要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

如何在混合工作环境中高效工作

使用 Google Workspace 在混合环境中完成工作
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我们的工作方式已发生了变化。

办公场所不再是单一的办公室或自己家中。各种规模的团队分散各地,在混合工作环境下随时随地通过任意设备进行沟通、创作和协作。

有了 Google Workspace,无论您身在何处、工作方式如何,以下资源都可以助您一臂之力。

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构架“面对面”和“异地”之间的桥梁 协作处理项目 管理日程 关爱心理健康 查看最佳做法及更多内容
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1. 使用 Meet 构架“面对面”和“异地”之间的桥梁

如果您的同事来自不同办公室、城市或地区,Google Meet 视频会议功能可帮助您克服空间障碍。

使用 Meet 进行面对面视频通话

  • 将会议中的音频干扰最小化 - 为了最大限度地减少干扰,系统会在您不说话时将您静音。另外,请确保已开启降噪功能。了解如何在会议中控制音频
  • 在会议中使用字幕 - 如果在会议中无法听到他人发言,请开启字幕。字幕功能会将他人说的话以文字形式展示在屏幕底部,让会议更易使用,也更具包容性。了解如何使用字幕
  • 回复会议邀请时添加您的位置信息 - 告知参与者您将在办公室的会议室参加会议,还是将以虚拟方式加入。了解用户将从何处加入会议有助于演示者将所有参与者纳入考虑范围。了解如何在回复邀请时添加您的位置信息
  • 使用伙伴模式改善会议中的协作 - 如果所有人远程办公,或者所有人都在同一间会议室内,则所有人都可以平等地参与活动。不过,如果会议既有远程参与者,又有使用会议室的参与者(即混合会议),则会议室中的参与者会比较吃亏:他们无法使用会议室设备单独聊天、对问题表示赞同或进行投票。在会议室中,您可以使用会议室设备收发音频和视频,然后使用笔记本电脑的伙伴模式与远程参加者一起参加活动。了解“伙伴模式”如何促进协作

在视频会议中实时分享想法和反馈

  • 开始使用 Google Jamboard 进行群组协作 - Jamboard 是一款虚拟白板,可供您与他人一起集思广益。了解如何在会议中使用 Jamboard
  • 使用举手功能 - 鼓励参与者使用举手功能来掌控会议。尤其是在您远程参会时,使用举手功能可以提醒他人您想发言。使用举手功能还可避免打断他人的演示。了解如何在会议中举手
  • 使用分组会议和投票 - 将大型群组分成多个子群组或分组会议,以便开展项目工作,或进行投票活动来了解团队成员对问题的看法。了解如何使用分组会议发起投票活动

其他资源

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2. 使用 Chat 协作处理项目

您可以在 Chat 中为您的项目团队创建在线聊天室,以便他们随时随地展开协作。您甚至可以将群聊转变为项目聊天室。

Chat 的用途:

  • 共享信息 - 在 Chat 聊天室中,围绕同一主题进行多个对话。您也可以直接在 Chat 聊天室中发起 Google Meet 视频会议,以及安排团队活动。了解如何创建直接消息和聊天室
  • 管理项目文件 - 团队经常需要协同处理方案、电子表格、演示文稿和其他文件。将项目文件添加到您的 Chat 聊天室,就可以更轻松地查找它们。您还可以直接在您的聊天室中打开、编辑和创建文档、表格和幻灯片。了解如何向聊天室添加文件
  • 管理和培训团队成员 - 根据需要在 Chat 聊天室中添加或移除用户。新成员可以通过查看过去的对话和相关文件快速上手,而不需要在大量独立的电子邮件中搜索重要信息。了解如何在聊天室中添加或移除用户
  • 分配任务并跟踪完成进度 - 在 Chat 聊天室中创建和管理群组任务。当有人创建、分配或完成了任务时,系统会在聊天室中显示相应通知。了解如何在聊天室中创建和分配任务

其他资源

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3. 使用日历管理日程

在混合工作环境中,员工通常会采用灵活的日程安排来满足个人责任和职业职责的要求。例如,您或您的同事在工作时可以采用 2-4 小时“冲刺”时段制,而不是传统的 8 小时工作制。在混合环境中,了解空闲情况和工作时间表是取得成功的重要因素。

Google 日历的用途:

  • 向同事显示您何时有空 - 在日历上显示工作时间。您可以为一周中的每一天指定不同的工作时间。您还可以将每天拆分成多个工作时段,以满足冲刺要求。了解如何在日历上显示工作时间
  • 查看其他人的空闲时间 - 如果同事在他们的日历上显示了自己的工作时间和地点,则您可以在安排活动时查看他们的空闲情况。了解如何查看他人的空闲情况
  • 让同事知道您所在的位置 - 您可以在日历中设置工作地点,显示您计划每周哪些天在办公室办公、哪些天在家或在其他地方办公了解如何设置工作地点

其他资源

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4. 使用 Meet、Google 日历和 Gmail 为您的健康保驾护航

连续会议造成疲劳和电子邮件挤爆邮箱是职场中常见的抱怨。Google Workspace 提供了一些工具,可帮助您避开这些缺陷,实现高效工作。

避免会议疲劳

  • 尝试召开简短会议:在活动设置中,将默认会议时长设置为 25 分钟(而不是 30 分钟)。您也可以安排在整点或半点前 5–10 分钟结束会议。当员工有多场连续会议时,提前几分钟结束可让他们有时间调整自己。了解如何自定义活动设置
  • 在回复会议邀请时设置您的位置信息 - 在接受会议邀请时,选择您的位置信息,以便会议组织者了解您将通过办公室的会议室还是虚拟方式加入会议。了解如何设置您的位置信息
  • 隐藏自己的画面 - 在视频会议中,您可以更改或隐藏自己的画面,以便聚焦于演示者和演示文稿。了解如何管理自己的画面

降低电子邮件负荷

  • 在 Gmail 中自动为邮件添加标签并进行整理 - 为邮件添加标签和排序后,您可以专注于需要您立即关注的邮件,例如主管的邮件或客户的反馈。了解如何为邮件添加标签并进行整理
  • 让 Gmail 自动跟进您可能错过的邮件 - 启用智能推送后,如果您或收件人几天后仍未回复,Gmail 就会将邮件恢复到您的收件箱中。了解如何开启智能推送功能

管理个人时间

  • Google 日历的时间数据分析功能可帮助您了解在过去的几天、几周或几个月内,您在会议上花费的时间。该功能还能总结您的会议对象。系统只会向您或帮助您管理日历的用户(而不是主管)显示时间数据分析。了解如何在 Google 日历中获取时间数据分析

其他资源

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5. 最佳做法和更多资源

使用 Meet

使用 Google 日历

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“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。

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