Google Workspace Sync for Microsoft Outlook
Si usas Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), echa un vistazo a algunas de las diferencias (normalmente, poco significativas) entre esta herramienta y Calendario de Outlook respecto al envío de invitaciones, la determinación de la propiedad, la actualización de eventos, el uso de eventos periódicos o el cambio de zona horaria.
Invitaciones a reuniones
- Las invitaciones de Google Calendar no muestran todos los participantes: si recibes una invitación en Outlook a una reunión de un usuario de Google Calendar, no verás a todos los participantes en el correo de invitación. No obstante, los verás en tu calendario.
- Los usuarios no siempre pueden aceptar las invitaciones a reuniones que reenvías: si reenvías una invitación a una reunión en Outlook a alguien que la acepta (haciendo clic en "Aceptar" en el correo), es posible que el evento no se añada al calendario del destinatario. Esta situación se produce si el organizador crea el evento en Google Calendar y desmarca la opción "Invitar a otros" en la sección "Permisos de invitados".
- Solicitar respuestas a invitaciones: a pesar de que, al crear una reunión en Outlook, decidas no recibir respuestas de los participantes (es decir, no seleccionas la opción para solicitar respuestas), es posible que recibas respuestas. Esta situación se produce si activas las notificaciones de tu calendario en la configuración de Google Calendar.
- Las invitaciones creadas en Microsoft Exchange y reenviadas desde Google a Outlook no conservan la propiedad: si recibes una invitación a una reunión en Outlook reenviada por un usuario de Google Calendar y creada inicialmente en Exchange, recibirás el archivo ICS por correo, pero el evento no se añadirá al calendario de Outlook. Cuando se abre el archivo ICS, el evento de calendario se crea con el usuario de Google Calendar que lo reenvió como propietario en lugar del creador original de Exchange.
- Las invitaciones creadas en Google Calendar y reenviadas desde Outlook a Outlook conservan la propiedad: si recibes una invitación a una reunión en Outlook reenviada por otro usuario de Calendario de Outlook y creada inicialmente en Google Calendar, recibirás el archivo ICS por correo y el evento se añadirá a tu calendario de Outlook. El evento de calendario se crea con el usuario de Google Calendar como propietario.
- Las invitaciones creadas en Calendario de Outlook y reenviadas de Google a Outlook no conservan la propiedad: si recibes una invitación a una reunión en Outlook reenviada por un usuario de Google Calendar y creada inicialmente en Calendario de Outlook, recibirás el archivo ICS por correo, pero el evento no se añadirá al calendario de Outlook. Cuando se abre el archivo ICS, el evento de calendario se crea con el usuario de Google Calendar que lo reenvió como propietario en lugar del creador original de Outlook.
- Las invitaciones creadas en Google Calendar y reenviadas desde Outlook a Exchange conservan la propiedad: si recibes una invitación a una reunión reenviada por un usuario de Calendario de Outlook y creada inicialmente en Google Calendar, recibirás el archivo ICS por correo y el evento se añadirá a tu calendario de Exchange. El evento de calendario se crea con el usuario de Google Calendar como propietario.
- Las invitaciones creadas en Office 365 y reenviadas de Outlook a Google no conservan la propiedad: si recibes una invitación a una reunión en Google Calendar reenviada por un usuario de Calendario de Outlook y creada inicialmente en Office 365, recibirás el archivo ICS por correo y el evento se añadirá a tu calendario de Google de GWSMO. Si la opción Añadir invitaciones de forma automática está activada, es posible que también se añada a la versión web de Google Calendar. Cuando se recibe un archivo ICS en Outlook con GWSMO, el evento de calendario correspondiente se crea con el creador original de Office 365 como propietario.
Ten en cuenta que, al reenviar la invitación de Outlook a Google Calendar, se envía automáticamente una notificación de reenvío de la reunión al organizador.
- Las invitaciones creadas en Office 365 y reenviadas desde Outlook a Exchange conservan la propiedad: si recibes una invitación a una reunión reenviada por un usuario de Calendario de Outlook y creada inicialmente en Office 365, recibirás el archivo ICS por correo y el evento se añadirá a tu calendario de Exchange. El evento de calendario se crea con el usuario de Office 365 como propietario.
Ten en cuenta que, al reenviar la invitación de Outlook a Exchange, se envía automáticamente una notificación de reenvío de la reunión al organizador.
- Las invitaciones creadas en Office 365 y reenviadas desde Outlook a Outlook no conservan la propiedad: si recibes una invitación a una reunión en Outlook reenviada por otro usuario de Calendario de Outlook y creada inicialmente en Office 365, recibirás el archivo ICS por correo y el evento se añadirá a tu calendario de Outlook. Cuando se abre el archivo ICS, el evento de calendario se crea con el usuario de Calendario de Outlook que lo reenvió como propietario en lugar del creador original de Office 365.
Ten en cuenta que, al reenviar la invitación de Outlook a Google Calendar, se envía automáticamente una notificación de reenvío de la reunión al organizador.
Actualizaciones de eventos
- Las pequeñas actualizaciones de los eventos se marcan como excepciones: si actualizas un evento en Google Workspace sin cambiar el lugar o la hora (por ejemplo, simplemente añades un comentario), el evento de Outlook aparecerá como una excepción (se muestra el icono de excepción), aunque realmente no lo sea.
- Las respuestas a los eventos no se guardan en Google Calendar: si contestas a una invitación de reunión en Outlook, puedes editar tu respuesta antes de enviarla. La respuesta se envía por correo, pero no se almacena como una nota en el evento de calendario.
- Los nombres de los recursos no se actualizan en eventos programados previamente: si el administrador del dominio cambia el nombre de una sala de conferencias o de otro recurso, los usuarios de Outlook no ven el nuevo nombre de las reuniones que ya se han programado. Sin embargo, verán el nuevo nombre cuando asistan a reuniones futuras o cuando las programen.
Eventos periódicos
- Número máximo de repeticiones: con Google Workspace, un evento puede repetirse hasta 365 veces. Si se importa un evento periódico diario de Exchange programado para el 1 de enero del 2018, el evento dejará de repetirse el 1 de enero del 2019.
- Programación de un evento periódico: si un usuario de Google Calendar programa un evento periódico que empieza un día diferente al día en que tiene lugar el evento de forma periódica, los usuarios de Google no ven el primer evento. Por ejemplo, si un usuario de Google Calendar programa una reunión semanal para un lunes que, a partir de entonces, tiene lugar cada martes de forma periódica, los usuarios de Outlook se perderán la primera reunión. Esto sucede porque, en Outlook, no se puede programar un evento periódico que empiece un día diferente al del resto de la serie.
- Eventos periódicos de final de mes: si un usuario de Google Calendar crea un evento periódico para el día 31 de cada mes, los usuarios de Outlook verán el evento el último día de cada mes (incluso los meses que solo tienen 30 días). Los usuarios de Google Calendar, en cambio, verán los eventos solo los meses que tengan 31 días, como quería el organizador del evento.
- Modificar eventos periódicos no elimina las excepciones: si se modifica un evento periódico en Outlook, las excepciones que haya no se eliminarán aunque aparezca un cuadro de diálogo que así lo indique. Por lo tanto, si programas una reunión semanal a las 14:00, cambias la reunión de la semana en curso a las 13:00 (mediante una excepción) y vuelves a programar toda la serie de reuniones a las 15:00, la reunión de la semana en curso seguirá siendo a las 13:00. En Exchange, la reunión de esa semana se habría movido a las 15:00.
- No se pueden quitar participantes de una excepción: no siempre es posible quitar a un participante de una excepción de un evento periódico.
- Rechazar una invitación a un evento periódico en Outlook 2003: si un participante que utiliza Outlook 2003 rechaza una invitación a un evento periódico programado por un usuario de Outlook 2007, el usuario de Outlook 2003 se elimina de la lista de participantes del organizador, en lugar de aparecer en ella como usuario que ha rechazado la invitación.
- Mover un evento periódico que dure todo el día: si programas un evento periódico que dure todo el día, como un evento diario de "Fuera de la oficina" durante una semana de vacaciones, mueves uno de los eventos a otro día que forme parte de la serie (por ejemplo, mueves el evento del lunes al martes); Outlook seguirá aceptando solo un evento el martes. Un usuario de Google Calendar, por el contrario, verá dos eventos que duran todo el día programados para el martes.
Cambios de zona horaria
- Las nuevas reglas de zona horaria pueden afectar a las horas de las reuniones: Google Workspace utiliza las reglas de las zonas horarias para realizar conversiones de UTC a hora local, no las reglas que se aplican cuando se crean los eventos. Esto puede afectar a los horarios de las reuniones en los países o las regiones en las que la zona horaria tiende a cambiar. Por ejemplo, si creas una reunión a las 14:00 en Nueva Zelanda cuando la zona horaria es UTC +13 y la zona horaria de Nueva Zelanda cambia a UTC +12, la reunión aparecerá a las 13:00 tras el cambio.
- Cambiar de zona horaria afecta a los eventos que duran todo el día: al contrario que en Exchange, si tienes un evento que dura todo el día en el calendario de Google Workspace y cambias la zona horaria, el evento continuará apareciendo como un evento que dura todo el día. En Exchange, en cambio, el evento se convierte en un evento que dura 24 horas y va más allá de los límites del día.
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