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Consejos para leer y enviar correos en Gmail

Guía de productividad de Google Workspace

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Consejos para leer correos

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Cambiar la densidad de la bandeja de entrada de Gmail

Puedes elegir si prefieres disponer de una vista más amplia o compacta de los mensajes de tu bandeja de entrada. Basta con que cambies la densidad de la bandeja de entrada.

Más información
  1. Abre Gmail.
  2. En la parte superior derecha, haz clic en el icono  y luego Densidad del contenido.
  3. Elige una opción:
    • Predeterminada
    • Cómoda
    • Compacta

    Nota: Si eliges la opción Predeterminada, obtendrás una vista previa de los archivos adjuntos en tu bandeja de entrada.

  4. Haz clic en Aceptar.

 

 

Ampliar el espacio de las etiquetas

En Gmail, puedes ampliar el espacio de la izquierda destinado a tus etiquetas. Solo tienes que desplazar el panel de Chat al lateral derecho de tu bandeja de entrada.

Más información

Cambiar la posición del panel de Chat en Gmail

Puedes mover el panel de Chat al lateral izquierdo o derecho de tu bandeja de entrada de Gmail.

  1. Abre Gmail en el ordenador.
  2. En la parte superior derecha, haz clic en Configuración y luego Ver todos los ajustes.
  3. En la parte superior, haz clic en Chat y Meet.
  4. Junto a "Posición del chat", selecciona A la izquierda de la bandeja de entrada o A la derecha de la bandeja de entrada.
  5. Haz clic en Guardar cambios.

 

 

Ver espacios y la bandeja de entrada al mismo tiempo

En Gmail, los espacios se abren en modo de pantalla completa. Como alternativa, abre un espacio en una ventana emergente para hacer varias tareas en Gmail sin perder de vista la actividad del espacio.

Más información

Abrir un espacio en una ventana emergente

  1. En un ordenador, abre Gmail.
  2. A continuación, tienes varias opciones:
    • En la parte izquierda, ve a Chaty luegoEspacios, coloca el cursor sobre un espacio y haz clic en Abrir en una ventana emergente .
    • Si ya está abierta la ventana emergente de un espacio, haz clic en Ampliar para que se abra el mensaje de chat en pantalla completa​​​​​.

 

 

Ver los mensajes nuevos al principio de la conversación

De forma predeterminada, Gmail muestra el mensaje más reciente de una conversación al final de esta. Si quieres que los mensajes nuevos aparezcan al principio de la conversación, puedes instalar una extensión de Chrome Web Store.

Más información

Invertir el orden de los mensajes en una conversación

  1. Abre Chrome Web Store.
  2. En el cuadro de búsqueda de la izquierda, introduce un término de búsqueda, como "Gmail reverse conversation".
  3. Cuando encuentres la extensión que quieras, haz clic en Añadir a Chrome. Es posible que algunas extensiones necesiten determinados permisos o datos.
  4. Haz clic en Añadir extensión para confirmar la acción.

 

 

Impedir que los usuarios se desplacen horizontalmente por un correo

En ocasiones, puede que tengas que desplazarte horizontalmente para ver un mensaje completo si hay una imagen o una tabla grandes. Para evitar que otros usuarios se desplacen horizontalmente por tus mensajes, debes comprobar algunos aspectos antes de pulsar Enviar.

Más información

Impedir que los usuarios se desplacen horizontalmente por los mensajes que envíes

  1. Abre el mensaje en Gmail.
  2. Si el mensaje contiene una tabla o vas a pegar texto, comprueba si tiene un ancho fijo.
  3. Si utilizas una firma de correo electrónico, asegúrate de que no contenga una imagen que esté ampliando su anchura.

 

 

No olvides hacer un seguimiento de los recordatorios de correos

Puedes elegir si quieres ver mensajes antiguos en la parte superior de tu bandeja de entrada con una sugerencia para que los respondas o para que realices algún tipo de acción. Muestra u oculta estas sugerencias desde los ajustes de Gmail.

Recordatorios de respuesta

Más información

Mostrar u ocultar recordatorios de correo

  1. Ve a Gmail en un ordenador.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración  y luego Ver todos los ajustes.
  3. En la pestaña General, desplázate hasta Recordatorios de correos y marca o desmarca las dos opciones.
  4. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

 

 

Recibir mensajes de otra plataforma de correo

A partir de otoño del 2024, las cuentas de Google Workspace ya no admitirán las aplicaciones menos seguras, las aplicaciones de terceros o los dispositivos que te pidan que inicies sesión en tu cuenta de Google con solo tu nombre de usuario y contraseña. Para ver las fechas exactas, consulta el artículo Actualizaciones de Google Workspace. Para acceder a las aplicaciones, debes usar OAuth. Para prepararte para este cambio, consulta los detalles en Transición de las aplicaciones menos seguras a OAuth.  

Para poder recibir correo de otra aplicación, tu administrador debe activar IMAP y POP.

Con Gmail, puedes recibir correo de otras aplicaciones, como Microsoft Outlook o Apple Mail. Para ello, debes activar IMAP, eliminar los límites de tamaño de las carpetas en los mensajes IMAP y mostrar todas las carpetas IMAP que quieras incluir de la otra aplicación.

Más información

Activar IMAP, eliminar los límites de tamaño de las carpetas y mostrar todas las carpetas

  1. Abre Gmail.
  2. En la parte superior derecha, haz clic en Configuración y luego Ver todos los ajustes.
  3. Haz clic en Reenvío y correo POP/IMAP.
  4. Junto a Acceso IMAP, selecciona Habilitar IMAP.
  5. En Límites de tamaño de las carpetas, selecciona No limitar el número de mensajes en una carpeta IMAP (predeterminado).
  6. Haz clic en Guardar cambios.
  7. Haz clic en Configuración y luegoVer todos los ajustes.
  8. Hacer clic en Etiquetas.
  9. Junto a la etiqueta de las carpetas que quieras incluir, marca la casilla Mostrar en IMAP.

Consejos para enviar correos

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Recuperar un correo que acabas de enviar

Si te arrepientes de haber enviado un correo poco después de hacerlo, puede que estés a tiempo de cancelarlo. Justo después de enviar un correo, puedes anular el envío:

Más información

 Recuperar un correo con la función Deshacer el envío

  1. Abajo a la izquierda, verás "Mensaje enviado" y las opciones "Deshacer" o "Ver el mensaje".
  2. Haz clic en Deshacer.

Elegir una cantidad de tiempo para recuperar un mensaje

  1. En tu ordenador, abre Gmail.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración y luego Ver todos los ajustes.
  3. Junto a "Deshacer el envío", selecciona un periodo de cancelación del envío de 5, 10, 20 o 30 segundos.
  4. Haz clic en el botón Guardar cambios que hay al final de la página.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

 

 

Enviar correos predefinidos con plantillas

¿Te has cansado de responder siempre a las mismas preguntas por correo electrónico? Redacta la respuesta una vez y guarda el correo electrónico como plantilla. También puedes incluir tu firma. Después, podrás abrir la plantilla y enviarla de nuevo con solo unos clics.

Nota: Las plantillas de correo solo están disponibles en la versión web de Gmail. No están disponibles en las aplicaciones móviles de Gmail.

Más información

Habilitar plantillas

  1. Abre Gmail.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración  y luego Ver todos los ajustes.
  3. En la parte superior, haz clic en Configuración avanzada.
  4. En la sección Plantillas, selecciona Habilitar.
  5. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Crear o cambiar plantillas

  1. Abre Gmail y haz clic en Redactar.
  2. En la ventana Mensaje nuevo, introduce el texto de tu plantilla.
  3. Haz clic en Más y luegoPlantillas.
  4. Tienes dos opciones:
    • Para crear una plantilla, haz clic en Guardar borrador como plantillay luegoGuardar como plantilla nueva.
    • Para cambiar una plantilla que ya tengas guardada, haz clic en Guardar borrador como plantilla y, en Sobrescribir plantilla, elige una plantilla y selecciona Guardar para sobrescribirla.
  5. (Opcional) Para enviar un correo electrónico, redacta un mensaje y haz clic en Enviar.

Insertar plantillas

  1. Abre Gmail y haz clic en Redactar.
  2. Haz clic en Más y luegoPlantillas.
  3. Para insertar en tu correo una plantilla que tengas guardada, en Insertar plantilla, elige la que quieras.
  4. Termina de redactar el mensaje y haz clic en Enviar.
Nota: Si tienes una suscripción a Workspace Individual, puedes crear un correo de marca y enviárselo a muchos destinatarios a la vez. Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

 

Ahorra tiempo enviando mensajes a grupos grandes con una única dirección

Si siempre envías correos electrónicos o invitaciones a eventos a las mismas personas, crea un grupo de Google con ellas. La próxima vez que redactes un mensaje, envía un correo electrónico al grupo para llegar a todos sus integrantes a la vez. Puedes utilizar el mismo grupo para organizar reuniones en Google Calendar.

Más información

Crea una dirección de correo electrónico del grupo

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. En la parte superior, haz clic en Crear grupo.
  3. Introduce la información y elige la configuración del grupo. Estos son algunos ajustes recomendados:
    • Quién puede ver las conversaciones : solo los miembros del equipo (si quieres que las comunicaciones de proyecto sean privadas).
    • Miembros del grupo: las direcciones de correo de todas las personas del equipo del proyecto
    • Administradores del grupo: correo electrónico de cualquier miembro del equipo que necesite añadir a otros miembros al equipo más tarde.
    • Añadir miembros directamente: activa esta opción para controlar quién se une al grupo.
  4. Haz clic en Crear grupo.
Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

Más información en el Centro de Ayuda de Grupos de Google

 

 

Escribir en otro idioma

Puedes escribir en idiomas como hindi, árabe o chino con Herramientas de introducción de texto de Google (teclados especiales, por ejemplo). Hay distintas herramientas de introducción de texto para los diferentes idiomas.

Más información

Habilitar Herramientas de introducción de texto

  1. Abre Gmail. Las herramientas de introducción de texto solo se pueden utilizar en un navegador, no en la aplicación Gmail.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración .
  3. Haz clic en Configuración.
  4. En el apartado "Idioma", haz clic en Mostrar todas las opciones de idioma.
  5. Marca la casilla junto a "Habilitar herramientas de introducción de texto".
  6. Elige los idiomas con los que quieras utilizar herramientas de introducción de texto y el tipo de teclado que prefieras.
  7. Haz clic en Aceptar.
  8. Haz clic en el botón Guardar cambios situado al final de la página.
  9. Abre la bandeja de entrada.
  10. Arriba a la derecha, junto a Configuración , haz clic en el icono de idioma. Si tienes varias herramientas de introducción de texto, utiliza la flecha hacia abajo para cambiar de una a otra.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

 

Firmar un documento con una firma electrónica

Usa firmas electrónicas para firmar documentos de una forma cómoda y jurídicamente vinculante sin tener que imprimirlos, escanearlos ni enviarlos por correo. En Google Workspace Marketplace, puedes elegir un complemento de firma electrónica que sea compatible con tu cuenta de Gmail.

Más información

Personaliza Gmail con un complemento de firma electrónica

  1. En la parte derecha de Gmail, haz clic en Obtener complementos para abrir Google Workspace Marketplace.
  2. En el cuadro de búsqueda, escribe complemento de firma.
  3. Selecciona un complemento de la lista y haz clic en Instalar.
  4. Sigue las instrucciones online.

Trabajar con archivos adjuntos

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Enviar archivos adjuntos de gran tamaño en Drive

En Gmail, puedes enviar archivos adjuntos de hasta 25 MB, pero ¿y si necesitas enviar archivos de un tamaño mayor, como archivos de vídeo?Para enviar un archivo de gran tamaño, guárdalo en Drive o en una unidad compartida de Google Drive e inserta un enlace a dicho archivo en el correo electrónico.

Nota: Si los destinatarios no tienen permiso de visualización del archivo, Gmail te permitirá darles ese acceso antes de enviar el archivo.

Más información

Insertar archivos de Drive en tus mensajes de Gmail

Enviar un archivo adjunto de Google Drive

  1. Abre Gmail en el ordenador.
  2. Arriba a la izquierda, haz clic en Redactar.
  3. En la parte inferior del mensaje, haz clic en Insertar archivos con Drive .
  4. Selecciona los archivos que quieras adjuntar.
  5. En la parte inferior de la página, elige cómo quieres enviar el archivo:
    • Enlace de Drive: sirve para cualquier archivo almacenado en Drive, incluidos los que hayas creado con Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones o Formularios de Google.
    • Archivo adjunto: solo sirve para los archivos que no se hayan creado con Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones ni Formularios de Google.
  6. Haz clic en Insertar.

 

 

Guardar y descargar archivos adjuntos

Cuando recibes un archivo en Gmail, puedes descargarlo en tu ordenador o guardar una copia en Google Drive. 

Más información

Descargar un archivo adjunto en un ordenador

  1. Ve a Gmail en un ordenador.
  2. Abre un mensaje.
  3. En la parte inferior del mensaje, coloca el cursor sobre el archivo adjunto.
  4. Haz clic en Descargar .

Notas:

  • Si usas Google Chrome, consulta cómo descargar un archivo en Chrome.
  • El navegador guarda los archivos adjuntos en una carpeta de descargas. Comprueba la configuración del navegador para buscar tus descargas.
  • Si tu ordenador lo admite, también puedes arrastrar fotos y archivos adjuntos al escritorio.

Guardar una copia de los archivos adjuntos de Gmail en Drive

Importante: No se pueden añadir determinados archivos adjuntos a Google Drive. Más información sobre los archivos que puedes guardar en Drive

  1. Ve a Gmail en un ordenador.
  2. Abre un mensaje.
  3. En la parte inferior del mensaje, coloca el cursor sobre el archivo adjunto.
  4. Haz clic en Añadir a Drive .

 

 

Reenviar correos electrónicos como archivos adjuntos

Con Gmail, puedes adjuntar un correo electrónico a un mensaje nuevo en lugar de reenviar los mensajes por separado. También puedes adjuntar varios mensajes a un mismo correo electrónico.

Más información

Reenviar un correo como archivo adjunto

  1. En tu ordenador, abre Gmail.
  2. Selecciona los correos que quieras.
  3. Haz clic en Más y luego Reenviar como archivo adjunto.
  4. En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios en los campos "Cc" y "Cco".
  5. Escribe el asunto del correo.
  6. Escribe el mensaje.
  7. En la parte inferior, haz clic en Enviar.

Nota: Para reenviar un correo como archivo adjunto, también puedes hacer clic con el botón derecho en un mensaje, o bien arrastrar y soltar el archivo en el cuerpo del mensaje.

Reenviar varios correos electrónicos como archivos adjuntos

  1. Abre Gmail.
  2. Haz clic en Redactar.
  3. Marca las casillas situadas junto a los mensajes que quieras adjuntar y arrástralos a la ventana del mensaje nuevo.
  4. Introduce un destinatario, un asunto y el texto del mensaje que quieras.
  5. Haz clic en Enviar.

Responder a un correo electrónico con un mensaje adjunto

  1. Ve a Gmail en un ordenador.
  2. Abre el correo electrónico y luego haz clic en Responder.
  3. En la parte superior derecha del correo electrónico, haz clic en el icono de ventana externa Abrir en una nueva ventana externa .
  4. En la bandeja de entrada, selecciona el correo electrónico que quieras adjuntar. 
  5. Arrastra el correo electrónico hasta tu mensaje. 
  6. En la parte inferior, haz clic en Enviar.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

 

Enviar archivos PDF de Acrobat con Gmail

Puedes enviar archivos PDF de Adobe por Gmail directamente desde Adobe Acrobat o Acrobat Reader. Para hacerlo, primero tienes que permitir que estos programas accedan a tu cuenta de Gmail, aunque es posible que tu administrador no lo permita por motivos de seguridad.

Nota: Las políticas de TI de tu empresa deben permitirte enviar archivos desde Acrobat mediante correo web. Si no puedes utilizar Gmail con Acrobat, ponte en contacto con el equipo de TI.

Más información
  1. En Acrobat, abre el archivo PDF.
  2. En la parte superior, haz clic en Archivo y luego Compartir archivo, o en Archivo y luego Enviar o Adjuntar a correo electrónico.
  3. Haz clic en Adjuntar en el correo electrónico o en Enviar como archivo adjunto.
  4. Selecciona Correo web.
  5. Haz clic en Seleccionar opcióny luegoAgregar Gmail.
  6. Introduce la dirección de correo electrónico y haz clic en Aceptar.
  7. (Opcional) Para utilizar Gmail como cuenta de correo web predeterminada en Acrobat, marca la casilla Recordar mi selección si se te solicita.
  8. Haz clic en Enviar.
    • Si utilizas Acrobat Reader, haz clic en .
    • Si utilizas Acrobat, elige una opción:
      • Para enviar un enlace al archivo adjunto, haz clic en Enviar un vínculo al archivo PDF.
      • Para adjuntar el PDF al mensaje, haz clic en Enviar una copia del PDF como archivo adjunto.
  9. Haz clic en Siguiente.
  10. Si tu dirección de correo electrónico no aparece todavía, introdúcela y haz clic en Siguiente.
  11. Introduce tu contraseña y haz clic en Iniciar sesión.
  12. Haz clic en Permitir.
    El mensaje se abrirá como un borrador con el PDF adjunto.
  13. En el borrador del mensaje de Gmail, añade cualquier otro texto y haz clic en Enviar.


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