Synchronizacja Google Workspace z Microsoft Outlook (Google Workspace Sync for Microsoft Outlook, GWSMO)
Gdy używasz Synchronizacja Google Workspace z Microsoft Outlook (GWSMO), występują pewne, zwykle niewielkie, różnice w działaniu kalendarza Outlooka związane z wysyłaniem zaproszeń, określaniem własności, aktualizowaniem wydarzeń, obsługiwaniem wydarzeń cyklicznych i zmienianiem stref czasowych.
Zaproszenia na spotkania
- Zaproszenia z Kalendarza Google nie pokazują wszystkich uczestników – jeśli otrzymasz w Outlooku zaproszenie na spotkanie od użytkownika Kalendarza Google, w e-mailu z zaproszeniem nie zobaczysz wszystkich uczestników. Zobaczysz ich jednak w swoim kalendarzu.
- Użytkownicy nie zawsze mogą zaakceptować przekazane dalej zaproszenie na spotkanie – jeśli w Outlooku przekażesz dalej zaproszenie na spotkanie osobie, która je przyjmie (klikając w e-mailu od Ciebie opcję Zaakceptuj), wydarzenie może nie zostać dodane do kalendarza tej osoby. Dzieje się tak, gdy organizator spotkania utworzył je w Kalendarzu Google i odznaczył opcję „Goście mogą zapraszać innych”.
- Wymaganie odpowiedzi na zaproszenia – jeśli utworzysz spotkanie w Outlooku i wyłączysz odpowiedzi od uczestników (przez odznaczenie opcji Żądaj odpowiedzi), i tak możesz otrzymywać takie odpowiedzi. Dzieje się tak, jeśli w ustawieniach Kalendarza Google masz włączone powiadomienia dla swojego kalendarza.
- Zaproszenia utworzone w Microsoft Exchange i przekazane dalej z Google do Outlooka nie zachowują właściciela – w Outlooku możesz otrzymać zaproszenie – przekazane dalej przez użytkownika Kalendarza Google – na wydarzenie, które pierwotnie zostało utworzone w Exchange. Otrzymasz plik ICS w e-mailu, ale wydarzenie nie zostanie dodane do Twojego kalendarza Outlooka. Po otwarciu pliku ICS w kalendarzu zostanie utworzone wydarzenie, którego właścicielem będzie przekazujący zaproszenie użytkownik Kalendarza Google, a nie użytkownik Exchange, który utworzył wydarzenie.
- Zaproszenia utworzone w Kalendarzu Google i przekazane dalej z Outlooka do Outlooka zachowują właściciela – w Outlooku możesz otrzymać zaproszenie – przekazane dalej przez innego użytkownika kalendarza Outlooka – na wydarzenie, które pierwotnie zostało utworzone w Kalendarzu Google. Otrzymasz plik ICS w e-mailu, a wydarzenie zostanie dodane do Twojego kalendarza Outlooka. Właścicielem utworzonego wydarzenia będzie użytkownik Kalendarza Google.
- Zaproszenia utworzone w kalendarzu Outlooka i przekazane dalej z Google do Outlooka nie zachowują właściciela – w Outlooku możesz otrzymać zaproszenie – przekazane dalej przez użytkownika Kalendarza Google – na wydarzenie, które pierwotnie zostało utworzone w kalendarzu Outlooka. Otrzymasz plik ICS w e-mailu, ale wydarzenie nie zostanie dodane do Twojego kalendarza Outlooka. Po otwarciu pliku ICS w kalendarzu zostanie utworzone wydarzenie, którego właścicielem będzie przekazujący zaproszenie użytkownik Kalendarza Google, a nie użytkownik Outlooka, który utworzył wydarzenie.
- Zaproszenia utworzone w Kalendarzu Google i przekazane dalej z Outlooka do Exchange zachowują właściciela – w Exchange możesz otrzymać zaproszenie – przekazane dalej przez użytkownika kalendarza Outlooka – na wydarzenie, które pierwotnie zostało utworzone w Kalendarzu Google. Otrzymasz plik ICS w e-mailu, a wydarzenie zostanie dodane do Twojego kalendarza Exchange. Właścicielem utworzonego wydarzenia będzie użytkownik Kalendarza Google.
- Zaproszenia utworzone w Office 365 i przekazane dalej z Outlooka do Google zachowują właściciela – w Kalendarzu Google możesz otrzymać zaproszenie – przekazane dalej przez użytkownika kalendarza Outlooka – na wydarzenie, które pierwotnie zostało utworzone w Office 365. Otrzymasz plik ICS w e-mailu, a wydarzenie zostanie dodane do Twojego kalendarza Google w GWSMO. Jeśli opcja Automatycznie dodawaj zaproszenia jest włączona, może też zostać dodane do Kalendarza Google w internecie. Gdy plik ICS zostanie odebrany w Outlooku przy użyciu GWSMO, w kalendarzu zostanie utworzone wydarzenie, a jego właścicielem będzie użytkownik Office 365, który pierwotnie utworzył wydarzenie.
Pamiętaj, że w przypadku przekazywania dalej zaproszenia z Outlooka do Kalendarza Google organizator otrzymuje automatycznie generowane powiadomienie o przekazaniu zaproszenia dalej.
- Zaproszenia utworzone w Office 365 i przekazane dalej z Outlooka do Exchange zachowują właściciela – w Exchange możesz otrzymać zaproszenie – przekazane dalej przez użytkownika kalendarza Outlooka – na wydarzenie, które pierwotnie zostało utworzone w Office 365. Otrzymasz plik ICS w e-mailu, a wydarzenie zostanie dodane do Twojego kalendarza Exchange. Właścicielem utworzonego wydarzenia będzie użytkownik Office 365.
Pamiętaj, że w przypadku przekazywania dalej zaproszenia z Outlooka do Exchange organizator otrzymuje automatycznie generowane powiadomienie o przekazaniu zaproszenia dalej.
- Zaproszenia utworzone w Office 365 i przekazane dalej z Outlooka do Outlooka nie zachowują właściciela – w Outlooku możesz otrzymać zaproszenie – przekazane dalej przez innego użytkownika kalendarza Outlooka – na wydarzenie, które pierwotnie zostało utworzone w Office 365. Otrzymasz plik ICS w e-mailu, a wydarzenie zostanie dodane do Twojego kalendarza Outlooka. Po otwarciu pliku ICS w kalendarzu zostanie utworzone wydarzenie, którego właścicielem będzie przekazujący zaproszenie użytkownik kalendarza Outlooka, a nie użytkownik Office 365, który utworzył wydarzenie.
Pamiętaj, że w przypadku przekazywania dalej zaproszenia z Outlooka do Kalendarza Google organizator otrzymuje automatycznie generowane powiadomienie o przekazaniu zaproszenia dalej.
Modyfikowanie wydarzeń
- Niewielkie modyfikacje wydarzeń są oznaczane jako wyjątki – jeśli zmodyfikujesz wydarzenie w Google Workspace, nie zmieniając godziny ani lokalizacji – na przykład dodasz komentarz – wydarzenie będzie wyświetlane w Outlooku jako wyjątek (wyświetlana będzie ikona wyjątku), mimo że nim nie jest.
- Odpowiedzi na wydarzenia nie są przechowywane w Kalendarzu – gdy odpowiadasz w Outlooku na zaproszenie na spotkanie, możesz edytować odpowiedź przed jej wysłaniem. Twoja odpowiedź jest wysyłana e-mailem, ale nie jest zapisywana jako notatka w wydarzeniu w kalendarzu.
- Nazwy zasobów nie są aktualizowane we wcześniej zaplanowanych wydarzeniach – jeśli administrator domeny zmieni nazwę sali konferencyjnej lub innego zasobu, użytkownicy Outlooka nie zobaczą nowej nazwy w spotkaniach, które zostały już zaplanowane. Zobaczą ją, planując przyszłe spotkania lub w nich uczestnicząc.
Wydarzenia cykliczne
- Maksymalna liczba powtórzeń – w Google Workspace wydarzenie cykliczne jest ograniczone do 365 powtórzeń. Jeśli zaimportujesz z Exchange codzienne wydarzenie cykliczne zaplanowane od 1 stycznia 2018 r., jego powtarzanie skończy się 1 stycznia 2019 r.
- Planowanie wydarzenia cyklicznego – jeśli użytkownik Kalendarza Google zaplanuje wydarzenie cykliczne, którego rozpoczęcie przypada na inny dzień tygodnia niż pozostałe zaplanowane wydarzenia w serii, użytkowników Outlooka ominie pierwsze wydarzenie. Jeśli na przykład w Kalendarzu Google zostanie zaplanowane spotkanie na poniedziałek, które następnie będzie powtarzane co tydzień we wtorek, użytkownicy Outlooka nie otrzymają informacji o pierwszym spotkaniu. W Outlooku nie można zaplanować spotkania cyklicznego rozpoczynającego się w innym dniu niż jego pozostałe wystąpienia.
- Wydarzenia cykliczne na koniec miesiąca – jeśli użytkownik Kalendarza Google utworzy wydarzenie cykliczne odbywające się 31 dnia każdego miesiąca, użytkownicy Outlooka zobaczą wydarzenia zaplanowane na ostatni dzień każdego miesiąca (nawet w miesiącach, które mają tylko 30 dni). Użytkownicy Kalendarza Google zobaczą wydarzenia tylko w miesiącach mających 31 dni – prawdopodobnie zgodnie z oczekiwaniami organizatora.
- Modyfikowanie wydarzeń cyklicznych nie usuwa wyjątków – jeśli w Outlooku zmodyfikujesz wydarzenie cykliczne, istniejące wyjątki mogą nie zostać usunięte, choć w oknie dialogowym wyświetli się informacja, że tak się stało. Jeśli na przykład zaplanujesz cotygodniowe spotkanie na 14:00, przeniesiesz spotkanie w bieżącym tygodniu na 13:00 (tworząc wyjątek), a następnie przeniesiesz całą serię na 15:00, spotkanie w bieżącym tygodniu pozostanie zaplanowane na 13:00. W Exchange spotkanie w bieżącym tygodniu zostałoby przeniesione na 15:00.
- Nie zawsze możesz usunąć uczestników z wyjątku – usunięcie uczestnika z wyjątku wydarzenia cyklicznego nie zawsze jest skuteczne.
- Odrzucanie wydarzenia cyklicznego w Outlooku 2003 – jeśli osoba używająca Outlooka 2003 odrzuci zaproszenie na wydarzenie cykliczne organizowane przez użytkownika Outlooka 2007, zostanie ona usunięta z listy uczestników u organizatora (a nie oznaczona jako uczestnik, który odrzucił zaproszenie).
- Przenoszenie całodziennego wydarzenia cyklicznego – jeśli zaplanujesz całodzienne wydarzenie cykliczne, na przykład tygodniowy urlop, jako codzienne wydarzenie Poza biurem, a następnie przeniesiesz jedno wystąpienie na inny dzień należący do serii (na przykład przeniesiesz wydarzenie z poniedziałku na wtorek), Outlook pozwoli zapisać tylko jedno wydarzenie we wtorek. Użytkownik Kalendarza Google zobaczy jednak 2 całodniowe wydarzenia we wtorek.
Zmiany strefy czasowej
- Nowe reguły stref czasowych mogą wpływać na godziny spotkań – w Google Workspace do przeliczania czasu UTC na czas lokalny stosowane są bieżące reguły stref czasowych, a nie reguły obowiązujące w momencie tworzenia wydarzenia. Może to mieć wpływ na godziny spotkań w regionach, w których reguły stref czasowych się zmieniają. Jeśli na przykład w Nowej Zelandii utworzysz spotkanie zaplanowane na 14:00, gdy strefa czasowa to GMT+13, to po zmianie strefy czasowej w Nowej Zelandii na GMT+12 spotkanie będzie zaplanowane na 13:00.
- Wybranie nowej strefy czasowej wpływa na wydarzenia całodzienne – jeśli (inaczej niż w Exchange) w kalendarzu Google Workspace masz wydarzenie całodzienne i zmienisz strefę czasową, to wydarzenie pozostanie wydarzeniem całodziennym. Z kolei w Exchange takie wydarzenie zostaje zmienione w wydarzenie 24-godzinne, które wykracza poza granice doby.
Powiązany artykuł
Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.