要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

使用 Google Workspace 中的聊天室

借助 Google Chat 中的聊天室,您可以让所有人在同一位置讨论主题或团队项目。这类聊天室可以由管理员或聊天室创建者管理,成员则可以在聊天室中关注话题、协作处理文档,以及安排会议。

"" 业务用例

如果您有以下需求,则适合使用聊天室:

  • 在同一位置集中管理话题
  • 按共同处理的文件、共同的任务和共同的日程安排来组织群组
  • 为不同的话题分别开设专门的聊天室

您可以了解如何创建聊天室

" "

使用内嵌话题跟踪工作进展

除了主要对话以外,聊天室中的消息还可以分成多个子对话,我们称之为“话题”。当对话偏离主题或需要进行深入讨论时,话题会非常有用。

" "

使用内嵌话题功能,您可以:

  • 在“话题”标签页中查看聊天室中的所有话题
  • 回复话题中的消息
  • 关注话题

有关话题的最佳做法:

  • 确保内嵌话题紧紧围绕相应的主题。如果对话涉及多个方面,可以考虑创建新话题。
  • 邀请其他用户提供或查看对他们有影响的信息。
  • 快速查看聊天室的规则和准则。

使用聊天室整理文件和任务

您可以使用聊天室来整理和协作处理利用 Google Workspace 工具(例如 Google 文档、日历和 Meet)开展的项目。聊天室窗口的顶部会显示“文件”和“任务”标签页。

" "

在“文件”标签页中,您可以执行以下操作:

  • 添加文件
  • 在侧边窗口中打开文件
  • 移动文件在 Google 云端硬盘中的存储位置
  • 跳转到附加该文件的话题
" "

在“任务”标签页中,您可以执行以下操作:

  • 创建任务
  • 将任务标记为已完成
  • 分配任务
  • 指定完成任务的截止日期
  • 跳转到附加该任务的话题

" "创建和管理聊天室

创建聊天室后,您将成为该聊天室的管理员。管理员与用户的区别在于前者的名字旁边会显示 "" 图标。聊天室管理员具备以下权限:

  • 聊天室管理 - 聊天室管理员可以修改聊天室的名称、说明和准则。
  • 分配 Chat 角色 - 聊天室管理员可以向其他用户分配管理权限。
  • 成员管理 - 聊天室管理员可以在聊天室中添加或移除用户。
  • 消息控制 - 聊天室管理员可以删除消息。

管理聊天室的最佳做法

正确做法 应避免的做法

在设置聊天室时更新聊天室准则和说明,也可以根据需要更新,例如:

  • 聊天室用户数量增加时
  • 聊天室用途发生变化时
  • 有新的单位规定影响聊天时
更改准则而不提醒用户。
移除违反单位准则或聊天室准则的聊天消息。 移除消息而不通知用户相应原因。
将新用户添加到/邀请新用户加入对其工作有重要价值或有帮助的聊天室。添加在单位中使用聊天室时需遵从的所有准则、规定或协议。 让用户搜索与自己相关的聊天室或有关聊天室的使用准则。

使用可供搜索的聊天室,让每个人都能同步掌握最新的信息和进度

对于可供搜索的聊天室,您可以在创建聊天室时设置哪些人有权访问。您可以选择

  • 受限 - 只有直接添加的用户和受邀的用户可以访问该聊天室。
  • “<您的组织>”中的所有人 - 您组织中的所有用户都可以访问该聊天室,而且他们只要知道该聊天室的链接,即可加入进来。

注意:目前,创建聊天室后就无法再更改访问权限级别。您仍然可以向受限聊天室添加人员或从中移除人员,但无法将开放聊天室设为受限聊天室,反之亦然。您可以通过查看和添加成员窗口添加新成员,也可以通过向用户发送聊天室的分享链接来添加新成员。

您可以找到以下聊天室的分享链接:

  • 查看和添加成员窗口中
  • 在聊天室标题下拉菜单中
  • 创建或更新可供搜索的聊天室后显示的系统消息窗口中
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从聊天室的下拉菜单中,您可以执行以下操作:

  • 查看和添加成员
  • 添加人员和聊天机器人
  • 查看聊天室详细信息
  • 复制此聊天室的链接
  • 管理网络钩子(仅限开发者)

要了解如何将聊天室设为可供搜索,请参阅创建具有不同访问权限级别的聊天室

有关创建可供搜索的聊天室的最佳做法

创建聊天室之前,请与您的管理员一起:

  1. 确定聊天室的范围。
  2. 根据聊天室的用途确定访问权限级别,将聊天室设为团队、项目和群组专用,或者开放聊天室进行主题讨论。
  3. 添加关于聊天室用途的明确说明。添加聊天室说明后,用户就可以更轻松地通过搜索栏找到该聊天室。
  4. 为聊天室创建一套准则。如果有聊天室管理员,请与其探讨相关准则,因为将由他们负责执行这些准则。如果聊天室规模较小,您可能不需要制定准则。

聊天室示例

  • 公司文化小组
  • 团队群组聊天室
  • 项目规划聊天室
  • 公司运动队
  • 公司资讯
  • 茶水间聊天室
  • 新员工聊天室
  • IT 帮助聊天室
  • 公司反馈

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了解详情

 

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