Как продуктивно работать в гибридной среде, используя Google Workspace
Сейчас мы работаем не так, как раньше.
Работа больше не ограничена стенами офиса или дома. Теперь общение и совместная работа в командах происходит в смешанном формате, когда сотрудники могут находиться где угодно и использовать самые разные устройства в любое время суток.
В этой статье описываются возможности Google Workspace, которые помогут эффективно работать в новых условиях.
|
1. Проводите эффективные встречи в Meet
Если участники вашей команды работают в разных офисах, городах или странах, вы можете наладить взаимодействие с ними с помощью видеовстреч в Google Meet.
Возможности видеовстреч Meet
- Устранение звуковых помех. Собеседники могут отключать микрофоны, когда они не нужны, и использовать функцию шумоподавления. Подробнее об управлении звуком во время видеовстреч…
- Субтитры. Участники с нарушениями слуха могут включить субтитры. Эта функция преобразует речь в текст, который показывается в нижней части экрана в режиме реального времени. Подробнее об использовании субтитров…
- Возможность указать информацию о своем местонахождении в ответе на приглашение. Вы можете сообщить организатору встречи, как вы планируете в ней участвовать – из переговорной комнаты или виртуально. Эти сведения помогают оптимально организовать встречу. Подробнее о том, как сообщить о своем местонахождении в ответе на приглашение…
- Взаимодействие в режиме Companion. Если все участники подключаются удаленно или собираются в переговорной комнате, всем им доступны одинаковые функции. Когда встреча проводится в гибридном формате, то есть часть пользователей подключается по сети, а часть находится в переговорной комнате, последние оказываются лишены некоторых возможностей: они не могут голосовать за вопросы, писать в чат и участвовать в опросах. Режим Companion создан, чтобы физически присутствующие участники могли с помощью оборудования переговорной комнаты пользоваться всеми виртуальными возможностями встреч, в том числе делиться своим изображением. Подробнее о том, как режим Companion повышает эффективность взаимодействия…
Обмен идеями и мнениями в ходе видеовстречи
- Совместная работа с помощью Jamboard. Устройство Jamboard – это виртуальная доска, помогающая участникам вместе искать решения. Подробнее об использовании Jamboard во время видеовстречи…
- Просьбы взять слово. Используя функцию "Поднять руку", участники могут просить слово, не нарушая план встречи. Эта функция полезна, так как при дистанционном общении может быть сложно контролировать желающих что-то сказать, к тому же она позволяет не перебивать выступающего. Подробнее о том, как поднять руку во время видеовстречи…
- Сеансы подгрупп и опросы. Вы можете разделить участников видеовстречи на подгруппы, чтобы они обсудили задачи в узком кругу, или предложить им пройти опрос. Подробнее о сеансах подгрупп и о проведении опросов…
Другие ресурсы
2. Совместно работайте над проектами с помощью Chat
В Google Chat можно создать чат-группу для совместной работы над проектом, доступную сотрудникам всегда и везде. Используйте групповые чаты для совместной работы над отдельными проектами.
Возможности Chat
- Обмен информацией. В чат-группах Chat можно создавать обсуждения, посвященные определенным темам. Здесь также можно начинать видеовстречи Meet и планировать мероприятия для команды. Подробнее о прямых переписках и чат-группах…
- Работа с файлами проекта. Чтобы участникам команды было проще находить различные планы, таблицы и презентации, добавьте материалы проекта в чат-группу Chat. Просматривать, создавать и редактировать эти файлы можно непосредственно в чат-группе. Подробнее о том, как добавить файлы в чат-группу…
- Управление участниками и введение новичков в курс дела. Вы можете добавлять пользователей в чат-группу Chat и удалять их оттуда. Новые участники могут ознакомиться с прошлыми обсуждениями и упомянутыми в них файлами (а не искать их в отдельных электронных письмах) и быстрее приступить к работе. Подробнее о том, как добавлять и удалять участников чат-группы…
- Назначение задач и отслеживание их выполнения. В чат-группе Chat можно поручать пользователям задачи и управлять ими. При создании, назначении или выполнении задачи в чат-группе появляется уведомление. Подробнее о том, как создавать и назначать задачи в чат-группе…
Другие ресурсы
3. Управляйте расписанием с помощью Календаря
В гибридных рабочих средах многие переходят на гибкий график, чтобы находить баланс между личными делами и профессиональной деятельностью. Например, вместо традиционного 8-часового дня люди работают периодами по 2–4 часа. В современных условиях важно информировать коллег о своей занятости и рабочем распорядке.
Возможности Календаря
- Сведения о занятости. Укажите свое рабочее время для каждого дня недели. Вы также можете разделить дни на несколько периодов работы. Подробнее о том, как указать информацию о рабочем времени в Календаре…
- Просмотр рабочего времени коллег. Если сотрудники открыли доступ к информации о своей занятости и местоположении, вы можете использовать ее при планировании мероприятий. Подробнее о том, как узнать рабочие графики сотрудников…
- Информация о местоположении. Вы можете указать в Календаре, где находится ваше текущее место работы. Также можно указать, в какие дни вы планируете быть в офисе, работать из дома или находиться в другом месте. Подробнее о том, как задать место работы…
Другие ресурсы
4. Поддерживайте порядок в работе благодаря Meet, Календарю и Gmail
Многие сотрудники жалуются на усталость от идущих друг за другом рабочих встреч, а также на то, что им сложно ориентироваться в большом объеме переписки. В Google Workspace есть инструменты, которые помогут устранить эти проблемы.
Как оптимизировать встречи
- Сделайте встречи более короткими. В настройках мероприятия сократите длительность встречи по умолчанию на 5 минут (25 минут вместо привычных 30). Или же планируйте встречи так, чтобы они заканчивались за 5–10 минут до середины или начала часа. Так сотрудники смогут отдохнуть несколько минут, если следующая встреча у них запланирована сразу после текущей. Подробнее о настройках мероприятий…
- Указывайте свое местонахождение в ответах на приглашения. Принимая приглашение на встречу, сообщите ее организатору, как вы планируете участвовать – из переговорной комнаты или виртуально. Подробнее о том, как указать свое местонахождение…
- Отключите свое изображение. Во время видеовстречи отключите или скройте свое изображение, чтобы сосредоточиться на выступлении или презентации. Подробнее о том, как показать или скрыть свое изображение…
Как упорядочить почту
- Включите автоматическое добавление ярлыков и сортировку писем в Gmail. Ярлыки и сортировка почты помогут вам сосредоточиться на корреспонденции, отреагировать на которую нужно в первую очередь, например на письмах от руководства или клиентов. Подробнее о том, как автоматически сортировать и отмечать ярлыками письма…
- Включите в Gmail напоминания о письмах, которые вы могли не заметить. Функция напоминаний в Gmail помещает в начало списка письма, на которые вы или ваш адресат не ответили по прошествии нескольких дней. Подробнее о напоминаниях…
Как контролировать рабочее время
- Функция "Статистика времени" в Календаре позволяет понять, сколько времени у вас заняло участие во встречах, проводившихся в последние дни, недели или месяцы. Она также дает информацию об участниках встреч. Эта статистика доступна только вам и тем, кому вы предоставили доступ к своему календарю. Руководству эти сведения не передаются. Подробнее о том, как посмотреть статистику времени в Календаре…
Другие ресурсы
5. Рекомендации и дополнительные ресурсы
- 10 советов по работе с распределенной командой
- Руководство Google Workspace по работе в смешанном режиме
- Новый подход к работе
- Как работать из дома с помощью Google Workspace
Использование Meet
- Как повысить эффективность встреч в гибридной среде с помощью режима Companion
- Памятка по режиму Companion в Meet
- Устранение неполадок с записью видеовстреч
- Шумоподавление во время встречи в Google Meet
- Устранение неполадок при записи встреч
Использование Календаря
- Начинайте видеовстречи и присоединяйтесь к ним из документов, таблиц и презентаций
- Как задать место работы и рабочее время
- Статистика времени, проведенного на встречах
- Как отвечать на приглашения
Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?
Попробуйте Google Workspace уже сегодня
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.