Google Workspace Sync for Microsoft Outlook
Quelques différences (le plus souvent minimes) affectent le calendrier Outlook lorsque vous utilisez Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) et que vous envoyez des invitations, déterminez le propriétaire, modifiez des événements, gérez des événements périodiques ou changez de fuseau horaire.
Invitations à des réunions
- Les invitations de Google Agenda n'affichent pas tous les participants : si vous recevez dans Outlook une invitation à une réunion provenant d'un utilisateur Google Agenda, vous ne verrez pas apparaître tous les participants dans l'e-mail d'invitation. Cependant, ils seront tous indiqués dans votre calendrier.
- Il n'est pas toujours possible d'accepter les invitations à des réunions ayant été transférées : si vous transférez, via Outlook, une invitation à une personne qui l'accepte (en cliquant sur "Accepter" dans l'e-mail), l'événement ne s'affichera pas nécessairement dans son agenda. Cela est dû au fait que l'organisateur de la réunion a créé l'événement dans Google Agenda et a décoché l'option "Les invités peuvent inviter".
- Demander une réponse à l'invitation : si vous créez une réunion dans Outlook et que vous choisissez de ne pas recevoir les réponses des participants (en ne sélectionnant pas l'option "Demander une réponse"), il est possible que vous receviez des réponses malgré tout. Cela se produit si vous activez les notifications pour votre agenda dans vos paramètres Google Agenda.
- La propriété des invitations créées dans Microsoft Exchange et transférées de Google vers Outlook n'est pas conservée : si vous recevez une invitation à une réunion dans Outlook, transférée par un utilisateur Google Agenda et créée initialement dans Exchange, vous recevrez le fichier ICS par e-mail, mais l'événement n'est pas ajouté à votre calendrier Outlook. Lorsque le fichier ICS est ouvert, l'événement d'agenda est créé avec comme propriétaire l'utilisateur de Google Agenda à l'origine du transfert, et non le créateur de l'événement d'origine dans Exchange.
- La propriété des invitations créées dans Google Agenda et transférées d'Outlook vers Outlook est conservée : si vous recevez une invitation à une réunion dans Outlook, transférée par un autre utilisateur du calendrier Outlook et créée initialement dans Google Agenda, vous recevrez le fichier ICS par e-mail, et l'événement est ajouté à votre calendrier Outlook. L'événement d'agenda est créé avec l'utilisateur Google Agenda en tant que propriétaire.
- La propriété des invitations créées dans le calendrier Outlook et transférées de Google vers Outlook n'est pas conservée : si vous recevez une invitation à une réunion dans Outlook, transférée par un utilisateur Google Agenda et créée initialement dans un calendrier Outlook, vous recevrez le fichier ICS par e-mail, mais l'événement n'est pas ajouté à votre calendrier Outlook. Lorsque le fichier ICS est ouvert, l'événement d'agenda est créé avec comme propriétaire l'utilisateur de Google Agenda à l'origine du transfert, et non le créateur de l'événement d'origine dans Outlook.
- La propriété des invitations créées dans Google Agenda et transférées d'Outlook vers Exchange est conservée : si vous recevez une invitation à une réunion dans Exchange, transférée par un utilisateur du calendrier Outlook et créée initialement dans Google Agenda, vous recevrez le fichier ICS par e-mail, et l'événement est ajouté à votre calendrier Exchange. L'événement d'agenda est créé avec l'utilisateur Google Agenda en tant que propriétaire.
- La propriété des invitations créées dans Office 365 et transférées d'Outlook vers Google est conservée : si vous recevez une invitation à une réunion dans Google Agenda, transférée par un utilisateur du calendrier Outlook et créée initialement dans Office 365, vous recevrez le fichier ICS par e-mail, et l'événement est ajouté à votre agenda Google. dans GWSMO. Si l'option Ajouter automatiquement les invitations est activée, elle peut également être ajoutée à Google Agenda sur le Web. Lorsque le fichier ICS est reçu dans Outlook avec GWSMO, l'événement d'agenda est créé avec comme propriétaire le créateur d'origine Office 365.
Veuillez noter qu'une notification de transfert de réunion est automatiquement envoyée à l'organisateur lorsque l'invitation est transférée d'Outlook vers Google Agenda.
- La propriété des invitations créées dans Office 365 et transférées d'Outlook vers Exchange est conservée : si vous recevez une invitation à une réunion dans Exchange, transférée par un utilisateur du calendrier Outlook et créée initialement dans Office 365, vous recevrez le fichier ICS par e-mail, et l'événement est ajouté à votre calendrier Exchange. L'événement d'agenda est créé avec l'utilisateur Office 365 en tant que propriétaire.
Veuillez noter qu'une notification de transfert de réunion est automatiquement envoyée à l'organisateur lorsque l'invitation est transférée d'Outlook vers Exchange.
- La propriété des invitations créées dans Office 365 et transférées d'Outlook vers Outlook n'est pas conservée : si vous recevez une invitation à une réunion dans Outlook, transférée par un autre utilisateur du calendrier Outlook et créée initialement dans Office 365, vous recevrez le fichier ICS par e-mail, et l'événement est ajouté à votre calendrier Outlook. Lorsque le fichier ICS est ouvert, l'événement d'agenda est créé avec comme propriétaire l'utilisateur du calendrier Outlook à l'origine du transfert, et non le créateur de l'événement d'origine dans Office 365.
Veuillez noter qu'une notification de transfert de réunion est automatiquement envoyée à l'organisateur lorsque l'invitation est transférée d'Outlook vers Google Agenda.
Modification des événements
- Les modifications mineures apportées aux événements sont marquées comme exceptions : si vous modifiez un événement dans Google Workspace sans changer l'heure ou le lieu, par exemple si vous ajoutez un commentaire, l'événement apparaît dans Outlook comme exception (l'icône correspondante s'affiche), même s'il ne s'agit pas réellement d'une exception.
- Les réponses à un événement ne sont pas stockées dans Google Agenda : lorsque vous répondez dans Outlook à une invitation à une réunion, vous pouvez modifier votre réponse avant de l'envoyer. Votre réponse est bien envoyée par e-mail, mais elle n'est pas stockée sous forme de note dans l'événement d'agenda.
- Les noms des ressources ne sont pas modifiés pour les événements programmés antérieurement : si votre administrateur de domaine modifie le nom d'une salle de conférence ou d'une autre ressource, les utilisateurs d'Outlook ne voient pas le nouveau nom des réunions déjà programmées. En revanche, ils voient bien les nouveaux noms s'ils programment des événements ultérieurs ou y assistent.
Événements périodiques
- Nombre maximal de récurrences : avec Google Workspace, un événement périodique est limité à 365 récurrences. Si vous importez depuis Exchange un événement périodique quotidien programmé le 1er janvier 2018, les récurrences de l'événement cesseront le 1er janvier 2019.
- Programmer un événement périodique : si un utilisateur de Google Agenda programme un événement périodique dont la première occurrence n'a pas lieu le même jour que les répétitions de la réunion, les utilisateurs d'Outlook ne verront pas le premier événement. Par exemple, si un utilisateur de Google Agenda programme une réunion hebdomadaire un lundi, mais que cette réunion se répète ensuite tous les mardis, les utilisateurs d'Outlook manqueront la première réunion. Cela est dû au fait que, dans Outlook, vous ne pouvez pas programmer une réunion périodique dont la première occurrence correspond à un jour de la semaine différent des réunions suivantes.
- Événements périodiques de fin de mois : si un utilisateur de Google Agenda crée un événement périodique le 31 de chaque mois, les utilisateurs d'Outlook verront l'événement le dernier jour de chaque mois (même pour les mois n'ayant que 30 jours). Les utilisateurs de Google Agenda, de leur côté, ne verront les événements que les mois comportant 31 jours, conformément à ce que prévoyait certainement l'organisateur.
- Le fait de modifier les événements périodiques ne supprime pas les exceptions : si vous modifiez un événement périodique dans Outlook, les exceptions existantes ne sont pas nécessairement supprimées, même si une boîte de dialogue l'affirme. Ainsi, si vous planifiez une réunion hebdomadaire à 14h, que vous déplacez la réunion de la semaine en cours à 13h (créant ainsi une exception), puis reprogrammez l'intégralité des réunions à 15h, la réunion de la semaine a toujours lieu à 13h (dans Exchange, la réunion de la semaine en cours aurait été déplacée à 15h).
- Vous ne pouvez pas supprimer de participants d'une exception : la suppression d'un participant d'une exception à un événement périodique ne fonctionne pas toujours.
- Refuser un événement périodique dans Outlook 2003 : si un participant utilisant Outlook 2003 refuse une invitation à un événement périodique organisé par un utilisateur d'Outlook 2007, l'utilisateur d'Outlook 2003 est supprimé de la liste des participants de l'organisateur, au lieu d'apparaître simplement comme ayant refusé l'invitation.
- Déplacer un événement périodique de type "Toute la journée" : si vous programmez un événement périodique de type "Toute la journée" (comme un événement quotidien d'absence du bureau pendant une semaine de vacances) et que vous déplacez l'une des récurrences à un autre jour faisant partie de la même série (vous déplacez par exemple l'événement de lundi à mardi), Outlook ne programmera toujours qu'un seul événement le mardi. À l'inverse, un utilisateur de Google Agenda verra deux événements "Toute la journée" le mardi.
Changements de fuseau horaire
- De nouveaux fuseaux horaires peuvent affecter l'heure des réunions : Google Workspace convertit l'heure UTC en heure locale à l'aide du fuseau horaire en cours, et non de celui qui s'applique au moment où l'événement est créé. Cela peut avoir des conséquences sur l'heure des réunions dans les zones appliquant un changement d'heure. Par exemple, si vous créez une réunion prévue à 14h en Nouvelle-Zélande lorsque le fuseau horaire est GMT +13, et que le fuseau horaire de la Nouvelle-Zélande passe à GMT +12, la réunion affiche alors 13h.
- Le choix d'un nouveau fuseau horaire a une incidence sur les événements de type "Toute la journée" : contrairement à ce qui se produit dans Exchange, si un événement de type "Toute la journée" est programmé dans votre agenda dans Google Workspaceet que vous modifiez votre fuseau horaire, l'événement continue à s'afficher comme ayant lieu toute la journée. À l'inverse, dans Exchange, il est transformé en événement de 24 heures qui dépasse les limites de la journée.
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