หากใช้ Microsoft Outlook ในคอมพิวเตอร์มากกว่า 1 เครื่อง เช่น ใช้คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปในที่ทํางานและใช้คอมพิวเตอร์แล็ปท็อปที่บ้าน ให้ติดตั้ง Google Workspace Sync สำหรับ Microsoft Outlook (GWSMO) ในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง จากนั้นคุณจะเข้าถึงอีเมล รายชื่อติดต่อ และกิจกรรมในปฏิทิน Google Workspace เดียวกันได้จากทั้งสองที่ รวมถึงบันทึกย่อและงานของ Outlook ด้วย ข้อมูลบางอย่างใน Outlook ที่ไม่ซิงค์กับ Google Workspace จะไม่ปรากฏในคอมพิวเตอร์อีกเครื่อง แต่จะปรากฏเฉพาะในเครื่องที่คุณเพิ่มข้อมูลลงไปเท่านั้น
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการจัดการข้อมูลใน Outlook ที่ไม่ได้ซิงค์กับคอมพิวเตอร์อีกเครื่อง
สร้างข้อมูลต่อไปนี้ในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องที่คุณใช้ Outlook กับ GWSMO
- ลายเซ็นอีเมล - สำหรับใช้งานเมื่อส่งอีเมลจากคอมพิวเตอร์เครื่องนั้น
- โฟลเดอร์รายชื่อติดต่อส่วนตัวสําหรับการจัดกลุ่มรายชื่อติดต่อ - รายชื่อติดต่อที่เพิ่มลงในคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งจะปรากฏในคอมพิวเตอร์อีกเครื่องด้วย แต่คุณจะต้องย้ายรายชื่อติดต่อไปไว้ในโฟลเดอร์ที่ต้องการในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง
- รายชื่อการส่งอีเมลส่วนตัว - สำหรับใช้ส่งอีเมลจากคอมพิวเตอร์เครื่องนั้น
- หมวดหมู่ที่แบ่งสี - หากคุณต้องการใช้งานในคอมพิวเตอร์เครื่องนั้น
เพิ่มข้อมูลต่อไปนี้ที่คาดว่าจะจำเป็นต่อการใช้งาน
- รายการบันทึกประจำวัน - เพิ่มรายการเหล่านี้ในคอมพิวเตอร์ที่คุณจะใช้จดบันทึก เนื่องจากข้อมูลจะไม่ปรากฏในคอมพิวเตอร์อีกเครื่องโดยอัตโนมัติ
- โพสต์ในโฟลเดอร์อีเมล - โพสต์ที่คุณเพิ่มไปยังโฟลเดอร์อีเมลใน Outlook ของคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งจะไม่ปรากฏในอีกเครื่อง
- การกําหนดหมวดหมู่ - การกําหนดข้อความ รายชื่อติดต่อ บันทึกย่อ หรืองานไปยังหมวดหมู่สีในคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งจะไม่กําหนดข้อมูลไปยังหมวดหมู่นั้นในอีกเครื่อง
- รูปภาพ ข้อความที่มีการจัดรูปแบบ หรือไฟล์แนบในบันทึกย่อของรายชื่อติดต่อ - คุณจะเห็นข้อความธรรมดาที่ไม่มีไฟล์แนบในคอมพิวเตอร์อีกเครื่อง
- ไฟล์แนบของกิจกรรมในปฏิทิน - ไฟล์แนบจะไม่ซิงค์กับคอมพิวเตอร์อีกเครื่อง
- วันที่เริ่มต้น สถานะ หรือการช่วยเตือนของงาน - คุณจะเห็นวันที่ครบกําหนดในคอมพิวเตอร์อีกเครื่อง แต่จะไม่เห็นวันที่เริ่มต้น สถานะความคืบหน้า หรือการช่วยเตือน
- งานที่เกิดซ้ำ - ระบบจะแสดงเฉพาะงานครั้งแรกในคอมพิวเตอร์อีกเครื่อง
- บันทึกย่อที่มีเนื้อหายาวในรายชื่อติดต่อ - ระบบจะตัดทอนบันทึกย่อที่มีขนาดใหญ่เกิน 16 KB ในคอมพิวเตอร์อีกเครื่อง
การทําเครื่องหมายอีเมลใน Outlook
| สิ่งที่ทำในคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง | สิ่งที่จะเกิดขึ้นในคอมพิวเตอร์อีกเครื่อง |
|---|---|
|
ติดธงอีเมลว่าเป็นงาน |
ระบบจะติดธงอีเมลเดียวกัน |
|
ระบุวันที่ติดตามผลเป็นวันอื่น |
ค่าเริ่มต้นวันที่จะเปลี่ยนกลับเป็นวันนี้ |
|
เพิ่มการช่วยเตือน |
ระบบจะติดธงอีเมลโดยไม่มีการช่วยเตือน |
|
ทําเครื่องหมายอีเมลที่ติดธงว่าเสร็จแล้ว |
อีเมลจะไม่มีเครื่องหมายและระบบจะลบธงออก |
|
ทําเครื่องหมายอีเมลว่ามีความสําคัญสูงหรือต่ำ |
อีเมลมีลําดับความสําคัญปกติ |
|
ตอบ (หรือส่งต่อ) อีเมล |
อีเมลไม่มีไอคอนที่บ่งบอกว่ามีการตอบกลับหรือส่งต่อแล้ว |
Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง