正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

在 Google Workspace 中使用聊天室

您可以使用 Google Chat 的聊天室功能,讓所有人集中在同一處討論主題或團隊專案。這些聊天室可由管理員或聊天室的建立者管理。成員如有追蹤討論串、在文件上協作,或安排會議需求,也可全部在聊天室中完成。

"" 業務用途範例

聊天室的用途包括:

  • 集中保存對話串
  • 依共用檔案、工作和排程來整理群組
  • 為不同對話保留專屬聊天室

瞭解如何建立聊天室

藍色分隔線

使用內嵌討論串處理工作

除了聊天室中的主要對話外,訊息也可能含有名為「討論串」的子對話。每當對話開始離題,或是需要深入討論時,討論串就能派上用場。

" "

有了內嵌討論串,您就可以:

  • 透過「討論串」分頁查看聊天室中的所有討論串
  • 回覆討論串中的訊息
  • 追蹤討論串

討論串適用的最佳做法:

  • 根據主題保存內嵌討論串。如果有多個對話,建議您建立新的討論串。
  • 邀請其他使用者提供/查看會對他們造成影響的資訊。
  • 快速查看聊天室的規則和規範。

透過聊天室整理檔案和工作

您可以透過聊天室整理採用 Google 文件、日曆和 Meet 等 Google Workspace 工具的專案並進行協作。「檔案」和「工作」分頁會顯示在聊天室視窗頂端。

" "

在「檔案」分頁中,您可以:

  • 新增檔案
  • 在側邊視窗中開啟檔案
  • 移動檔案在 Google 雲端硬碟中的儲存位置
  • 跳至附加檔案的討論串
" "

在「工作」分頁中,您可以:

  • 建立工作
  • 將工作標示為完成
  • 指派工作
  • 指派完成工作的截止日
  • 跳至附加工作的討論串

藍色分隔線建立及管理聊天室

建立聊天室後,您會成為該聊天室的管理員。您可以透過管理員名稱旁邊的 "" 圖示來區分管理員和使用者。聊天室管理員具備下列權限:

  • 管理聊天室:聊天室管理員可以編輯聊天室的名稱、說明和規範。
  • 指派 Chat 角色:聊天室管理員可以將管理權限指派給其他使用者。
  • 管理成員:聊天室管理員可以在聊天室中新增或移除使用者。
  • 控管訊息:聊天室管理員可以刪除訊息。

管理時的最佳做法

正確做法: 錯誤做法:

在設定聊天室時更新聊天室規範和說明,或在以下時機視需要更新:

  • 聊天室使用者日益增加
  • 聊天室用途更動
  • 即時通訊受到新的機構規則影響
修改規範但不通知使用者。
將違反貴機構規範或聊天室規範的即時通訊訊息移除。 移除訊息但不告訴使用者原因。
新增其他使用者並邀請他們加入重要聊天室或對工作有益的聊天室,同時提供在機構中使用聊天室的所有規範、規則或通訊協定。 讓使用者自行搜尋與其相關的聊天室或聊天室使用規範。

透過可供搜尋的聊天室讓所有人同步掌握最新資訊

您可以利用可供搜尋的聊天室,在建立時設定要讓哪些使用者存取聊天室。您可以為聊天室選擇以下存取層級:

  • 受限:只有直接加入和受邀的使用者可以存取聊天室。
  • 貴機構中所有成員:貴機構中所有使用者皆可存取聊天室,還可以使用聊天室連結加入聊天室。

注意:建立聊天室後,您就無法變更存取層級。雖然您仍可在受限的聊天室中新增或移除個別使用者,但不能將開放的聊天室設為受限,也無法開放受限的聊天室。如要新增成員,您可以從「查看及新增成員」視窗執行操作,或傳送聊天室的分享連結給使用者。

下列位置可以找到聊天室分享連結:

  • 在「查看及新增成員」視窗中
  • 在聊天室標題的下拉式選單中
  • 建立或更新可供搜尋的聊天室後,在系統訊息視窗中
" "

您可以使用聊天室下拉式選單執行以下操作:

  • 查看及新增成員
  • 新增成員和機器人
  • 查看聊天室詳細資料
  • 複製這個聊天室的連結
  • 管理 Webhook (僅限開發人員)

如要瞭解如何將聊天室設為可供搜尋,請參閱「建立不同存取層級的聊天室」。

建立可供搜尋的聊天室時的最佳做法

建立聊天室前,請先和管理員討論,以便:

  1. 決定聊天室的範圍。
  2. 根據聊天室用途決定存取層級,例如對團隊、專案和群組設為封閉,對主題式討論則設為開放。
  3. 清楚說明聊天室用途。聊天室說明可讓使用者透過搜尋列輕鬆找到聊天室。
  4. 為聊天室設立一套規範。如果您有聊天室管理員,請與他們討論規範內容,因為他們會負責強制執行相關規範。但如果聊天室規模不大,您可能就無須設立規範。

聊天室範例

  • 企業文化群組
  • 團隊群組聊天室
  • 專案規劃聊天室
  • 公司運動團隊
  • 企業新聞
  • 閒聊聊天室
  • 新進員工聊天室
  • IT 支援
  • 公司意見回饋

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瞭解詳情

 

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