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Consejos para personalizar formularios

Guía de productividad de Google Workspace

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Personalizar las respuestas de los formularios

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Permitir que los usuarios modifiquen las respuestas de su formulario

La información recogida en encuestas se puede quedar desfasada, ya que las circunstancias cambian y las agendas se modifican. En lugar de gestionar los cambios indicados por cada usuario revisando una gran cantidad de correos, permíteles que modifiquen las respuestas que han enviado.

  • Si los usuarios cambian de idea o se olvidan de incluir algo, pueden actualizar su respuesta para ofrecer información más precisa.
  • Permite a los usuarios cambiar sus citas, turnos de trabajo y otros compromisos en eventos y formularios de registro.
  • Permite a los usuarios actualizar su información personal (por ejemplo, números de teléfono y direcciones) en los formularios enviados.
Más información
Puedes permitir que alguien edite sus respuestas una vez enviadas.
  1. Abre un formulario en Formularios de Google.
  2. En la parte superior del formulario, haz clic en Configuración.
  3. Junto a "Respuestas", haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  4. Activa Permitir modificar las respuestas.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

 

Permitir que los usuarios añadan archivos adjuntos a los formularios

Si necesitas que las personas que responden a un formulario incluyan recursos adicionales, dales permiso para que los adjunten al formulario o a una pregunta de un cuestionario. Los archivos se copiarán en tu cuenta de Google Drive y podrás verlos cuando quieras en Formularios de Google.

Nota: Esta función no está disponible en las unidades compartidas.

  • Recibir currículum adjuntos a los formularios de empleo.
  • Recibir información complementaria a una pregunta de un cuestionario.
  • Recoger autorizaciones firmadas para participar en actividades y asistir a eventos.
  • Recoger fotos en formularios de inscripción a concursos.
Más información

Permitir que los encuestados adjunten archivos

  1. En Formularios, abre un formulario o test de autoevaluación.
  2. Haz clic en Añadir pregunta  e introduce tu solicitud de información.
  3. Junto a la pregunta, haz clic en la flecha hacia abajo  y selecciona Subir archivos.
  4. Si se te solicita, revisa la información de la subida y haz clic en Continuar.
  5. (Opcional) Realiza alguna de las siguientes acciones:
    • Especifica qué tipos de archivo se pueden subir. Activa la opción Permitir solo ciertos tipos de archivo y selecciona los tipos que quieras.
    • Cambia la cantidad máxima de archivos que se pueden subir.
    • Cambia el tamaño máximo de los archivos.
    • Establece el tamaño máximo del conjunto de los archivos que se recogerán a través del formulario.

Abrir los archivos adjuntos

  1. En Formularios, abre un formulario o test de autoevaluación.
  2. Haz clic en Respuestas.
  3. Si quieres ver todos los archivos recibidos, haz clic en Resumen.
  4. (Opcional) Para ver los archivos en Drive, haz clic en Ver carpeta.
    En Drive, verás una carpeta por cada formulario. Dentro de cada una, ordenados por pregunta y en subcarpetas, se encuentran los archivos de las personas que han respondido al formulario.
  5. Si quieres ver el archivo de una persona concreta, haz clic en Individual.
  6. Haz clic en un archivo para abrirlo.

 

 

Rellenar previamente respuestas de un formulario

Si usas a menudo el mismo formulario o la misma encuesta, como para realizar evaluaciones o tareas a diario, envía el formulario con algunas respuestas rellenadas para que los usuarios lo completen más rápido.
  • ¿Evalúan tus alumnos a sus compañeros de clase? Rellena previamente algunos datos como el nombre de los otros alumnos y el de los proyectos.
  • ¿Quieres saber qué opinan los participantes sobre un curso, una presentación u otro evento? Rellena previamente cierta información, como el nombre del evento, el número de sala o el ponente.
Más información

Puedes enviar a los encuestados un formulario con algunos de los campos rellenados previamente.

  1. Abre un formulario en Formularios de Google.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Más Más.
  3. Elige Obtener enlace previamente rellenado.
  4. Completa los campos de las respuestas que quieras rellenar previamente.
  5. Haz clic en Obtener enlace.
  6. Para enviar el formulario previamente rellenado, copia el enlace situado en la parte superior y envíaselo a los encuestados.

 

 

Personalizar preguntas en función de las respuestas

Puedes configurar una encuesta de modo que los usuarios solo vean ciertas secciones en función de lo que respondan.
  • Elabora preguntas filtro y muestra grupos de respuestas adaptadas a cada segmento de audiencia o demográfico.
  • Averigua el motivo por el cual los encuestados eligen determinadas respuestas.
Más información
  1. Abre un formulario en Formularios de Google.
  2. Abajo a la derecha, haz clic en Más Másy luego Ir a la sección según la respuesta. También puedes elegir Enviar formulario si quieres que la encuesta termine en función de lo que responda el usuario.
  3. Elige las secciones a las que quieras redirigir a los usuarios.

Consejos para configurar formularios

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Usar un tema con el branding de tu organización

Mantén la coherencia del branding de tu organización aplicando un tema de marca a tu formulario o test de autoevaluación.

Más información
  1. In Google Forms, open a form.
  2. Click Customize theme .
  3. Under "Themes," click a theme.

Note: Organization-branded themes appear only if your administrator makes them available.

 

 

Copiar un formulario o un cuestionario

Crea un formulario o un test a partir de uno existente. Por ejemplo, si quieres crear dos versiones de un cuestionario ligeramente distintas, haz una copia y modifícala. También puedes personalizar una encuesta creando distintas versiones para diferentes públicos.

Más información
  1. En Formularios de Google, abre el formulario o cuestionario que quieras copiar.
  2. En la esquina superior derecha, haz clic en Más  y luego Hacer una copia.
  3. Dale un nombre a la copia.
  4. (Opcional) Para cambiar la ubicación del archivo en Google Drive, haz clic en la carpeta y especifica la nueva ubicación.
  5. (Opcional) Para compartir la copia con los mismos colaboradores, marca la casilla Compartir.
  6. Haz clic en Aceptar.

 

 

Personalizar el mensaje de confirmación de un formulario

Cuando los usuarios envían un formulario o un cuestionario en Formularios de Google, reciben un mensaje de confirmación. Este mensaje se puede personalizar en los formularios o cuestionarios. Por ejemplo, podrías ofrecer a los usuarios la fecha exacta en la que les facilitarás los resultados.

Más información

Puedes personalizar el mensaje que se muestra a los encuestados una vez que envían el formulario.

  1. Abre un formulario en Formularios de Google.
  2. En la parte superior del formulario, haz clic en Configuración.
  3. Junto a "Presentación", haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  4. Junto a "Mensaje de confirmación", haz clic en Editar.
  5. Escribe el mensaje.
  6. Haz clic en Guardar.

 

 

Insertar preguntas y respuestas en orden aleatorio

Para evitar las respuestas influenciadas y obtener datos más precisos, inserta las preguntas o respuestas en orden aleatorio. Las preguntas y las respuestas se muestran en un orden diferente para cada persona que rellene el formulario. 

Nota: Las preguntas y las respuestas solo se ordenan aleatoriamente una vez por dirección de correo electrónico. Asegúrate de que introduces cada dirección por separado y no incluyes ningún grupo de Google.

Más información

Mezclar el orden de las preguntas.

Importante: Si quieres que tus preguntas aparezcan en un orden específico, no deberías ordenarlas aleatoriamente.
  1. En la parte superior del formulario, haz clic en Configuración.
  2. Junto a "Presentación", haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  3. En "Presentación del formulario", activa Orden de preguntas aleatorio.

Mezclar las opciones de respuesta

Puedes ordenar las respuestas de forma aleatoria en las preguntas de varias opciones, de casillas y de lista desplegable.
  1. Haz clic en la pregunta para la que quieras ordenar las respuestas de forma aleatoria.
  2. Abajo a la derecha, haz clic en Más Más.
  3. Haz clic en Ordenar las opciones aleatoriamente.

Formas de compartir formularios

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Invitar a otros usuarios a revisar tu formulario

Puedes compartir un formulario con tus colaboradores para editarlo juntos. Las personas que invites pueden editar cualquier parte del formulario, incluidas las respuestas y el lugar en el que se guardan.
Más información

  1. Abre un formulario en Formularios de Google.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Más Más.
  3. Haz clic en Añadir colaboradores.
  4. Haz clic en "Invitar a personas".
  5. En la ventana "Añadir editores", añade direcciones de correo para compartirlo con otros usuarios.
  6. Haz clic en Enviar.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

 

Añadir formularios a tu sitio web o blog

  • Encuesta de opinión: conoce la opinión de los visitantes de tu sitio web o blog.
  • Formulario de registro: permite a los visitantes introducir su información de contacto para suscribirse a tu boletín informativo.
  • Formulario de asistencia técnica: permite a los visitantes informarte sobre algún fallo en tu sitio web.
  • Formulario de inscripción: permite a los visitantes apuntarse a próximos eventos en tu sitio web.
  • Formulario de solicitud: permite a los visitantes presentarse a concursos, ofertas de trabajo, etc.
Más información
  1. Abre un formulario en Formularios de Google.
  2. En la parte superior derecha, haz clic en Enviar.
  3. En la parte superior de la ventana, haz clic en Insertar Insertar.
  4. Para copiar el código HTML que aparece, haz clic en Copiar o pulsa Ctrl + c (Windows) o ⌘ + c (Mac) en el teclado.
  5. Pega el código HTML en tu sitio web o en tu blog.

 

 

Crear un formulario de registro online

Crea un formulario de registro online para que los asistentes se puedan registrar en el momento que quieran y desde cualquier lugar donde se encuentren.
  • Crea formularios de registro online para pacientes.
  • Los alumnos o participantes pueden registrarse en un curso o un evento.
  • Controla quién se registra para poder planificar el evento según se requiera.
Más información
  1. Crea un formulario.
  2. Haz clic en Añadir pregunta para añadir preguntas de registro.
  3. Haz clic en Enviar e introduce las direcciones de correo electrónico de los usuarios.
  4. Haz clic en Enviar.
  5. Haz clic en Respuestas para ver las respuestas recibidas hasta el momento.

Personalizar cuestionarios

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Bloquear Chromebooks durante un cuestionario

Puedes ayudar a los alumnos a concentrarse mientras hacen cuestionarios y pruebas en sus Chromebooks. Cuando el modo Bloqueo está activado, no pueden navegar por otros sitios web ni otras aplicaciones.

Más información
  1. Abre un cuestionario en Formularios de Google.
  2. En la parte superior del cuestionario, haz clic en Configuración.
  3. En "Configuración de Chromebook", activa Modo Bloqueo.

 

 

Asignar puntos a las respuestas de cuestionarios

Puedes especificar cuántos puntos vale una respuesta según la modalidad de la pregunta: varias opciones, casillas, menú desplegable y respuesta corta. También puedes elegir la puntuación de cada respuesta correcta.

Indicar las respuestas correctas y la puntuación

Más información
  1. Haz clic en la pregunta.
  2. Haz clic en Clave de respuestas.
  3. Selecciona o introduce la respuesta correcta (o las distintas respuestas correctas).
  4. Junto a la pregunta, define la cantidad de puntos que quieres asignar a la respuesta correcta.
  5. Haz clic en Listo para volver a la pregunta. Los cambios se guardan automáticamente.

 

 

Validar respuestas a las preguntas de cuestionarios

Puedes crear reglas que los usuarios deban seguir cuando rellenen tu formulario. Por ejemplo, si les pides su dirección de correo electrónico, puedes asegurarte de que solo envíen direcciones con el formato válido.

Más información
  1. En un cuestionario, selecciona si se responde a la pregunta con respuesta corta, párrafo o casillas.
  2. Haz clic en Más Másy luegoValidación de respuestas.
  3. Elige el tipo de regla que quieres.
  4. (Opcional) Para que los usuarios vean un mensaje de error cuando introduzcan una respuesta que infrinja tus reglas, escribe un mensaje en el campo Texto de error personalizado.
  5. Activa la opción Obligatorio.

 

 

Identificar la información de los alumnos en los cuestionarios

En alguna ocasión puede interesarte que distintos grupos de alumnos completen el mismo cuestionario. Supongamos que eres un profesor que imparte una misma clase a diferentes grupos y quieres saber a cuál de ellos pertenece cada alumno. En lugar de crear varios tests de autoevaluación, usa Formularios de Google para elaborar solo uno con una sección que permita identificar el grupo.
 
Más información
  1. En Formularios, abre un test de autoevaluación o haz clic en Test de autoevaluación en blanco.
  2. Si vas a crear un test de autoevaluación, escribe las preguntas que quieres que incluya.
  3. Haz clic en Añadir sección .
  4. Asigna un nombre a la sección. Haz clic en Sección sin título e introduce un nombre para la sección, por ejemplo, "Grupo de alumnos".
  5. Mueve esta nueva sección para que aparezca la primera:
    • En la nueva sección, haz clic en Más y luego Mover la sección.
    • Junto a la nueva sección, haz clic en la flecha hacia arriba y luego para que aparezca la primera.
    • Haz clic en Guardar.
  6. Para registrar los nombres de los alumnos y su grupo en la nueva sección:
    • Haz clic en Añadir pregunta e introduce ¿Cómo te llamas? El formato de respuesta corta es adecuado para esta pregunta.
    • Asegúrate de que el interruptor Obligatorio esté activado para que los alumnos respondan a la pregunta.
    • Haz clic en Añadir pregunta e introduce ¿En qué grupo estás? El formato de selección múltiple o de lista desplegable es adecuado para esta pregunta.
    • Introduce las opciones de grupos.
    • Asegúrate de que el interruptor Obligatorio esté activado .

      Los cambios se guardan automáticamente en Formularios.

  7. En la parte superior, haz clic en Vista previa para ver cómo se mostrará el test de autoevaluación a los encuestados.
  8. Cuando hayas terminado, haz clic en Enviar.


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