Cómo funciona el acceso a unidades compartidas

Las unidades compartidas son un método excelente para que los equipos puedan consultar y colaborar en los mismos archivos en Google Drive. Sin embargo, puede resultar confuso determinar quién puede acceder a un archivo o una carpeta concretos de una unidad compartida, qué permisos tiene un determinado usuario para usar el elemento en cuestión y qué hacer si quieres cambiar los permisos de acceso.

Secciones de esta página

• Permisos de los miembros en archivos y carpetas
• Control de acceso a unidades compartidas
• Compartir los archivos y las carpetas de una unidad compartida
• Mover archivos o carpetas a unidades compartidas
• Quitar archivos de unidades compartidas
• Retirar el acceso a archivos o carpetas de unidades compartidas

Permisos de los miembros en archivos y carpetas

• Todos los miembros de una unidad compartida pueden ver todos los archivos y carpetas que contiene.
• Los miembros pueden contar con permisos adicionales (por ejemplo, permisos para comentar o editar) según el nivel de acceso que tengan.
• Los miembros con acceso de administrador (también denominados "administradores de unidades compartidas") y los administradores de Google Workspace pueden añadir a otros usuarios como miembros y definir su nivel de acceso. Las solicitudes para unirse a una unidad compartida se envían a todos los administradores.

Para ver una lista completa de lo que permite cada nivel de acceso, consulta la siguiente tabla:

	Nivel de acceso
Permiso	Administrador	Gestor de contenido	Colaborador	Comentador	Lector
Puede ver archivos y carpetas	✔	✔	✔	✔	✔
Puede añadir comentarios en los archivos	✔	✔	✔	✔
Puede editar archivos	✔	✔	✔
Puede crear y subir archivos, así como crear carpetas	✔	✔	✔*
Puede añadir usuarios y grupos a archivos concretos y quitarlos	✔	✔	✔
Puede restaurar archivos de la papelera (que se hayan eliminado en los 30 días anteriores)	✔	✔	✔
Puede mover archivos de Mi unidad a una unidad compartida	✔	✔	✔
Puede enviar archivos y carpetas a la papelera	✔	✔
Puede mover archivos y carpetas dentro de una unidad compartida	✔	✔
Puede añadir o quitar personas y grupos en carpetas concretas de una unidad compartida	✔	✔**
Puedes mover carpetas de Mi unidad a una unidad compartida	✔
Puede mover archivos de una unidad compartida a otra	✔
Puede añadir miembros a una unidad compartida o quitarlos	✔
Puede cambiar los niveles de acceso de miembros	✔
Puede eliminar definitivamente archivos de la papelera	✔
Puede cambiar el nombre o el tema	✔
Puede eliminar la unidad compartida	✔

Nota: En Google Drive para ordenadores o en los archivos de la aplicación Archivos de ChromeOS, el acceso de colaborador solo permite leer los archivos. Para permitir que los usuarios creen, suban y editen archivos en una unidad compartida deGoogle Drive para ordenadores y Chrome OS, ofrece al usuario el nivel de acceso de Gestor de contenido o Administrador.

** Los administradores pueden impedir que los gestores de contenido compartan carpetas.

Consulta cómo cambiar los niveles de acceso de los miembros.

Control de acceso a unidades compartidas

Los miembros con acceso de administrador y los administradores de Google Workspace pueden controlar el acceso a los elementos de una unidad compartida. Además de configurar los miembros, pueden definir restricciones de uso compartido como las siguientes:

• Impedir que se compartan archivos con usuarios ajenos a la organización
• Impedir que se compartan archivos con usuarios que no sean miembros
• Impedir que los miembros con acceso de Gestor de contenido compartan carpetas
• Impedir que los miembros con acceso de comentador o lector puedan descargar, copiar o imprimir archivos

Estas restricciones prevalecen sobre las opciones para compartir que se hayan establecido en archivos y carpetas, tal y como se describe en la siguiente sección. Si el administrador de una unidad compartida cambia las restricciones de la unidad, se modifican los privilegios de acceso a los archivos que contiene.

Por ejemplo, si un archivo de una unidad compartida se comparte con una persona externa, y posteriormente se modifican los ajustes de la unidad compartida para impedir que se compartan elementos con usuarios ajenos a tu organización, dicho usuario ya no podrá acceder a él. Sin embargo, su permiso con respecto al archivo se mantiene. Si se cambia de nuevo la configuración para que se puedan compartir archivos con usuarios externos, todos los usuarios externos con los que se hubiera compartido el archivo recuperarán el acceso a él.

Consulta cómo definir permisos para compartir elementos.

Compartir los archivos y las carpetas de una unidad compartida

A menos que las opciones para compartir seleccionadas en la unidad compartida (descritas en la sección anterior) lo impidan, los miembros con privilegios de administrador, gestor de contenido o colaborador pueden compartir archivos con usuarios y grupos, tal y como lo hacen con otros archivos de Mi unidad. También pueden compartirlos con usuarios que no tengan una cuenta de Google a través del uso compartido con visitantes (si el administrador lo permite). 

Los administradores y los gestores de contenido pueden compartir carpetas con personas y grupos. Sin embargo, los administradores pueden impedir que los gestores de contenido compartan carpetas.

¿Quién recibe solicitudes de acceso?

• Cuando alguien solicita acceso a una unidad compartida o a una suscripción, la solicitud se envía a todos los administradores.
• Cuando alguien solicita acceso a un archivo o una carpeta, la solicitud se envía al creador del elemento. Si esa persona no tiene permiso para compartir el archivo o la carpeta, la solicitud se envía a todos los administradores.

Cómo compartir una carpeta de una unidad compartida

Si tienes acceso de administrador o de gestor de contenido a una unidad compartida, puedes compartir una carpeta específica con otros usuarios y grupos. Sin embargo, los administradores pueden impedir que los gestores de contenido compartan carpetas.

Compartir carpetas concretas en lugar de toda la unidad compartida puede ser una buena opción cuando todos los usuarios necesitan permiso para ver, pero solo algunos necesitan permiso para editar. Por ejemplo:

• En un departamento de marketing, puedes tener una unidad compartida a la que accedan todos los empleados internos y que contenga una carpeta específica con materiales de publicidad que se comparta también con una agencia externa.
• Cuando utilizas una unidad compartida para preparar un evento específico, puedes dar a todos los miembros permiso para ver todos los archivos, al tiempo que proporcionas a cada equipo concreto permiso para editar los documentos correspondientes a la parte del evento de la que se encargarán ellos.

El acceso a las carpetas no puede ser más restrictivo que el acceso a la propia unidad compartida. Por ejemplo, un miembro con acceso de comentador no puede tener únicamente el acceso de lector en una carpeta de la unidad compartida. Si se restringe más el acceso a un archivo o a una carpeta, el acceso a la unidad compartida también se restringirá en el mismo grado.

Cuando compartes una carpeta de una unidad compartida, los usuarios en cuestión reciben una notificación y pueden encontrar la carpeta en la sección Compartido conmigo de Google Drive. Además, pueden organizar las carpetas compartidas en Mi unidad mediante accesos directos.

En Google Drive para ordenadores, las unidades compartidas y las carpetas que se hayan compartido directamente contigo no aparecen automáticamente, a menos que tengas acceso de administrador. Si no tienes acceso de administrador, crea accesos directos a las carpetas o unidades compartidas en Mi unidad. De esta forma, podrás acceder a ellos fácilmente en Drive para ordenadores.

Cómo funciona la opción para compartir mediante enlace en una unidad compartida

A menos que las opciones para compartir que hayas seleccionado en la unidad compartida lo impidan, puedes compartir archivos y carpetas mediante un enlace en lugar de hacerlo directamente con usuarios y grupos. Sin embargo, la opción de compartir mediante enlace no puede ser menos restrictiva en los archivos y carpetas incluidos en una carpeta que se haya compartido previamente a través de un enlace. Si compartes una carpeta de una unidad compartida con la opción Cualquier usuario de este grupo con este enlace puede verlo, no puedes compartir ninguno de los archivos o carpetas que contenga con la opción Cualquier persona con el enlace. Para evitar esta limitación, prueba una de estas soluciones:

1. Primero, comparte el elemento con la opción Cualquier persona con el enlace y, a continuación, comparte la carpeta principal con la opción Cualquier usuario de este grupo con este enlace puede verlo.
2. Pide a tu administrador que use la API de Drive para compartir la carpeta secundaria después de compartir la carpeta principal.

Más información sobre cómo compartir elementos de unidades compartidas

Mover archivos o carpetas a unidades compartidas

Cuando se mueven archivos o carpetas a unidades compartidas, se conservan sus permisos para compartir, pero es posible que los privilegios de acceso cambien si se definen opciones para compartir más restrictivas en la unidad compartida en cuestión. Si los privilegios de acceso del archivo son más restrictivos que los de la unidad compartida, no se volverán menos estrictos. Por ejemplo, si el propietario de un archivo lo configura para que no se pueda descargar, copiar ni imprimir, esa configuración se mantendrá cuando se mueva a una unidad compartida, aunque los ajustes de la unidad compartida permitan realizar esas acciones.

Al mover archivos a una unidad compartida, no se ven afectados los permisos para compartir ni los roles de usuario, como el de editor o lector, que se hayan definido directamente en el archivo. Sin embargo, no se heredan los permisos de archivo de la carpeta en la que los archivos estuvieran incluidos. Por ejemplo, si alguien compartiera una carpeta de Mi unidad con un usuario, y no archivos concretos, en caso de que los archivos de esa carpeta se movieran a una unidad compartida, el usuario en cuestión podría perder el acceso a ellos a menos que sea miembro de la unidad compartida.

Cuando mueves un archivo que has creado a una unidad compartida, sigues siendo el creador, pero dejas de ser el propietario. Si los permisos de acceso de la unidad compartida cambian, es posible que dejes de tener acceso a archivos que hayas creado.

Mover carpetas a una unidad compartida puede suponer cambios de mayor envergadura en el acceso al contenido. Por lo tanto, solo los usuarios que tienen acceso de administrador en las ubicaciones de origen y destino pueden mover carpetas a unidades compartidas o entre ellas. Si mueves una carpeta a una unidad compartida, ocurre lo siguiente:

• Todos los miembros de la unidad compartida pueden ver el contenido de la carpeta, incluidos los archivos que se hayan ocultado previamente. Los archivos se ocultan en Mi unidad cuando compartes una carpeta con alguien, pero restringes el acceso a un archivo concreto de dicha carpeta.
• Los usuarios que tenían una carpeta compartida directamente con ellos antes de moverla seguirán teniendo acceso a ella. Los usuarios con acceso de editor a la carpeta antes de moverla tendrán acceso de gestor de contenido después.
• Los usuarios que tenían acceso indirecto a una carpeta y su contenido a través de una carpeta superior podrían perder el acceso a la carpeta. Los permisos de archivos indirectos heredados de los permisos de las carpetas superiores no se copian.

Mover archivos de Google Sites a unidades compartidas

Al mover sitios a una unidad compartida, no cambia la visibilidad del sitio publicado, pero sí puede cambiar quién tiene acceso a los archivos de dicho sitio:

• Si el propietario original del sitio pertenece a la misma organización que la unidad compartida, los usuarios con los que se haya compartido previamente el archivo de Google Sites asociado al sitio podrán seguir accediendo a él.
• Si el propietario original del sitio no pertenece a la misma organización que la unidad compartida, los usuarios que no sean miembros de la unidad compartida no podrán acceder al archivo del sitio, aunque se haya compartido con ellos previamente.

Más información sobre cómo mover archivos

Quitar archivos de unidades compartidas

Si tienes acceso de administrador a una unidad compartida, puedes mover los archivos y carpetas que contiene para pasarlos a Mi unidad o a otra unidad compartida. Para mover archivos de una unidad compartida a otra, necesitas tener acceso de colaborador, gestor de contenido o administrador en la unidad compartida de destino. Para mover carpetas de una unidad compartida a otra, debes tener acceso de administrador en la unidad compartida de destino.

Al igual que ocurre cuando se mueven archivos a unidades compartidas, los privilegios de acceso a archivos y carpetas se reasignan cuando estos se quitan de una unidad. Si un archivo o una carpeta se mueve de una unidad compartida a Mi unidad dentro de la misma organización, ocurre lo siguiente:

• Las opciones para compartir de la unidad compartida dejan de aplicarse, y pasan a aplicarse las opciones para compartir definidas originalmente en el archivo. Es posible que algunos usuarios obtengan o pierdan acceso al elemento en cuestión. Por ejemplo, imagina que tienes un archivo en la unidad compartida del equipo de Ventas, y todos los miembros del equipo tienen permiso de lector en la unidad compartida y en el archivo. Además, el documento se ha compartido directamente con cinco miembros del equipo de Ventas para darles acceso de editor. Si el archivo se quita de la unidad del equipo de Ventas, la mayoría del equipo perderá el acceso a él, pero las cinco personas con las que se ha compartido directamente seguirán teniendo acceso de editor.
• Las restricciones a nivel de archivo se conservan, salvo que se cambien o eliminen expresamente. Por ejemplo, si el propietario de un archivo lo configura para que no se pueda descargar, copiar ni imprimir, esa configuración se mantendrá cuando se quite de una unidad compartida, aunque los ajustes de la nueva ubicación permitan realizar esas acciones.

Retirar el acceso a archivos o carpetas de unidades compartidas

Al igual que en Mi unidad, puedes retirar el acceso de un usuario a un archivo o a una carpeta de una unidad compartida que se haya compartido directamente con ese usuario. Consulta más información en el artículo Dejar de compartir archivos o carpetas. Sin embargo, todos los miembros de esa unidad podrán, al menos, seguir viendo el archivo o la carpeta en cuestión. Para retirar el acceso a los miembros de una unidad compartida, tienes que quitar el archivo o la carpeta de la unidad compartida y, para ello, debes tener acceso de administrador.

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