Schulungen und Hilfe bei hybriden Arbeitsmodellen

Mit Google Workspace in hybriden Arbeitsumgebungen erfolgreich sein

Unsere Arbeitswelt hat sich verändert.

Wir arbeiten nicht mehr nur im Büro oder im Homeoffice. Teams jeder Größenordnung haben die Möglichkeit, in verteilten, hybriden Arbeitsumgebungen miteinander zu kommunizieren, Inhalte zu erstellen und zusammenzuarbeiten – auf jedem Gerät, zu jeder Zeit, von jedem Ort aus.

Mit den folgenden Funktionen von Google Workspace können Sie von jedem Ort aus und auf jede Weise erfolgreich arbeiten.

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Räumliche Trennung überbrücken

Gemeinsam an Projekten arbeiten

Termine planen

Apps für dein Wohlbefinden

Best Practices und weitere Informationen

1. Räumliche Trennung mithilfe von Meet überbrücken

Wenn die Mitarbeiter, mit denen Sie zusammenarbeiten, sich in verschiedenen Büros, Städten oder Regionen befinden, können Sie mithilfe von Google Meet-Videokonferenzen die räumliche Trennung überbrücken.

Google Meet für Videoanrufe verwenden

Audiostörungen in Videokonferenzen minimieren: Sie können festlegen, dass der Ton stummgeschaltet wird, wenn Sie nicht sprechen. Achten Sie außerdem darauf, dass die Geräuschunterdrückung aktiviert ist. Weitere Informationen zur Audiosteuerung in Videokonferenzen
Untertitel in Videokonferenzen verwenden: Wenn Sie die Videokonferenz nicht hören können, aktivieren Sie Untertitel. Mit Untertiteln wird unten im Bildschirm der in der Videokonferenz gesprochene Text angezeigt. So werden Videokonferenzen für alle zugänglich und inklusiv. Weitere Informationen zur Verwendung von Untertiteln
Einer Antwort auf eine Einladung zu einer Videokonferenz den Standort hinzufügen: Sie können die Beteiligten darüber informieren, ob Sie in einem Konferenzraum im Büro oder virtuell an der Konferenz teilnehmen. Wenn die Vortragenden wissen, von welchem Ort aus sich die Personen beteiligen, können alle Teilnehmer der Videokonferenz besser einbezogen werden. Weitere Informationen dazu, wie Sie Ihren Standort hinzufügen, wenn Sie auf Einladungen antworten
Mit dem Companion-Modus die Zusammenarbeit in Videokonferenzen verbessern: Wenn sich alle Teilnehmer außerhalb des Büros oder im selben Konferenzraum befinden, haben alle denselben Zugriff auf Aktivitäten. Bei Hybridkonferenzen (einige Teilnehmer befinden sich außerhalb des Büros, einige im Konferenzraum) sind die Teilnehmer im Konferenzraum im Nachteil: Sie können über die Hardware für Konferenzräume nicht individuell chatten, Fragen nicht hochwählen und keine Umfragen beantworten. Wenn Sie sich in einem Konferenzraum befinden, können Sie die Hardware für Konferenzräume für Audio und Video verwenden und über den Companion-Modus auf Ihrem Laptop eine Verbindung herstellen, um an Aktivitäten mit Teilnehmern außerhalb des Büros teilzunehmen oder Ihre persönliche Videokachel zu teilen. Weitere Informationen dazu, wie der Companion-Modus die Zusammenarbeit unterstützt.
Automatische Audiooptimierung verwenden: Wenn Ihre Organisation nicht genügend Hardware für Videokonferenzen hat, können sich alle Teilnehmer auf ihren eigenen Laptops im selben Raum treffen. Dank der Funktion „Automatische Audiooptimierung“ werden in Meet automatisch mehrere Mikrofone und Lautsprecher erkannt und synchronisiert. Weitere Informationen zur Verwendung der Funktion „Automatische Audiooptimierung“ in Meet

Ideen und Feedback in Videokonferenzen in Echtzeit teilen

Virtuelles Whiteboard für die Gruppenarbeit verwenden: In Meet können Sie Add-ons von Drittanbietern wie Miro verwenden, um in Echtzeit mit den weiteren Teilnehmern eines Videoanrufs zusammenzuarbeiten. Weitere Informationen zur Verwendung von Add-ons mit Google Meet
Melden: Ermutigen Sie die Teilnehmer, sich mit der Funktion „Melden“ in die Diskussion einzubringen. Besonders, wenn Sie nicht im selben Raum sind, können Sie anderen Personen signalisieren, dass Sie sprechen möchten. Mit Meldungen wird auch vermieden, dass eine Präsentation unterbrochen wird. Weitere Informationen zum Melden in Videokonferenzen
Breakouts und Umfragen verwenden: Sie können eine große Gruppe in Untergruppen (Breakouts) aufteilen, um Projektarbeiten oder Umfragen auszuführen. Damit lässt sich ermitteln, was Ihr Team zu einem bestimmten Problem meint. Weitere Informationen zur Verwendung von Breakouts und zum Durchführen von Umfragen

Weitere Ressourcen

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2. Über Google Chat gemeinsam an Projekten arbeiten

In Google Chat haben Sie die Möglichkeit, einen Projektbereich zu erstellen, über den Ihr Projektteam jederzeit und von jedem Standort aus zusammenarbeiten kann. Sie können auch einen Gruppenchat in einen Projektbereich verwandeln.

In Google Chat haben Sie folgende Möglichkeiten:

Informationen teilen: Sie können in einem Chatbereich mehrere laufende Unterhaltungen zu einem Thema führen. Sie haben auch die Möglichkeit, direkt im Chatbereich Google Meet-Videokonferenzen zu starten und Teamveranstaltungen zu planen. Weitere Informationen zum Erstellen von Direktnachrichten und Gruppenbereichen
Projektdateien verwalten: Teams müssen häufig bei Plänen, Tabellen, Präsentationen und anderen Dateien zusammenarbeiten. Projektdateien lassen sich leichter wiederfinden, wenn Sie sie dem Chatbereich hinzufügen. Außerdem können Sie Dokumente, Tabellenblätter und Folien direkt in Ihrem Projektbereich öffnen, bearbeiten und erstellen. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Dateien zu Gruppenbereichen
Teammitglieder verwalten und neu aufnehmen: Sie können nach Bedarf Personen zu Ihrem Chatbereich hinzufügen oder daraus entfernen. Neue Mitglieder haben die Möglichkeit, frühere Unterhaltungen zu verfolgen und relevante Dateien zu prüfen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Wichtige Informationen müssen also nicht mehr in separaten E-Mail-Nachrichten gesucht werden. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Personen zu einem Gruppenbereich und zum Entfernen daraus
Aufgaben zuweisen und Fortschritt verfolgen: Sie können in Ihrem Chatbereich Gruppenaufgaben erstellen und verwalten. Wenn jemand eine Aufgabe erstellt, zuweist oder erledigt, wird im Projektbereich eine Benachrichtigung angezeigt. Weitere Informationen zum Erstellen und Zuweisen von Aufgaben in Gruppenbereichen

Weitere Ressourcen

3. Zeitplan mit Google Kalender verwalten

In hybriden Arbeitsumgebungen sind die Zeitpläne für Mitarbeiter häufig flexibel gestaltet, um persönlichen und beruflichen Verpflichtungen nachkommen zu können. Beispielsweise haben Sie oder Ihre Kollegen die Möglichkeit, in sogenannten „Sprints“ zu arbeiten. Das sind Zeitblöcke von 2–4-Stunden anstelle des herkömmlichen 8-Stunden-Arbeitstags. Bei hybriden Umgebungen ist es wichtig, andere in Bezug auf Verfügbarkeit und Arbeitszeitpläne auf dem Laufenden zu halten.

Mit Google Kalender können Sie:

Kollegen mitteilen, wann Sie Zeit haben: Sie können Ihre Arbeitszeiten in Ihren Kalender eintragen. Für jeden Wochentag lassen sich unterschiedliche Stundenblöcke angeben. Sie können Tage auch in mehrere Arbeitsphasen für Sprints aufteilen. Weitere Informationen zur Anzeige von Arbeitszeiten in Ihrem Kalender
Verfügbarkeit anderer Personen prüfen: Wenn Kollegen ihre Arbeitszeiten und ihren Standort in ihren Kalendern eintragen, können Sie beim Planen von Terminen deren Verfügbarkeit prüfen. Weitere Informationen zum Prüfen der Verfügbarkeit anderer Personen
Kollegen mitteilen, wo Sie zu finden sind: Sie können Ihren Arbeitsort in Ihren Kalender eintragen. Geben Sie dabei an, an welchen Wochentagen Sie voraussichtlich im Büro, im Homeoffice oder von einem anderen Ort aus arbeiten werden. Weitere Informationen

Weitere Ressourcen

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4. Work-Life-Balance mithilfe von Meet, Google Kalender und Gmail optimieren

Ermüdung durch aufeinanderfolgende Besprechungen und Überlastung durch E-Mails sind häufige Beschwerden am Arbeitsplatz. Google Workspace bietet Tools, mit denen Sie solche Probleme vermeiden und für ein angenehmes Arbeitsumfeld sorgen können.

Videokonferenzen optimieren

Konferenzdauer verkürzen: Sie können in den Termineinstellungen den Standardzeitraum für Videokonferenzen auf 25 statt auf 30 Minuten festlegen. Videokonferenzen lassen sich auch so planen, dass sie fünf bis zehn Minuten vor oder nach Ablauf der Stunde enden. Wenn Videokonferenzen ein paar Minuten früher beendet werden, haben die Teilnehmer Zeit, durchzuatmen, bevor die nächste Konferenz beginnt. Weitere Informationen zum Bearbeiten von Terminen
Standort bei der Antwort auf eine Einladung zu einer Videokonferenz angeben: Wenn Sie beim Annehmen einer Einladung zu einer Videokonferenz Ihren Standort auswählen, wissen die Organisatoren der Videokonferenz, ob Sie in einem Konferenzraum oder virtuell daran teilnehmen. Weitere Informationen zur Angabe des Standorts
Eigenes Bild ausblenden: Sie können in einer Videokonferenz Ihr Bild ausblenden, damit Sie nicht abgelenkt werden. Das Bild lässt sich jederzeit wieder einblenden. Weitere Informationen zum Verwalten des eigenen Bilds

Überlastung durch E-Mails reduzieren

Nachrichten in Gmail automatisch mit Labels versehen und sortieren: Wenn Sie Nachrichten mit Labels kennzeichnen und sortieren, können Sie schneller diejenigen Nachrichten ermitteln, die sofort bearbeitet werden müssen, z. B. Nachrichten von Ihrem Vorgesetzten oder Feedback von Kunden. Weitere Informationen zum Kennzeichnen und Sortieren von Nachrichten
Erinnerungen in Gmail für Follow-up-E-Mails einrichten: Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden ältere Nachrichten wieder im Posteingang angezeigt, wenn Sie oder ein Empfänger nach einigen Tagen nicht geantwortet haben. Weitere Informationen zu Erinnerungen

Zeitaufwand prüfen

Mithilfe der Funktion „Ihre Zeit im Blick“ in Google Kalender können Sie nachvollziehen, wie viel Zeit Sie in den letzten Tagen, Wochen oder Monaten in Videokonferenzen verbracht haben. Außerdem erhalten Sie darin einen Überblick über die Teilnehmer Ihrer Videokonferenzen. Die Informationen sind nur für Sie und für Personen sichtbar, die Sie bei der Kalenderverwaltung unterstützen, und nicht für Ihren Vorgesetzten. Weitere Informationen zum Abrufen von „Ihre Zeit im Blick“ in Google Kalender

Weitere Ressourcen

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5. Best Practices und weitere Ressourcen

Meet verwenden

Google Kalender- und verwenden

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