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Consejos para acceder a tus archivos y buscarlos

Guía de productividad de Google Workspace

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Trabajar con archivos de Microsoft Office

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En Google Workspace, puedes trabajar con archivos de Microsoft Office aunque no tengas este paquete de servicios instalado.

En concreto, podrás hacer lo siguiente:

  • Añadir archivos de Office a Google Drive.
  • Conservar los archivos con el formato de Microsoft aunque ya no tengas Office.
  • Convertir documentos de Office y archivos PDF de Adobe en documentos, hojas de cálculo o presentaciones de Google.
  • Trabajar en Office y guardar los cambios en Drive.
  • Comentar archivos de Office en la vista previa de Drive.
  • Enviar por correo electrónico copias de archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones con un formato de Microsoft.
  • Previsualizar o descargar archivos de Office insertados en otros archivos de Office.

Más información

Añadir archivos de Office a Drive

Guardar archivos de Office y acceder a ellos desde Drive.

  1. Ve a drive.google.com en un ordenador.
  2. Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo y luego Subir archivo
  3. Elige el archivo que quieras subir. 

Trabajar en Office y sincronizar los archivos con Drive (se necesita Office)

Cuando añadas tus archivos de Office a Drive, podrás seguir trabajando en ellos en Office y guardar los cambios en Drive.

  1. Si todavía no lo has hecho, instala Google Drive para ordenadores en tu ordenador.

    Se añadirá la carpeta de Google Drive al ordenador.

  2. En el ordenador, añade tu archivo de Office a la carpeta de Google Drive.
  3. En Office, haz clic en Archivo y luego Abrir y busca la carpeta de Google Drive.
  4. Haz clic en el archivo de Office y, a continuación, en Abrir.
  5. Edita el archivo.

    Todos los cambios que hagas en tu archivo en Office se sincronizarán en Drive.

Compartir copias de archivos en formato de Office

Si compartes archivos de Google con usuarios que solo tienen Office, puedes enviarles por correo electrónico copias con el formato de Microsoft.
  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, abre el archivo.
  2. Haz clic en Archivo y luego Enviar por correo electrónico como archivo adjunto.
  3. En Adjuntar como, elige Microsoft Word, Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint.

  4. Escribe la dirección de correo electrónico, el asunto y el mensaje.
  5. (Opcional) Marca la casilla Enviarme una copia.
  6. Haz clic en Enviar.

 

 

Añadir etiquetas a archivos de Drive

Las etiquetas te ayudan a organizar, encontrar y aplicar políticas a elementos en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Puedes aplicar hasta 5 etiquetas a cada archivo.

Más información

Aplicar una etiqueta de Drive

  1. Ve a drive.google.com en un ordenador.
  2. Haz clic con el botón derecho en uno o varios archivos, y selecciona Etiquetas y luego Aplicar una etiqueta en el menú.
  3. En el cuadro de diálogo, selecciona una etiqueta y los valores de campo que quieras aplicar al archivo.

Notas:

  • Para quitar una etiqueta de un archivo, localiza la etiqueta y haz clic en Eliminar .
  • Si no ves la sección "Etiquetas", es posible que tu administrador no las haya habilitado todavía en tu cuenta. Ponte en contacto con tu administrador.

Aplicar una etiqueta de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones

  1. Cuando estés viendo o editando un archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en el menú "Archivo" y elige Etiquetas.
  2. Consulta las etiquetas que tienes y aplica nuevas etiquetas en el panel lateral.

Nota: Para quitar una etiqueta de un archivo, localiza la etiqueta y haz clic en Eliminar .

Ver etiquetas con la aplicación Drive

  1. En tu dispositivo móvil, abre la aplicación Drive (iOS o Android).
  2. Busca el archivo cuyas etiquetas quieras ver.
  3. Utiliza el botón de puntos suspensivos para abrir el menú contextual y selecciona Detalles y actividad.
  4. En la vista "Detalles", elige Etiquetas.

Nota: Por el momento, no es posible aplicar ni modificar etiquetas en la aplicación móvil.

Buscar archivos con etiquetas

Utilizar las opciones de búsqueda de Drive para encontrar contenido con etiquetas o campos concretos.

  1. Ve a drive.google.com en un ordenador.
  2. En la parte superior, junto a Buscar en Drive, haz clic en la flecha hacia abajo .
  3. Junto a Etiquetas, selecciona una etiqueta del menú desplegable.
  4. Debajo de la etiqueta que hayas elegido, puedes seleccionar un campo del menú desplegable y especificar un valor.
  5. Haz clic en Buscar.

Nota: En los resultados de búsqueda solo se incluyen los archivos a los que puedes acceder.

 

 

Comprobar el estado de sincronización de un archivo

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Puedes acceder a tus documentos en Google Drive estés donde estés desde tu ordenador, teléfono o tablet. Cuando acabas de hacer cambios, Drive los sincroniza automáticamente, por lo que si abres el mismo documento en otro dispositivo, verás todos los cambios que hayas hecho.

Más información

En la Web

Cuando veas Subida completada, los archivos se habrán subido correctamente y podrás acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo que tenga instalado Drive.

En tu ordenador

Cuando arrastras archivos a una carpeta de Google Drive para ordenadores, se suben automáticamente a Drive en la Web (aunque el proceso puede tardar unos minutos en completarse). Consulta más información en el apartado Mover archivos a carpetas.

  • Los archivos junto a los que aparece el icono Sincronizar Sincronización de Drive aún no se han subido a Drive.
  • Los archivos marcados con el icono Listo  se han subido correctamente y se puede acceder a ellos desde Drive en cualquier navegador o desde cualquier dispositivo que tenga instalado Drive.

Pausar la sincronización en Google Drive para ordenadores

Si pausas la sincronización en Drive para ordenadores, no se subirán los cambios en los archivos; además, no se descargarán las nuevas versiones de los archivos disponibles sin conexión.

  1. Haz clic en el menú de Drive para ordenadores Drive File Stream.
  2. Haz clic en Más Más y luego Pausar la sincronización.

Para reanudar la sincronización, haz clic en Más Más y luego Seguir con la sincronización.

 

 

Marcar archivos importantes y asignarles prioridades

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Para acceder a los archivos importantes o que usas con más frecuencia, puedes hacer lo siguiente:

  • Añadir archivos a un espacio de trabajo en Drive
  • Destacar archivos
  • Carpetas con códigos de colores

Nota: Al añadir archivos a un espacio de trabajo, estos no desaparecen de su ubicación original ni cambian sus permisos; simplemente se colocan en un lugar donde puedas encontrarlos rápidamente.

Se muestra "Prioridad" en la columna de la izquierda y aparece la opción "Crear espacio de trabajo" en la parte derecha.

Más información

Crear un espacio de trabajo y añadir archivos

  1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
  2. A la izquierda, haz clic en Espacios de trabajo y luego Crear espacio de trabajo.
    • Asigna un nombre al espacio y haz clic en Crear.
  3. Haz clic en Añadir archivos.
  4. A la derecha, en Añadir a espacio de trabajo, elige la ubicación desde la que quieres añadir los archivos.
    • Puedes añadir elementos desde Reciente, Mi unidad y Unidades compartidas.
  5. Busca los archivos que quieras añadir y selecciónalos.
  6. Haz clic en Insertar y luego Hecho.

Añadir un archivo a un espacio de trabajo

  1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
  2. Busca el archivo que quieras añadir.
  3. Haz clic con el botón derecho en el archivo que quieras añadir.
  4. Selecciona Organizar y luego Añadir a espacio de trabajo y luego Nombre del espacio de trabajo. 

Más información en el Centro de Ayuda de Google Drive

Destacar archivos o carpetas importantes

  1. Haz clic con el botón derecho en un archivo o una carpeta.
  2. Selecciona Organizary luegoAñadir a Destacados.
  3. (Opcional) En la barra lateral izquierda, haz clic en Destacados para ver todos tus archivos y carpetas destacados.

Destacar elementos de Drive

Aplicar un código de color a una carpeta de Drive

Organiza tu unidad de Drive visualmente con carpetas de colores.

  1. Haz clic con el botón derecho en la carpeta que quieres cambiar.
  2. Haz clic en Cambiar color y elige el color que quieras. 

 

 

Buscar archivos y carpetas con accesos directos

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Tú y tu equipo podéis usar accesos directos para buscar y organizar los archivos y carpetas en Google Drive de forma más sencilla. Los accesos directos son enlaces que llevan a un archivo o una carpeta. Puedes utilizarlos en Mi unidad o en una unidad compartida.

Cualquier persona con acceso al archivo, carpeta o unidad compartida puede ver el acceso directo correspondiente, lo que no significa que pueda abrirlo. Para eso debes dar acceso al archivo original, no al acceso directo.

  • Si un archivo o carpeta que utilizas con frecuencia está varios niveles por debajo en una jerarquía, crea un acceso directo y coloca este acceso en un nivel superior de Drive para llegar al archivo o carpeta rápidamente.
  • Si tu equipo trabaja en diferentes carpetas y quieres acceder al mismo archivo desde varias de ellas, crea un acceso directo al archivo en cada una de esas carpetas.
Más información

Crear accesos directos

  1. En un ordenador, ve a Google Drive.
  2. Haz clic con el botón derecho en un archivo o una carpeta.
  3.  Haz clic en Organizar  > Añadir acceso directo .

Notas:

  • Si creas un acceso directo en una carpeta que pertenece a otra persona, no podrás eliminarlo.
  • No puedes crear un acceso directo de un acceso directo, pero puedes hacer una copia.

Eliminar accesos directos

  1. En un navegador, ve a Google Drive.
  2. Haz clic con el botón derecho en el acceso directo que quieras quitar.
  3. Haz clic en Mover a la papelera .
  4. Para eliminar definitivamente el acceso directo, bórralo de la papelera.
    1. A la izquierda, haz clic en Papelera.
    2. ​Haz clic con el botón derecho en el acceso directo que quieras eliminar y luego  Eliminar definitivamente  Papelera.

Nota: Al eliminar un acceso directo, no se elimina el archivo o la carpeta original en los que este se basa. Solo el propietario del archivo o carpeta original puede eliminarlos.

Solucionar problemas de accesos directos

Un acceso directo no funcionará si:

  • No tienes permiso para abrir el archivo original.
  • El archivo original se encuentra en la papelera.
  • Se ha eliminado el archivo original.

Para solucionar el problema, intenta restaurar el archivo original o pide permiso al propietario para abrirlo.

 

 

Buscar archivos de imagen mediante descripciones

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Busca imágenes que hayas guardado en Google Drive proporcionando descripciones o nombrando los elementos que contienen. También puedes buscar texto en archivos PDF e imágenes que hayas guardado en Drive.

Por ejemplo, si buscas "monte Everest" en Drive, se mostrarán todas las fotos del Everest que tengas guardadas y todos los documentos que contengan texto sobre este monte. Ni siquiera es necesario que el nombre de archivo coincida con la imagen.

Más información

Buscar archivos de imagen o hacer búsquedas de texto en archivos PDF e imágenes

En Drive, solo tienes que escribir el texto que quieras buscar en el cuadro de búsqueda.

 

 

Configurar el acceso sin conexión a archivos en Drive

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Solo navegadores Chrome y Microsoft Edge

Si quieres ver y editar archivos cuando no tengas conexión a Internet, configura el acceso sin conexión. Debes hacerlo antes de desconectarte o de perder el acceso a Internet.

  • Trabaja mientras te desplazas, incluso sin acceso a Internet.
  • Edita archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones de Google, etc. mientras estás sin conexión.
  • Trabaja durante los vuelos de larga distancia sin Wi-Fi.
Más información

Antes de activar el acceso sin conexión

Activa el acceso sin conexión a los archivos recientes

  1. Abre Google Drive.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración y luego Configuración.
  3. Selecciona el ajuste Sin conexión
    1. Si utilizas Microsoft Edge, se te redirigirá a Chrome Web Store para que descargues la extensión de Documentos de Google sin conexión.
  4. Para trabajar sin conexión, abre Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google. 

Hacer que determinados archivos estén disponibles para editarlos sin conexión

  1. En tu ordenador, ve a drive.google.com.
  2. Haz clic con el botón derecho en el archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google que quieras guardar para usarlo sin conexión.
  3. Haz clic en Activar el acceso sin conexión Ready for offline.

Si quieres guardar varios archivos para usarlos sin conexión, pulsa Mayús, o bien Comando (Mac) o Ctrl (Windows) mientras haces clic en ellos.

Si necesitas acceder a muchos de tus archivos de Drive, quizá te interese configurar Drive para ordenadores.

¿Qué ocurre con los cambios que se hacen sin conexión?

Si editas un archivo sin conexión:

  • Los cambios se implementarán cuando vuelvas a tener conexión.
  • Los cambios nuevos sobrescribirán los anteriores.
  • Puedes ver los cambios en el historial de versiones del archivo.

Nota: Consulta cómo ver lo que ha cambiado en un archivo.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Drive

 

 

Fijar fechas de caducidad del acceso a archivos

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Cuando trabajas con personas ajenas a tu organización, es posible que quieras restringir su acceso a determinados archivos de Google Drive cuando se hayan completado tus proyectos. En el caso de los archivos de Mi unidad, puedes fijar una fecha de vencimiento para limitar o finalizar el acceso al archivo cuando se está compartiendo. Si quieres definir una fecha de vencimiento para los archivos de unidades compartidas, utiliza la API de Drive.

Cómo funcionan los roles de acceso cuando se fija una fecha de vencimiento

Cuando defines una fecha de vencimiento, los roles de acceso se ven afectados de las siguientes formas:

  • En el caso de los archivos, puedes añadir una fecha de vencimiento para los lectores, comentadores, editores y lectores de elementos publicados si se puede habilitar el rol lector de elementos publicados en el archivo.
  • En el caso de las carpetas, puedes definir fechas de vencimiento para lectores y comentadores. Si estableces una fecha de vencimiento para un editor en una carpeta, su rol cambiará a Lector. Sin embargo, puedes cambiar su rol en Comentador y conservar la fecha de vencimiento.
Más información

Añadir, cambiar o eliminar una fecha de vencimiento

  1. Abre un archivo en Google Drive.
  2. Haz clic en Compartir.
  3. Busca el usuario y, junto al nombre del usuario, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y luegoAñadir caducidad.
  4. Para aceptar la fecha de vencimiento de 30 días, haz clic en Enviar.
  5. Si quieres cambiar la fecha de vencimiento predeterminada, en El acceso caduca el, haz clic en Editar y selecciona una fecha de vencimiento en el calendario.
  6. (Opcional) Para quitar la caducidad, haz clic en Quitar la caducidad.
  7. Haz clic en Listoy luegoEnviar.


Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.

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