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Sie arbeiten mit Kollegen vor Ort und an anderen Standorten zusammen? Dann empfehlen wir Ihnen den Artikel Erfolgreiches Arbeiten in hybriden Arbeitsumgebungen.

Gruppenbereiche in Google Chat verwenden

Mit Gruppenbereichen in Google Chat können alle zusammen an einem Ort über ein Thema oder Teamprojekt diskutieren. Die Bereiche werden von einem Administrator oder dem Ersteller verwaltet. Mitglieder können darin Unterhaltungsthreads folgen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Besprechungen planen.

 Geschäftsanwendungsfälle

Das können Sie mit Gruppenbereichen machen:

  • Alle Unterhaltungsthreads zentral verwalten
  • Mitglieder nach freigegebenen Dateien, Aufgaben und Zeitplänen in Gruppen organisieren
  • Spezielle Gruppenbereiche für verschiedene Unterhaltungen festlegen

So erstellen Sie einen Gruppenbereich

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Mit Inline-Threads immer auf dem Laufenden bleiben

Neben der Hauptunterhaltung in einem Gruppenbereich können Nachrichten auch untergeordnete Unterhaltungen, sogenannte Threads, enthalten. Sie eignen sich für Nebenunterhaltungen oder wenn etwas detaillierter besprochen werden muss.

Mit Inline-Threads können Sie:

  • Auf dem Thread-Tab alle Threads eines Gruppenbereichs ansehen
  • Nachrichten direkt im Thread beantworten
  • Threads folgen

Best Practices für Threads:

  • Inline-Threads sollten themenrelevant bleiben. Wenn es mehrere Unterhaltungen gibt, sollten Sie einen neuen Thread erstellen.
  • Laden Sie andere Nutzer dazu ein, Beiträge zu schreiben oder sich für sie relevante Informationen anzusehen.
  • Lesen Sie sich die Richtlinien eines Gruppenbereichs durch.

Dateien und Aufgaben mit Gruppenbereichen organisieren

Mit Gruppenbereichen können Sie Projekte organisieren und gemeinsam bearbeiten, in denen Google Workspace-Tools wie Google Docs, Google Kalender und Google Meet eingesetzt werden. Die Tabs „Dateien“ und „Aufgaben“ befinden sich oben im Fenster des Gruppenbereichs.

Auf dem Tab „Dateien“ können Sie:

  • Dateien hinzufügen
  • Dateien in einem Seitenfenster öffnen
  • Zum Speicherort einer Datei in Google Drive wechseln
  • Zum Thread wechseln, an dem die Datei angehängt ist

Auf dem Tab „Aufgaben“ können Sie:

  • Aufgaben erstellen
  • Aufgaben als erledigt markieren
  • Aufgaben zuweisen
  • Ein Fälligkeitsdatum für Aufgaben zuweisen
  • Zum Thread wechseln, an dem die Aufgabe angehängt ist

Gruppenbereiche erstellen und verwalten

Wenn Sie einen Gruppenbereich erstellen, sind Sie dessen Administrator. Administratoren erhalten das Symbol  neben ihrem Namen. Administratoren von Gruppenbereichen haben die folgenden Berechtigungen:

  • Gruppenbereiche verwalten: Sie können den Namen, die Beschreibung und die Richtlinien eines Gruppenbereichs bearbeiten.
  • Chatrollen zuweisen: Sie können anderen Nutzern Verwaltungsberechtigungen zuweisen.
  • Mitglieder verwalten: Sie können Nutzer zu einem Gruppenbereich hinzufügen oder daraus entfernen.
  • Nachrichten verwalten: Sie können Nachrichten löschen.

Best Practices für die Verwaltung

Das sollten Sie tun: Das sollten Sie vermeiden:

Aktualisieren Sie die Richtlinien und die Beschreibung eines Gruppenbereichs, wenn Sie einen einrichten oder wenn:

  • die Nutzerzahl des Gruppenbereichs ansteigt
  • sich die Verwendung eines Gruppenbereichs ändert
  • eine neue Organisationsrichtline den Chat betrifft
Änderungen an Richtlinien vornehmen, ohne die Nutzer zu benachrichtigen.
Chatnachrichten entfernen, die gegen die Richtlinien Ihrer Organisation oder die des Gruppenbereichs verstoßen. Nachrichten entfernen, ohne den Nutzer über den Grund zu informieren.
Neue Nutzer zu Gruppenbereichen hinzufügen oder einladen, die für ihre Arbeit wichtig oder hilfreich sind. Dabei auf Richtlinien, Regeln oder Protokolle für die Nutzung von Gruppenbereichen in Ihrer Organisation hinweisen. Erwarten, dass Nutzer selbst proaktiv relevante Gruppenbereiche und Richtlinien finden.

Mit Gruppenbereichen mit offenem Zugang alle auf dem Laufenden halten

Sie können diese Funktion nur verwenden, wenn sie von Ihrer Organisation unterstützt wird. Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. 

Sie können Gruppenbereiche mit offenem Zugang für Themen verwenden, die nicht auf bestimmte Personen oder Teams beschränkt sind. Bei Gruppenbereichen mit offenem Zugang sind Informationen transparenter. Das erleichtert themenbasierte Diskussionen und die Zusammenarbeit.

Sie legen die Zugriffsebene beim Erstellen eines Gruppenbereiches mit offenem Zugang fest. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Eingeschränkt: Nur direkt hinzugefügte und eingeladene Nutzer haben Zugriff auf den Gruppenbereich.
  • Alle Mitglieder Ihrer Organisation: Alle Nutzer Ihrer Organisation haben Zugriff auf den Gruppenbereich und können über den Link beitreten.

Nachdem Sie einen Gruppenbereich erstellt haben, können nur Sie und andere Administratoren des Gruppenbereichs die Zugriffsebene ändern. Neue Mitglieder können im Fenster Mitglieder ansehen und hinzufügen hinzugefügt werden. Alternativ können Sie ihnen den Freigabelink des Gruppenbereichs senden.

Hier finden Sie den Freigabelink:

  • Im Fenster Mitglieder ansehen und hinzufügen
  • Im Drop-down-Menü der Kopfzeile des Gruppenbereichs
  • Im Nachrichtenfenster des Systems, nachdem ein Gruppenbereich mit offenem Zugang erstellt oder aktualisiert wurde

Im Drop-down-Menü des Gruppenbereichs haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Mitglieder ansehen und hinzufügen
  • Personen & Apps hinzufügen
  • Details zum Gruppenbereich ansehen
  • Link zum Gruppenbereich kopieren
  • Webhooks verwalten (nur für Entwickler)

 Hier erfahren Sie, wie Sie Gruppenbereiche mit verschiedenen Zugriffsebenen erstellen.

Best Practices zum Erstellen eines Gruppenbereichs mit offenem Zugang

Besprechen Sie vor dem Erstellen von Gruppenbereichen folgende Punkte mit Ihrem Administrator:

  1. Legen Sie den Umfang des Gruppenbereichs fest.
  2. Bestimmen Sie die Zugriffsebene basierend auf der Nutzung des Gruppenbereichs, z. B. geschlossen für Teams, Projekte und Gruppen oder offen für aktuelle Diskussionen.
  3. Geben Sie eine eindeutige Beschreibung für den Gruppenbereich ein. Anhand dieser Beschreibung können Nutzer Ihren Gruppenbereich über die Suchleiste leichter finden.

    Hinweis: Nur Nutzer, die direkt in einen Gruppenbereich eingeladen wurden, können ihn über die Suchleiste suchen.

  4. Legen Sie Richtlinien für Ihren Gruppenbereich fest. Wenn Sie Administratoren für Gruppenbereiche haben, besprechen Sie mit ihnen die Richtlinien, da diese sie durchsetzen müssen. Ist der Gruppenbereich klein, sind unter Umständen keine Richtlinien erforderlich.

Beispiele für Gruppenbereiche

  • Unternehmenskulturgruppe
  • Teamgruppe
  • Projektplanung
  • Unternehmenssportteam
  • Unternehmensnachrichten
  • Kaffeepausengespräche
  • Neueinstellungen
  • IT-Hilfe
  • Unternehmensfeedback

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Weitere Informationen

 

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