.
- Opcional: Antes de activar el flujo, para asegurarte de que funciona correctamente, haz clic en Ejecución de prueba
- De esta forma, el flujo se ejecuta inmediatamente para que puedas verificar el resultado.
- Si todo funciona correctamente, verás el mensaje "Ejecución completada".
- Cuando hayas terminado de hacer los cambios, haz clic en Activar.
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